Von Ticketeinnahmen über Kundenbindung bis hin zu effektiverer Verkaufsförderung können Eventmanagement und Firmenveranstaltungen für Gaststätten wie Hotels und Restaurants außerordentlich lukrativ sein. Von Messen bis hin zu gemeinnützigen Spendengalas ? Events sind das Lebenselixier vieler Hotelunternehmen, können aber auch ziemlich stressig sein.  Sie entziehen Ihrer Organisation die Aufmerksamkeit und Ressourcen auf eine Weise, die kontraproduktiv sein kann, wenn Sie nicht richtig planen.  Hochzeiten sind die stressigste Art von Veranstaltung, da sie so unter hohem Druck stehen - aber mit großem Risiko gehen auch große Belohnungen einher. Um die Nachteile einer schlecht produzierten Veranstaltung zu vermeiden, müssen Sie organisiert und gründlich sein und alle Ihnen zur Verfügung stehenden Tools nutzen, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren.

In unserem Leitfaden zur Veranstaltungsplanung 101 führen wir Sie durch einen Rahmen, um eine erstaunliche Veranstaltung zu werfen. Es mag auf den ersten Blick einschüchternd erscheinen, aber die beruhigende Wahrheit der Veranstaltungsplanung ist, dass organisatorische Fähigkeiten viel bewirken.  Wir führen Sie durch alles, von der Einstellung eines Veranstaltungsmanagers über die Nutzung von Veranstaltungsmanagement-Software, die Planung besonderer Veranstaltungen bis hin zum Umgang mit großen Veranstaltungen.

Definieren Sie Ihre Ziele und Zielsetzungen

Die Ziele Ihrer Veranstaltung mögen Ihnen offensichtlich erscheinen ? aber diese Ziele können bei Ihren Stakeholdern durchaus unterschiedlich sein. Bevor Sie mit der Planung beginnen, müssen Sie alle in einen Raum und auf dieselbe Seite bringen. Fragen:

• Warum organisieren wir diese Veranstaltung?

• Welche Erwartungen haben wir an die Veranstaltung?

• Wie messen wir den Erfolg?

• Wo gibt es Überschneidungen oder Konflikte, wenn es darum geht Erwartungen und Erfolgsmessungen?

• Gibt es noch jemanden, der nicht in diesem Raum sein sollte? p>

• Gibt es jemanden in diesem Raum, der nicht sein sollte?

Indem Sie Interessengruppen zusammenbringen und sich die Zeit nehmen, Ihre wichtigsten Ziele und Ziele zu ermitteln, haben Sie eine solide Grundlage, die zu einer erfolgreicheren Veranstaltung führt. Andernfalls riskieren Sie ein durcheinandergebrachtes Ereignis, das versucht, zu viel für zu viele Leute zu sein ? und am Ende niemandem gefällt. 

Wenn Sie Ihre Ziele festgelegt haben, schreiben Sie sie auf zur Klarheit. Wenn Sie dann auf der ganzen Linie mit dem unvermeidlichen Konflikt konfrontiert werden, können Sie sich auf Ihre vereinbarten Ziele beziehen. Sie werden zu Ihrem Verbündeten, um zu verhindern, dass das Ereignis zu weit von seinen beabsichtigten Zwecken entfernt wird. Außerdem sollte jedes Ziel eine quantifizierbare Kennzahl haben, die Sie verwenden können, um den Erfolg während der Nachbesprechung nach der Veranstaltung zu bewerten.

Jetzt, mit den Zielen in der Hand, können Sie rückwärts arbeiten, um das Ereignis sicherzustellen ist so strukturiert, dass es Teilnehmern und Unternehmensinteressenten gerecht wird.

Zuweisen von Rollen und Verantwortlichkeiten

Sobald Ziele definiert sind, ist es an der Zeit, Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Klarheit ist eines der wertvollsten Dinge, die ein Veranstaltungsplaner bieten kann. Tatsächlich sollte alles, was Sie tun, darauf ausgerichtet sein, Mehrdeutigkeiten zu reduzieren! Sie möchten, dass alle auf dem gleichen Stand sind, mit klaren Erwartungen und Aufgaben, damit es keine Verwirrung darüber gibt, wer was und wann tut. 

