Mit dem Beginn des Jahres 2025 sind in der Hotelbranche neue Lösungen entstanden, um die einzigartigen Herausforderungen zu bewältigen, denen Hotels, Restaurants, Resorts und andere dienstleistungsorientierte Einrichtungen gegenüberstehen. Moderne Mitarbeiterverwaltungssoftware geht über die einfache Planung hinaus – sie automatisiert die Gehaltsabrechnung, verfolgt die Arbeitskosten und stellt die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicher.
Die Mitarbeiterverwaltungssoftware im Gastgewerbe hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Über einfache Planungstools hinaus umfassen diese Plattformen jetzt Echtzeitkommunikation, mobile Funktionen und eine schnelle Integration mit anderen HR-Systemen.
In diesem Artikel untersuchen wir die besten Softwarelösungen zur Mitarbeiterverwaltung, ihre Vorteile und die technologischen Trends, die diesen Sektor prägen.
Was ist eine Arbeitsmanagement-Software für die Hotellerie?
Personalmanagement-Software für das Gastgewerbe ist eine spezialisierte Suite von Tools, die entwickelt wurden, um Personalherausforderungen im Gastgewerbe zu bewältigen, indem die Belegschaft effektiver verwaltet wird. Traditionelle Zeitpläne und Arbeitszeitnachweise haben sich zu kompletten Systemen entwickelt, die Einstellung, Einarbeitung, Schulung, Zeitplanung, Leistungsverfolgung, Gehaltsabrechnungsintegration und Compliance abwickeln.
Hier sind einige der Hauptfunktionen einer Mitarbeiterverwaltungssoftware für das Gastgewerbe:
Effiziente Planung: Im Gastgewerbe sind oft dynamische, flexible Schichtzuweisungen erforderlich, um wechselnden Gästezahlen, Saisonalität und Veranstaltungsbuchungen Rechnung zu tragen. Personalmanagement-Software erleichtert Managern das schnelle Erstellen, Bearbeiten und Freigeben von Dienstplänen.
Echtzeitüberwachung: Durch die Verfolgung von Arbeitskosten und Anwesenheit in Echtzeit erhalten Manager Einblick in den Personalbedarf und haben Zeit, Anpassungen vorzunehmen und Unter- bzw. Überbesetzung zu vermeiden.
Leistungsverfolgung: Viele Lösungen bieten Leistungsmetriken, um Schulungsbedarf zu ermitteln, die besten Leistungsträger hervorzuheben und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Branchenstandards erfüllen.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Mindestlohnvorschriften und Überstundengrenzen kann im Gastgewerbe eine Herausforderung sein. Arbeitsmanagementsoftware enthält häufig integrierte Compliance-Funktionen.
Integration: Effektive Arbeitsmanagementplattformen lassen sich nahtlos in die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Buchhaltung sowie in andere HR-Systeme integrieren. So wird der Datenfluss optimiert und die manuelle Eingabe reduziert.
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Die 5 besten Workforce-Management-Softwares für die Hotellerie
Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe muss im Jahr 2025 eine breite Palette an Funktionen bieten, wie z. B. eine robuste Planung, Echtzeit-Einblicke und einfache Integrationen. Werfen wir einen Blick auf fünf der besten Optionen auf dem Markt und ihre wichtigsten Funktionen:
Wenn ich arbeite
When I Work begann als einfache Planungsanwendung, hat sich aber zu einer umfassenden Workforce-Management-Lösung entwickelt. Die intuitive Benutzeroberfläche wurde mit Blick auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt und ist praktisch für kleinere Restaurants und mittelgroße Hotels, die nicht über umfangreiche Personalressourcen verfügen.
Hauptmerkmale:
Drag-and-Drop-Planung für die schnelle Bereitstellung von Schichten.
Mobile Benachrichtigungen in Echtzeit für Schichtänderungen und Ankündigungen.
Integrierte Zeituhr, die standortbasiertes Einstempeln unterstützt.
Grundlegende Arbeitsanalysen zur Kostenkontrolle.
Warum sollten Sie sich für „When I Work“ entscheiden? Es ist ideal für Unternehmen, die eine kostengünstige Planung ohne komplexe HR-Funktionen benötigen. Es ist die ideale Wahl für Manager, die den Planungsprozess optimieren und den Verwaltungsaufwand von schichtbasierten Organisationen reduzieren möchten.
