Há pouco tempo minha equipe estava procurando reservar um evento para a comunidade HotelTechReport. Nosso orçamento era de US$ 25 mil e sabíamos exatamente onde queríamos fazer a festa. O local seria a cobertura de um hotel moderno no centro de Los Angeles.

Entrei em contato com o gerente de vendas do hotel para perguntar sobre a reserva do moderno telhado no centro de Los Angeles no dia 19 de outubro por meio do formulário de RFP em seu site. Só no dia 31 de outubro é que o coordenador de vendas e catering me respondeu com um menu. Naquela época, minha equipe já havia reservado uma suíte no Hyde Lounge na arena Crypto ponto com, o que significava que este hotel havia acabado de perder US$ 25.000 em receitas altamente lucrativas de espaço para eventos.

Este tipo de fuga de receitas acontece constantemente em hotéis de todo o mundo. A falta de ferramentas e processos modernos cria uma experiência ruim para o hóspede (ou seja, para minha equipe), pois não conseguimos o que queríamos e perdemos receita para o hotel. A perda de receita sofrida é, na verdade, muito superior a US$ 25.000, considerando que a probabilidade de minha equipe reservar aquele local no futuro também caiu drasticamente. Além disso, da próxima vez que um cliente ou parceiro solicitar recomendações de locais em minha cidade, este hotel será retirado de nossa lista. Os planejadores de viagens em grupo são pessoas, o que significa que esses tipos de oportunidades de referência perdidas amplificam ainda mais o declínio da participação no mercado de vendas do grupo ao longo do tempo, sem que um GM ou proprietário tenha visibilidade do motivo, porque a causalidade simplesmente não aparece nos dados.

Conversa real em que o gerente de vendas do hotel custa uma oportunidade de US$ 25.000 ao hotel em Los Angeles devido ao tempo de resposta de 11 dias

Há uma confluência de mudanças comportamentais que explicam a crescente popularidade das reservas para pequenos grupos, incluindo:

• Formação de equipes no mercado doméstico: Maior necessidade de formação de equipes de rede local fora dos locais para equipes remotas que trabalham em casa.

• Promoção da cultura global: O trabalho remoto abre as empresas a conjuntos de talentos globais, mas a desvantagem é menos coesão. Locais externos menores e mais frequentes permitem experiências de vínculo íntimo.

• Reuniões orientadas para vendas: O aumento do alcance de vendas baseado em IA aumenta a necessidade de reuniões presenciais menores para se diferenciar da concorrência com interação face a face.

Independentemente das explicações para estas mudanças, uma coisa é clara: existe uma nova geração de reservas de grupos em hotéis, o que significa que as antigas estratégias de vendas já não são relevantes para o mercado.

As viagens de negócios estão, sem dúvida, de volta e os motoristas não surpreendem. De acordo com um estudo recente da Deloitte , apenas 11% dos líderes empresariais acreditam que a tecnologia pode substituir o valor da construção de relacionamento presencial com o cliente e apenas 7% acreditam que a tecnologia tem o poder de substituir a aquisição presencial de clientes. Em 2023, os eventos ao vivo voltaram a ser o principal impulsionador das viagens de negócios (contra o 5º em 2022).

Os hotéis que analisarem apenas estes dados desenvolverão previsões optimistas, mas a realidade é que a natureza destas viagens mudou. Uma dessas mudanças é no sentido de mais viagens locais, com 67% das empresas afirmando que os funcionários estão viajando mais para cidades próximas. Outra mudança é em relação às visitas à sede. À medida que os funcionários se deslocam na era do trabalho remoto, o aumento do custo de vida nas grandes cidades e outros fatores significam que se tornou cada vez mais importante que os membros da equipa visitem as sedes.

Gerhard Wasem, Diretor de Gestão de Produtos da Duetto (anteriormente fundador da MiceRate), entende muito bem este mercado e seus desafios.

“À medida que os prazos de entrega se aproximam das datas dos eventos, as informações devem ser fornecidas ao cliente em curto prazo. Também estamos diante de uma geração mais jovem, que trabalha como organizadora de eventos, que está acostumada ou até insiste em processos automatizados e informações sob demanda”, disse-me.

