Principais recursos do software de gerenciamento de mão de obra Inn-Flow

O módulo de gerenciamento de mão de obra do Inn-Flow inclui três funções principais: monitoramento de desempenho de mão de obra, ponto e presença e folha de pagamento. Dentro do componente trabalhista, você encontrará funcionalidades como agendamento e relógio de ponto. O módulo de folha de pagamento lida com contracheques e análises. Vamos nos aprofundar um pouco mais em cada um deles.

Agendamento sob demanda

Esse tipo de agendamento é exclusivo para hotéis, e o Inn-Flow coleta dados do seu PMS para ajudar a prever as necessidades de mão de obra. Isso significa que você pode acabar com agendas em papel e conversas sobre agendamento. O painel analítico do Inn-Flow agrega valor aos GMs e proprietários, dando-lhe uma visão do futuro para ter certeza de que não fará horas extras ou agendamento excessivo com base em mudanças de ocupação. O software ainda possui um sistema de alertas de “risco” que rastreia automaticamente quantas horas um funcionário trabalhou, compara isso com sua programação e alerta os gerentes sobre possíveis riscos de horas extras – reduzindo, em última análise, os custos trabalhistas ao facilitar um melhor planejamento.

O Inn-Flow permite que você defina durações de turnos padrão, por dia da semana, e as horas necessárias para cada função com base nos diferentes níveis de serviço em uma determinada propriedade. Por exemplo, os servidores de banquetes podem trabalhar 6 horas durante a semana e 8 horas nos fins de semana. Para a equipe de limpeza, você pode definir o tempo necessário para limpar uma estadia versus uma partida.

Rélogio de ponto

O relógio biométrico do Inn-Flow é onde os funcionários podem entrar e sair. Os funcionários usam um iPad com a tecnologia Inn-Flow instalada para entrar e sair com segurança. Usando o reconhecimento facial, os funcionários chegam usando a tecnologia Smile ID, o que significa que não precisam digitar nenhum código ou impressão digital. Esse método elimina a possibilidade de um funcionário entrar em contato em nome de outra pessoa. Os gerentes podem controlar configurações como a antecedência com que os funcionários podem chegar antes do início do turno, por exemplo, para reduzir a possibilidade de pagar por horas que os funcionários não estão realmente trabalhando.

Os pontos dos funcionários fluem para suas planilhas de horas, que você pode visualizar e editar conforme necessário.

Previsão e Cronograma

Quais são suas necessidades de mão de obra para a próxima semana? O Inn-Flow extrai dados do seu PMS para prever suas necessidades de pessoal com base na ocupação, observando o volume de chegadas, partidas e permanências. Usando esses dados e os modelos de turnos definidos, você pode facilmente arrastar e soltar turnos na programação. O Inn-Flow irá alertá-lo se você fizer horas extras e você poderá salvar a programação como um modelo para usar nas semanas futuras. Se a agenda de um funcionário específico precisar ser alterada, você poderá notificar apenas esse funcionário por mensagem de texto ou e-mail, em vez de enviar notificações a todos os que estão na agenda. Também pode ser impresso em apenas dois cliques!

Outra entrada importante para sua programação são as solicitações de folga. O Inn-Flow rastreia o acúmulo de PTO para cada funcionário e as solicitações de folga. Uma vez aprovada a solicitação de folga de um funcionário, esse funcionário nem sequer aparecerá na lista de funcionários disponíveis para turnos durante o período em que estiver afastado.

O módulo de agendamento recebe ótimas críticas dos hoteleiros, inclusive do engenheiro-chefe de um grande hotel em Chicago, que afirma: “Gosto do recurso de copiar cronograma e da capacidade de ver quanto PTO cada funcionário tem disponível. Também gosto do recurso de agendamento de impressão.”

