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Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Gli hotel affrontano continue sfide nella gestione del personale, dall'allineamento dei livelli di personale con l'occupazione variabile al controllo dei costi del lavoro senza sacrificare la qualità del servizio. I software di pianificazione per l'ospitalità trasformano queste sfide in opportunità, fornendo agli albergatori strumenti per ottimizzare il personale, monitorare le prestazioni e raggiungere gli obiettivi operativi. Sfruttando funzionalità come la pianificazione automatizzata, il monitoraggio del personale in tempo reale e le informazioni sui costi del lavoro, gli hotel possono garantire di avere il team giusto al momento giusto, nel rispetto del budget.
Abbiamo intervistato 1000 albergatori in più di 27 paesi per capire quali sono i migliori fornitori di Pianificazione e gestione della forza lavoro, insieme a tutto ciò che devi sapere per acquistare la Pianificazione e gestione della forza lavoro giusta per il tuo hotel (inclusa la nostra Guida 2026 Pianificazione e gestione della forza lavoro ). Aggreghiamo anche dati chiave sui criteri decisionali, tra cui disponibilità di integrazione, ecosistema di partner, raccomandazioni di esperti e altro ancora (scopri di più sulla metodologia di classificazione di HTR ).
I software per la pianificazione e la gestione dei turni del personale nel settore alberghiero aiutano hotel e ristoranti a semplificare la pianificazione del personale, monitorare le ore di lavoro e ottimizzare i costi del lavoro. Automatizza l'assegnazione dei turni, garantisce la conformità alle leggi sul lavoro e fornisce aggiornamenti in tempo reale per una migliore comunicazione. Tra le soluzioni più diffuse per la pianificazione del personale nel settore alberghiero figurano Unifocus, hotelkit e 7shifts.
Questa guida è pensata per aiutarti a identificare i migliori fornitori di servizi di pianificazione e gestione del personale, a rispondere alle domande da porre durante le demo, a leggere recensioni imparziali di albergatori simili e molto altro ancora (inclusa la nostra Guida alla pianificazione e alla gestione del personale del 2025 ).
La scelta delle Pianificazione e gestione della forza lavoro giuste per il tuo hotel dipende da diverse variabili, alcune delle quali dipendono dalle preferenze personali, ma la maggior parte delle quali dalle caratteristiche della tua proprietà. Il tuo hotel è una piccola struttura con budget limitato? Oppure la tua struttura è un resort di lusso con tanti outlet e ADR elevato? Di seguito sono riportati i personaggi chiave definiti da HTR in base a caratteristiche di proprietà comuni che in genere indicano scelte di prodotti simili.
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I software di gestione del personale alberghiero forniscono strumenti essenziali per ottimizzare i costi del lavoro, mantenendo al contempo standard di servizio eccezionali per gli ospiti. Invece di limitarsi a ridurre il personale, questi sistemi guidano l'utilizzo efficace della forza lavoro di una struttura alberghiera.
Funzionalità avanzate quali la gestione degli standard di lavoro, le previsioni integrate basate su reali fattori aziendali e l'integrazione perfetta con i sistemi di gestione delle paghe e del tempo lavorano insieme per creare piani di lavoro e di servizio attuabili.
Queste funzionalità aiutano gli hotel a eliminare inutili sovraccarichi di lavoro, ridurre gli straordinari, ottimizzare l'impiego di collaboratori esterni e garantire un'erogazione precisa del servizio. In media, gli hotel che sfruttano solide pratiche di gestione del lavoro basate sulla tecnologia possono risparmiare dal 3 al 5% sui costi totali del lavoro all'anno, con significative riduzioni delle spese per gli straordinari.
Utilizzando software per la pianificazione alberghiera e la gestione del personale, le strutture possono ottenere risparmi sui costi del 3-5% sul totale del personale, incrementando direttamente il reddito operativo netto e il flusso di cassa operativo. Questi risparmi sono particolarmente significativi nell'attuale contesto difficile, caratterizzato da salari in aumento e scarsa disponibilità di talenti.
Se utilizzata in modo efficace, questa tecnologia consente agli hotel di raggiungere gli obiettivi finanziari mantenendo l'eccellenza del servizio.
Il software di pianificazione del personale nel settore alberghiero riduce significativamente il tempo impiegato dai manager per la creazione di programmi, garantendo che siano in linea con i costi del lavoro e le aspettative di servizio. Previsioni accurate del volume d'affari, combinate con gli standard di lavoro, consentono una pianificazione precisa che soddisfa sia le esigenze finanziarie che operative.
Questa efficienza rafforza la fiducia delle parti interessate a tutti i livelli dell'organizzazione, dai responsabili di reparto alla dirigenza esecutiva.
