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Calcola e deposita le buste paga: alla chiusura di ogni periodo di paga, il sistema conteggia lo stipendio di ciascun dipendente e le relative mance o trattenute. Il sistema deposita quindi gli stipendi dei dipendenti secondo i metodi di deposito specificati.
Gestisce la dichiarazione e la documentazione fiscale: utilizzando le aliquote fiscali statali e locali, il sistema può archiviare automaticamente le imposte sui salari. Inoltre, il sistema offre ai dipendenti un comodo accesso on-demand alle buste paga e ai moduli W-2 tramite un portale per i dipendenti.
Si integra con altri software in loco: per massimizzare il valore del tuo software di elaborazione delle buste paga, puoi sfruttare le integrazioni con sistemi di orari e presenze, sistemi di gestione delle risorse umane, sistemi di punti vendita e altro ancora.
Diminuisce i costi e il tempo dedicato alle buste paga: sebbene un sistema di elaborazione delle buste paga abbia un prezzo, recupera la spesa consentendo alla tua azienda di eseguire un flusso di lavoro delle buste paga più efficiente. Il sistema libererà tempo prezioso da parte dei dipendenti, ridurrà il rischio di errori manuali e potrà persino offrire opzioni di deposito buste paga più economiche.
Aumenta la soddisfazione dei dipendenti: non solo il personale delle risorse umane sarà felice di utilizzare un sistema di elaborazione dei pagamenti, ma tutti i dipendenti trarranno vantaggio da buste paga più accurate e tempestive, oltre alla possibilità di aggiornare facilmente i metodi di deposito e le informazioni personali e ricevere moduli fiscali.
Calcolo e gestione delle retribuzioni: sulla base di input come le ore lavorate e i livelli salariali o salariali, il tuo software di elaborazione delle buste paga genera buste paga accurate per i tuoi dipendenti.
Dichiarazione dei redditi: mantieni la conformità automatizzando la dichiarazione dei redditi sui salari e rispettando i limiti salariali in base alle normative statali e locali.
Documentazione fiscale: automatizza la creazione di W-2, a cui i dipendenti possono accedere su richiesta tramite il portale dei dipendenti, per risparmiare tempo prima della stagione fiscale.
Metodi di deposito: un sistema di elaborazione delle buste paga dovrebbe supportare diversi metodi di deposito, come il deposito diretto su un conto bancario e assegni fisici.
Portale per i dipendenti: un lato del sistema rivolto ai dipendenti in cui i membri del team possono aggiungere o modificare i propri dettagli di contatto, modificare i metodi di deposito e scaricare buste paga e documenti fiscali.
Reporting: esamina i report all'interno del sistema di gestione delle retribuzioni o esportali in un file Excel per comprendere meglio i costi e le tendenze delle buste paga.
Integrazioni: ottieni il massimo dal tuo software di elaborazione buste paga collegandolo ad altri software alberghieri, come il tuo sistema di gestione delle risorse umane o il sistema del punto vendita.
I sistemi autonomi di elaborazione delle buste paga generalmente addebitano una tariffa mensile fissa e una tariffa mensile per dipendente. Queste tariffe variano in base alla funzionalità di cui hai bisogno. La maggior parte dei fornitori di software offre alcuni livelli di prezzo, come una versione base meno costosa con funzionalità entry-level e una versione di livello aziendale con tutti i fronzoli. La tariffa mensile fissa può essere compresa tra $ 50 e diverse centinaia di dollari al mese, mentre la tariffa per dipendente varia da circa $ 40 a $ 35 al mese. Tuttavia, prima di impegnarti in un sistema, ti consigliamo di fare demo gratuite con almeno uno o due sistemi in modo da poter essere sicuro della tua scelta.
Il primo passo per impostare il sistema di elaborazione delle buste paga è inserire tutte le informazioni: registri dei dipendenti, informazioni fiscali, pianificazione dei periodi di paga e altro ancora. In alcuni casi, potresti chiedere ai dipendenti di inserire le proprie informazioni personali attraverso il portale dei dipendenti, in cui possono aggiungere le proprie informazioni di contatto, dettagli del conto bancario e preferenze di deposito. Nella fase di onboarding, ti consigliamo anche di avviare connessioni con qualsiasi altro sistema che si integri con il tuo sistema di elaborazione delle buste paga. Ad esempio, potresti collegare il tuo sistema punto vendita in modo che le mance possano apparire sulle buste paga dei dipendenti.
Con tutti i dati nel sistema ora, l'ultimo passaggio prima della messa in funzione è condurre la formazione sia per i membri del team delle risorse umane che per il gruppo più ampio di dipendenti. I membri del team HR devono essere in grado di rispondere alle domande dei dipendenti, ad esempio come aggiornare i dettagli del conto bancario o come inserire nuovi dipendenti. Una volta che tutti sono sufficientemente formati, puoi iniziare a utilizzare il tuo sistema di elaborazione delle buste paga per gestire le buste paga.
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