O módulo de contabilidade do Inn-Flow foi projetado para ser uma solução abrangente que permite aos hoteleiros prosperar entre os desafios únicos de contabilidade e escrituração contábil na indústria hoteleira. E a empresa investiu recentemente em alguns recursos novos e existentes que agregam ainda mais valor para seus clientes – e continua a inovar e iterar. Vamos dar uma olhada nos principais recursos que você encontrará no Inn-Flow.

Lidar com contas a pagar costuma ser uma responsabilidade tediosa e complicada, que pode incluir muita entrada manual de dados e comunicação com outras partes interessadas no hotel. Inn-Flow tem alguns recursos novos que agilizam o processo de AP:

• Extração de dados da fatura: após digitalizar ou fazer upload de uma fatura, o Inn-Flow extrai automaticamente informações da fatura (como o número da fatura, o valor devido e as descrições dos itens de linha) e as combina com um fornecedor em seu sistema. Sua equipe pode revisar essas entradas para evitar erros, o que leva muito menos tempo do que inserir todos os detalhes da fatura manualmente. Inn-Flow também oferece armazenamento gratuito de documentos para suas faturas na “Biblioteca” para que você possa acessá-las facilmente no futuro.

• Mapeamento automático de COA: o recurso de extração do Inn-Flow atribui automaticamente descrições de faturas reconhecidas às entradas anteriores do plano de contas, simplificando a categorização de despesas. Para novos itens, basta digitar a descrição e o sistema sugerirá o COA apropriado com base no uso recente.

• Configurações de aprovação de faturas: além do processo padrão de aprovação de faturas por um supervisor de AP, você pode definir configurações personalizadas que solicitam aprovadores adicionais com base no fornecedor, no plano de contas ou no valor em dólares. Por exemplo, você pode querer que seu diretor de alimentos e bebidas aprove faturas de alimentos e bebidas acima de US$ 5.000, mas ele não precisa de visibilidade de cada fatura menor. Tudo isso é possível com configurações personalizadas de aprovação de faturas.

• ePay: Pagar os fornecedores eletronicamente, em vez de enviar um cheque em papel, não é apenas mais rápido e eficiente, mas também mais seguro (não revela os números da sua conta, ao contrário de um cheque em papel) e não inclui taxas de postagem ou processamento. Inn-Flow oferece suporte a pagamentos eletrônicos rápidos junto com opções de pagamento tradicionais, como ACH manual, cartão de crédito e cheque.

• Automação de reconciliação: reconciliar transações pode ser uma das tarefas mais tediosas que o departamento financeiro precisa realizar. A funcionalidade de automação do Inn-Flow reduz o trabalho manual necessário para manter suas contas em boa forma - e a reconciliação diária é possível com apenas alguns cliques, em vez de ter que fazer login manualmente em todas as contas bancárias. A reconciliação o mais próximo possível do tempo real permite que os gestores financeiros pesquisem inconsistências imediatamente, em vez de esperar até o fechamento do mês.

Ter todos os seus dados financeiros em um só lugar é ótimo, mas ainda mais valor surge quando você pode facilmente gerar relatórios, obter insights e entender o que está acontecendo em tempo real. Um usuário do Inn-Flow, CFO de uma grande empresa de gerenciamento hoteleiro, elogia a funcionalidade de relatórios do Inn-Flow, dizendo: “A capacidade de detalhar facilmente a origem de um número com um clique do mouse torna a revisão muito fácil”.

• Relatórios automatizados: não se preocupe em gerar relatórios manualmente sempre que quiser dar uma olhada nas finanças do seu hotel; Inn-Flow pode gerar e enviar relatórios automaticamente por e-mail em qualquer programação que você definir.
• Conformidade específica do setor: Todos os principais relatórios financeiros gerados pelo Inn-Flow são compatíveis com a 11ª edição da USALi.
• Vários hotéis num só relatório: As cadeias e os grupos de gestão apreciarão a possibilidade de comparar o desempenho de vários hotéis no mesmo relatório, em vez da tediosa solução alternativa de executar vários relatórios e combiná-los no Excel. Muitos sistemas de contabilidade específicos de hotéis não possuem esse recurso, tornando-o uma vantagem competitiva do Inn-Flow.

