M3 bénéficie d'une gestion hôtelière lumineuse grâce à la puissance de sa solution de comptabilité hôtelière la mieux notée
M3 pour offrir évolutivité, fonctionnalité et facilité d'utilisation pour rationaliser les processus de back-office
De nombreux hôtels connaissent des problèmes de back-office qui mettent à rude épreuve les équipes de direction. La bonne solution de comptabilité spécifique à l'hôtellerie peut aider à atténuer de nombreux problèmes, notamment la validation des données, la saisie manuelle, les systèmes financiers non intégrés et la gestion de la trésorerie.
Avec un portefeuille de quatre hôtels en pleine croissance, Luminous Hotel Management (LHM) est une société de gestion hôtelière à service complet avec des propriétés en Virginie et en Virginie-Occidentale. Gérant actuellement les marques Wyndham et IHG, LHM est responsable des stratégies de gestion des actifs et des revenus, des opérations, des ventes et du marketing, de la comptabilité et des finances, des rapports financiers et de la planification fiscale pour son portefeuille d'hôtels.
Après plus d'une décennie de partenariat avec M3, LHM a choisi de mettre en place une solution de comptabilité et de reporting différente en 2021. Cependant, suite à la mise en place de l'autre logiciel, Jadhav a remarqué plusieurs inefficacités. Par exemple, le nouveau fournisseur de logiciels ne pouvait pas évoluer au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, avait des intégrations limitées avec les systèmes PMS, une gestion de trésorerie et des rapprochements fastidieux, et n'offrait pas de rapports personnalisés.
La méthode de téléchargement des factures dans le nouveau logiciel obligeait LHM à numériser les factures dans le système informatique avant de les télécharger dans le logiciel, ce qui était une étape supplémentaire par rapport à ce que M3 proposait. Non seulement cela, mais les factures pouvaient être saisies pour n'importe quelle entreprise, ce qui semerait la confusion car il y avait une possibilité que les factures soient envoyées au mauvais hôtel et les rapports de vieillissement deviendraient inexacts.
En plus de ces inefficacités, Jadhav était également frustré par le traitement des paiements sur la nouvelle plate-forme, en particulier la rédaction manuelle des chèques. LHM avait également un besoin critique de traiter les paiements ACH afin de rationaliser davantage son processus de comptes fournisseurs, qui était pratiquement inexistant dans la solution qu'il avait choisi d'utiliser.
"La facilité d'utilisation, la fonctionnalité et l'évolutivité étaient quelques-uns des principaux obstacles auxquels nous étions confrontés. Au fur et à mesure que nous grandissions et ajoutions de nouvelles propriétés, nous devions réévaluer nos besoins en comptabilité", a déclaré Jadhav.
La solution
Quelques mois après avoir quitté M3, LHM a décidé de revenir à M3, la solution de comptabilité et de reporting n°1 dans l'industrie hôtelière qui dessert plus de 50 % des principales sociétés de gestion hôtelière aux États-Unis, selon le classement des magazines Hotel Business et Hospitality Upgrade.
LHM utilise actuellement Accounting Core, le produit phare de M3, et e-Pay, une solution de comptabilité fournisseurs à la pointe de la technologie destinée aux hôteliers.
"La décision de revenir au noyau comptable de M3 nous a donné le contrôle et la capacité d'adapter le logiciel aux besoins de notre entreprise. Créer et modifier des rapports personnalisés, exécuter des rapports consolidés sur n'importe quelle marque ou région, numériser rapidement les factures et les référencer facilement les factures nous ont aidés à devenir plus organisés et rationalisés dans nos pratiques comptables quotidiennes. Les rapports personnalisables ont une grande utilité et un impact sur les opérations hôtelières et la planification fiscale. De plus, chaque fois que nous avons un ticket d'assistance, il y a une réponse 24 heures sur 24 et un un suivi solide tous les jours, y compris les week-ends, étant donné que les opérations hôtelières sont critiques tous les jours de la semaine."
Une fonctionnalité avantageuse que M3 a pu offrir à LHM grâce à l'utilisation de Accounting Core était la possibilité de numériser les factures directement dans la plate-forme. Les factures ne peuvent être saisies que pour l'entreprise pour laquelle vous travaillez, ce qui n'entraîne aucune erreur ni confusion. M3 aide les clients à rester organisés et crée un processus simple pour rendre le téléchargement sans erreur.
La solution e-Pay de M3 offre à LHM la possibilité de payer les fournisseurs par chèque, paiements ACH ou carte de crédit virtuelle, qui génèrent des remises, créant ainsi une nouvelle source de revenus en utilisant le flux de travail électronique et l'intelligence artificielle. Le processus est transparent, améliore l'automatisation et aide à éliminer le travail manuel et les erreurs humaines.
Les resultats
Grâce au retour de LHM sur M3, son équipe a pu bénéficier de la facilité d'utilisation, des fonctionnalités et de l'évolutivité qu'elle souhaitait. Leur équipe ne souffre plus de la duplication des efforts de téléchargement des factures ou de la possibilité que des factures soient envoyées au mauvais hôtel, ce qui a permis aux rapports de vieillissement de LHM d'être désormais précis, ce qui leur permet de disposer de données exploitables.
"Je peux déjà voir un changement dans nos opérations quotidiennes en revenant à M3 ; c'est là que l'impact entre en jeu, à un niveau macro, et comment nous fonctionnons. Il ne fait aucun doute que M3 est plus rationalisé, plus efficace, et dynamise positivement nos résultats », a déclaré Fair.
Grâce à l'e-Pay de M3, LHM ne gaspille plus le capital humain en coupant les chèques et ne craint plus que des chèques soient appliqués à des factures et des comptes incorrects. De plus, grâce à la puissance d'automatisation des paiements d'e-Pay, LHM peut désormais éliminer les nombreux coûts des comptes fournisseurs, tels que les frais bancaires, le toner MICR, les enveloppes et les frais de port.
En partenariat avec la solution de comptabilité et de reporting la mieux notée du secteur, conçue pour les hôteliers par des hôteliers, LHM peut désormais réaliser des économies de temps et de main-d'?uvre grâce à la puissance du noyau comptable de M3 couplé à e-Pay. Ces ressources peuvent désormais être affectées à ce qui est important : les clients de l'hôtel.
