Was ist Workforce-Management-Software? (+bestbewertete Lösungen)

Von Hotel Tech Report

Zuletzt aktualisiert Oktober 28, 2022

5 minuten gelesen


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Haben Sie Mühe, mit weniger Mitarbeitern als vor der Pandemie einen Fünf-Sterne-Service zu bieten? Steigen Ihre Arbeitskosten schneller denn je? Sie sind sicherlich nicht allein; Viele Hoteliers sind mit Arbeitskräftemangel, hohen Arbeitskosten und dem Druck konfrontiert, mit weniger mehr zu erreichen. Aber es muss nicht so sein; Workforce-Management-Software ist die moderne Technologie, die Sie benötigen, um Ihren Planungsprozess zu optimieren, kostspielige Überstunden zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Tatsächlich können Hotels erwarten, zwischen 3 % und 5 % der Arbeitskosten einzusparen, indem sie Workforce-Management-Technologie und Tools zur Automatisierung der Mitarbeiterplanung einsetzen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Besonderheiten von Workforce-Management-Software vor ? wie sie funktioniert, welche Funktionen sie bietet und welche Vorteile sie bieten kann. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung über die Implementierung von Workforce-Management-Software in Ihrem Hotel zu treffen, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, die Zeiterfassung ohne die Notwendigkeit von Stundenzetteln zu optimieren und manuelle Arbeitsabläufe zu rationalisieren.

What is Workforce Management Software?

Wenn Sie noch nichts von Workforce-Management-Software gehört haben, sind Sie vielleicht mit Arbeitsmanagement-Software vertraut. Beide Begriffe beziehen sich auf ein System, das Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung stellt, um Ihr Unternehmen effektiv zu besetzen, von der Planung und Prognose bis hin zur Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Im Laufe der Zeit wird ein Workforce-Management-System mit Eingaben wie Belegungsniveaus und Nachtproduktion von Zimmern Personalprognosen und -empfehlungen bereitstellen, die Ihnen helfen, die Arbeitskosten zu senken, Überstunden zu reduzieren und Überbesetzung zu vermeiden, während der gleiche Standard der Gästeerfahrung beibehalten wird.

Why is Workforce Management Software Necessary for Hotels?

Vielleicht haben Sie oder Ihre Manager Zeitpläne manuell festgelegt, und dieser Prozess funktioniert recht gut. Warum sollten Sie jetzt den Wechsel zu Workforce Management Software in Betracht ziehen? Die Art und Weise, wie Menschen heute arbeiten möchten, ist ganz anders als in der Vergangenheit, und Workforce-Management-Software kann Ihnen dabei helfen, auf dem Arbeitsmarkt relevant und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mit dem Wachstum der Gig Economy haben viele Servicemitarbeiter die Möglichkeit, ihre eigenen Arbeitszeiten festzulegen, wenn sie als Auftragnehmer von Unternehmen wie Uber, Instacart oder DoorDash arbeiten. Das Gastgewerbe muss mit diesen Giganten der Gig Economy konkurrieren, und die Mitarbeiter des Gastgewerbes wünschen sich mehr Flexibilität bei der Terminplanung und Work-Life-Balance. In ähnlicher Weise haben sich die Präferenzen der Mitarbeiter in Richtung Sofortzahlung verlagert ? Ihre Mitarbeiter wollen nicht ein oder zwei Wochen auf ihre Gehaltsschecks warten. Workforce-Management-Software bietet moderne, flexible Gehaltsabrechnungsoptionen, die Ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Finanzen geben.

Darüber hinaus sind viele Gastgewerbebetriebe mit Personalengpässen konfrontiert und müssen mit weniger Mitarbeitern das gleiche Gästeerlebnis bieten. Hoteliers wie Sie müssen Ihre Mitarbeiter effektiv einplanen, um die Fähigkeiten, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung haben, zu maximieren. Workforce-Management-Software bietet Ihnen die Tools, um nicht nur Mitarbeiter für Schichten einzuplanen, sondern auch Mitarbeiter mit den besten Fähigkeiten und Erfahrungen für jede einzelne Schicht einzuplanen.

