Thon Hotels è il pioniere dell'adozione "big bang" di Oracle OPERA Cloud PMS

L'8 aprile 2024, gli ospiti di quasi 100 strutture Thon Hotels in Norvegia, Svezia, Danimarca, Belgio e Paesi Bassi hanno notato qualcosa di speciale. Palloncini riempivano le hall. Il personale di alcune strutture distribuiva biscotti o torte a forma di nuvole; altre versavano champagne per i brindisi.

Stavano celebrando il completamento di un progetto pionieristico di migrazione al cloud, che potrebbe rivelarsi un modello per il settore dell'ospitalità.

Oracle è rimasta così colpita da quello che Thon chiama il suo lancio "big bang" delle applicazioni Oracle OPERA Cloud Property Management, in 96 proprietà in un lampo di 31 ore, che Oracle ora consiglia una strategia di migrazione simile agli altri suoi clienti alberghieri.

"Mai prima d'ora un'altra catena alberghiera aveva adottato un approccio come Thon e lo aveva fatto in modo così fluido, tutto in una notte e in così tante strutture", afferma Eva Lund, direttore senior della gestione dei programmi per Oracle Hospitality.

Il progetto guidato dal cliente ha creato un manuale su come gli hotel "possono accelerare la loro transizione al cloud invece di trascinarla per molti mesi", afferma Lund.

Prima del big bang

Quando Thon ha deciso di spostare il suo PMS fuori dal suo data center, Oracle Consulting ha consigliato di adottare l'approccio standard graduale per la transizione dal set di applicazioni Oracle OPERA 5 on-premise a OPERA Cloud. Ma Thon ha pensato che una migrazione all-in-once avrebbe soddisfatto meglio le sue esigenze.

L'albergatore con sede a Oslo, Norvegia, voleva evitare un lancio prolungato proprietà per proprietà, problema per problema. Non voleva gestire contemporaneamente due database master che gestissero tariffe, disponibilità delle camere e il programma fedeltà del marchio, o avere proprietà diverse che operassero su sistemi paralleli.

"Stavamo considerando che, sebbene [l'approccio big bang] fosse più rischioso, se fossimo riusciti a realizzarlo avremmo potuto ripartire subito dopo il go-live con tutti gli hotel", afferma Benjamin Hallerud di Hallerud Consulting, che ha assistito Thon nel progetto. "Saremmo stati tutti sulla stessa barca. La domanda di una proprietà sarebbe stata rilevante per tutte".

Dopo aver convinto Oracle a procedere con la migrazione rapida e sincronizzata delle applicazioni, Thon ha riconosciuto che un prerequisito sarebbe stata una preparazione intensiva e un impegno per comunicazioni continue tra le proprietà, afferma Kari Mette Nyhaug, responsabile delle applicazioni ICT di Thon.

"Abbiamo centralizzato e standardizzato molto", afferma Nyhaug. "Senza molta standardizzazione in anticipo, penso che sarebbe stato molto più difficile".

Circa sei mesi prima del big bang, Thon formò un gruppo di progetto che pianificò ogni elemento del cambiamento. Nulla fu lasciato al caso.

Il primo passo è stato creare entusiasmo tra il personale che avrebbe utilizzato il nuovo sistema. I dipendenti che hanno visitato uno stand alla fiera aziendale Thon a gennaio 2024 hanno potuto provare Oracle OPERA Cloud. L'azienda ha realizzato video interni che evidenziavano le funzionalità specifiche dei suoi hotel e ha utilizzato la piattaforma Oracle Learning per formare il personale prima dell'implementazione.

Con l'avvicinarsi del big bang, il team di progetto informava costantemente il personale sulle funzionalità del PMS che sarebbero cambiate e su cosa ci si aspettava da loro per garantire una migrazione al cloud di successo.

Non è stato difficile ottenere il consenso. "Aspettavamo il cloud da diversi anni", afferma Anja Syversen-Hjellestad, direttore regionale di Thon Hotels. "Dopo il COVID, i dipendenti erano molto ansiosi di mettere le mani sul nuovo sistema".

La formazione è stata completata tre settimane prima del big bang. Nell'ultima settimana prima della chiusura del data center di Thon e dell'entrata in funzione del PMS basato su cloud, tutti gli hotel hanno fatto pratica registrando le proprie operazioni, come check-in e pulizie, su un foglio di calcolo Excel per le ore e potenzialmente i giorni di inattività. Il gruppo di progetto ha tenuto sessioni di domande e risposte e ha sviluppato schede di attività, checklist e routine per ogni proprietà, con superutenti assegnati a tutti per gestire una transizione fluida.

Il grande giorno

I project leader nei centri di comando di Oslo e Bruxelles hanno supervisionato la migrazione mentre si riverberava in tutta l'Europa settentrionale. Il big bang è iniziato con cinque proprietà che sono passate a Oracle OPERA Cloud e poi hanno testato attentamente funzionalità critiche, come interfacce e transazioni con carta di credito. Dopodiché, sia gli hotel di proprietà che quelli in franchising si sono allineati in gruppi designati di 10, con uno che si alternava per andare in diretta sul nuovo PMS circa ogni cinque minuti. Sebbene queste proprietà fossero geograficamente disperse, si sentivano tutte unite, afferma Nyhaug.

Come parte del piano di comunicazione, gli hotel in Norvegia, Svezia, Belgio e Paesi Bassi, quelli in attesa in coda, quelli che si preparano attivamente per andare in onda e quelli che festeggiano il completamento, hanno condiviso i loro progressi tra loro per tutta la giornata. Hanno pubblicato foto e video sui canali interni che mostrano prima il personale che utilizza il nuovo sistema e poi che festeggia con gli ospiti.

Dopo il big bang

La mattina dell'8 aprile, Thon Hotels ha chiuso i battenti a circa 2.000 utenti finali di Oracle OPERA 5. Il giorno successivo, i dipendenti hanno effettuato l'accesso e hanno iniziato a operare su Oracle OPERA Cloud.

"Il cambiamento più grande è che ora il ritmo è molto più veloce con OPERA Cloud", afferma Nyhaug. "Abbiamo più aggiornamenti e possiamo distribuire nuove funzionalità più rapidamente, che è ciò che volevamo".

Thon sta inoltre iniziando a sfruttare i vantaggi di Oracle Hospitality Integration Platform, una raccolta di API aperte esclusive di OPERA Cloud che consente agli hotel di integrare senza problemi altre applicazioni Oracle e di terze parti.

Di solito, Oracle consiglia ai propri clienti come implementare le sue ultime applicazioni cloud. Ma nel caso della migrazione di Thon, sta sviluppando congiuntamente una metodologia con un cliente e condividendo tale conoscenza con altri.

"È stata Thon a insistere per questo big bang. Non lo avevamo mai fatto prima", afferma Lund di Oracle, aggiungendo che il gran numero di hotel Thon è stato il motivo principale per cui Oracle non ha nemmeno presentato l'opzione di migrarli tutti in una volta al suo primo incontro.

"Ora, questa è l'opzione di consegna standard per noi", afferma. "È la prima cosa che presentiamo al nostro cliente. E se non lo è, chiediamo perché".