È giorno di buste paga in un resort affollato. Il team finanziario è sommerso da fogli di calcolo, confrontando i dati delle timbrature di diversi reparti. Il responsabile della spa ha inviato per errore il file delle timbrature sbagliato. Il team di ristorazione ha segnalato tre registrazioni di straordinario che non sembrano corrette. Il personale addetto alle pulizie ha completamente dimenticato di inviare le proprie ore.
Ora il pagamento delle buste paga è in ritardo. I responsabili di reparto sono indaffarati. E i rapporti di lavoro della settimana scorsa? Incompleti.
Ecco cosa succede quando il tuo sistema di gestione presenze non si integra con la tua piattaforma di gestione finanziaria. E in un'azienda in cui la manodopera è uno dei costi maggiori, una scarsa integrazione è più di un problema operativo: è una responsabilità finanziaria.
Perché l'integrazione di orari e presenze è importante
Ogni ora lavorata, e il modo in cui viene monitorata, allocata e rendicontata, influisce sui profitti di resort, boutique hotel e strutture multiproprietà. Quando i dati relativi a presenze e orari vengono isolati dal sistema di gestione finanziaria, si crea un effetto a catena:
La preparazione delle buste paga diventa un lavoro manuale. I team finanziari sprecano ore a reinserire le registrazioni orarie e a formattare i dati dai fogli di calcolo. Questo lavoro manuale introduce il rischio di errori e sottrae tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad analisi e strategie.
Gli errori si moltiplicano. Con i dati che vengono manipolati e trasferiti più volte, anche piccole discrepanze, come un decimale fuori posto o un codice reparto errato, possono causare grossi problemi. Questi errori spesso passano inosservati finché non è troppo tardi, causando frustrazione nei dipendenti, assegni riemessi e ritardi nella chiusura.
La rendicontazione del personale a livello di dipartimento è ritardata o imprecisa. Quando i dati relativi al tempo non confluiscono direttamente nel sistema di rendicontazione, le metriche relative al personale risultano in ritardo rispetto alle prestazioni effettive. Questo ritardo rende difficile per i responsabili di dipartimento prendere decisioni tempestive sul personale o adattarsi alla domanda in tempo reale.
La conformità USALI è più difficile da mantenere. Senza integrazione, la mappatura dei costi di manodopera in categorie USALI standardizzate diventa un processo manuale e soggetto a errori. Ciò compromette la capacità di rendicontare in modo coerente le diverse proprietà e di soddisfare le aspettative del settore.
Il rischio di inosservanza delle normative su salari e orari aumenta. Un monitoraggio incoerente delle presenze e degli stipendi può portare alla non conformità con le leggi sul lavoro. Questo apre la strada a controlli, sanzioni o persino controversie legali con i dipendenti.
Un modo migliore: integrazione perfetta in azione
Ora immagina uno scenario diverso.
È il giorno delle paghe. I dati relativi al tempo di ogni punto vendita sono già stati acquisiti, convalidati e inseriti direttamente nel tuo sistema finanziario. Ore lavorate, straordinari e retribuzioni sono assegnati correttamente ai reparti giusti, senza bisogno di reinserirli. Il tuo team finanziario clicca su pochi pulsanti ed esegue un'anteprima chiara delle paghe.
I costi del lavoro vengono già registrati nel tuo libro mastro, quindi la rendicontazione di fine mese è più rapida e accurata. Puoi persino analizzare i costi del lavoro per proprietà, reparto o turno per individuare le tendenze prima che diventino problematiche.
Questo è il potere di un'integrazione perfetta di rilevazione presenze e orari con il tuo sistema di gestione finanziaria. Ed è esattamente ciò che strumenti come Data Plus offrono.
Come funziona con il software di gestione finanziaria dell'hotel
Il software di gestione finanziaria alberghiera si integra direttamente con i sistemi di rilevazione presenze utilizzati nel settore alberghiero, estraendo orari, tariffe e codificando i dati in tempo reale o in modalità batch. Che gestiate un grande resort, un singolo boutique hotel o una struttura multiproprietà, la nostra integrazione:
Sincronizza i dati sul lavoro con le buste paga e la rendicontazione finanziaria. I dati relativi a tempo e retribuzione vengono trasferiti automaticamente dal sistema di rilevazione presenze alla piattaforma finanziaria, eliminando l'inserimento manuale. Ciò garantisce che le buste paga e la rendicontazione riflettano sempre dati aggiornati e accurati.
Mantiene la conformità USALI. I dati sul lavoro sono mappati alle corrette categorie USALI, supportando una rendicontazione standardizzata e trasparente. Ciò rende gli audit più fluidi e i confronti finanziari tra le proprietà più significativi.
Supporta analisi dettagliate a livello di punto vendita. È possibile suddividere i costi del lavoro per reparto, punto vendita o persino turno per individuare le risorse sovrautilizzate o sottoutilizzate. Questa analisi aiuta i responsabili di reparto e i responsabili finanziari a prendere decisioni basate sui dati in materia di personale e budget.
Si adatta al tuo team e al tuo stack tecnologico. Che tu utilizzi un singolo sistema di gestione presenze o più sistemi, per una o più strutture, la nostra integrazione si adatta alle tue esigenze. Le funzionalità non ti supereranno mai: cresceranno con te.
Cosa ottieni con un'integrazione perfetta
Quando i sistemi di rilevazione delle presenze vengono integrati correttamente con i sistemi finanziari, gli operatori del settore alberghiero ottengono:
Cicli di preparazione e chiusura delle buste paga più rapidi. L'automazione fa sì che le chiusure delle buste paga e dei bilanci non restino bloccate in attesa di dati in ritardo o errati. I team finanziari possono agire più rapidamente e con maggiore sicurezza che i loro numeri siano corretti.
Meno errori e meno lavoro manuale. Eliminando l'inserimento di dati duplicati, si riduce significativamente la possibilità di errori che richiedono costose correzioni. Il tuo team può spostare l'attenzione dalla correzione degli errori alla fornitura di insight.
Accurata ripartizione dei costi di manodopera tra strutture e reparti. I costi vengono assegnati correttamente fin dal primo momento, allineando la spesa per il lavoro alle prestazioni effettive. Questo fornisce ai responsabili di reparto il feedback accurato di cui hanno bisogno per gestire efficacemente il personale.
Visibilità in tempo reale sulle spese più importanti. Grazie al flusso automatico dei dati sul lavoro, è possibile monitorare l'andamento del lavoro in tempo reale, non a distanza di settimane. Questo consente di prendere decisioni proattive e di migliorare le previsioni.
Fiducia nella conformità e nella preparazione agli audit. Con i dati relativi a tempo e retribuzione correttamente tracciati e mappati, sei pronto per revisioni interne, audit esterni e ispezioni normative. È più facile dimostrare accuratezza e aderenza alle leggi sul lavoro e agli standard di rendicontazione.
Non lasciare che i sistemi disconnessi prosciughino le tue risorse
Il settore dell'ospitalità si basa sulle persone. E i sistemi che utilizzi per monitorare il loro tempo dovrebbero funzionare a tuo favore, non contro di te. Se ti affidi ancora a esportazioni manuali, fogli di calcolo o modifiche a posteriori, è ora di colmare questa lacuna.