Folha de pagamento

Utilizando os dados do módulo trabalhista, incluindo quadro de horários dos funcionários, o Inn-Flow processa a folha de pagamento e emite o pagamento aos seus funcionários. A função de folha de pagamento pode ser uma ótima opção para hotéis com largura de banda de back office limitada; esse recurso tira todo o processo de emissão de contracheques do seu prato. Depois que os cheques são emitidos, o sistema pega todos os dados da folha de pagamento e os traz de volta ao módulo de contabilidade. Tudo está conectado para que você possa obter uma visão holística de suas necessidades, gastos e tendências de mão de obra.

Inn-Flow integra-se aos principais fornecedores de folha de pagamento e atua como uma verdadeira extensão da equipe do seu hotel. Para hotéis que estão frustrados com serviços de baixa qualidade em grandes empresas de folha de pagamento, a Inn-Flow possui especialistas dedicados em suporte à folha de pagamento para ajudar com quaisquer dúvidas ou necessidades técnicas.

Relatórios e análises

Como suas despesas com folha de pagamento se comparam ao orçamento em um determinado dia? Não são necessárias planilhas; no Inn-Flow, você pode ver facilmente os totais de mão de obra de qualquer período no painel de relatórios.

Uma ferramenta de análise popular é o Daily Flash Dashboard, que compara seu custo real de mão de obra com seu orçamento, mais seu custo por quarto ocupado, ocupação, receita de quarto e custo de mão de obra como uma porcentagem da receita. No painel você pode até detalhar por hotel em departamentos, cargos e até mesmo usuários para total visibilidade e controle.

Você pode selecionar um dos vários modelos de relatório do Inn-Flow ou pode criar o seu próprio do zero. Os relatórios podem ser enviados por e-mail de acordo com uma programação ou executados sob demanda.

Integrações

Para aproveitar ao máximo os recursos de agendamento do Inn-Flow, você precisará conectá-lo ao sistema de gerenciamento de sua propriedade. Inn-Flow oferece integrações com muitos PMSs populares, incluindo as plataformas OnQ da Hilton, OPERA e Synxis do Sabre. Ao falar com um representante de vendas da Inn-Flow, certifique-se de confirmar se o sistema é compatível com o seu PMS.

Além de uma integração PMS, você desejará conectar o Inn-Flow à sua instituição financeira para processamento contínuo da folha de pagamento - ou se optar por não usar o Inn-Flow para folha de pagamento, poderá conectar-se ao seu processador de folha de pagamento existente para garantir os dados flui de volta para o módulo analítico.

Interface do usuário e experiência do usuário

Os hoteleiros dos EUA estão satisfeitos com a experiência do usuário fornecida pelo software Inn-Flow. Um gerente geral em San Jose, CA disse: “Estou muito satisfeito com todos os produtos da Inn-Flow – módulos de contabilidade, finanças e mão de obra. Usei muitos softwares de contabilidade e programas de gestão hoteleira ao longo dos anos, e o Inn-Flow é muito superior a todos os outros com quem trabalhei.” E uma Assembleia Geral Anual em Raleigh menciona que o Inn-Flow é “muito detalhado e fácil de usar. Eu uso diariamente e mesmo que você seja iniciante é muito simples de navegar.”

Ao implementar um novo sistema, especialmente um com recursos tão críticos como agendamento e relógio de ponto, é importante encontrar um sistema que seja intuitivo para que você não precise depender tanto de treinamento e documentação para que os funcionários possam usá-lo. a ferramenta adequadamente. Além disso, como os funcionários usarão o Inn-Flow todos os dias, um sistema que funcione sem problemas evitará a frustração que pode surgir com software desajeitado ou cheio de falhas.

Suporte ao cliente

Inn-Flow obteve a Certificação Global de Suporte ao Cliente do HotelTechReport, o que significa que você pode esperar um serviço de classe mundial da equipe de suporte do Inn-Flow. Inn-Flow tem uma base de conhecimento on-line útil que é uma maneira conveniente de aprender mais sobre a ferramenta e atender qualquer dúvida. Inn-Flow também tem representantes de suporte ao cliente disponíveis por telefone, e-mail e chat ao vivo para assistência mais personalizada. Para manter os clientes apoiados, o Inn-Flow também agenda check-ins trimestrais para garantir que tudo está indo bem e fornecer um fórum para perguntas.