BEO steht für Banquet Event Order, das ist der Vertrag, der alle Details für eine Veranstaltung enthält, die zwischen dem Kunden und dem Verkaufs- oder Cateringteam vereinbart wurden. Das Team im Hotel oder Veranstaltungsort, einschließlich Küchenpersonal, Catering-Manager, Produktionsteams, Mitarbeiter an der Rezeption und Sicherheitspersonal, verlassen sich auf das BEO als Quelle der Wahrheit für alle Informationen, die sich auf die Veranstaltung beziehen.

Jedes Ereignis oder jede Funktion hat seinen eigenen BEO, und einige Ereignisse können mehrere BEOs haben. Beispielsweise könnte eine Hochzeit ein Probeessen, eine Zeremonie, einen Empfang und einen Brunch am Tag danach umfassen, für die alle separate BEOs erforderlich wären. Ebenso könnte eine Konferenz eine Keynote-Präsentation und 8 verschiedene Breakout-Sessions beinhalten, die alle ihre eigenen BEOs benötigen würden. Generell wird pro Veranstaltung und Veranstaltungsraum ein BEO benötigt. Das Catering-Personal stellt ein BEO-Paket zusammen, das alle BEOs für eine bestimmte Veranstaltung oder einen bestimmten Termin enthält, und verteilt es einige Tage im Voraus an verschiedene Abteilungen.

Wir haben festgestellt, dass ein BEO alle wichtigen Details zu einem Ereignis enthält, aber was genau sind diese Details? Welche spezifischen Informationen finden Sie auf einem BEO?

• Grundlegende Details zur Ereignisverwaltung. Auf der Oberseite des BEO finden Sie die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung: Veranstaltungsname, Veranstaltungsort, das Datum, die Aufbauzeit/Veranstaltungsdatum, die Startzeit, die Endzeit, den Ort (normalerweise der Name der Veranstaltungsraum oder Tagungsraum), die erwartete Anzahl der Gäste sowie den Namen und die Kontaktinformationen des Catering-Managers, der für die Koordination der Veranstaltung verantwortlich ist.
• Anforderungen an Speisen und Getränke. Wenn die Veranstaltung eine Erfrischung bietet, von einer Kaffeekanne über ein Gourmetbuffet bis hin zu 5-Gang-Menüpunkten, wird dies auf der BEO aufgeführt - im Detail. Der F&B-Bereich des BEO beschreibt genau, welche Speisen und Getränke der Kunde gewählt hat, sowie die Art des Services (Buffet, passierte Hors d'oeuvres usw.).
• Zimmer einrichten. Ein weiterer wichtiger Abschnitt des BEO ist die Raumeinrichtung, die die für die Veranstaltung erforderlichen Möbel und Geräte beschreibt und wie sie konfiguriert werden müssen. Zum Beispiel könnte eine Hochzeit mehrere runde Tische mit jeweils 8 Plätzen, einen Kopftisch mit 6 Plätzen, eine Tanzfläche, Buffettische, einen Tisch für den DJ, ein Lautsprechersystem, Mikrofone und mehr erfordern. Für ein Seminar hingegen sind möglicherweise nur ein paar Tische im Klassenzimmerstil erforderlich. Auch der technologische Bedarf wird hier vermerkt, einschließlich aller audiovisuellen Anforderungen. Es ist wichtig, dass das BEO in diesem Abschnitt viele Details enthält, einschließlich der genauen Anzahl der Stühle, der Art der Bettwäsche oder der Positionierung der Ausrüstung, damit das Veranstaltungspersonal den Raum nach den Vorgaben des Kunden konfigurieren kann.
• Parkanforderungen. Wenn die Teilnehmer mit dem Auto zur Veranstaltung fahren, wo parken sie? Der BEO wird feststellen, ob die Veranstaltung Selbstparken oder Parkservice beinhaltet und ob das Parken kostenlos oder gebührenpflichtig ist. Der BEO sollte auch eine geschätzte Anzahl von Fahrzeugen angeben, damit die Valet- und Sicherheitsabteilungen entsprechend planen können.
• Personalbedarf und Personalbestand. Die Veranstaltung wird nicht von selbst durchgeführt! Das BEO skizziert, wie viele Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen benötigt werden. Das Veranstaltungspersonal kann Cocktail- oder Speiseservice, Barkeeper, Parkwächter, Sicherheitspersonal und Betreuer öffentlicher Bereiche umfassen.
• Kontaktinformationen für Anbieter. Wenn der Kunde externe Anbieter engagiert hat, wie z. B. einen Floristen und Mittelstücke, eine Band oder sogar einen externen Caterer, sollte der BEO Kontaktinformationen für die Anbieter enthalten, falls sich das Veranstaltungspersonal mit ihnen abstimmen muss.
• Der Veranstaltungsplan und die Reihenfolge der Veranstaltungen. Bei so vielen beweglichen Teilen ist es wichtig, dass eine Veranstaltung planmäßig abläuft, und der BEO beschreibt die Veranstaltungsagenda normalerweise auf die Minute genau. Der Zeitplan trägt zu einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung bei und stellt sicher, dass jeder Schritt, wie das Starten der Musik oder das Anschneiden der Hochzeitstorte, pünktlich und in der richtigen Reihenfolge erfolgt.
• Preis- und Rechnungsinformationen. Ein BEO ist schließlich ein Vertrag, und Verträge enthalten die relevanten Preis- und Rechnungsdetails, denen beide Parteien zustimmen. Die Preise auf dem BEO können als Gebühren pro Person angezeigt werden, beispielsweise für ein Buffet, oder als Pauschalgebühren für die Anmietung von A/V- oder Veranstaltungsräumen. Der BEO wird auch erwähnen, wie die Zahlung gehandhabt wird ? hat der Kunde im Voraus bezahlt oder wird die Zahlung am Ende der Veranstaltung eingezogen?
• Alle relevanten Anhänge und Planungsprozesse. Wenn es um spezifische Informationen zu einem Event geht, gilt: Mehr ist mehr! Der Kunde oder Catering-Manager kann zusätzliche Dokumente wie Grundrisse, gedruckte Speisekarten, Tagesordnungen, Trinkgelderwartungen, Sonderwünsche, externe Lieferanten, verbindliche Vertragsdetails und Fotos von VIPs bereitstellen.