Key Benefits of Workforce Management Software

Jetzt, da wir verstehen, warum Workforce-Management-Software zeitgemäß ist und welche Vorteile sie den Mitarbeitern bringt, fragen Sie sich vielleicht, welche Vorteile sie für Ihren Hotelbetrieb und Ihr Endergebnis bringen kann. Diese Technologie kann auf verschiedene Weise einen Mehrwert bieten:

  • Steigern Sie das Nettobetriebsergebnis: Hotels können die Arbeitskosten durch den Einsatz von Workforce-Management-Software um 3-5 % senken, und diese Kostensenkung führt zu einer Steigerung des Betriebsgewinns.

  • Effizienterer Planungsprozess: Manager können weniger Zeit mit der Planung verbringen, da die Workforce-Management-Software den Planungsbedarf basierend auf den von Ihnen festgelegten Arbeitsstandards und Ihrer prognostizierten Belegung prognostiziert.

  • Vermeiden Sie Personalprobleme, bevor sie auftreten: Workforce-Management-Software kann Ineffizienzen erkennen, sodass Sie diese beheben können, bevor es zu einer Überbesetzung oder unnötigen zusätzlichen Arbeitskosten kommt.

  • Verbessern Sie GOP und GOPPAR: Durch die Reduzierung von Überstunden und die strategische Nutzung von Auftragnehmern können Sie Ihren Bruttobetriebsgewinn pro verfügbarem Zimmer steigern.

  • Höhere Produktivität: Workforce-Management-Software gibt Ihnen Einblick in Produktivitätskennzahlen wie Minuten pro Zimmer, die für Reinigungen aufgewendet werden, aufgeschlüsselt nach Zimmertyp und Reinigungstyp, damit Sie Möglichkeiten finden, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen können.

  • Höherer Nettoinventarwert: Jede Steigerung des Nettobetriebsergebnisses erhöht wiederum den Nettoinventarwert Ihres Hotels, eine Kennzahl, die Eigentümer und Vermögensverwalter genau beobachten.

Features of Workforce Management Software

Workforce-Management-Software kann Ihrem Hotel einen erheblichen Mehrwert bieten, aber wie macht sie das? Hier sind die wichtigsten Funktionen von Workforce-Management-Software:

  • Arbeitsstandards: Ähnlich wie Ihr Immobilienverwaltungssystem Aufenthaltsregeln wie maximale Belegung und Mindestaufenthaltsdauer berücksichtigen kann, kann Ihre Personalverwaltungssoftware mit Ihren individuellen Personalanforderungen arbeiten. Die Software macht es normalerweise einfach, diese Anforderungen über ein assistentenähnliches Menü hinzuzufügen.

  • Integration von Betriebsdaten: Um genaue Prognosen und Zeitpläne zu erstellen, verbindet sich Ihre Workforce-Management-Software mit externen Quellen für Business Intelligence, wie z. B. Ihrem Immobilienverwaltungssystem oder Ihrer Buchhaltungssoftware. Diese Daten stellen sicher, dass die Planungsempfehlungen der Software am effizientesten sind und mit Ihrer prognostizierten Auslastung übereinstimmen.

  • Tägliche Übersicht über Zeitpläne: Manager können sich dank der Dashboards der Workforce-Management-Software mit nur einem Blick einen schnellen Überblick über den Personalbestand und die Zeitpläne verschaffen und bei Bedarf problemlos Änderungen vornehmen. Geschäftsführer, Eigentümer oder Führungskräfte auf Portfolioebene können auch Dashboards mehrerer Hotels gleichzeitig verwalten.

  • Integration von Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung: Durch die Verbindung Ihres Zeit- und Anwesenheitssystems können Sie Überstunden, Abwesenheiten, unpaarige Stempel und Verspätungen in Echtzeit überwachen, damit Sie sofort Maßnahmen ergreifen können.

  • Benchmarking: Mit Vergleichen zu externen Datenquellen können Sie die Leistung Ihres Hotels mit Marktdurchschnitten und Wettbewerbstrends kontextualisieren. In ähnlicher Weise können Manager, die mit einem Portfolio von Hotels arbeiten, die Leistung verschiedener Hotels vergleichen.