Idealerweise sind dies während desselben Kickoff-Meetings ausgehöhlt, damit jeder auf seine Aufgaben ausgerichtet ist, um voranzukommen. Als Leiter der Veranstaltungsplanung ist es von Vorteil, diese Aufgaben zu haben, damit Sie die Problemumgehung verteilen und die Beteiligten weiterhin am Erfolg der Veranstaltung beteiligen können. 

Abhängig von den Ereignistyp und verfügbare interne Ressourcen sollten Sie in Erwägung ziehen, Unterausschüsse mit jeweils eigenem Leiter zu erstellen. Dies strukturiert den Veranstaltungsplanungsprozess und klärt die Rollen:

Anbieterverwaltung: Dieses Team kümmert sich um alles, was mit zu tun hat Dritte, wie z. B. die Sicherung eines Veranstaltungsortes, die Suche nach einem Caterer und die Handhabung von A/V, unter anderem.

Programmierung: Diese Gruppe ist dafür verantwortlich, die Agenda für die Veranstaltung zu erstellen, einschließlich der Erstellung von Sitzungen und Panels, der Sicherstellung von Referenten, der Suche nach Unterhaltung und allem anderen, was mit dem Zeitplan der Veranstaltung zu tun hat.

Marketing: Dieses Team kümmert sich um Marketing und PR für die Veranstaltung, einschließlich Pressekontakt, Medienverwaltung vor Ort, Social Media und mehr .

Sponsoring: Diese Gruppe wird externe Sponsoren gewinnen, die helfen können, die Kosten der Veranstaltung zu senken .

Setzen Sie Ihr Budget2>

Sobald Sie die Parameter der Veranstaltung und einen groben Überblick über die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten haben, können Sie das Veranstaltungsbudget besser festlegen. Sie werden in der Lage sein, Sponsoring-Möglichkeiten sowie andere Einnahmequellen zu identifizieren, die dazu beitragen können, die Kosten der Veranstaltung zu decken. Einige können monetär sein und andere können „Sachleistungen” Beiträge, die Werbung für das Spenden von Waren und Dienstleistungen darstellen.

Einige Ausgaben, die Sie in Ihr Budget aufnehmen sollten:

Veranstaltungsort. Geben Sie hier alle damit verbundenen Kosten ein, nicht nur die Mietgebühr für den Veranstaltungsort: alle erforderlichen Versicherungen, A/V-Kosten ... alles, was mit dem Veranstaltungsort zu tun hat. Wenn Sie eine Ausstellung machen, teilen Sie diese Kosten ebenfalls mit.

Design. Jeder Veranstaltungsort kommt mit den damit verbundenen Designkosten: Stühle, Tische, Blumen usw. Hier legen Sie Geld für die Aufwertung des Veranstaltungsortes zur Verfügung, um eine Atmosphäre zu schaffen, die zu Ihrer Veranstaltung passt.    

Programmierung. Bezahlen Sie Hauptredner? Wie wäre es mit einer Band für die Abendunterhaltung? Berücksichtigen Sie alle Kosten im Zusammenhang mit der Ausführung Ihres gewünschten Programmierplans.

F&B. Teilnehmer müssen gefüttert und entsprechend besoffen! Sie sollten Ihre Ausgaben hier auf den Stil und die Atmosphäre der Veranstaltung abstimmen, damit Sie es nicht übertreiben (oder schlimmer noch, die Erwartungen nicht erfüllen). Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen, können Sie diese Werbebuchung natürlich löschen.

Branding undstrong Marketing. Jede Veranstaltung erfordert Teilnehmer. Was werden Sie tun, um Begeisterung aufzubauen und Tickets zu verkaufen? Ihre Investition hier kann auch einen Publizisten, bezahltes Marketing und organisches Marketing auf Ihren eigenen Medienkanälen umfassen.

Personalkosten. Ob Barkeeper und Kellner oder Reise- und Unterkunftskosten für Ihre Supportmitarbeiter, Sie müssen alle Personalkosten einplanen. Vielleicht möchten Sie auch die relativen Kosten Ihres eigenen internen Personals einbeziehen; das hängt nur davon ab, ob Sie eine echte Kostenrechnung der Veranstaltung haben möchten.

