Spotlight auf das Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) – 12. überarbeitete Ausgabe

Eines der wichtigsten Ereignisse in der Hotelbranche fand diesen Sommer auf der HITEC statt. HFTP (Hospitality Financial and Technical Professionals) veröffentlichte das mit Spannung erwartete Uniform System of Accounts for the Lodging Industry – 12. überarbeitete Ausgabe. Das Global Finance Committee (GFC), ein 2018 gegründetes gemeinsames Komitee von HFTP und AHLA (American Hotel and Lodging Association), hat diese aktualisierte Version von USALI erstellt und ist für den Inhalt nachfolgender überarbeiteter Ausgaben verantwortlich.

In dem Dokument heißt es: „Für die 12. überarbeitete Ausgabe hat die GFC bekräftigt, dass der Hauptzweck des USALI darin besteht, Betriebsabrechnungen bereitzustellen, die so formatiert sind, dass sie Hotelbesitzern, Managern und anderen interessierten Parteien Informationen und Daten liefern, die für das einzigartige Betriebsumfeld der Beherbergungsbranche relevant sind... Das USALI wird regelmäßig überarbeitet, um Änderungen in der Branchenpraxis widerzuspiegeln und Probleme zu behandeln, die im Zuge der Entwicklung der Branche auftreten.“

Nachfolgend finden Sie eine allgemeine Beschreibung einiger der in der 12. überarbeiteten Ausgabe beschriebenen Änderungen. Ausführlichere Informationen finden Sie im vollständigen Bericht unter usali.hftp.org. Ich empfehle Hoteliers und ihren Finanzteams dringend, das vollständige Dokument durchzusehen und mit ihrem Backoffice und ihren Buchhaltungsanbietern über die ersten Schritte zur Einführung der darin enthaltenen aktualisierten Standards zu sprechen. Die Frist für Hotelorganisationen, ihre Konten anhand dieser neuesten Richtlinien zu aktualisieren, ist der 1. Januar 2026. Viele werden alle Aktualisierungen durchführen wollen, bevor sie im Herbst 2025 mit der Haushaltssaison 2026 beginnen.

In der neuesten Ausgabe heißt es: „Ein einheitliches Kontensystem legt standardisierte Formate und Kontenklassifizierungen fest, um Einzelpersonen bei der Erstellung und Präsentation von Betriebs- und Finanzberichten zu unterstützen. Ein solches System wurde erstmals 1926 für die Beherbergungsbranche verbreitet und war unter dem Namen Einheitliches Kontensystem für Hotels bekannt. (Diese Richtlinien ermöglichen) internen und externen Benutzern von Betriebs- und Finanzberichten, die finanzielle Lage und Betriebsleistung einer bestimmten Immobilie mit ähnlichen Immobilientypen in der Beherbergungsbranche zu vergleichen.“

Wie Sie sehen, ist die neueste USALI-Revision für diejenigen von uns, die sich auf Backoffice- und Buchhaltungslösungen für Hotels konzentrieren, für uns und unsere Hotelkunden sehr wichtig. Diese neueste Ausgabe ist in sechs Teile in der folgenden Reihenfolge unterteilt: Betriebsabrechnungen; All-inclusive (neuer Abschnitt); Weitere Berichterstattungsrichtlinien; Finanzberichte; Kennzahlen, Verhältnisse und optionale Pläne; und Einnahmen- und Ausgabenverzeichnis.

Teil I beschreibt die Finanzberichte, einschließlich des Formats und der Abteilungsposten, die eine Unterkunft benötigt, um Abläufe zu analysieren und genaue Berichte zu erstellen. (Eine Anmerkung: Die Aussagen in Teil I beziehen sich auf Unterkünfte mit vollem Service, einschließlich Gastronomiebetrieben und anderen Angeboten. Unterkünfte mit eingeschränktem Service können sich jedoch leicht anpassen, indem sie alle für sie nicht zutreffenden Pläne oder nicht damit zusammenhängende Posten löschen. Wenn mehr Details erforderlich sind, können sie Unterkonten oder Unterpläne erstellen und diese in den damit zusammenhängenden Posten aufzeichnen, die von der USALI beschrieben werden.)

