Finanzielle Führung im Gastgewerbe ? Was ist das System?
Wenn wir in unserem Hotel eine finanzielle Führung aufbauen, konzentrieren wir uns auf das von uns verwendete System. Wenn ich in diesem Zusammenhang "System" sage, spreche ich nicht von einem Computersystem. Wir können einen Computer und Software verwenden, wenn wir die Prognosen und Budgets erstellen. Worüber ich in diesem Artikel spreche, ist das Finanzkommunikationssystem. Was ist mein System zum Erstellen von Finanzinformationen in meinem Hotel? Wie funktioniert es und wie kann ich das System verbessern und ein besseres Ergebnis erzielen? Dieser Artikel konzentriert sich auf die Erstellung und Pflege eines effektiven Geschäftssystems in Ihrem Hotel.
?Systeme sind alles für ein Unternehmen. Verändere die Leute nicht. Ändern Sie das System.? ? Steve Chandler
Wenn die Leute das Geschäftssystem gut verstehen und verwenden, erzielen wir ein hervorragendes Ergebnis. Wenn die Leute das Geschäftssystem nicht verstehen und dem Geschäftssystem nicht folgen können, erhalten wir ein schlechtes Ergebnis. Was ist das Geschäftssystem in Ihrem Hotel?
Per Definition produziert ein System etwas. In der Hotellerie haben wir viele Systeme, die wir erstellen, verwalten und befolgen. Im operativen Bereich haben wir viele großartige Beispiele für Systeme, die wir verwenden, um effektiv zu verwalten. Ein gutes Beispiel ist das System, das Housekeeping verwendet, um das Haus zu drehen. Wir wachen jeden Tag mit Hunderten von schmutzig besetzten Zimmern auf und bewegen uns durch unser System, um diese Zimmer auszuchecken und zu reinigen und sie schließlich ein paar Stunden später wieder zu verkaufen. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber es gibt ein System, dem man folgen muss; seine dauerhafte Gesundheit zu verwalten und sicherzustellen, ist für unseren Wohlstand von größter Bedeutung. Zimmerinventar wird erstellt, Abteilungen zugewiesen, Personal eingesetzt, gereinigt wird, die Zimmer kommen nacheinander zurück, vielleicht besichtigen wir sie und sind bereit für den nächsten Gast. Jeden Tag, an dem wir mit dem System arbeiten, lernen wir, was funktioniert hat, und wir passen uns an und innovieren dort, wo es nicht funktioniert hat.
"Ich kann nicht sagen, ob die Dinge besser werden, wenn wir uns ändern; Ich kann nur sagen, dass sie sich ändern müssen, wenn sie besser werden wollen.? ? Georg C. LichtenbergMit dem Finanzteil in unserem Hotel sehen wir den Prozess natürlich nicht als System, das wir entwickeln und weiterentwickeln können. Der Grund, warum wir dies nicht ohne weiteres sehen, ist, dass das System verborgen ist und von den meisten Führungskräften nicht verwendet wird. Die meisten Hotels erstellen keine monatlichen Prognosen und bringen ihre Manager nicht dazu, sich am Finanzsystem zu beteiligen. Das System in den meisten Hotels besteht darin, dass der Controller oder Finanzdirektor die Prognose erstellt und diese mit dem GM überprüft und dann an das Unternehmen gesendet wird.
In einigen Fällen werden die Abteilungsnummern an die Betriebsleiter weitergegeben in der Hoffnung, dass sie diese Ziele erreichen wollen. Sehr selten finden wir Hotels mit Prognosen und Budgets, die von den Vorgesetzten erstellt wurden. Diese Vorgesetztenkreation ist das Niveau, das Sie in Ihrem Hotel anstreben sollten. Stellen Sie sich vor, Ihre Abteilungsleiter wissen, wie viel Umsatz in diesem Monat erwartet wird. Gleichzeitig kennen sie die entsprechenden Ausgaben, die für den gleichen Zeitraum geplant sind, im Detail aus einer Null-Basis. Mit ihrer Gehaltsabrechnung kennen sie ihre Personalformel und deren fixe und variable Bestandteile. Stellen Sie sich zum Schluss vor, Ihre Manager verfolgen ihre Einnahmen im Monat für den Monat und passen dann ihre Ausgaben und Gehaltsabrechnungen an, um ihren Ablauf zu kontrollieren.
