Avec autant d'éléments en mouvement, il est essentiel de maintenir des flux de communication efficaces dans votre hôtel. Si la communication est interrompue ou qu'un message n'est pas transmis au bon membre de l'équipe, cela peut signifier une catastrophe pour l'expérience d'un client dans votre établissement. Mais la communication est également un exercice d'équilibre : vous ne voulez pas que votre personnel soit submergé par tant de bruit qu'il ne puisse pas se concentrer sur la tâche à accomplir, et vous ne voulez pas non plus qu'il soit trop difficile de communiquer. Les applications de messagerie professionnelle peuvent vous aider à trouver cet équilibre. En mettant en place de bonnes pratiques de communication, votre hôtel peut bénéficier d'une productivité accrue, de meilleurs scores d'évaluation des clients et d'une augmentation des revenus. Examinons les meilleurs partenaires technologiques dans la catégorie des applications de messagerie professionnelle.
Qu'est-ce qu'une application de messagerie professionnelle ?
En prenant un peu de recul, qu'est-ce qu'une plateforme de messagerie d'équipe ou une application de messagerie professionnelle ? En proposant des solutions suffisamment flexibles pour la collaboration à distance et en personne, ainsi que des fonctionnalités vocales, vidéo et de messagerie, les applications de messagerie professionnelle peuvent aider votre équipe à travailler de manière synchronisée, plutôt que de donner l'impression de jouer à un long jeu téléphonique. Ce type de logiciel agit comme votre centre de communication numérique, offrant à votre équipe un endroit central pour s'envoyer des messages, partager des informations et des fichiers avec des groupes spécifiques de personnes, voir qui travaille à un moment donné et organiser des réunions virtuelles. Elles fonctionnent parfaitement pour la communication en temps réel et asynchrone, ce qui les rend dans de nombreux cas plus efficaces que les réunions en personne ou les conversations en face à face lorsque vous devez partager des informations avec un grand groupe qui ne travaille pas forcément tous en même temps. Mais lorsqu'il est nécessaire de discuter en tête-à-tête, vous pouvez également utiliser la messagerie privée ou les appels vocaux ou vidéo, le tout dans l'application, pour gérer ces types d'interactions.
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Les meilleures applications de messagerie professionnelle pour les hôtels et les entreprises du secteur de l'accueil
Examinons donc de plus près certaines des meilleures applications de messagerie professionnelle de leur catégorie et la manière dont elles peuvent avoir un impact sur votre organisation hôtelière.
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Slack, l’une des applications de messagerie professionnelle les plus populaires, est un choix judicieux pour les entreprises qui souhaitent bénéficier de fonctionnalités robustes et d’une vaste sélection d’intégrations. Cependant, vous en avez pour votre argent et Slack est cher (entre 8 et 15 dollars par utilisateur et par mois), ce qui en fait une option moins qu’idéale pour les hôtels ayant un budget serré. Si votre budget le permet, Slack peut être un atout dans votre pile technologique. Avec des applications de bureau et mobiles conviviales, Slack offre à votre personnel un endroit pour communiquer par messages privés, des canaux privés (avec un groupe fermé de membres de l’équipe) et des canaux publics (où le contenu est visible par tout le monde). Slack propose également des appels vocaux et vidéo au sein de l’application, ce qui permet de décrocher facilement le téléphone virtuel et d’appeler quelqu’un en cas de besoin.
L'utilisation de Slack dans un contexte hôtelier fonctionne bien pour les organisations comptant un grand nombre d'employés et les employés qui travaillent à distance. Par exemple, Slack peut être une bonne option pour les chaînes hôtelières qui ont à la fois du personnel sur site et des membres de l'équipe centrale qui prennent en charge plusieurs hôtels. Vous pouvez configurer des canaux Slack pour des équipes ou des services spécifiques, comme un canal #comptabilité pour que votre équipe de comptabilité gère les questions internes de l'équipe et un canal #demandes-comptabilité où tout membre de l'équipe peut soumettre une demande à l'équipe de comptabilité. De même, un canal privé #équipe-exécutive peut héberger des conversations confidentielles au sein de l'équipe de direction, et un canal public #animaux de compagnie peut être un endroit amusant pour que les membres de l'équipe puissent nouer des liens autour de leurs amis à fourrure.
