Da receita de ingressos à retenção de clientes e prospecção de vendas mais eficaz, o gerenciamento de eventos e eventos corporativos podem ser extraordinariamente lucrativos para locais de hospitalidade, como hotéis e restaurantes. De feiras a galas de angariação de fundos sem fins lucrativos, os eventos são a força vital de muitas empresas hoteleiras, mas também podem ser bastante estressantes. Eles drenam a atenção e os recursos de sua organização de maneiras que podem ser contraproducentes se você não planejar adequadamente. Os casamentos são o tipo de evento mais estressante, pois são de alta pressão - mas com grandes riscos vêm grandes recompensas. Para evitar as ruínas de um evento mal produzido, você deve ser organizado e meticuloso, usando todas as ferramentas à sua disposição para entregar um evento de sucesso.
Em nosso guia Event Planning 101, vamos orientá-lo em uma estrutura para organizar um evento incrível. Pode parecer intimidante no início, mas a verdade reconfortante do planejamento de eventos é que as habilidades organizacionais percorrem um longo caminho. Vamos orientá-lo em tudo, desde a contratação de um gerente de eventos até o uso de software de gerenciamento de eventos, planejamento de eventos especiais e até mesmo como abordar grandes eventos.
Defina suas metas e objetivos
Os objetivos do seu evento podem parecer óbvios para você, mas esses objetivos podem ser bem diferentes entre seus stakeholders. Antes de começar a planejar, você precisa colocar todos em uma sala e na mesma página. Perguntas a serem feitas:
Por que estamos organizando este evento?
Quais são as nossas expectativas em relação ao evento?
Como mediremos seu sucesso?
Onde há sobreposições ou conflitos quando se trata de expectativas e medidas de sucesso?
Há mais alguém que não esteja nesta sala que deveria estar?
Há alguém nesta sala que não deveria estar?
Ao reunir as partes interessadas e reservar um tempo para identificar suas principais metas e objetivos, você terá uma base sólida que levará a um evento mais bem-sucedido. Caso contrário, você corre o risco de um evento confuso que tenta ser muitas coisas para muitas pessoas - e acaba não agradando a ninguém.
Depois de estabelecer seus objetivos, anote-os para maior clareza. Então, quando você enfrentar o conflito inevitável no futuro, poderá consultar seus objetivos acordados. Eles se tornam seu aliado para evitar que o evento se afaste demais de seus propósitos pretendidos. Além disso, cada meta deve ter uma métrica quantificável que você possa usar para avaliar o sucesso durante o debrief pós-evento.
Agora, com as metas em mãos, você pode trabalhar de trás para frente para garantir que o evento seja estruturado para atender aos participantes e às partes interessadas corporativas.
Atribuir funções e responsabilidades
Uma vez que as metas são definidas, é hora de atribuir funções e responsabilidades. Clareza é uma das coisas mais valiosas que um planejador de eventos pode oferecer. Na verdade, tudo o que você faz deve ser centrado na redução da ambiguidade! Você quer que todos estejam na mesma página, com expectativas e tarefas claras para que não haja confusão sobre quem está fazendo o quê e quando.
Idealmente, eles serão divididos durante a mesma reunião inicial para que todos estejam alinhados em torno de suas tarefas no futuro. Como líder do planejamento do evento, é benéfico ter essas atribuições para que você possa espalhar a solução alternativa e continuar a envolver as partes interessadas no sucesso do evento.
Dependendo do tipo de evento e dos recursos internos disponíveis, convém considerar a criação de subcomitês, cada um com sua própria liderança. Isso estrutura o processo de planejamento de eventos e esclarece as funções:
Gestão de fornecedores: Esta equipe cuida de tudo relacionado a terceiros, como garantir um local, encontrar um fornecedor e lidar com A/V, entre outros.
Programação: Este grupo é responsável por construir a agenda do evento, incluindo criar sessões e painéis, garantir palestrantes, encontrar entretenimento e qualquer outra coisa relacionada à programação do evento.