Il software di pianificazione per il settore alberghiero offre una visibilità completa sui costi del lavoro a livello di reparto, struttura e portafoglio, favorendo una maggiore responsabilità. Potenziali rischi, come eccesso di personale o inefficienze, possono essere identificati e risolti in modo proattivo.
Parametri di riferimento interni ed esterni, come la riduzione dei minuti per camera (MPR) per le pulizie, consentono un miglioramento continuo della qualità operativa e della gestione dei costi.
Grazie agli strumenti avanzati di gestione della forza lavoro nel settore alberghiero, gli hotel possono affrontare le sfide del lavoro, migliorare la redditività e offrire esperienze eccezionali agli ospiti.
Le caratteristiche più importanti di un software di pianificazione e gestione dei turni per il settore alberghiero si concentrano sul miglioramento dell'efficienza operativa, sul controllo dei costi di manodopera e sul miglioramento della soddisfazione del personale e degli ospiti. Ecco le caratteristiche principali da ricercare:
Standard di lavoro: strumenti semplici e guidati semplificheranno la creazione e la gestione di sofisticate regole di assunzione per tutti i livelli dirigenziali. L'aggiornamento degli standard per riflettere i mutevoli obiettivi operativi o le condizioni di mercato dovrebbe essere semplice e immediato e riflettersi nei piani e nei programmi di lavoro.
Integrazione dei driver operativi: connessione diretta di strumenti di Business Intelligence, contabilità e previsione dei ricavi, mantenendo la possibilità di essere modificati dai manager autorizzati. Questi dati vengono abbinati agli standard di lavoro per produrre modelli di assegnazione del personale e pianificare le ore target, ottimizzando le prestazioni ed eliminando inefficienze, straordinari eccessivi e fornendo un migliore controllo sull'utilizzo della manodopera a contratto.
Check-in giornaliero: ogni manager dovrebbe essere in grado di rivedere, aggiornare e modificare quotidianamente i propri orari di lavoro e gli obiettivi di performance in cinque minuti o meno, grazie a dashboard ben progettate e di facile comprensione, e alla creazione guidata di piani d'azione. Senior manager, General Manager e dirigenti di livello superiore monitorano le tendenze delle performance e i piani d'azione di ogni hotel. I responsabili di reparto hanno la possibilità di cogliere le opportunità, mitigare i rischi e chiedere assistenza.
Strumenti per i dipendenti ottimizzati per i dispositivi mobili: i dipendenti di linea hanno bisogno di uno strumento semplice e affidabile per identificare i turni preferiti, richiedere ferie e visualizzare i propri programmi giornalieri e settimanali tramite dispositivo mobile o browser desktop.
Integrazione di Gestione Presenze/Paghe: il collegamento dei dati del cartellino ai sistemi di pianificazione, con più aggiornamenti giornalieri in tempo reale, consente agli hotel di monitorare il rischio di straordinari, timbrature non abbinate, codici di posizione errati, assenze e ritardi. È possibile adottare misure correttive prima che tali problemi diventino un problema.
UX facile da usare: le funzionalità progettate specificamente per il settore alberghiero consentiranno di completare azioni complesse in pochi semplici passaggi. La maggior parte degli utenti dovrebbe richiedere una formazione minima per ottenere il massimo valore. Le attività di gestione del lavoro quotidiano dovrebbero essere gestite in 5 minuti o meno dalla maggior parte degli utenti.
Benchmarking: gli strumenti interni per confrontare gli hotel del portfolio, inclusi i benchmark a livello di reparto e funzione, sono fondamentali per stabilire e ampliare standard e regole operative che possono rappresentare il principale elemento di differenziazione per un proprietario o una società di gestione. L'aggiunta di benchmark esterni, ovvero dati provenienti da hotel comparabili nel mercato locale o in altre regioni, consente ai dirigenti senior di identificare opportunità di miglioramento.
Il prezzo tipico per un software di pianificazione alberghiera varia da 100 a 2.000 dollari al mese per hotel, a seconda delle dimensioni, dei requisiti specifici e delle funzionalità incluse. Alcuni provider offrono prezzi a livelli differenziati in base a funzionalità avanzate come analisi o integrazioni di sistema. Le soluzioni di livello enterprise possono prevedere personalizzazioni e tariffe fisse, con costi di installazione che possono raggiungere i 20.000 dollari, oltre a 5.000 dollari per la formazione in loco, garantendo che il software soddisfi le esigenze specifiche della vostra struttura.