Une autre raison convaincante d'utiliser Slack est sa vaste bibliothèque d'intégrations. Slack propose des intégrations avec de nombreux systèmes que votre équipe utilise peut-être déjà, comme Google Drive, Google Calendar, Dropbox, Mailchimp, Zapier, etc. Par exemple, l'intégration de Google Calendar peut vous permettre de voir facilement quand les membres de l'équipe sont en réunion. L'intégration de Google Drive simplifie le partage de fichiers. Et si vous ne voyez pas l'intégration dont vous avez besoin, vous pouvez peut-être créer votre propre flux de travail Slack ou utiliser une application Slack intégrée pour effectuer des actions telles que l'envoi de réponses automatiques, la réalisation de sondages et la définition de rappels.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est une autre application de messagerie professionnelle remarquable, qui constitue un choix idéal pour les hôtels qui utilisent déjà des produits Microsoft 365 comme Outlook et Excel. Chaque employé peut accéder à Teams à partir d'applications Web, de bureau et mobiles, et l'écran d'accueil personnalisable leur permet de vérifier rapidement les mises à jour de la direction ou d'obtenir un aperçu d'un événement spécial qui se déroule ce jour-là. Teams prend en charge la communication en temps réel via des messages instantanés, des appels vocaux, des appels vidéo et même une fonction pratique de talkie-walkie disponible dans l'application mobile Teams (qui peut fonctionner à merveille pour les équipes de ménage ou de maintenance et peut vous permettre de mettre définitivement au rebut ces anciennes radios !).
Mais la communication n’est pas la seule raison d’utiliser Teams. L’application peut servir de centre de productivité tout-en-un avec des fonctionnalités intégrées pour la gestion des tâches, les calendriers et la planification, l’apprentissage et l’engagement des employés. Teams fonctionne bien avec Outlook. Si vous utilisez Outlook pour les fonctions de messagerie et de calendrier, Teams est un complément naturel. Vous constaterez peut-être que votre organisation réduit ainsi sa dépendance à la messagerie électronique, ce qui est généralement une bonne chose pour vos pratiques de communication. Par rapport à la messagerie électronique, la communication par messagerie sur Teams est plus rapide, plus concise et plus ciblée, ce qui vous permet de réduire la fréquence à laquelle vous incluez des personnes non pertinentes dans la ligne CC d’un e-mail.
Vous souhaitez intégrer Teams à votre organisation ? Microsoft propose plusieurs formules tarifaires dont le coût varie en fonction de la taille et de l'envergure de votre entreprise.
Google Chat
Tout comme Teams est un excellent choix pour les organisations Microsoft, Google Chat est une option solide pour les organisations qui utilisent Google Workspace. Non seulement Google Chat s'intègre parfaitement aux autres applications Google Workspace, mais il est également inclus dans votre forfait Google Workspace. Ainsi, si votre hôtel utilise déjà Gmail, Google Agenda et Google Drive, Chat est disponible dès aujourd'hui.
Alors que d’autres applications de messagerie professionnelles comme Teams et Slack proposent des plateformes de collaboration tout-en-un, Chat dispose d’une interface plus simple qui se concentre sur la messagerie entre deux personnes ou groupes de personnes. La messagerie et les appels vocaux sont tous deux disponibles via Chat, et si vous devez organiser un appel vidéo, Google Meet sera votre meilleur choix. Google Chat est disponible dans votre navigateur Web en plus des applications de bureau et mobiles. Dans la fenêtre Google Chat, vous pouvez envoyer des messages aux membres individuels de l’équipe (appelés « Chats »), créer des groupes (appelés « Salles ») et partager des fichiers. L’application Tâches de Google peut également apparaître dans l’interface Chat, ce qui vous permet de créer ou d’effectuer facilement des tâches. Bien que Google Chat puisse être léger en termes de fonctionnalités, il fonctionne très bien si tout ce dont vous avez besoin est une plate-forme de messagerie fiable et que votre entreprise ne veut pas débourser d’argent pour une application premium comme Teams ou Slack.
Zoho Cliq
Zoho Cliq est une autre option économique notable. Elle coûte seulement 3 $ par utilisateur et par mois et offre une grande partie des mêmes fonctionnalités que Slack et Teams. Il existe également une version gratuite (qui limite le nombre de messages que vous pouvez envoyer) que vous pouvez essayer avant d'acheter. Cette application de messagerie professionnelle basée sur le cloud peut être idéale pour les hôtels à service limité avec moins d'employés ou pour les restaurants ou autres entreprises d'accueil qui n'ont pas tout à fait le volume de communication nécessaire pour justifier une application plus sérieuse. Comme Slack, vous pouvez configurer des canaux (idéal pour la communication au niveau du service ou des sujets spécifiques) et personnaliser la mise en page afin de voir les canaux ou les fils de discussion les plus pertinents en premier. Dans l'application Cliq, vous pouvez passer des appels vidéo et audio, et partager votre écran avec d'autres utilisateurs. Cliq propose des applications de bureau et mobiles en plus de la version Web.
Vous êtes prêt à profiter des avantages d'une application de messagerie professionnelle ? Que vous choisissiez Slack, Teams ou autre, vous bénéficierez d'une plus grande efficacité et d'une communication plus fluide grâce à une plateforme de communication spécialement conçue à cet effet. Et lorsque les membres de votre équipe pourront communiquer plus efficacement entre eux, vous serez sur la bonne voie pour obtenir de meilleures évaluations 5 étoiles, des revenus plus élevés et un engagement encore plus fort des employés.