Marketing: Esta equipe trata de marketing e relações públicas para o evento, que inclui divulgação à imprensa, gerenciamento de mídia no local, mídia social e muito mais.
Patrocínios: Este grupo trará patrocinadores externos que podem ajudar a reduzir os custos do evento.
Defina seu orçamento
Uma vez que você tenha os parâmetros do evento e um esboço das funções e responsabilidades de todos, você estará em melhor posição para estabelecer o orçamento do evento. Você poderá identificar oportunidades de patrocínio, bem como outras fontes de receita que podem ajudar a cobrir os custos do evento. Algumas podem ser monetárias e outras podem ser contribuições “em espécie” que trocam publicidade pela doação de bens e serviços.
Algumas despesas para incluir no seu orçamento:
Local. Inclua todos os custos relacionados aqui, não apenas a taxa de aluguel do local: qualquer seguro necessário, custos de A/V... tudo que tenha a ver com o local. Se você estiver fazendo uma exposição, também divida esses custos.
Projeto. Cada local vem com custos de design associados: cadeiras, mesas, flores, etc. É aqui que você reserva dinheiro para enfeitar o local para criar uma atmosfera que combine com seu evento.
Programação. Você vai pagar palestrantes? Que tal uma banda para o entretenimento noturno? Considere todos os custos relacionados à execução do cronograma de programação desejado.
A&B. Os participantes devem ser alimentados e embriagados adequadamente! Você vai querer alinhar seus gastos aqui com o estilo e a vibração do evento para que você não exagere (ou pior, não atenda às expectativas). Claro, se você estiver fazendo um evento virtual, um benefício é que você pode excluir este item de linha.
Marca e Marketing. Todo evento requer participantes. O que você fará para criar buzz e vender ingressos? Seu investimento aqui também pode incluir um publicitário, marketing pago e marketing orgânico em seus canais de mídia próprios.
Custos com pessoal. Quer se trate de bartenders e garçons ou o custo de viagens e acomodações para sua equipe de suporte, você precisa fazer um orçamento para todos os seus custos de pessoal. Você também pode incluir o custo relativo de sua própria equipe interna; isso só depende se você quer ter uma verdadeira contabilidade de custos do evento.
Contingência. Vá em frente e adicione um buffer de 5 a 10% ao seu orçamento para aqueles custos inesperados que sempre aparecem...
Você também pode incluir qualquer receita esperada para avaliar a lucratividade (ou, para um evento da empresa, seu ponto de equilíbrio). Mesmo se você estiver oferecendo ingressos gratuitos, coloque um preço nesses ingressos para colocar um preço no valor do evento para os participantes. Isso fornece uma contabilidade completa do evento para que você saiba onde está.
Considere as opções virtuais
Como todos sabemos, a pandemia global abalou a indústria de eventos. Mas houve um lado positivo: os organizadores de eventos se concentraram em melhorar a experiência virtual, algo que a maioria dos eventos deixou em segundo plano.
Hoje, os organizadores de eventos devem considerar se (e como) integrar um componente virtual em seus eventos. Portanto, seja um evento apenas virtual ou um evento híbrido que combina presencial e online, você tem uma variedade de ferramentas à sua disposição. Aqui estão dois a serem considerados, cada um dos quais permite que você integre perfeitamente um componente virtual à sua estratégia de evento:
Cvent. Os eventos virtuais são agora uma parte importante do portfólio de hospitalidade da Cvent . A plataforma Virtual Events inclui um hub de participantes para rede aprimorada, agendamento de reuniões, salas de vídeo e conteúdo para download.
Bizzaboo. Essa plataforma oferece suporte a eventos virtuais, híbridos e presenciais, o que significa que você pode desenvolver uma ampla gama de tipos de eventos sem precisar gastar muito com novas ferramentas. O Bizzaboo também possui muitas integrações para que você possa personalizar sua experiência.
