Es día de nómina en un resort concurrido. El equipo de finanzas está inmerso en hojas de cálculo, cotejando los datos de entrada de varios departamentos. El gerente del spa envió por error el archivo de registro de horas incorrecto. El equipo de alimentos y bebidas marcó tres entradas de horas extras que no parecen correctas. El personal de limpieza olvidó enviar sus horas.
Ahora la nómina está retrasada. Los gerentes de departamento están desesperados. ¿Y los informes laborales de la semana pasada? Incompletos.
Esto es lo que ocurre cuando su sistema de control horario no se integra con su plataforma de gestión financiera. Y en una empresa donde la mano de obra es uno de los mayores costos, una integración deficiente es más que un problema operativo: es un lastre financiero.
Por qué es importante la integración del tiempo y la asistencia
Cada hora trabajada, y cómo se registra, asigna y reporta, afecta los resultados de resorts, hoteles boutique y entidades multipropiedad. Cuando los datos de tiempo y asistencia se aíslan del sistema de gestión financiera, se genera un efecto dominó:
La preparación de nóminas se convierte en una tarea manual ardua. Los equipos financieros pierden horas reingresando las horas y formateando datos de las hojas de cálculo. Este trabajo manual conlleva el riesgo de errores y consume tiempo valioso que podría dedicarse al análisis y la estrategia.
Los errores se multiplican. Al manipularse y transferirse datos varias veces, incluso pequeñas discrepancias, como un decimal mal colocado o un código de departamento incorrecto, pueden causar grandes problemas. Estos errores suelen pasar desapercibidos hasta que es demasiado tarde, lo que genera frustración en los empleados, la reemisión de cheques y retrasos en el cierre de operaciones.
Los informes laborales a nivel departamental se retrasan o son imprecisos. Cuando los datos de tiempo no se integran directamente en el sistema de informes, las métricas laborales presentan un retraso con respecto al rendimiento real. Este retraso dificulta que los gerentes de departamento tomen decisiones oportunas sobre la dotación de personal o se ajusten a la demanda en tiempo real.
El cumplimiento de USALI es más difícil de mantener. Sin integración, asignar los costos laborales a categorías estandarizadas de USALI se convierte en un proceso manual y propenso a errores. Esto compromete su capacidad para generar informes consistentes en todas las propiedades y cumplir con las expectativas del sector.
El riesgo de incumplimiento salarial y horario aumenta. El registro horario inconsistente y los errores en la nómina pueden llevar al incumplimiento de la legislación laboral. Esto da lugar a auditorías, sanciones o incluso litigios con los empleados.
Una mejor manera: integración perfecta en acción
Ahora imaginemos un escenario diferente.
Es día de nómina. Los datos de tiempo de cada punto de venta ya se han capturado, validado e introducido directamente en su sistema financiero. Las horas trabajadas, las horas extra y las tarifas de pago se asignan correctamente a los departamentos correspondientes, sin necesidad de reingresar datos. Su equipo financiero con solo pulsar un botón obtiene una vista previa de la nómina.
Los costos laborales ya se incluyen en su contabilidad general, por lo que sus informes de fin de mes son más rápidos y precisos. Incluso puede desglosar la mano de obra por propiedad, departamento o turno para detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.
Ese es el poder de la integración perfecta del horario y la asistencia con su sistema de gestión financiera. Y es precisamente lo que ofrecen herramientas como Data Plus.
Cómo funciona el software de gestión financiera hotelera
El software de gestión financiera hotelera se integra directamente con los sistemas de control horario utilizados en el sector hotelero, registrando horas, tarifas y datos de codificación en tiempo real o por lotes. Tanto si gestiona un gran resort, un hotel boutique o una operación con varias propiedades, nuestra integración:
Sincroniza los datos laborales con la nómina y los informes financieros. Los datos de tiempo y nómina se transfieren automáticamente desde su sistema de control horario a su plataforma financiera, eliminando la entrada manual. Esto garantiza que la nómina y los informes siempre reflejen cifras actuales y precisas.
Mantiene el cumplimiento de USALI. Los datos laborales se asignan a las categorías correctas de USALI, lo que facilita la elaboración de informes estandarizados y transparentes. Esto facilita las auditorías y facilita las comparaciones financieras entre propiedades.
Permite realizar análisis detallados por punto de venta. Puede desglosar los costos laborales por departamento, punto de venta o incluso por turno para ver dónde se están sobreutilizando o infrautilizando los recursos. Esta información ayuda a los gerentes de departamento y a los responsables financieros a tomar decisiones de dotación de personal y presupuesto basadas en datos.
Se adapta a tu equipo y a tu infraestructura tecnológica. Tanto si utilizas un solo sistema de control de asistencia como varios, en una o varias propiedades, nuestra integración se adapta a tus necesidades. Nunca te quedarás sin funcionalidad: crece contigo.
Lo que gana con una integración perfecta
Cuando los sistemas de control de tiempo y asistencia se integran adecuadamente con los sistemas financieros, los operadores hoteleros ganan:
Ciclos de preparación y cierre de nóminas más rápidos. La automatización evita que los cierres de nóminas y financieros se queden atascados esperando datos tardíos o incorrectos. Los equipos financieros pueden avanzar con mayor rapidez y con mayor confianza en que sus cifras son correctas.
Menos errores y menos trabajo manual. Eliminar la duplicación de datos reduce significativamente la posibilidad de errores que requieren correcciones costosas. Su equipo puede centrarse en la resolución de errores y en la generación de información.
Asignación precisa de costos laborales entre propiedades y departamentos. Los costos se asignan correctamente desde el primer intento, alineando el gasto laboral con el rendimiento real. Esto proporciona a los jefes de departamento la información precisa que necesitan para gestionar la dotación de personal eficazmente.
Visibilidad en tiempo real de sus gastos más importantes. Cuando los datos laborales se automatizan, puede monitorear las tendencias laborales en tiempo real, no semanas después. Esto facilita la toma de decisiones proactiva y una mejor previsión.
Confianza en el cumplimiento normativo y la preparación para auditorías. Con el seguimiento y mapeo adecuados de los datos de tiempo y nómina, estará preparado para revisiones internas, auditorías externas e inspecciones regulatorias. Es más fácil demostrar precisión y cumplimiento de las leyes laborales y los estándares de informes.
No permita que los sistemas desconectados agoten sus recursos
La industria hotelera se sustenta en las personas. Y los sistemas que utiliza para controlar su tiempo deben trabajar a su favor, no en su contra. Si aún depende de exportaciones manuales, hojas de cálculo o ajustes a posteriori, es hora de solucionar este problema.