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L'implementazione di un nuovo software di pianificazione e gestione dei turni in un hotel richiede in genere dalle 4 alle 10 settimane, a seconda della complessità del sistema e dei requisiti di formazione del personale. I sistemi più semplici possono essere operativi in pochi giorni, mentre le soluzioni personalizzate con integrazioni e formazione approfondita potrebbero richiedere più tempo.
L'implementazione di un sistema di prenotazione alberghiera si compone di tre parti principali:
Integrazione dei dati: collegamento dei sistemi di elaborazione paghe e business intelligence al sistema di pianificazione del personale per fornire i dati necessari al funzionamento del sistema. A seconda della capacità di integrazione del fornitore, questa operazione può richiedere da pochi giorni a diversi mesi.
Configurazione: definizione della struttura organizzativa e degli standard di lavoro dell'edificio, insieme alla mappatura e alla codifica delle posizioni attive, appropriate per ogni hotel e contesto. Durante questa fase vengono definiti gli utenti. I tempi di realizzazione possono variare, ma non dovrebbero superare i pochi giorni.
Formazione: la maggior parte della formazione può essere svolta online. Proprietari, direttori generali, responsabili finanziari e amministratori di conto dovrebbero prevedere di investire circa 3 ore per apprendere l'utilizzo di un sistema. I responsabili di reparto dovrebbero essere in grado di imparare a utilizzare lo scheduler e gli strumenti di gestione in meno di un'ora.
I sistemi di gestione del lavoro (LMS) forniscono gli strumenti necessari per ridurre i costi del lavoro migliorando al contempo l'equilibrio con le aspettative del servizio degli ospiti. Un efficace sistema di gestione del lavoro non "taglia la manodopera", ma funge invece da guida per un uso efficace degli associati di una proprietà. Un solido LMS incorpora la creazione e la gestione degli standard di lavoro, le previsioni integrate e il volume effettivo dei driver di business e l'integrazione delle ore e dei salari del sistema di gestione degli stipendi e del cronometraggio. Combinati, questi componenti guidano i piani d'azione, le raccomandazioni e le pratiche di gestione quotidiana del lavoro e dei servizi. Il risultato è l'eliminazione degli sprechi di programmazione eccessiva, la riduzione degli straordinari, l'ottimizzazione dell'utilizzo di appaltatori in outsourcing e l'erogazione puntuale dei servizi. Pratiche solide di gestione del lavoro, rese possibili dalla tecnologia, consentono a un tipico hotel di risparmiare annualmente dal 3 al 5% del costo totale del lavoro, inclusa una drastica riduzione degli straordinari.
I sistemi creati appositamente per hotel e utenti di hotel sono preferiti rispetto ai sistemi generici di gestione del lavoro oa quelli costruiti per altri settori come il commercio al dettaglio o l'assistenza sanitaria. I proprietari di hotel devono visualizzare i dati sulle prestazioni lavorative dei loro hotel fino al livello di reparto. I direttori generali devono vedere quali dipartimenti sono in linea, quali sono fuori target e sapere quali azioni devono essere intraprese in tempo reale per evitare picchi di costi e altre sfide lavorative. I responsabili di reparto hanno bisogno di informazioni quotidiane sulle prestazioni dei membri del loro team, inclusi produttività e rischio di lavoro straordinario. Con ottimi sistemi di gestione del lavoro, gli standard del lavoro sono combinati con previsioni operative aggiornate per produrre programmi dinamici che possono essere facilmente popolati dai responsabili di reparto. I dipendenti dell'hotel hanno una visibilità completa dei loro orari attraverso un portale dedicato in cui possono anche gestire richieste di ferie, richieste di turni e ruoli multipli all'interno della struttura. Quali sono le integrazioni più importanti per un sistema di gestione del lavoro alberghiero? Sistema di gestione stipendi: i feed di dati relativi a codici lavoro, dipendenti e salari vengono trasferiti dai sistemi alberghieri esistenti. Un'interfaccia unidirezionale con dati aggiornati più volte al giorno consente ai sistemi di gestione del lavoro di fornire approfondimenti in tempo reale e opportunità di ottimizzazione dei costi e dei servizi. Orario e presenze: il monitoraggio delle ore effettive dei dipendenti consentirà il confronto del tempo programmato e in tempo reale lavorato con i piani di lavoro dipartimentali. I check-in giornalieri del lavoro all'interno del sistema consentono ai manager di agire o apportare modifiche alla pianificazione prima che si verifichino problemi. Business Intelligence: la connettività senza interruzioni con Profitsword, Opera, Broadvine, M3 Accounting e altri sistemi di reporting delle prestazioni alberghiere consente di integrare la gestione del lavoro nei piani aziendali e nelle strategie complessive di ciascun hotel. Questi sistemi forniscono dati operativi che vengono applicati agli standard del lavoro, producendo obiettivi di pianificazione del personale ottimali e rapporti sulle prestazioni lavorative effettive.