Atender. Com recursos completos de streaming baseados em navegador integrados, a plataforma do Attendify torna a parte virtual do seu evento tão envolvente quanto a presencial. Há uma página inicial da comunidade com a marca, sessões interativas e uma rede robusta - tudo isso dá vida a um evento virtual.
Bloqueie a logística
Mesmo o planejador de eventos mais talentoso precisa de tempo para planejar um evento de sucesso. Dê a si mesmo um prazo de entrega de pelo menos 3 meses, com uma janela ideal de cerca de 6 meses. Ao definir sua data, não se apresse. Considere cuidadosamente os feriados públicos (tanto no seu país anfitrião quanto naqueles de onde os participantes podem vir), veja os eventos concorrentes do setor e também dê uma olhada nos calendários escolares. Você também desejará alcançar seus pilares de programação, como palestrantes e entretenimento no centro de seu evento.
Então, uma vez que você tenha algumas datas em mente (um alvo e dois backups), entre em contato com sua lista de locais. Você pode achar que a data realmente ajuda a diminuir suas escolhas. Se você achar que seu principal local não pode acomodar suas datas preferidas, você pode procurar em outro lugar ou voltar com suas partes interessadas para ver se há flexibilidade. Embora você tenha que decidir isso por si mesmo, muitas vezes é melhor ir com a data ideal do que com o local ideal, pois conseguir que os horários se alinhem perfeitamente é quase impossível!
Faça seu plano mestre
Esta é a sua “bíblia”. É o documento que deve responder às perguntas de todos. É a única fonte da verdade. Ele pode ser atualizado ao longo do tempo, portanto, certifique-se de que os nomes dos arquivos reflitam a atualização mais recente e que você tenha lembretes periódicos para que as pessoas acessem a versão mais recente
Seu plano mestre irá construir todas as partes do seu evento:
Logística de locais, catering e fornecedores
Gestão de palestrantes e entretenimento, incluindo contratos, viagens e outras logísticas
Cronograma estimado, dividido por entrega e proprietário da tarefa
Gestão de inscrições (pré-show e no local)
Impressão e sinalização
Plano de marketing e relações públicas
Programação, atividades e entretenimento
Informações de contato para fornecedores externos
Pense nisso como seu documento “economize tempo respondendo e-mails sobre todos os detalhes”. Não que não haverá muitos e-mails! É só que você quer oferecer o máximo possível de informações de “autoatendimento” para que você possa se concentrar nas coisas importantes.
Construa sua marca
A marca ajuda você a definir o que o evento representa, com quem ele fala e o que os participantes podem esperar dele. Certifique-se de refletir todas essas coisas na marca do seu evento! Você quer ter algo que seja único e relevante, uma marca que ressoe com seu público e alcance a voz e a missão abrangentes da sua empresa.
Quando vai bem, a marca de um evento pode resistir ao teste do tempo e se tornar uma instituição. Pense no Dreamforce em San Francisco ou no SXSW em Austin. Uma conferência pode se tornar um pilar de toda a estratégia de marketing, branding e retenção de sua empresa. É claro que eventos ainda menores se beneficiam do branding, o que pode fazer com que os eventos pareçam mais premium, exclusivos e íntimos. Exerça o poder da marca com sabedoria!
Identificar parceiros para ampliar o sucesso
Depois de marcar seu evento, você pode sair para parceiros e patrocinadores que podem torná-lo ainda mais bem-sucedido. Essa abordagem depende do seu tipo de evento. Com eventos com fins lucrativos, os patrocinadores podem ser geradores de receita. Ou, com conferências de clientes corporativos, eles podem simplesmente ajudar o evento a equilibrar o orçamento. Para planejadores de eventos que trabalham com várias empresas, parcerias locais com outras pequenas empresas podem melhorar suas margens, tornar seu marketing mais eficaz e/ou melhorar a qualidade geral de suas ofertas de eventos.