Wenn wir kein System haben, um dies zu verfolgen ist unmöglich und führt dazu, dass der Hund mit dem Schwanz wedelt. Auf einen umsatzmäßig herausfordernden Monat können wir weitgehend nicht reagieren. Wir können nicht reagieren, weil niemand weiß, was in seinen Aussagen steckt. Vielleicht lesen Sie das und schütteln den Kopf. Warum ist dies der Fall? Warum ist es so schwer, meinen Hotels und ihren Abteilungsleitern ihre Zahlen mitzuteilen?
Die Antwort lautet: Sie haben kein System, dem sie folgen können. Es gibt kein gutes System für die Finanzkommunikation im Hotel. Wir würfeln jeden Monat. Wir würfeln in der Hoffnung, dass die Einnahmen eintreten, und wenn sie es tun, erwarten wir, dass sich ein bestimmtes Gewinnbild ergibt. Wenn es so ist, ist das großartig. Wenn es nicht passiert, sind wir überrascht. Was ist mit den Einnahmen passiert und warum sind die Kosten so hoch? Hat das niemand kommen sehen und hat niemand reagiert? Die Antwort 19 von 20 ist, das ist richtig, niemand weiß, was die HE Doppelhockeyschläger LL finanziell in ihrem Hotel vor sich haben. Abteilungsleiter wissen nicht, ob sie ihre Einnahmen erzielen oder nicht, und sie haben keinen Plan für den Tag, an dem das Telefon nicht mehr klingelt.
All das liegt daran, dass das Hotel kein Finanzmanagementsystem hat . Die Führungskräfte haben das System nicht im Hotel erstellt. Dieses System kann man nicht kaufen. Es muss von der erstellt und gepflegt werden; GM, dem Finanzdirektor, den Führungskräften und jedem Abteilungsleiter. Es geht nicht anders. Die Aufmerksamkeit für dieses System ist eine ständige tägliche Aufgabe, die die Besessenheit des gesamten Teams unter der Leitung des GMs sein muss. Es ist für die Gesundheit des Hotels ebenso wichtig wie die Besessenheit von großartigem Gästeservice und herausragendem Mitarbeiterengagement. Ohne diese finanzielle Besessenheit ist der Patient, das Hotel, dem Zufall überlassen. Der Zufall ist die Entwicklung von Veranstaltungen ohne jegliches Design.
Schaffen Sie ein finanzielles Führungssystem in Ihrem Hotel. Es beginnt mit der monatlichen Prognose. Jede Führungskraft, die Einnahmen erwirtschaftet, Ausgaben konsumiert und Arbeit einplant, nimmt an der Erstellung von Prognosen teil. Der Forecast wird von den Abteilungsleitern erstellt und vom Finanzdirektor konsolidiert. Um die übergeordneten finanziellen Ziele des Hotels zu erreichen, sind unweigerlich Änderungen an den Details der Prognose erforderlich. In diesem Fall können wir nicht einfach Änderungen vornehmen und hier ein wenig Einnahmen hinzufügen und dort ein wenig Ausgaben und Gehaltsabrechnungen kneifen. Führungskräfte müssen diese Änderungen an ihren Prognosen vornehmen, um ein Buy-In sicherzustellen. Ohne diese Buy-Ins zeigen Ihre Führungskräfte buchstäblich mit dem Mittelfinger auf Sie. Machen Sie diesen kritischen Fehler nicht. Stellen Sie sicher, dass alle Führungskräfte den Monat mit dem Wissen über ihre Zahlen beginnen und sicherstellen, dass sie ihre eigenen Zahlen erstellt haben. Machen Sie nicht den fatalen Fehler, den so viele machen, und überspringen Sie diesen Schritt.
