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Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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正しい選択 イベント管理ソフトウェア あなたのホテルはいくつかの変数に依存します。それらのいくつかは個人的な好みに帰着しますが、それらのほとんどはあなたの財産の特性に帰着します。あなたのホテルは限られた予算の小さなホテルですか?それとも、あなたの物件はたくさんのアウトレットと高いADRを備えた高級リゾートですか?以下は、一般的に類似した製品の選択を示す一般的なプロパティ特性に基づいてHTRが定義した主要なペルソナです。
結果をパーソナライズする
あなたのようなホテルと積極的に連携しているベンダーを優先します
検索結果はブラウザの位置情報に基づいてパーソナライズされており、お住まいの地域のホテルと積極的に接続しているベンダーが表示されます。 必要に応じて、以下で現在地を更新できます。
ホテルの部屋数を追加して結果をパーソナライズし、お客様の規模のホテルに最適な製品を推奨します。
プロパティ管理システムを追加して結果をパーソナライズし、ホテルの PMS と統合する製品を推奨します。
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現在、サイトのパーソナライゼーションが有効になっており、プロパティに合わせて結果を並べ替えます。 手動フィルターを適用すると、サイトのパーソナライズが無効になります。 [続行] を押して手動フィルタリングに切り替え、サイトのパーソナライゼーションを無効にします。
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予約カレンダー: カレンダーには、今後のイベント (およびそのすべての詳細) が読みやすい形式で整理され、割り当てられた営業マネージャー、スペース、選択したメニュー、駐車場の要件、A/V のニーズなどの情報が含まれます。
クライアント データベース: デジタル ロロデックスのように、クライアント データベースには電子メール アドレスや電話番号、会社または組織、支払い方法、イベント履歴などの連絡先情報が保存されます。
宴会イベントの注文:優れたイベント管理システムを使えば、数回クリックするだけでBEOを作成できます。メニューと価格をすべて一度アップロードすれば、イベントのゲスト数やメニューの選択に基づいてBEOを簡単に設定できます。
タスク管理:タスクとトレースは、詳細の見落としを防ぐのに役立ちます。これらのリマインダーは、事前に設定されたワークフロー(各イベントの3日前にBEOを配布するリマインダーなど)に基づいてトリガーすることも、アドホック(結婚披露宴用の氷の彫刻を受け取るリマインダーなど)でトリガーすることもできます。
顧客関係管理:イベント管理システムのCRMモジュールを活用して、既存顧客および潜在顧客との関係を構築・育成しましょう。特別オファーの告知、ニュースや最新情報の共有、ホリデーシーズンのお祝いメッセージなど、様々なメールキャンペーンを作成すれば、常にお客様の心に響くイベントを演出できます。
支払いプロセッサ: 統合された支払いプロセッサを使用して、クレジットカードにシームレスに請求します。
ドキュメントと契約書: メニューや契約書などのブランド化されたドキュメントをすばやく作成し、契約書を電子的に送信して署名をもらうことができます。
レポート: イベント管理システムの分析モジュールを使用して収益パフォーマンスをより深く理解し、レポートのコンパイルや送信などのタスクを自動化します。
統合: イベント管理システムをホテルのプロパティ管理システム、支払い処理システム、または顧客関係管理システムに接続して、部門間でシームレスなデータの流れを実現します。
イベント管理システムは通常月額料金がかかりますが、料金は必要な機能と事業規模によって異なります。導入を決める前に、デモを試すか無料トライアルに申し込んで、最適なシステムを選択していることを確認することをお勧めします。小規模な会場向けの基本的なイベント管理システムは月額約100ドル、複数のユーザーと複数の会場に対応できるより堅牢なシステムは月額数百ドルかかります。エンタープライズレベルのシステムでは、セットアップ料金や導入料金がかかる場合が多いですが、ベーシックなシステムではかかりません。システムに決済システムが統合されている場合は、決済手数料も支払う必要があります。これは通常、処理金額の約2%です。
イベント管理システムの導入は、最短で1日で完了する場合もありますが、長い歴史を持つ複雑な会場の場合は数週間かかることもあります。導入プロセスにおける最大の課題は、宴会場、メニュー、価格、契約書、その他販売プロセスで使用する資料の詳細を入力することです。既存のシステムから移行する場合、一部のイベント管理システムではデータ転送(有料)をサポートしており、移行プロセスを大幅にスピードアップできます。サポートがない場合は、メニューの作成や契約書のアップロードを手動で行う必要があります。また、長期間にわたって会場を運営している場合は、連絡先情報や履歴にアクセスできるよう、顧客データベースもアップロードしておくことをお勧めします。
すべてのデータがシステムに保存されたら、スタッフのトレーニングを行い、イベント管理システムを日常業務に組み込むことができます。本番稼働前のベストプラクティスの一つは、テストイベントを予約することです。契約書の送付からBEOの印刷まで、すべての手順を実行し、すべてが期待通りに動作することを確認してください。実際のイベントを実験台にするのは避けたいものです。
Sales revenue: An event management system should help your team book more events and pull them off more successfully, so you should see revenue growth after implementing one. Tracking your sales revenue, especially year-over-year, will help you determine the impact of this technology partner.
Client satisfaction: Sending surveys after your events is a great way to collect client satisfaction data, and you can monitor this data to spot trends and determine if your current processes are working. Ideally, client satisfaction will increase after you implement an event management system.
An event management system is a software application with all the tools necessary for events professionals to sell, contract, plan, and execute a function. Key features include a booking calendar, task management, payment processing, and banquet event order creation.
In the events industry, EMS is an abbreviation for Event Management System, which is software that sales and catering managers use to plan events and coordinate activities among the team executing the event.
The 7 P’s is a framework to use when planning an event with as much value to the attendees as possible. The 7 P’s are Purpose (why does the event exist?), Place (where will you meet?), Partners (who will help you pull it off?), Plan (how will you pull it off?), Practice (ensuring everything runs smoothly), Promote (securing attendance), and Post-Show (thanking attendees and continuing to nurture relationships after the event ends).
In addition to an event management system, which is the most comprehensive type of software in the events business, sales managers might also use catering management software and project management apps. Catering managers or meeting planners might also leverage registration software, fundraising apps, and platforms for attendee engagement (like polling apps) when executing events.
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