HotSchedules
HotSchedules ist seit langem ein fester Bestandteil der Gastronomie, insbesondere für Restaurants und Cafés. Es ist für seine robuste Planung und Bestandsverwaltung bekannt und bietet erweiterte Prognosetools, mit denen Manager den Personalbedarf an die Kundennachfrage anpassen können.
Hauptmerkmale:
Prognosetools zur Vorhersage des Personalbedarfs auf Grundlage historischer Daten.
Automatisierte Planung, die Verfügbarkeit und Compliance-Regeln berücksichtigt.
Zeit- und Anwesenheitserfassung mit robusten Berichtsfunktionen.
Chat-Funktion für sofortige Kommunikation und Zusammenarbeit.
HotSchedules eignet sich am besten für Restaurants, Hotels und Resorts, die eine erweiterte Personalplanung und eine strengere Kostenkontrolle benötigen. Die Skalierbarkeit der Plattform kommt Ketten mit mehreren Filialen erheblich zugute.
Stellvertreter
Deputy ist ein weiterer starker Konkurrent im Bereich der Hotelplanung. Das Unternehmen zeichnet sich durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben aus und bietet eine benutzerfreundliche mobile Plattform, die von den Mitarbeitern geschätzt wird. Zu den Funktionen von Deputy gehören Schichttausch, Ankündigungen und eine optimierte Urlaubsverwaltung.
Hauptmerkmale:
Mobile App für Mitarbeiter zum Anzeigen von Dienstplänen und Beantragen von Urlaub.
Automatisierte Planung, um Schichtanforderungen dem verfügbaren Personal anzupassen.
Umfangreiche Compliance-Funktionen, einschließlich der Aufzeichnung von Audits.
Integration mit Gehaltsabrechnungs- und Point-of-Sale-Systemen (POS).
Deputy eignet sich gut für mittelgroße Hotels und Restaurants sowie Veranstaltungsunternehmen, die ein agiles, benutzerfreundliches System benötigen. Deputys benutzerfreundliches Design verkürzt die Lernkurve für Mitarbeiter, die mit der Technologie nicht vertraut sind.
BambooHR
BambooHR ist in der Regel für seine umfassenden HR-Management-Lösungen bekannt, hat aber auch bei Gastronomiebetrieben durch seine leistungsstarken Funktionen zur Personalverfolgung und Mitarbeiterbindung an Popularität gewonnen. Neben der Personaleinsatzplanung bietet BambooHR Module für Talentakquise, Onboarding und Leistungsbewertung.
Hauptmerkmale:
Bewerberverfolgung zur Optimierung der Einstellung in einer Branche mit hoher Fluktuation.
Onboarding-Workflows, die den Erfolg neuer Mitarbeiter sicherstellen.
Leistungsmanagement-Tools zum Setzen und Überprüfen von Zielen.
Umfassende Analysen zum Engagement und zur Fluktuation der Mitarbeiter.
BambooHR kann große Vorteile für Hotels, Resorts und Betriebe mit mehreren Abteilungen bieten, die eine All-in-One-HR-Suite statt einer eigenständigen Planungslösung wünschen.
Connecteam
Connecteam konzentriert sich auf die Vernetzung und Einbindung der Belegschaft und bietet Tools für Kommunikation, Schulung und Planung. Es wurde zur Zentralisierung organisatorischer Prozesse entwickelt und eignet sich für größere Gastronomiebetriebe, die nach einer Komplettlösung suchen.
Hauptmerkmale:
In-App-Chat für die Zusammenarbeit im Team und Mitarbeiter-Updates.
Schulungsmodule für Mitarbeiter mit integrierten Tests.
Standortbasierte Zeituhr für eine genaue Anwesenheitserfassung.
Anpassbare Aufgabenverwaltung und Workflow-Automatisierung.
Connecteam eignet sich hervorragend für größere Hotels, Ketten und Franchiseunternehmen, die eine Plattform benötigen, um unterschiedliche Abteilungen oder Standorte zu vereinen. Es zeichnet sich dadurch aus, dass es über einen zentralen digitalen Hub dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Vorteile einer Personalmanagement-Software für das Gastgewerbe
Die Investition in eine Personalmanagementplattform für das Gastgewerbe bringt viele Vorteile mit sich, die sich auf Betrieb, Finanzen und Mitarbeiterzufriedenheit erstrecken. Diese Vorteile schlagen sich in greifbaren Kapitalrenditen nieder und ermöglichen es Gastgewerbebetrieben, effizient zu arbeiten und gleichzeitig ein hohes Maß an Servicequalität aufrechtzuerhalten.