In den meisten Fällen erstellt der für die Veranstaltung zuständige Catering- oder Verkaufsleiter den BEO. Zusammen mit dem Kunden organisiert der Catering-Manager die Besonderheiten der Veranstaltung und bereitet ein Angebot vor. An diesem Punkt wird das Ereignis als vorläufig betrachtet. Der Catering-Manager kann an dieser Stelle mit einem Entwurf des BEO beginnen, um Informationen über die Veranstaltung an einem zentralen Ort zu speichern.

Nachdem der Kunde dem Angebot zugestimmt und es unterzeichnet hat, gilt die Veranstaltung als bestätigt. Einige Veranstaltungen werden viele Monate (oder sogar Jahre!) im Voraus bestätigt, während andere in letzter Minute stattfinden können. In beiden Fällen schließt der Catering-Manager die BEO normalerweise nur wenige Tage vor der Veranstaltung ab. Wenn das BEO vollständig ist, sendet der Catering-Manager es dem Kunden zur endgültigen Genehmigung zu und verteilt es dann an die zuständigen Abteilungen im Hotel.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Catering-Manager diese BEOs normalerweise nicht handschriftlich schreibt; Stattdessen verwenden Vertriebsbüros häufig Technologien, um den BEO-Prozess effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Verkaufs- und Catering-Software macht es einfach, veranstaltungsspezifische Informationen in Bestellvorlagen für Bankettveranstaltungen einzugeben, die bereits statische Details enthalten, die sich nicht zwischen den Veranstaltungen unterscheiden. Diese Systeme können auch Menüs, Preise und Informationen zur Raumeinrichtung speichern, wodurch es einfach ist, voreingestellte Menüs und Raumkonfigurationen einzufügen, um automatisch ein aktualisiertes Angebot zu erhalten. Über die reine Erstellung von BEOs hinaus ermöglichen Vertriebs- und Catering-Software den Vertriebsmitarbeitern auch, eine Kundendatenbank einfach zu verwalten, Preise zu aktualisieren und Informationen mit anderen Hotelabteilungen und Kunden selbst auszutauschen.

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