Non odi semplicemente quando hai troppo da fare e sei a corto di tempo? Posso aiutarti ad aumentare la tua produttività. Questi suggerimenti per la gestione del tempo accelereranno le tue prestazioni e puoi iniziare subito.

Che tu sia uno studente, un professionista o un casalingo, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestire il tuo tempo in modo efficace.

p>1. Misura il tuo utilizzo del tempoRipensa a ieri. Quanto tempo hai dedicato a svolgere compiti chiave? Dov'è andato il resto della giornata?

Quante ore hai passato in viaggio? Fare le tue email? Partecipare alle riunioni? Fare delle pause? Hai a che fare con le interruzioni? Svolgere compiti chiave? O fai cose che ti tengono occupato ma è solo un lavoro ingrato?

Digita le informazioni in una tabella in Excel o Numbers e disegna un grafico a torta. Guarda indietro agli altri giorni della settimana passata e guarda come cambia il profilo.

Se meno della metà del tuo tempo è dedicato ad attività chiave, hai margini di miglioramento. I suggerimenti in questo post del blog sono facili da eseguire e faranno una grande differenza.

Fai un registro più dettagliato per i prossimi giorni e settimane e cerca di fare meglio.

2 . Stabilisci obiettivi Tutti noi abbiamo molti obiettivi nella nostra vita. Essere in salute. Essere ricco. Essere saggi. Non sempre li ammettiamo agli altri, e nemmeno a noi stessi! Ma i ricercatori hanno scoperto che se scrivi un obiettivo, hai molte più probabilità di raggiungerlo.

Siamo tutti diversi. I tuoi obiettivi sono diversi dai miei. Ma potrebbero esserci delle somiglianze. Ecco i miei, come esempio:

Sostieni la mia famigliaCostruisci la mia attivitàSii sanoOttieni 100.000 lettori per il mio blogDivertiti ogni giornoAlcuni obiettivi sono confusi e altri sono specifici e misurabili. Va bene. Qualunque cosa funzioni per te. È quello che fai con loro che conta. Annota i tuoi obiettivi e lavora per raggiungerli ogni giorno.

3. Crea una lista di cose da fare Hai molti post-it con promemoria delle cose da fare? Un elenco di attività di Outlook? Una casella di posta con un sacco di email senza risposta? Un mucchio di carta in attesa di attenzione? La tua segreteria è piena? Se è così, sei normale. Ma non deve essere così. Ora è il momento di prendere il controllo. Crea un elenco.

E creane un nuovo elenco. Non limitarti ad aggiungere a una lista che è già fuori controllo. Inizia elencando ciò che hai in mente. Svuota tutto dal tuo cervello. Fidati per sapere cosa conta davvero. Poi guarda il tuo post-it e così via. Aggiungili alla tua lista "ma solo quelli vitali.

Sii onesto con te stesso. Se non hai mai intenzione di svolgere un compito, buttalo via.

Per gestire la tua lista di cose da fare, usa una buona app come TaskAngel. È un ottimo organizzatore di elenchi di cose da fare e gestore di attività, per iPad, iPhone e Windows.

4. Suddividi i tuoi compiti difficili Alcuni compiti sono piccoli e facili "come 'Compra batterie AA'" e alcuni sono molto più grandi e complicati "come 'organizzare la festa di compleanno di Fiona'. Alcuni compiti sono così grandi che è davvero difficile capirli.

Quando ti trovi di fronte a un compito importante, suddividilo in passaggi gestibili. Oppure, se non riesci a vedere fino alla fine, scrivi semplicemente il primo passaggio per iniziare.

5. Affronta le tue paureContinui a rimandare un compito spiacevole? Alcuni compiti possono essere davvero stressanti. Forse dovresti lamentarti di un insegnante che ha trattato tuo figlio ingiustamente. O forse devi correggere un membro del team che ha svolto un lavoro scadente.

Si è tentati di rimandare cose del genere a domani, in particolare se si è impegnati oggi. Ma il ritardo non rende mai più facile un problema difficile. Fai un respiro profondo e fallo ora.