Hier sind einige dieser Vorteile:
Verbesserte Planung: Durch die Automatisierung der Schichtzuweisung werden manuelle Fehler minimiert, Planungskonflikte reduziert und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert.
Verbesserte Genauigkeit der Gehaltsabrechnung: Stundenzettel werden in die Gehaltsabrechnung integriert. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Lohnfehlern, die das Vertrauen der Mitarbeiter schädigen können.
Kostenkontrolle: Tools zur Echtzeitverfolgung und Prognose der Arbeitskosten helfen Unternehmen, eine Überbesetzung zu vermeiden und so Arbeitskosten zu sparen.
Compliance und Risikominderung: Integrierte Compliance-Prüfungen gewährleisten die Einhaltung der Arbeitsgesetze und verhindern Bußgelder und rechtliche Komplikationen.
Besseres Engagement der Mitarbeiter: Plattformen mit Kommunikations- und Schulungsfunktionen halten die Mitarbeiter informiert, engagiert und motiviert.
Datengesteuerte Entscheidungen: Detaillierte Analysen bieten Einblicke in Arbeitsstunden, Produktivität und Fluktuationsraten und ermöglichen dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen.
So nutzen HR-Teams Managementsoftware im Gastgewerbe
HR-Teams im Gastgewerbe übernehmen umfangreiche Aufgaben – Rekrutierung, Onboarding, Personaleinsatzplanung, Leistungsbeurteilungen, Leistungsverwaltung und Compliance. So nutzen sie Managementsoftware, um HR-Praktiken zu vereinfachen und zu optimieren:
Optimiertes Onboarding: Automatisierte Arbeitsabläufe führen neue Mitarbeiter durch den erforderlichen Papierkram, Schulungsmodule und die Bestätigung von Richtlinien und beschleunigen so den Onboardingprozess.
Optimierte Personalbesetzung: Erweiterte Analysen unterstützen die Personalabteilung bei der Ermittlung der optimalen Personalstärke und stellen sicher, dass Rezeption, Housekeeping und Küche sowohl in Spitzen- als auch in Nebenzeiten ausreichend besetzt sind.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Integrierte Compliance-Prüfungen für Mindestlohn, Überstunden und Essenspausen helfen HR-Teams, die gesetzlichen Grenzen einzuhalten.
Leistungsverfolgung: Personalmanager können Ziele festlegen und verfolgen, Leistungskennzahlen überwachen und problemlos die leistungsstärksten Mitarbeiter für Beförderungen oder zusätzliche Schulungen identifizieren.
Kommunikation und Engagement: Unternehmensankündigungen, Richtlinienänderungen und Lob für herausragende Mitarbeiter können sofort über zentrale Kommunikationsplattformen geteilt werden.
Funktionen, auf die Sie bei einer Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe achten sollten
Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen, wenn es um die Auswahl einer Workforce-Management-Lösung für die Gastronomie geht. Allerdings sind bestimmte Funktionen und Fähigkeiten im Allgemeinen für den Erfolg erforderlich:
Benutzerfreundliche Oberfläche: Angesichts der hohen Personalfluktuation und der vielen Saisonkräfte sollte ein Softwaresystem intuitiv und leicht zu erlernen sein, um den Schulungsaufwand zu minimieren.
Integrationsfunktionen: Die Möglichkeit zur Verbindung mit vorhandenen HR-, Gehaltsabrechnungs- und Kassensystemen gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss.
Mobile Funktionalität: Mitarbeiter im Gastgewerbe arbeiten oft im Stehen; eine mobile App ermöglicht Echtzeitzugriff auf Zeitpläne, Schichtanfragen und sofortige Kommunikation.
Compliance-Tools: Die integrierte Einhaltung lokaler und bundesstaatlicher Arbeitsgesetze schützt Unternehmen vor Geldstrafen und rechtlichen Problemen.