“Por outro lado, as questões de pessoal nos hotéis significam que temos falta de experiência em vendas para conferências. Isto pode levar à criação de cotações que não estejam alinhadas com a procura do mercado e com a estratégia de receitas da propriedade, levando a uma perda de receitas.

“A tecnologia pode ajudar a resolver estes problemas, construindo pontes entre o hotel e o cliente, agilizando o processo de cotação”, explicou Wasem.

A aquisição do MiceRate pela Duetto , um sistema de gerenciamento de receitas baseado em algoritmo projetado para espaços de reuniões e eventos, oferece uma solução poderosa para esses desafios. Ao automatizar o processo de reserva, fornecer disponibilidade e cotações em tempo real e implementar preços dinâmicos, a Duetto transforma a forma como os hotéis gerenciam vendas e eventos de grupo.

Com a tecnologia de otimização do espaço funcional da Duetto, os hóspedes podem navegar pela disponibilidade do grupo ao vivo em tempo real

Duetto aprimora o alinhamento da equipe centralizando e agilizando o processo de RFP e cotação. O sistema consolida diversas funções, como geração de cotações, mecanismo de reservas (IBE), planilhas de funções/BEOs e gerenciamento de preços. Ao gerenciar reservas de eventos e comunicações com clientes por meio do Duetto, as equipes podem acompanhar facilmente o status de cada reserva e responder prontamente às dúvidas dos clientes.

A Duetto melhora significativamente a eficiência operacional através de seu algoritmo avançado e processos automatizados. A capacidade do sistema de comparar dados históricos com padrões de reservas atuais permite fazer sugestões inteligentes de preços, que podem ser aplicadas automaticamente ou alteradas manualmente pelas equipes. O algoritmo de preços ajusta dinamicamente os preços com base na procura, reduzindo a necessidade de intervenção manual e permitindo respostas rápidas às mudanças do mercado.

Os clientes podem gerar suas próprias cotações por meio do site do hotel usando o mecanismo de reserva de espaços para eventos MiceRate, que calcula preços com base em regras predefinidas e dados em tempo real, liberando a equipe de vendas do seu hotel para se concentrar em tarefas de alto valor. À medida que os clientes fornecem detalhes sobre seu evento, a Duetto calcula e exibe opções de upsell, aumentando a receita potencial com o mínimo de esforço adicional.

O algoritmo da Duetto sugere preços ideais com base na demanda atual, ajudando os hotéis a capturar o máximo de receita possível. A transparência e a rapidez do processo de cotação de autoatendimento aumentam a satisfação do cliente, aumentando a probabilidade de novos negócios e referências positivas. Ao fornecer disponibilidade e preços em tempo real, a Duetto permite que os hotéis respondam com mais rapidez e precisão às RFPs, proporcionando-lhes uma vantagem competitiva na garantia de reservas.

“Pesquisas mostram que ser o primeiro hotel a fornecer um orçamento aumenta em 70% a chance de aceitação. A tecnologia pode colocá-lo no topo em termos de velocidade de lançamento no mercado em comparação com a concorrência”, disse Wasem.

Com a tecnologia disponível em 2024, é chocante que os hotéis ainda estejam a perder oportunidades de vendas de grupo de alto valor. A realidade é que o RevPaR tem estado em constante declínio desde a pandemia e alguns hoteleiros tornaram-se complacentes com as suas estratégias. Os hoteleiros mais bem-sucedidos sabem que a complacência é uma receita para serem perturbados e que as tarifas não aumentarão para sempre. Quando a inflação esfria e os ADRs eventualmente caem, os salários tendem a cair mais lentamente, levando a uma tempestade perfeita que destrói completamente a lucratividade. Combine essa dinâmica com uma oferta ampliada na forma de acomodações alternativas, como aluguéis de curto prazo, e muitos hotéis não estarão preparados para o que está por vir. Os hoteleiros que hoje adotam as ferramentas, táticas e processos de negócios corretos serão os que estarão preparados para o sucesso.

Este artigo foi criado em colaboração entre Duetto e HotelTechReport.