Kontingenz.  Machen Sie weiter und fügen Sie Ihrem Budget einen Puffer von 5-10 % für unerwartete Kosten hinzu, die immer auftauchen...

Sie können auch alle erwarteten Einnahmen einbeziehen, damit Sie sie bewerten können Rentabilität (oder bei einem Firmenevent Ihre Gewinnschwelle). Auch wenn Sie kostenlose Tickets anbieten, geben Sie einen Preis für diese Tickets an, um den Wert der Veranstaltung für die Teilnehmer zu bewerten. Dies bietet eine vollständige Bilanz der Veranstaltung, damit Sie wissen, wo Sie stehen.

Virtuelle Optionen berücksichtigen

Wie wir alle wissen, hat die globale Pandemie die Veranstaltungsbranche auf den Kopf gestellt. Aber es gab einen Silberstreif am Horizont: Event-Organisatoren konzentrierten sich auf die Verbesserung des virtuellen Erlebnisses, etwas, das die meisten Events auf Eis gelegt hatten. 

Heute müssen Event-Organisatoren überlegen, ob (und dann wie) eine virtuelle Komponente in ihre Events zu integrieren. Egal, ob es sich um eine reine virtuelle Veranstaltung oder um eine hybride Veranstaltung handelt, die persönlich und online kombiniert, Ihnen steht eine Vielzahl von Tools zur Verfügung. Hier sind zwei zu beachten, von denen Sie jeweils eine virtuelle Komponente nahtlos in Ihre Eventstrategie integrieren können:

Cvent. Virtuelle Veranstaltungen sind mittlerweile ein wichtiger Bestandteil des Cvent-Gastgewerbe-Portfolios. Die Virtual Events-Plattform umfasst einen Teilnehmer-Hub für erweitertes Networking, die Planung von Meetings, Video-Breakout-Räume und herunterladbare Inhalte. 

Bizzaboo. Diese Plattform unterstützt virtuelle, hybride und persönliche Veranstaltungen, was bedeutet, dass Sie eine breite Palette von Veranstaltungstypen entwickeln können, ohne nach neuen Tools suchen zu müssen. Bizzaboo bietet auch viele Integrationen, damit Sie Ihre Erfahrung anpassen können.

Teilnehmen. Mit vollständig integrierten browserbasierten Streaming-Funktionen macht die Plattform von Attendify den virtuellen Teil Ihrer Veranstaltung genauso ansprechend wie den persönlichen Auftritt. Es gibt eine gebrandete Community-Homepage, interaktive Sitzungen und solides Networking ? all dies lässt eine virtuelle Veranstaltung lebendig werden.

Logistik sperren

Selbst der versierteste Eventplaner braucht Zeit, um ein erfolgreiches Event zu planen. Geben Sie sich mindestens 3 Monate Vorlaufzeit, mit einem idealen Zeitfenster von etwa 6 Monaten. Beeilen Sie sich nicht, wenn Sie Ihr Datum festlegen. Berücksichtigen Sie Feiertage (sowohl in Ihrem Gastland als auch solche, aus denen die Teilnehmer kommen können), schauen Sie sich konkurrierende Branchenveranstaltungen an und werfen Sie auch einen Blick auf den Schulkalender. Sie möchten auch Ihre Programmsäulen wie Redner und Unterhaltung im Mittelpunkt Ihrer Veranstaltung ansprechen. 

Wenn Sie dann einige Termine im Kopf haben ( ein Ziel und zwei Backups), wenden Sie sich an Ihre Auswahlliste für den Veranstaltungsort. Sie werden vielleicht feststellen, dass das Datum Ihnen tatsächlich hilft, Ihre Auswahl einzugrenzen. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Top-Veranstaltungsort Ihre bevorzugten Daten nicht aufnehmen kann, können Sie sich entweder woanders umsehen oder sich mit Ihren Stakeholdern austauschen, um zu sehen, ob die Flexibilität vorhanden ist. Obwohl Sie dies selbst entscheiden müssen, ist es oft besser, den idealen Termin als den idealen Veranstaltungsort zu wählen, da es fast unmöglich ist, Termine perfekt aufeinander abzustimmen!