Skalierbarkeit: Das System sollte Schwankungen in der Personalgröße berücksichtigen, insbesondere während der Hochsaison.
Analyse und Berichterstattung: Dateneinblicke in Arbeitskosten, Mitarbeiterleistung und Fluktuationsraten helfen bei der Verfeinerung und Verbesserung von HR-Strategien.
Kundensupport: Zuverlässige Supportleistungen, einschließlich Unterstützung bei der Einarbeitung und Fehlerbehebung, sind zur Minimierung von Ausfallzeiten unerlässlich.
Wichtige Überlegungen zur Auswahl der richtigen Software
Bevor Unternehmen eine endgültige Entscheidung für eine Workforce-Management-Plattform im Gastgewerbe treffen, müssen sie einige wichtige Aspekte bewerten:
Budget: Die Preise können je nach Funktionen der Software, Anzahl der Benutzer und Abonnementmodell stark variieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wahl in Ihren Finanzplan passt, ohne dass Sie auf wichtige Funktionen verzichten müssen.
Skalierbarkeit: Die Software sollte sich problemlos an erhöhte Personal- und Betriebsanforderungen anpassen, unabhängig davon, ob Sie neue Filialen eröffnen oder den bestehenden Betrieb erweitern.
Kundensupport und Schulung: Eine Lösung mit dediziertem Support, Schulungsmaterialien und Unterstützung vor Ort kann Ihren Übergang beschleunigen.
Integrationsanforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren aktuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungs-, Buchhaltungs- oder Immobilienverwaltungssystemen synchronisiert werden kann.
Benutzerfeedback: Es empfiehlt sich, Fallstudien zu lesen oder Referenzen von anderen Unternehmen im Gastgewerbe einzuholen, um die tatsächliche Leistung der Plattform einzuschätzen.
Zukünftige Trends in der Personalmanagementtechnologie für das Gastgewerbe
Workforce-Management-Software entwickelt sich ständig weiter und verändert sich, da die Hotelbranche immer fortschrittlichere Technologien nutzt. Künstliche Intelligenz (KI) ermöglicht beispielsweise eine vorausschauende Planung und analysiert vergangene Daten und externe Faktoren, um den Personalbedarf vorherzusagen. Mit dem Aufkommen der KI-Technologie können Sie detailliertere Einblicke in Arbeitskosten, Produktivität und Leistungskennzahlen erwarten, die zu besseren strategischen Entscheidungen führen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Wählen Sie eine Mitarbeiterverwaltungsplattform, die zur Größe, zum Budget und zu den Wachstumsplänen Ihres Unternehmens passt.
Suchen Sie nach Lösungen, die sich nahtlos in die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Buchhaltung sowie in jede andere spezielle Software für das Gastgewerbe integrieren lassen.
Stellen Sie sicher, dass die Lösung mit unterschiedlichen Personalgrößen und der Komplexität verschiedener Rollen umgehen kann.
Häufig gestellte Fragen
Wie trägt Workforce-Management-Software zur Senkung der Arbeitskosten bei?
Workforce-Management-Software optimiert die Personalzuteilung für Spitzen- und Nebenzeiten, indem sie genaue Prognosen und Echtzeitdaten liefert. Dies reduziert unnötige Überstunden und verhindert eine Überbesetzung, was zu einer effizienteren Planung, weniger Lohnabrechnungsfehlern und niedrigeren Arbeitskosten führt.
Lohnt es sich, in Verwaltungssoftware für ein kleines Gastronomieunternehmen zu investieren?
Ja, sogar kleine Gastronomiebetriebe können von der Automatisierung der Planung, der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Compliance-Verfolgung profitieren. Die anfänglichen Kosten mögen zwar hoch erscheinen, aber der ROI durch weniger Fehler, eine verbesserte Mitarbeitermoral und Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben kann die Investition lohnenswert machen.
Kann diese Software in vorhandene Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert werden?
Ja, die meisten modernen Hospitality-Management-Softwarelösungen bieten Integrationsmöglichkeiten mit gängigen HR- und Gehaltsabrechnungslösungen. Bevor Sie sich für eine Mitarbeiterverwaltungssoftware entscheiden, prüfen Sie immer die Kompatibilitätsliste der Software oder wenden Sie sich an den Anbieter, um einen reibungslosen Datenaustausch sicherzustellen.