C'est le jour de la paie dans un complexe hôtelier très fréquenté. L'équipe financière est submergée par les feuilles de calcul, vérifiant les données de pointage de plusieurs services. Le directeur du spa a accidentellement soumis le mauvais fichier de fiches de pointage. L'équipe de restauration a signalé trois heures supplémentaires incorrectes. Le service d'entretien a complètement oublié de soumettre ses heures.
Le versement des salaires est maintenant retardé. Les chefs de service sont débordés. Et les rapports d'activité de la semaine dernière ? Incomplets.
Voilà ce qui arrive lorsque votre système de gestion des temps et des présences ne s'intègre pas à votre plateforme de gestion financière. Dans une entreprise où la main-d'œuvre représente l'un des coûts les plus importants, une mauvaise intégration est plus qu'un casse-tête opérationnel : c'est un handicap financier.
Pourquoi l'intégration du temps et des présences est importante
Chaque heure travaillée, ainsi que son suivi, son affectation et ses rapports, a un impact sur les résultats financiers des complexes hôteliers, des hôtels-boutiques et des établissements multi-établissements. Lorsque vos données de temps et de présence sont isolées de votre système de gestion financière, cela crée un effet domino :
La préparation de la paie devient un véritable calvaire manuel. Les équipes financières perdent des heures à ressaisir les heures et à formater les données des feuilles de calcul. Ce travail manuel présente des risques d'erreurs et gruge un temps précieux qui pourrait être consacré à l'analyse et à la stratégie.
Les erreurs se multiplient. Avec des données manipulées et transférées à plusieurs reprises, même de petites divergences – comme une décimale mal placée ou un code de service incorrect – peuvent entraîner de graves problèmes. Ces erreurs passent souvent inaperçues jusqu'à ce qu'il soit trop tard, ce qui engendre frustration des employés, réémission de chèques et retard de clôture.
Les rapports de main-d'œuvre au niveau des services sont retardés ou inexacts. Lorsque les données de temps ne sont pas directement intégrées à votre système de reporting, vos indicateurs de main-d'œuvre sont en retard sur les performances réelles. Ce retard empêche les responsables de service de prendre des décisions d'embauche rapides ou de s'adapter à la demande en temps réel.
La conformité à l'USALI est plus difficile à maintenir. Sans intégration, la correspondance des coûts de main-d'œuvre avec les catégories USALI standardisées devient un processus manuel et sujet aux erreurs. Cela compromet votre capacité à produire des rapports cohérents pour tous les établissements et à répondre aux attentes du secteur.
Le risque de non-conformité en matière de salaires et d'horaires augmente. Un suivi du temps incohérent et des erreurs de paie peuvent entraîner une non-conformité au droit du travail. Cela ouvre la voie à des audits, des sanctions, voire des litiges avec les employés.
Une meilleure façon de procéder : l’intégration transparente en action
Imaginez maintenant un scénario différent.
C'est le jour de la paie. Les données de temps de chaque point de vente ont déjà été saisies, validées et intégrées directement dans votre système financier. Les heures travaillées, les heures supplémentaires et les taux de rémunération sont correctement attribués aux bons services ; aucune ressaisie n'est nécessaire. Votre équipe financière clique sur quelques boutons et obtient un aperçu clair de la paie.
Les coûts de main-d'œuvre sont déjà intégrés à votre grand livre, ce qui accélère et optimise vos rapports de fin de mois. Vous pouvez même analyser la main-d'œuvre par propriété, service ou équipe afin d'identifier les tendances avant qu'elles ne deviennent problématiques.
C'est la puissance d'une intégration transparente de la gestion du temps et des présences à votre système de gestion financière. Et c'est exactement ce qu'offrent des outils comme Data Plus.
Comment ça marche avec le logiciel de gestion financière hôtelière
Le logiciel de gestion financière hôtelière s'intègre directement aux systèmes de gestion du temps et des présences utilisés dans l'hôtellerie, récupérant les données horaires, tarifaires et de codage en temps réel ou par lots. Que vous gériez un grand complexe hôtelier, un hôtel-boutique ou un établissement multi-établissements, notre intégration :
Synchronise les données de travail avec la paie et les rapports financiers. Les données de temps et de paie sont automatiquement transférées de votre système de gestion du temps vers votre plateforme financière, éliminant ainsi la saisie manuelle. Ainsi, la paie et les rapports reflètent toujours des chiffres précis et à jour.
Maintien de la conformité USALI. Les données sur le travail sont associées aux catégories USALI appropriées, ce qui permet des rapports standardisés et transparents. Cela simplifie les audits et rend les comparaisons financières entre les propriétés plus pertinentes.
Permet une analyse détaillée des points de vente. Vous pouvez ventiler les coûts de main-d'œuvre par service, point de vente ou même par équipe pour identifier les ressources sur ou sous-utilisées. Ces informations aident les responsables de service et les responsables financiers à prendre des décisions éclairées en matière de dotation en personnel et de budgétisation.
Évolue avec votre équipe et votre infrastructure technologique. Que vous utilisiez un ou plusieurs systèmes de gestion du temps et des présences, pour un ou plusieurs établissements, notre intégration s'adapte à vos besoins. Vous ne serez jamais dépassé par les fonctionnalités ; elles évoluent avec vous.
Ce que vous gagnez avec une intégration transparente
Lorsque les systèmes de gestion du temps et des présences sont correctement intégrés aux systèmes financiers, les opérateurs du secteur de l'hôtellerie bénéficient des avantages suivants :
Cycles de préparation et de clôture des paies plus rapides. L'automatisation permet aux paies et aux clôtures financières de ne plus être bloquées par des données tardives ou erronées. Les équipes financières peuvent agir plus rapidement et avec plus de confiance quant à l'exactitude de leurs chiffres.
Moins d'erreurs et moins de travail manuel. L'élimination des doublons de saisie réduit considérablement le risque d'erreurs nécessitant des corrections coûteuses. Votre équipe peut désormais se concentrer sur la fourniture d'informations plutôt que sur la correction des erreurs.
Répartition précise des coûts de main-d'œuvre entre les établissements et les services. Les coûts sont correctement attribués dès la première fois, alignant les dépenses de main-d'œuvre sur les performances réelles. Les chefs de service disposent ainsi d'un retour d'information précis pour gérer efficacement leurs effectifs.
Visibilité en temps réel sur vos dépenses les plus importantes. Grâce à l'automatisation des données de main-d'œuvre, vous pouvez suivre les tendances en temps réel, et non des semaines après coup. Cela favorise une prise de décision proactive et de meilleures prévisions.
Confiance en la conformité et préparation aux audits. Grâce à un suivi et une cartographie précis des données de temps et de rémunération, vous êtes prêt pour les examens internes, les audits externes et les inspections réglementaires. Il est plus facile de démontrer l'exactitude et le respect du droit du travail et des normes de reporting.
Ne laissez pas les systèmes déconnectés épuiser vos ressources
Le secteur de l'hôtellerie-restauration repose sur les personnes. Et les systèmes que vous utilisez pour suivre leur temps doivent être à votre service, et non contre vous. Si vous dépendez encore d'exportations manuelles, de feuilles de calcul ou d'ajustements a posteriori, il est temps de remédier à cette situation.