6. Organizza la tua giornataIl tempo è la tua risorsa più preziosa. Quando inizi la giornata, ci sono 8 ore o più di tempo inutilizzato davanti a te, come la neve non calpestata. Puoi fare quello che ti piace con esso. Dedica qualche minuto a pensare a come utilizzarlo al meglio.

Rivedi il tuo calendario e la tua lista di cose da fare. Pensa ai tuoi obiettivi. Quali saranno i principali traguardi di oggi?

Mi piace abbozzare una rapida mappa mentale, su un foglio di carta bianco. Non usare quello di ieri, anche se quello di oggi è abbastanza simile. Impara da esso e vai avanti.

Stefan James ha un eccellente post sul blog su come pianificare la tua giornata per una produttività ottimale.

7. Rivedi la tua routine Fai alcune cose regolarmente? Ogni giorno o ogni settimana? Puoi farli in un modo migliore? O a un programma migliore?

Ai miei tempi come direttore di un programma, i rapporti sui progressi erano una fonte costante di frustrazione. Ho dovuto scriverne uno per i miei superiori e i miei project manager hanno dovuto scrivere il loro per me. E a loro volta hanno dovuto raccogliere i dati sui progressi di cui tutti avevamo bisogno per tenerne traccia. Ci è voluto del tempo prima che tutte queste informazioni venissero filtrate, eppure tutti volevano i rapporti di stato più aggiornati. E spesso i direttori senior hanno insistito per vedere le informazioni nel loro formato speciale, il che ha reso ancora più un incubo per tutti.

La mia soluzione è stata quella di stilare un calendario dei rapporti sui progressi e concordarlo con tutti i partecipanti ? contributori e revisori. E ho creato un semplice formato di report sui progressi di una pagina, facile da leggere a colpo d'occhio e molto meno oneroso da mettere insieme.

8. Proteggi il tuo tempoIn questi giorni possiamo condividere tutti i nostri calendari. È ottimo per l'efficienza. Ma significa anche che tutti possono vedere quando sei libero. Prima che tu te ne accorga, hanno organizzato un incontro e ti hanno invitato.

Prendi appuntamenti con te stesso. Blocca il tempo necessario per svolgere le tue attività chiave. Rendili privati ??in modo che nessuno possa vedere cosa stai facendo. Ma lascia comunque un po' di tempo libero in modo che le persone che hanno bisogno di te possano raggiungerti.

9. Dedica metà del tuo tempo alle attività chiave Quando lavori su qualcosa di importante, la pressione di tutto il resto continua a crescere. Tieni d'occhio il tuo programma e assicurati di dedicare almeno metà del tuo tempo alle attività chiave della giornata.

Spremi tutte le altre attività nell'altra metà. Non lasciarli scappare con la giornata.

10. Inizia con qualcosa di facileQuando inizi una nuova giornata di lavoro, ci vuole tempo prima che la tua mente si metta al passo. È pieno di altri pensieri ?l'automobilista che ti ha quasi investito, o l'ultima crisi in casa, o la partita di calcio di ieri sera.

Scalda il cervello. Elimina un paio di compiti veloci prima di passare a uno più carnoso. Ora è un buon momento per fare un paio di chiamate o andare a parlare con un paio di persone su come stanno andando le cose.

11. Interruzioni del programmaLa gestione del tempo è un'arte, non una scienza. Non importa quanto tu sia organizzato, cose inaspettate sono destinate ad accadere. E quelle e-mail e chiamate non possono essere ignorate per sempre.

Prendine conto nel tuo piano giornaliero. Il tempo necessario per le tue attività chiave richiederà più tempo di quanto pensi. Hai bisogno di molto spazio bianco nella tua giornata.

12. Fai delle pauseIl tuo cervello è un atleta. Non può continuare a funzionare alla massima velocità per sempre. Dopo aver fornito il massimo delle prestazioni per un'ora, inizia a sbandare. Inizi a perdere la concentrazione. Fai una breve pausa per ricaricare le batterie.