Der zweite Teil des Systems besteht darin, dass wir den Zahlen eine Stimme geben, die richtige Stimme und wir sorgen dafür, dass jeder sie jeden Tag hört. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich in ein Hotel gehe und die Manager frage, wie sich die Zimmereinnahmen diesen Monat entwickeln oder wie die Banketteinnahmen sind. Sie sehen mich an, als hätte ich sie gerade gefragt, wie ihre Ballettstunde war. Finanziell engagierte Führungskräfte müssen ihre Zahlen kennen. Um dabei zu helfen, machen wir die Zahlen in unserer täglichen Kommunikation genauso wichtig wie den Gästeservice und das Engagement der Kollegen. Führungskräfte müssen jeden Tag wissen, wie hoch der Umsatz gestern und seit Monaten für Zimmer sowie Speisen und Getränke war. Sie müssen die Abholung in beiden Bereichen und die Brücke kennen, um die prognostizierten Einnahmen für den Monat zu erzielen. Wir stellen sicher, dass jedes Kommunikationsmeeting und jede Aufstellung das Finanzupdate enthält. Für unser gesamtes Führungsteam ist es von entscheidender Bedeutung, jeden Tag zu wissen, wo unser Geschäft von einem Umsatzpunkt aus steht.
Die Verfolgung des Umsatzanstiegs im Monat für den Monat ist unerlässlich, da dies den Führungskräften ermöglicht, ihre Ausgaben und Gehaltsabrechnungen geplant zu haben ihre Ausgaben entsprechend der Entwicklung der Einnahmen anzupassen. Die Anpassung der Gehaltsabrechnung und der Ausgaben ist die Quintessenz der Maßnahmen, die unsere Führungskräfte erreichen können. Um zu drehen, wenn wir 10 % auf der oberen Linie für die Vorhersage liegen, ist der Zug, für den wir trainieren. Wenn wir unseren Managern nicht beibringen, ihre Ausgaben an die prognostizierten Einnahmen im Monat für den Monat anzupassen, verpassen wir die Möglichkeit, den Flow-Through zu verwalten. Es ist völlig unangemessen, es jemand anderem zu überlassen, die Alarmglocke zu läuten. Es ist unverzeihlich, mitten im Monat einen Blick darauf zu werfen und zu sehen, wie sich die Dinge ?entwickeln?. Wir müssen die Zahlen täglich, die Abholung, die Brücke und die neuesten Prognosen hören, damit wir unsere Ausgaben in dem Monat anpassen können, in dem wir uns befinden. Der Monat für den Monat ist unser Schlachtruf!
Der vierte Teil ist die Überprüfung der Finanzdaten zum Monatsende durch dieselben Führungskräfte und Manager, die die Prognose erstellt, ihre Fortschritte verfolgt und ihre Anpassungen vorgenommen haben. Sie überprüfen die frisch gedruckten GuV- und Hauptbuchdetails, um sicherzustellen, dass ihre Zeilen die von ihnen verwalteten Werte und nicht andere Zahlen aufweisen. Dies stellt sicher, dass wir den Kreis schließen und jeder Manager und jede Führungskraft über die Werkzeuge und Prozesse verfügt, um seinen eigenen Teil unseres Finanzprozesses zu besitzen. Diese Eigenverantwortung ist der Schlüssel zu den laufenden monatlichen Finanzaufgaben, die wir übernehmen.
Der letzte Teil des Finanzführungssystems im Hotel besteht darin, dass jeder Manager und jede Führungskraft, die am System teilnimmt, seinen eigenen Kommentar schreibt und detailliert detail die Planung und Durchführung ihres Teils der Prognose und des Monatsgeschäfts. Notieren Sie, was funktioniert hat und was nicht. Lernen Sie jeden Monat und wissen Sie, dass die Arbeit nie erledigt oder gemeistert werden wird.
Die Verwaltung der Betriebsfinanzen in Ihrem Hotel ist nicht schwierig. Was es schwierig macht, ist, dass viele Leute und Abteilungen involviert sind und die Zeit marschiert. Um dem entgegenzuwirken, brauchen wir ein einfaches, effektives System für die finanzielle Führung. Wir brauchen ein Kommunikationssystem für die finanzielle Führung im Gastgewerbe.
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