Erstellen Sie Ihren Masterplan

Dies ist Ihre “Bibel.” Es ist das Dokument, das alle Fragen beantworten sollte. Es ist die einzige Quelle der Wahrheit. Es kann im Laufe der Zeit aktualisiert werden, also stellen Sie sicher, dass die Dateinamen das neueste Update widerspiegeln und Sie regelmäßig daran erinnern, dass die Leute auf die neueste Version zugreifen

Ihr Masterplan wird alle Teile von Ihre Veranstaltung:

• Location, Catering und Lieferantenlogistik

• Referenten- und Unterhaltungsmanagement, einschließlich Verträgen, Reisen und anderer Logistik

• Geschätzter Zeitplan, aufgeschlüsselt nach Liefergegenstand und Aufgabeneigentümer

• Registrierungsverwaltung (beide Pre-Show und vor Ort)

• Druck und Beschilderung

• Marketing- und PR-Plan

• Programm, Aktivitäten und Unterhaltung

• Kontakt informieren für externe Anbieter

Betrachten Sie dies als Ihre “sparen Sie mir Zeit beim Beantworten von E-Mails über jedes Detail” Dokument. Nicht, dass es nicht viele E-Mails geben würde! Es ist nur so, dass Sie so viel „Selbstbedienung” Informationen wie möglich, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Build Your Brand 

Branding hilft Ihnen zu definieren, wofür die Veranstaltung steht, wen sie anspricht und was die Teilnehmer davon erwarten können. Stellen Sie sicher, dass Sie all diese Dinge in der Marke Ihrer Veranstaltung widerspiegeln! Sie möchten etwas, das sowohl einzigartig als auch relevant ist, eine Marke, die bei Ihrem Publikum Anklang findet und zu der übergreifenden Markenstimme und Mission Ihres Unternehmens aufsteigt.

Wenn es gut läuft, und Das Branding von event kann dem Test der Zeit standhalten und zu einer Institution werden. Denken Sie an Dreamforce in San Francisco oder SXSW in Austin. Eine Konferenz kann zu einer Säule der gesamten Marketing-, Branding- und Kundenbindungsstrategie Ihres Unternehmens werden. Natürlich profitieren auch kleinere Events vom Branding, das Events hochwertiger, exklusiver und intimer erscheinen lässt. Setzen Sie die Kraft der Marke mit Bedacht ein!

Identifizieren Sie Partner, um den Erfolg zu steigern

Sobald Sie Ihr Event gebrandet haben, können Sie Partner und Sponsoren ansprechen, die es noch erfolgreicher machen können. Dieser Ansatz hängt von Ihrem Ereignistyp ab. Bei gewinnorientierten Veranstaltungen können Sponsoren Einnahmen generieren. Oder sie können bei Firmenkundenkonferenzen einfach dazu beitragen, dass die Veranstaltung rentabel wird. Für Veranstaltungsplaner, die mit mehreren Unternehmen zusammenarbeiten, können lokale Partnerschaften mit anderen kleinen Unternehmen Ihre Margen verbessern, Ihr Marketing effektiver gestalten und/oder die Gesamtqualität Ihrer Veranstaltungsangebote verbessern. 

Denken Sie daran, dass die richtigen Partnerschaften Ihren Erfolg auf andere Weise steigern können. Partner können sich auch in anderen Communities für Ihre Veranstaltung einsetzen. Sie könnten beispielsweise mit einem Ihrer größten Kunden zusammenarbeiten, um an Ihrem jährlichen Festzelt-Event teilzunehmen, was die Cross-Marketing-Möglichkeiten erweitert. Das Hauptkriterium bei der Auswahl von Partnern für Ihre Veranstaltung ist die Ausrichtung: Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen gewählte Marke der Stimme Ihrer eigenen Marke und dem Zweck und Ton Ihrer Veranstaltung entspricht.

Erstellen Sie Ihre PR- und Marketingpläne

Sobald Ihre Veranstaltung einen definierten Zweck, einen klaren Masterplan, eine solide Marke und eine Schiefertafel hat von Co-Partnern und/oder Sponsoren sind Sie bereit, Ihre PR- und Marketingpläne zu erstellen. Hier sind die wichtigsten Elemente:

Earned Media. Dies ist Ihr Medien- und PR-Plan . Wie werden Sie die Medien erreichen und sie für Ihre Veranstaltung begeistern? Werden Sie die Medien vor Ort hosten? Welche relevanten Geschichten können Sie als Story-Hooks verwenden? Wie können Sie Redner gewinnen, um Ihre PR-Bemühungen zu verstärken?