Tenha em mente que as parcerias certas podem ampliar seu sucesso de outras maneiras. Os parceiros também podem se tornar defensores do seu evento em outras comunidades. Por exemplo, você pode fazer parceria com um de seus maiores clientes para participar de seu evento anual, o que amplia as oportunidades de marketing cruzado. O principal critério ao selecionar parceiros para o seu evento é o alinhamento: Certifique-se de que qualquer marca que você escolher corresponda à voz da sua própria marca e esteja alinhada com o propósito e o tom do seu evento.
Elabore seus planos de relações públicas e marketing
Uma vez que seu evento tenha um propósito definido, um plano mestre claro, uma marca sólida e uma lista de co-parceiros e/ou patrocinadores, você estará pronto para elaborar seus planos de relações públicas e marketing. Aqui estão os elementos principais a serem incluídos:
Media conquistada. Este é o seu plano de mídia e relações públicas. Como você alcançará a mídia e os envolverá com seu evento? Você hospedará a mídia no local? Quais histórias relevantes você pode usar como ganchos para histórias? Como você pode envolver palestrantes para ampliar seus esforços de relações públicas?
Mídia própria. Este é o blog da sua empresa, alças de mídia social, boletins informativos por e-mail, listas de clientes e quaisquer redes internas de funcionários. Que conteúdo você vai criar antes, durante e depois do evento? Como você aproveitará esse conteúdo em mídia ganha e paga?
Mídia paga. Tudo isso são atividades de marketing pagas. Quais canais seus participantes-alvo mais usam? Onde você pode encontrar o melhor retorno para seus investimentos? Quem gerenciará o criativo, a cópia e os posicionamentos do anúncio?
Aumente a frequência de reuniões mais perto do evento
As reuniões são a maneira mais eficaz de reunir a equipe e resolver problemas de última hora. Aumente a frequência de suas reuniões à medida que o evento se aproxima para que você não tenha surpresas desagradáveis. Veja o próximo ponto.
Defina seu dia de processos e run-of-show
À medida que você aumenta a frequência das reuniões, você também desejará definir claramente seus processos diários. Esse planejamento antecipado reduz surpresas, aumenta a clareza e diminui o estresse (mais ou menos). Em caso de dúvida, consulte o run-of-show!
Seu run-of-show deve delinear todos os detalhes relevantes, colocando todas as informações essenciais em um único local para que você possa se concentrar menos na transmissão de informações e mais no gerenciamento do evento. As coisas podem e vão dar errado; você precisa automatizar tudo o que puder para ter tempo e espaço para enfrentar a inevitável curva.
Um run-of-show tem alguns must-haves:
Informações de contato. Use a primeira página para destacar as informações de contato dos líderes da equipe. Identifique claramente quem está no comando do quê, para que a pessoa certa receba a consulta primeiro, sem ter que perseguir outra pessoa.
Cronograma.Um detalhamento de hora em hora do que está acontecendo onde, quem está no comando e o que precisa ser feito até quando. Este é o sonho organizacional de um gerente de projeto!
Discriminação. O fim do evento raramente marca o fim do trabalho. Descreva tudo o que acontece após o término do programa para garantir que o colapso ocorra de maneira ordenada e oportuna.
Dependendo da complexidade do seu evento, você pode querer ter um show run-of-show para cada sala/palco que inclua um detalhamento de tudo o que acontece todos os dias. Em seguida, coloque esses documentos individuais em uma apresentação principal que faz com que o dia do evento corra bem.
Não escove o post-mortem
Realizar um evento de sucesso é estressante - e recompensador! Mesmo assim, nenhum evento é isento de falhas. Não ignore a reunião da equipe pós-evento para discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado. Você deve fazer isso enquanto está fresco; caso contrário, as pessoas esquecerão e os insights desaparecerão.
Perguntas para fazer à sua equipe:
O que foi bem?
O que correu mal?
Se fôssemos fazer isso de novo, o que mudaria e o que não mudaria?
Uma autópsia adequada também inclui o feedback do participante. Você pode descobrir algumas áreas que não havia considerado antes ou alguns problemas que foram negligenciados. Você também receberá muitas informações valiosas para tornar o próximo evento ainda melhor!