Teil II ist ein neuer Abschnitt, der sich speziell auf All-Inclusive-Immobilien konzentriert, während Teil III sich auf die Berichterstattung konzentriert und Empfehlungen für Brutto- und Nettoberichte, Zuschläge, Trinkgelder und Servicegebühren und deren Handhabung, Leasingbuchhaltung und staatliche Subventionen bietet. Teil IV beschreibt die Formate von Aussagen und enthält weitere Einzelheiten zu den Posten in allgemeinen Finanzberichten, die für externe Benutzer wie Kreditgeber und Aktionäre erstellt werden. Laut dem vollständigen Bericht umfassen die Aussagen: Bilanz, Gesamtergebnisrechnung, Kapitalflussrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung, Eigenkapitalrechnung und Anmerkungen zu den Finanzberichten.

Die verbleibenden zwei Teile umfassen Teil V, eine detaillierte Überprüfung der Kennzahlen, Verhältnisse und optionalen Zeitpläne, die für die Analyse der Finanz- und Betriebsergebnisse gemäß Teil I, II und IV verwendet werden, und Teil VI, ein umfassendes Glossar mit Begriffen, die unter Einnahmen und Ausgaben fallen.

Um einen umfassenderen Überblick über USALI 12 zu erhalten, lesen Sie am besten den vollständigen Bericht unter usali.hftp.org. Im Folgenden finden Sie jedoch nur einige der jüngsten Aktualisierungen aus dem Bericht als Höhepunkte.

Zunächst einige Änderungen, die uns sofort aufgefallen sind: Nebenkosten wurden in Energie, Wasser und Abfall geändert; und die Kosten für Unterhaltungssysteme im Zimmer wurden in Informations- und Telekommunikationssysteme verschoben. Darüber hinaus wurde die Abfallentsorgung in den neuen Energie-, Wasser- und Abfallplan verschoben; während die Posten für Speisen und Getränke aus der Minibar in die Abteilung „Sonstige Betriebe“ verschoben wurden.

Bezüglich sonstiger Einkünfte wurden die Resortgebühren in Zielort-, Resort- und Stadtgebühren geändert; außerdem wurden weitere Leitlinien für die ordnungsgemäße Klassifizierung der Pachteinnahmen aus Gastronomiebetrieben und Bereichen wie außerordentliche Reinigungsgebühren, gästebezogene Gewinne (Verluste) aus Fremdwährungstransaktionen, Werbegutschriften sowie Raummieten und Konzessionen angeboten.

Darüber hinaus lag der Schwerpunkt bei den nicht betrieblichen Erträgen und Aufwendungen auf Leasingeinnahmen sowie auf Klarstellungen bei den Kostenerstattungseinnahmen und den Gewerbe- und Berufssteuern. Unter HR wurden zwei neue Konten hinzugefügt: Human Resources – Rekrutierung/Umzug und Human Resources – Mitarbeiterbeziehungen; und unter den jährlichen obligatorischen Marken- und Betreiberkosten wurde ein neuer Zeitplan hinzugefügt, um die von einer Marke oder einem Betreiber geforderten Kosten, einschließlich obligatorischer Programme, Systeme und Dienste, besser zu verdeutlichen.

In Bezug auf Vertrieb und Marketing wurden bezahlte Suche, Display und soziale Medien hinzugefügt, um die zur Vermarktung von Hotelimmobilien verwendeten Tools weiter zu identifizieren. Während Treueprogramme neu definiert wurden, wurde die neue Kategorie Treueprogramme – Promotion geschaffen, um Treuepunkte im Zusammenhang mit Promotionen besser zu erfassen. In dieser Kategorie wurde auch Medien in Werbung – Print, Radio und TV geändert.

Zusätzlich zu diesen Aktualisierungen finden Sie im vollständigen Bericht mehrere erweiterte Definitionen und Klarstellungen sowie hinzugefügte Unterpläne und andere Aktualisierungen. Das Aptech-Team fand mehrere der Aktualisierungen in der vollständigen 12. überarbeiteten Ausgabe äußerst nützlich und hat begonnen, mit unseren Hotelkunden zusammenzuarbeiten, um sich auf die Frist am 1. Januar 2026 vorzubereiten. Es ist kaum zu glauben, dass es 100 Jahre her ist, dass die erste Version des Uniform System of Accounts for Hotels von der Hotel Association of New York City veröffentlicht wurde. Wir sind Organisationen wie HFTP und AHLA dankbar, die der Hotelbranche weiterhin Ressourcen, Unterstützung und Ausbildung bieten. Weitere Informationen zu USALI 12 finden Sie unter usali.hftp.org. Wenn Sie Aptech-Kunde sind und Fragen zu USALI 12 haben, wenden Sie sich bitte an unser Team unter +1 412-963-7450 oder [email protected].