Eigene Medien. Dies ist Ihr Unternehmensblog , Social-Media-Handles, E-Mail-Newsletter, Kundenlisten und alle internen Mitarbeiternetzwerke. Welche Inhalte werden Sie vor, während und nach der Veranstaltung erstellen? Wie werden Sie diese Inhalte in Earned- und Paid Media nutzen?

Paid Media. Das ist alles kostenpflichtig Marketing Aktivitäten. Welche Kanäle nutzen Ihre Zielteilnehmer am häufigsten? Wo finden Sie das Beste für Ihr Geld? Wer wird die Creative-, Text- und Anzeigenplatzierungen verwalten?

Besprechungshäufigkeit näher am Ereignis erhöhen

Meetings sind der effektivste Weg, um das Team einzuberufen und Last-Minute-Probleme zu bearbeiten. Erhöhen Sie die Häufigkeit Ihrer Meetings, wenn die Veranstaltung näher rückt, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben. Siehe den nächsten Punkt.

Definieren Sie Ihren Tag der Prozesse und des Run-of-Show

Wenn Sie die Häufigkeit von Meetings erhöhen, möchten Sie auch Ihren Tag der Prozesse klar definieren. Diese Vorausplanung reduziert Überraschungen, erhöht die Übersichtlichkeit und verringert (irgendwie) Stress. Ziehen Sie im Zweifelsfall den Run-of-Show zu Rate!

Ihr Run-of-Show sollte alle relevanten Details skizzieren und alle wesentlichen Informationen an einer einzigen Stelle zusammenfassen, damit Sie sich konzentrieren können weniger auf die Vermittlung von Informationen und mehr auf das Management der Veranstaltung. Dinge können und werden schief gehen; Sie müssen alles automatisieren, was Sie können, um Ihnen die Zeit und den Freiraum zu geben, um den unvermeidlichen Curveball zu bewältigen.

Ein Run-of-Show hat ein paar Must-Haves:

 Verwenden Sie die Titelseite, um die Kontaktinformationen der Teamleiter hervorzuheben. Identifizieren Sie klar, wer für was verantwortlich ist, damit die richtige Person die Anfrage zuerst erhält, ohne jemand anderen verfolgen zu müssen.

Zeitplan. Eine stündliche Aufschlüsselung, was wo passiert, wer verantwortlich ist und was bis wann erledigt werden muss. Dies ist der organisatorische Traum eines Projektmanagers! 

Aufschlüsselung. Das Ende der Veranstaltung markiert selten das Ende der Arbeit. Skizzieren Sie alles, was nach dem Ende der Show passiert, um sicherzustellen, dass die Aufteilung geordnet und rechtzeitig erfolgt. 

Je nach Komplexität Ihrer Veranstaltung möchten Sie vielleicht einen Lauf machen -of-Show für jeden Raum/jede Bühne, die eine Aufschlüsselung von allem beinhaltet, was jeden Tag passiert. Ziehen Sie diese einzelnen Dokumente dann in eine Master-Run-of-Show, die den Tag der Veranstaltung reibungslos abläuft.

Streichen Sie die Post-Mortem nicht ab

Eine erfolgreiche Veranstaltung zu beenden ist stressig --  und lohnend! Trotzdem ist keine Veranstaltung ohne Fehler. Lassen Sie das Teammeeting nach der Veranstaltung nicht ab, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Sie müssen dies tun, solange es frisch ist; andernfalls werden die Leute vergessen und die Erkenntnisse werden verblassen. 

Fragen an Ihr Team:

• Was lief gut? 

• Was lief schlecht? p>

• Wenn wir das noch einmal machen würden, was würde sich ändern und was nicht?

Eine ordnungsgemäße Obduktion beinhaltet auch das Feedback der Teilnehmer. Möglicherweise entdecken Sie einige Bereiche, die Sie zuvor nicht berücksichtigt hatten, oder einige Probleme, die übersehen wurden. Außerdem erhältst du viele wertvolle Einblicke, um das nächste Event noch besser zu machen!