Il software di pianificazione più utilizzato varia a seconda del contesto e delle esigenze specifiche degli utenti, ma Microsoft Outlook è spesso citato come una delle opzioni più popolari. È ampiamente utilizzato negli ambienti aziendali grazie alla sua integrazione con Microsoft Office Suite e alle sue robuste funzionalità per la posta elettronica, la gestione del calendario e la pianificazione delle attività. Per la gestione dei progetti e la collaborazione in team, anche strumenti come Asana, Trello e Monday sono molto popolari. Google Calendar è un altro strumento di pianificazione utilizzato di frequente, soprattutto tra privati e piccole imprese, grazie alla sua facilità d'uso e alla perfetta integrazione con altre applicazioni Google Workspace. Ciascuno di questi strumenti offre funzionalità uniche che soddisfano le diverse esigenze di pianificazione, rendendoli scelte popolari in vari settori e gruppi di utenti.
Il software di pianificazione in tempo reale più utilizzato per il settore dell'ospitalità è un software di pianificazione dei dipendenti all-in-one che semplifica la pianificazione del personale e la gestione della forza lavoro. Questo software di pianificazione offre funzionalità come la pianificazione dei dipendenti, le integrazioni dell'orologio, le schede attività e le previsioni per gestire i costi del lavoro in modo efficace. Le aziende del settore alberghiero traggono vantaggio dalla possibilità di creare orari di lavoro utilizzando modelli e gestire facilmente la disponibilità dei dipendenti. Il software consente ai dipendenti di timbrare entrate e uscite, inviare richieste di ferie e scambiarsi i turni. Include anche un'app mobile per consentire ai membri del team di accedere ai propri programmi sui propri dispositivi mobili, ricevere notifiche e prendere turni aperti. Inoltre, il software supporta il monitoraggio del tempo, le modifiche alla pianificazione e gli scambi di turno con un dashboard intuitivo. L'integrazione con i sistemi POS e la compatibilità con iOS garantiscono un funzionamento senza interruzioni. L'onboarding e l'assistenza clienti sono intuitivi e migliorano l'esperienza complessiva per il personale dell'hotel e la gestione dei dipendenti dell'ospitalità. Le funzionalità di previsione della domanda del software aiutano a ottimizzare il personale, garantendo che le aziende del settore alberghiero mantengano la redditività. È un'app di pianificazione efficiente che semplifica il processo di creazione della pianificazione del team, migliorando così la gestione della pianificazione del personale dell'ospitalità. La sua struttura dei prezzi, compresi i pagamenti con carta di credito, lo rende accessibile ad aziende di tutte le dimensioni. Questo software di gestione aiuta davvero le aziende del settore alberghiero a semplificare le proprie operazioni e a migliorare la soddisfazione e la produttività dei membri del team.
Sì, SAP offre funzionalità di gestione della forza lavoro tramite le sue soluzioni SAP SuccessFactors e SAP Time Management. Questi strumenti aiutano le aziende a gestire la pianificazione dei dipendenti, il monitoraggio del tempo, l'integrazione delle buste paga e la conformità. Le funzionalità di gestione della forza lavoro di SAP fanno parte della sua suite completa di gestione del capitale umano (HCM).
La differenza principale tra HCM (Human Capital Management) e WFM (Workforce Management) risiede nel loro focus. HCM copre funzioni HR più ampie come reclutamento, sviluppo dei dipendenti e gestione delle prestazioni. WFM si concentra su attività operative come pianificazione, monitoraggio del tempo e presenze per ottimizzare l'efficienza della forza lavoro.
Sì, la gestione della forza lavoro fa parte delle risorse umane, concentrandosi su aspetti operativi come la pianificazione, il monitoraggio del tempo e la conformità alle leggi sul lavoro. Mentre le funzioni più ampie delle risorse umane includono il reclutamento e lo sviluppo dei dipendenti, la gestione della forza lavoro assicura un utilizzo efficiente del personale e il controllo dei costi all'interno del framework delle risorse umane.
Gli albergatori possono utilizzare il software di gestione della forza lavoro alberghiera per semplificare la pianificazione, monitorare la presenza dei dipendenti e ridurre i costi di manodopera. Garantisce la conformità alle leggi sul lavoro, migliora la comunicazione tramite aggiornamenti in tempo reale e migliora l'efficienza automatizzando le attività ripetitive. Questi vantaggi portano a una migliore gestione del personale e a un'esperienza migliore per gli ospiti.
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