Como o Inn-Flow provavelmente não é o único software que seu hotel usa, você vai querer ter certeza de que ele pode ser integrado a outros sistemas locais, especialmente ao seu PMS. Inn-Flow suporta integrações com muitos sistemas:

• Integrações PMS: Garanta um pipeline contínuo de dados de e para seu PMS com uma integração PMS. Inn-Flow integra-se com PMSs como o sistema OnQ da Hilton e a plataforma Synxis do Sabre.
• Integrações de aplicativos financeiros: você pode conectar facilmente o Inn-Flow ao seu banco para uma sincronização em tempo real de todas as suas transações. Isso facilita a reconciliação em tempo real e permite maior visibilidade dos saldos e transações. Além disso, o Inn-Flow integra-se com software de detecção de fraudes e diversos sistemas de processamento de folha de pagamento .

• Outras integrações: Complemente o conjunto de serviços do Inn-Flow com integrações com software de gerenciamento de reputação, como Medallia, e fontes de dados de referência do setor.

A Inn-Flow investe para tornar seu sistema o mais fácil de usar possível e está claro que eles ouviram o feedback dos hoteleiros ao fazer melhorias nos produtos. A interface é limpa e facilmente navegável na barra de menu do lado esquerdo. A tela permanece relativamente organizada, mesmo durante o upload de documentos como faturas. Em vez de abrir documentos em novas janelas, a fatura carregada aparece em um painel na lateral da mesma janela, o que significa que você não precisa trabalhar em várias guias ou janelas para realizar uma tarefa. Falando sobre a facilidade de uso do Inn-Flow, um coordenador de contabilidade de um grande resort em Richmond, VA, menciona que é “fácil aprender e usar este software. Fácil de ensinar outras pessoas como usar o software.” E os proprietários e operadores de redes ou grupos hoteleiros ficarão felizes em saber que o Inn-Flow suporta as operações de vários hotéis dentro de um sistema; basta alternar entre hotéis ou até mesmo gerar relatórios que incluam dados de diversas propriedades. Embora o Inn-Flow esteja atualmente otimizado para uso em desktop, ele pode ser acessado em navegadores móveis. Além disso, fique atento: um aplicativo móvel dedicado projetado para aprimorar seu gerenciamento em trânsito está em desenvolvimento e em breve se juntará ao conjunto de recursos do Inn-Flow.

Os clientes Inn-Flow podem se beneficiar de suporte de alta qualidade durante todo o tempo de uso do software. Tendo recebido a Certificação Global de Suporte ao Cliente do HotelTechReport, você pode esperar um serviço de primeira linha dos representantes de suporte do Inn-Flow. Para recursos de autoatendimento, o Inn-Flow oferece uma base de conhecimento on-line, vídeos de treinamento e dicas úteis em todo o aplicativo da web. Para suporte mais personalizado, os representantes da Inn-Flow estão disponíveis por telefone, e-mail e chat ao vivo. Para manter os clientes apoiados, o Inn-Flow também agenda check-ins trimestrais para garantir que tudo está indo bem e fornecer um fórum para perguntas.

Além disso, a Inn-Flow escuta constantemente os clientes, incorporando esse feedback em seu roteiro e lançando novos recursos que agregam valor. Um cliente da Inn-Flow, diretor financeiro de um hotel boutique em Seattle, disse: “Gosto muito que a empresa esteja constantemente atualizando e adicionando novos recursos”. Os clientes podem enviar solicitações de recursos a qualquer momento por meio da Central de Ajuda.

Se você está procurando um software de contabilidade hoteleira com a opção de incluir serviços completos de contabilidade que podem reduzir o trabalho manual, reduzir o risco de erro humano e centralizar as operações financeiras, o Inn-Flow é uma ótima opção para hotéis individuais e grupos hoteleiros em crescimento. . Os impressionantes recursos de automação e a amplitude de integrações tornam o Inn-Flow uma adição sólida à sua pilha de tecnologia. Embora possa não ser tão popular quanto alguns sistemas agnósticos de grandes nomes do setor, a funcionalidade específica do hotel encontrada no Inn-Flow pode fazer uma enorme diferença na superação dos desafios únicos que os hotéis enfrentam no espaço financeiro.

Este artigo foi criado em colaboração por Inn-Flow e HotelTechReport