Se hai bisogno di concentrarti per un lungo periodo, prova la Tecnica del Pomodoro. Usa il timer del pomodoro della tua cucina per costringerti a fare una pausa. Semplice ma efficace, soprattutto se stai scrivendo un post sul blog

13. Concedi tempo per l'apprendimentoLavorerai in modo più intelligente se sai cosa stai facendo e perderai meno tempo a correggere gli errori.

Lo sappiamo tutti, ma non è così facile trovare il tempo per imparare. Il governo del Regno Unito ha recentemente intervistato 91.000 datori di lavoro e ha scoperto che il 48% dei loro dipendenti non aveva competenze o conoscenze specialistiche e il 59% aveva bisogno di migliorare la propria capacità di gestire il tempo e dare priorità alle attività.

Tutti impariamo sul lavoro, ma hai anche bisogno di tempo dedicato all'apprendimento. Cerca di dedicare almeno mezza giornata al mese a imparare qualcosa di nuovo.

14. Stabilisci le prioritàNon puoi fare tutto. Stabilisci le priorità per decidere quanto sono importanti i tuoi compiti, per te e per le persone che stanno aspettando che tu li porti a termine.

Usi le priorità per aiutarti a fare delle scelte "cosa fare e cosa non fare. Eserciti queste scelte quando fai il tuo piano quotidiano. Sta a te decidere ? cosa farò oggi?

E le cose che non farai. Li farai mai? In caso contrario, uccidili ora.

Non complicarti troppo quando imposti le priorità. Stai solo cercando di prendere una decisione. Uso solo Alta, Media e Bassa e provo a metterne un terzo in ciascuna.

Se tutto ha priorità alta, è come se tutto avesse priorità bassa. Non si fa nulla.

15. Non multi-taskPuoi concentrarti solo su una cosa alla volta. Il tuo flusso di coscienza è un po' come un canale televisivo. Passare da un canale all'altro è inefficiente e dirompente. Sì, puoi camminare e masticare gomme, ma non puoi suonare il violino e battere un tamburo allo stesso tempo.

E non sederti in una riunione per scrivere le tue e-mail. Molte persone lo fanno, ma non puoi essere presente in entrambi i luoghi contemporaneamente. Chiudi il laptop o esci dalla riunione.

16. Disattiva le email indesiderate Le email possono far perdere molto tempo. Se ricevi email indesiderate, disattivale alla fonte.

Se ricevi ripetutamente email indesiderate dalla stessa fonte, aggiungile al tuo Filtro antispam se ne hai uno. Se hanno un link Annulla iscrizione in fondo all'e-mail, usa quello. (Ma fai attenzione agli spammer che sfruttano l'opzione "cancella l'iscrizione" per farti accedere al loro sito web.)

Alcune fonti di posta elettronica contengono messaggi che desideri vedere e altre no. Ad esempio, Amazon ti invia una ricevuta se acquisti qualcosa, ma ti invia anche molte cose di marketing che potresti non volere. Ho contattato il loro help desk e ho chiesto loro di cancellarmi da tutte le loro e-mail di marketing. Mi inviano ancora le e-mail che voglio vedere, come ricevute e informazioni sui miei ordini.

Tutti i buoni provider di posta elettronica possono bloccare automaticamente le e-mail indesiderate. Ecco un buon articolo su come bloccare le email indesiderate su Gmail

17. Svuota la tua casella di posta Se rimani indietro con le tue e-mail, ti stai dando meno tempo per fare qualsiasi azione che deriva da esse. Disciplinati per azzerare la tua casella di posta ogni giorno.

La casella di posta è per le nuove email che non hai ancora letto. Dopo aver letto un'e-mail, spostala fuori dalla tua casella di posta. Altrimenti ti ritroverai a leggere le stesse email più e più volte. Non va bene!

