Aptech kooperiert mit BirchStreet Systems, um Procure-to-Pay-Abwicklung in Twenty Four Seven Hotels zu bringen

Aptech hat sich mit BirchStreet Systems zusammengetan, um Effizienz und Automatisierung dort zu liefern, wo sie am meisten benötigt werden – im Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Basierend auf der Kundennachfrage vereint diese Zusammenarbeit das Beste aus cloudbasierter Unternehmensbuchhaltung und P2P-Software, um eine bessere Kontrolle über Bestellungen, Rechnungsstellung, Budgetierung, Auftragslieferung, flexible Zahlungsoptionen, Rechnungsabbildung und Effizienz bei der Finanzprüfung mit Drilldown von der Gewinn- und Verlustrechnung bis zur Rechnungsabbildung zu ermöglichen.

„Da die Hotellerie mit kritischen Personal- und Versorgungsmanagementproblemen konfrontiert ist, ist es für die besten Technologieanbieter unerlässlich, zusammenzuarbeiten, um Prozesse zu optimieren und Effizienz zu erzielen“, sagte Valerie Layman, Chief Product Officer bei BirchStreet. „Wir freuen uns, mit Aptech zusammenzuarbeiten, um allen Hoteliers branchenführende integrierte P2P- und Buchhaltungslösungen anzubieten.“

Twenty Four Seven Hotels ist ein begeisterter Aptech- und BirchStreet-Benutzer. Das in Südkalifornien ansässige Hotelmanagementunternehmen arbeitet ständig an Verbesserungen und Neuerungen zum Wohle seiner Gäste und Mitarbeiter und arbeitet mit Geschäftspartnern zusammen, um dauerhafte Beziehungen aufzubauen, die die Effizienz und Effektivität seines Betriebs steigern. Als Twenty Four Seven Hotels von der alten Buchhaltungslösung von Aptech zu PVNG für die Unternehmensbuchhaltung wechselte, forderten sie, dass die Integration in die BirchStreet P2P-Lösung als Teil des Prozesses hinzugefügt wird, um die manuelle Eingabe von Bestellungen und Rechnungen zu vermeiden.

„Die Integration von Aptech und BirchStreet hat entscheidend zu unserer Leistung beigetragen“, sagte Khanh Tran, Vice President Finance & Accounting bei Twenty Four Seven. „Unsere Lieferantenbeziehungen haben sich jetzt erheblich verbessert, da die Kreditorenbuchhaltung und die Scheckläufe reibungslos ablaufen. Lieferanten werden pünktlich bezahlt und in unseren Hotels gehen die Waren, die unsere Gäste verlangen, nie aus.“

„Die Vermeidung von Redundanzen – wie das erneute Eintippen von Rechnungen – spart viel Zeit und verhindert zudem Eingabefehler und Pannen durch fehlende Abrechnungen“, fuhr Tran fort. „Alles wird automatisch von BirchStreet in PVNG übertragen und alle Daten sind über Hyperlinks leicht zugänglich. Rechnungen müssen zwar immer noch von den GMs geprüft werden, aber durch die Verknüpfung der beiden Systeme entfällt die mühsame Recherche und Dateneingabe. Beide Unternehmen reagieren äußerst schnell und verdienen eine Bewertung von 10/10 für ihren Kundenservice. Als Hotelkunde könnten wir uns nichts Besseres wünschen.“

Gemeinsam ermöglichen Aptech und BirchStreet Hoteliers:

1. Melden Sie die aktuellen Ausgaben für nicht in Rechnung gestellte Bestellungen

2. Kontrollieren Sie Bestellungen, bevor sie an die Lieferanten gehen (Kostenkontrolle durch Genehmigungen und Angebotsmanagement)

3. Kontrollieren Sie Bestellungen an konforme Anbieter und Produkte, um unberechtigte Ausgaben zu reduzieren.

4. Konsolidieren Sie Lieferanten und Käufer auf derselben Bestellplattform mit Einblick in dieselben Produkte

5. Verwalten Sie Budget und Scheckbuch in Echtzeit

6. Verbessern Sie den Wareneingangsprozess, um den Wareneingang besser zu verwalten

7. Zugriff auf automatische Rückstellungen basierend auf erhaltenen, aber noch nicht in Rechnung gestellten Waren

8. Automatisieren Sie die Eingabe von Rechnungsdaten in die Kreditorenbuchhaltung

9. Nutzen Sie den Genehmigungsworkflow für den Rechnungszahlungsprozess

10. Nutzen Sie den digitalen Speicher von Rechnungsbildern mit einfachen Suchfunktionen

11. Verbessern Sie die Effizienz Ihrer Gewinn- und Verlustprüfung durch Drilldown von der zusammengefassten Gewinn- und Verlustrechnung zum Rechnungsbild.

„PVNG hat die Welt der Hotelbuchhaltung grundlegend verändert“, sagte Jill Wilder, Präsidentin von Aptech. „Es bietet Kreditoren-, Debitoren- und Hauptbuchmodule und mehr, die in Kombination mit der P2P-Funktionalität von BirchStreet die Zahlungsprozesse auf ganzer Linie vereinfachen. Technologiepartner zu finden, denen man vertrauen kann, ist heute nicht so einfach, wie man vielleicht denkt. Aptech und BirchStreet verfügen über die Tools und die langjährige Erfahrung im Gastgewerbe, die unsere Kunden für ein reibungsloses Finanzmanagement erwarten.“

ÜBER BIRCHSTREET SYSTEMS

BirchStreet wurde 2002 gegründet und ist der weltweit führende Anbieter von Procure-to-Pay-Betriebslösungen für die Gastronomie. Die Softwareplattform von BirchStreet bietet führenden globalen Gastronomiemarken eine vollständige Suite von Beschaffungsanwendungen, darunter eProcurement-Software, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsverwaltung, Bestandsverwaltung, Rezeptverwaltung, Lieferantenzahlungen sowie Berichterstellung und Analyse. Die Kunden von BirchStreet nutzen die Lösungen des Unternehmens, um auf ein breites Lieferantennetzwerk zuzugreifen und jährlich Milliarden von Dollar in einer Vielzahl von Kategorien auszugeben, darunter Lebensmittel und Getränke, Betriebsmittel, Wartungsdienste und Investitionsprojekte.

ÜBER TWENTY FOUR SEVEN HOTELS

Twenty Four Seven Hotels ist ein externes Managementunternehmen, das hochspezialisierte Dienstleistungen in den Bereichen Hotelbetrieb, -investition und -entwicklung anbietet. Das 2004 gegründete Unternehmen ist auf die Premiummarken Select-Service und Lifestyle-Segmente spezialisiert. Das Unternehmen arbeitet mit Premium-Hotelmarken wie Marriott, Hilton, Hyatt, IHG und Choice zusammen. Das aktuelle Portfolio von Twenty Four Seven Hotels umfasst 25 Hotels in vier Bundesstaaten mit rund 3.200 Zimmern.