Ordina le tue email per data di ricezione & tempo, con quelli più recenti in alto. Quindi, anche se hai un enorme arretrato nella tua casella di posta, vedrai comunque prima quelli più recenti "probabilmente urgenti".

La maggior parte delle e-mail ha una durata di conservazione limitata, quindi si torna indietro nel tempo meno e meno di loro sono rilevanti. Dopo che sarai tornato indietro di alcune settimane, la maggior parte delle persone ti avrà rinunciato, quindi potresti anche spostare tutte le vecchie email in Archivio o eliminarle.

18. Non guardare le e-mail mentre lavori Non essere un dipendente dalle e-mail. Mentre ti concentri, metti via le tue e-mail.

Alcune persone sembrano dedicare ogni minuto libero a scrivere le loro e-mail. Non è questo il modo di vivere. Dedica del tempo per guardare la tua casella di posta. Forse 30 minuti all'inizio della giornata, 15 minuti dopo pranzo e 30 minuti alla fine della giornata. Esamina le tue e-mail il più velocemente possibile, ricordando che la maggior parte delle e-mail è spazzatura. Ma solo occasionalmente arriverà qualcosa di vitale. Concentrati per non perderlo!

19. Trasforma il tuo telefono in silenziosoNon lasciare che le persone rompano la tua concentrazione mentre stai lavorando su un compito chiave. Metti un adesivo sul telefono per ricordarti di riaccenderlo.

Oppure silenziarlo automaticamente utilizzando un'app come AutoSilent per iPhone o Silent Time per Android.

20. Usa sveglie Quando il telefono non è in modalità silenziosa, usa la sveglia. È uno strumento perfetto per ricordarti di fare le cose in tempo.

Questa è un'ottima applicazione per il riconoscimento vocale sul tuo telefono. Posso dire "Ehi Siri, imposta una sveglia per le 11" o "Ehi Siri, svegliami tra mezz'ora" e lo fa! Devo dire "Ehi Siri", altrimenti il ??mio capo pensa che sto parlando con lei e mi dice di tornare al lavoro.

21. Rifiuta le riunioni indesiderateLe riunioni possono davvero intralciarti. Non partecipare a nessuno che non sia assolutamente essenziale.

Se qualcuno ti invita a una riunione, il tuo primo istinto dovrebbe essere quello di metterlo in discussione. Qual è il suo scopo? Ha un'agenda? Cosa succede se non partecipo?

Se è una riunione lunga, vedi se riesci a farla franca partecipando solo a una parte di essa. Oppure telefona.

22. Lascia degli spazi tra le riunioni Le riunioni consecutive sono le peggiori di tutte. Hai bisogno di spazio per pensare. Affronta l'esito di una riunione prima di tuffarti nella successiva.

Al termine di una riunione, rivedi tutte le azioni su di te e aggiungile alla tua lista di cose da fare, o eseguile subito se lo sono veloce.

Prima di andare alla riunione successiva, pensa al suo scopo, ai tuoi input e ai risultati che desideri. Quindi prenditi del tempo per prepararti e assicurati di avere tutto ciò di cui hai bisogno prima di entrare.

23. Arrivare alle riunioni in orarioAspettare che le persone arrivino in ritardo per una riunione fa perdere tempo a tutti. Diventa presto un'abitudine per tutti.

Ho lavorato in aziende dove sembra quasi essere considerato scortese presentarsi in orario a una riunione. È come se ti fossi presentato presto a una festa e avessi sorpreso i padroni di casa che stavano ancora passando l'aspirapolvere.

Se stai organizzando una riunione, iniziala sempre in orario e finiscila in orario, indipendentemente da chi è in ritardo. Ottieni alleati sufficienti per presentarti in tempo con te. È difficile avviare una riunione da soli.

24. Utilizza strumenti per riunioni a distanzaSe non puoi evitare una riunione, chiama. Ciò ridurrà al minimo il tempo perso e ti aiuterà con la disciplina delle riunioni.

Anni fa le grandi aziende spendevano una fortuna in elaborate suite di videoconferenza. In questi giorni la maggior parte usa solo sistemi di conferenza telefonica. Personalmente trovo che Skype funzioni bene come qualsiasi altra cosa.

PC Mag ha un'eccellente recensione del miglior software di videoconferenza del 2016.

25. Evita di viaggiareÈ facile prendere l'abitudine di viaggiare ripetitivamente, quando la tua azienda ha più di una sede o quando continui a dover guidare per vedere un cliente o un fornitore.

Pensa a chi devi vedere in faccia affrontare più spesso. Puoi trasferirti per essere vicino a loro? E hai a che fare con i contatti meno frequenti al telefono?

Quando hai bisogno di parlare con qualcuno nelle vicinanze, vai a trovarlo. Quando hai bisogno di vedere qualcuno lontano, chiamalo. Oppure chiedi loro di venire da te.

26. Lavorare da casaIl pendolarismo è la forma di viaggio più dispendiosa. Secondo un rapporto dello Statistic Brain Research Institute, 128 milioni di americani si spostano ogni giorno e 3 milioni di loro guidano per almeno 50 miglia a tratta. Tre quarti guidano da soli.

Se il tuo schema di lavoro lo consente, lavorare da casa può farti risparmiare ore di viaggio ogni giorno e farà miracoli per la tua concentrazione.

27. Lavora a distanzaQuando devi andare al lavoro, cerca di fare un viaggio breve. Se la tua azienda lavora su più siti, usa il sito più vicino a casa tua. Se uno dei tuoi clienti o fornitori dispone di un sito conveniente, potrebbe essere lieto di prestarti una scrivania.

Quando gestivo il progetto Westminster Wireless City, lavoravo spesso da una panchina vicino a Buckingham Palace, quando Il tempo era bello. Nelle giornate fredde e umide, ho usato Starbucks.

28. Organizza il tuo spazio di lavoro Assicurati che le cose che ti servono più spesso siano sempre a portata di mano. In questi giorni non abbiamo bisogno di quanto prima. Nel mio ultimo incarico come direttore di programma sono stato in grado di portare il mio iPad e usarlo sulla rete aziendale (soggetto a politiche e strumenti di sicurezza). Ciò significava che non avevo bisogno di portare il mio laptop. E non avevo bisogno di una valigetta. Solo una piccola borsa da uomo.

E non avevo bisogno di una scrivania! La maggior parte delle persone usa la propria scrivania come un posto dove parcheggiare il proprio laptop mentre scrivono le e-mail. E trovare un hot desk può essere una seccatura. Così ho rinunciato al mio e sono passato alla direzione girovagando. E la gestione condividendo il caffè. E in ogni riunione avevo tutto con me.

29. Sbarazzati del disordine di carta Pile di carta sulla tua scrivania possono contenere tutte le tue informazioni chiave, ma passi troppo tempo a cercarle. Butta via quello che non ti serve e scansiona il resto.

Usa il sistema TRAF ? Cestino, Refer, Azione, File. La spazzatura è tutto ciò che puoi buttare via ora. Refer è tutto ciò che devi trasmettere a qualcun altro. L'azione è qualcosa su cui devi agire. L'archivio è qualcosa che devi conservare.

Raccogli i tuoi pezzi di carta una manciata alla volta e distribuiscili in quattro pile per Cestino, Segnala, Azione e Archivia. Fallo velocemente, come se fossi il mazziere in un gioco di carte.

Butta via la spazzatura e passa a Refer. Aggiungi azioni alla tua lista di cose da fare e inseriscile nella pila File. Quindi archiviali in cartelle o file box, o ancora meglio scansionali e getta via la carta.

Se i tuoi file box sono troppo pieni, scegline uno ogni settimana e TRAFLO.

30. Misura il tuo miglioramento Hai trovato utili questi suggerimenti? Non devi a tutti loro in una volta. Magari provane uno ogni settimana e vedi se riesci a creare efficienze permanenti nella tua vita.

Ognuno di questi suggerimenti ti aiuterà a fare di più in meno tempo.