  • Mobilfreundlichkeit: Die Arbeit mit Ihrer Arbeitsverwaltungssoftware ist nicht auf Ihren Desktop-Computer beschränkt; Die meisten Softwareprogramme sind für Mobilgeräte geeignet, sodass Sie Ihren Personalbestand und Ihre Produktivität auch dann im Auge behalten können, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch oder außerhalb des Grundstücks sind. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter bequem von ihren Mobilgeräten aus auf ihre Zeitpläne zugreifen und Urlaub beantragen. Die meisten modernen Workforce-Management-Lösungen (wfm) verfügen über eine mobile App für das Human Capital Management unterwegs und wissen, dass Stechuhren

  • Hotelspezifische Funktionalität: Die Verwendung eines Systems, das für das Gastgewerbe entwickelt wurde, beschleunigt die Schulung, das Onboarding und die tägliche Verwaltung.

Top Workforce Management Systems Used in Hospitality

Scheint ein Workforce-Management-System das Richtige für Ihr Hotel zu sein? Nicht alle Systeme sind gleich, und einige haben mehr Funktionalität (und einen höheren Preis) als andere. Beginnen Sie Ihren Rechercheprozess, indem Sie sich diese Top-Workforce-Management-Systeme ansehen:

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100 HT-Score
Der Hotel Tech Score ist ein zusammengesetztes Ranking, das aus Schlüsselsignalen besteht, wie z. B.: Benutzerzufriedenheit, Anzahl der Bewertungen, Aktualität der Bewertungen und vom Anbieter übermittelte Informationen, um Käufern zu helfen, ihre Produkte besser zu verstehen.
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Mit Hotel Effectiveness können Sie den Umsatz reduzieren und gleichzeitig alle Zimmer zum Verkauf anbieten, selbst in angespannten Arbeitsmärkten, in denen die Teammitglieder begrenzt sind. Hotel Effectiveness® bietet intelligente Arbeitslösungen, die dem beispiellosen Arbeitskräftemangel und den explodierenden Lohnsätzen entgegenwirken.
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PerfectLabor™ (by Hotel Effectiveness) Terminplanung & Arbeitsmanagement
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UniFocus ist ein etablierter Innovator in den Bereichen Arbeitsverwaltungslösungen, Zeit- und Anwesenheitssysteme, Mitarbeiterengagement und Kundenzufriedenheit. Unsere Tools nutzen die umfassende Branchenexpertise von UniFocus, um Arbeitsprognosen, Budgetierung, Terminplanung und Compliance zu vereinfachen.
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M3 Labor Management ermöglicht es Ihnen, die täglichen Arbeitskosten mit Funktionen wie Anwesenheitsverfolgung unter Verwendung von Biometrie und exklusivem Arbeitsmanagement-Reporting zu überwachen. Sie können benutzerdefinierte Berichte entwerfen, um Stunden und Überstunden zu verwalten. Überwachen Sie die täglichen Gehaltsabrechnungstransaktionen in Echtzeit über PCs und wandmontierte Touchscreens.
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M3 (Labor Management) Terminplanung & Arbeitsmanagement
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M3 Labor Management ermöglicht es Ihnen, die täglichen Arbeitskosten mit Funktionen wie Anwesenheitsverfolgung unter Verwendung von Biometrie und exklusivem Arbeitsmanagement-Reporting zu überwachen. Sie können benutzerdefinierte Berichte entwerfen, um Stunden und Überstunden zu verwalten. Überwachen Sie die täglichen Gehaltsabrechnungstransaktionen in Echtzeit über PCs und wandmontierte Touchscreens.
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How to Choose a Workforce Management System

Bevor Sie die endgültige Entscheidung für ein Workforce-Management-System für Ihr Hotel treffen, sollten Sie einige wichtige Fragen stellen und eine Demo mit einem Vertriebsmitarbeiter durchführen. Einige Systeme bieten auch kostenlose Testversionen an, was eine großartige Möglichkeit ist, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie das System funktioniert. Berücksichtigen Sie während Ihres Recherche- und Auswahlprozesses diese Fragen:

  • Wie sieht der Einrichtungsprozess aus? Wie lange dauert es und wie viel Arbeit wird von Ihnen verlangt? Die Implementierungskosten sollten minimal sein und die Einrichtung sollte innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen sein können.

  • Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung? Idealerweise sollte das System On-Demand-Ressourcen zum Selbststudium bereitstellen, die Sie für die anfängliche Schulung und für zukünftige Neueinstellungen verwenden können.

  • Gibt es gastgewerbespezifische Arbeitsvorlagen? Selbst wenn Sie sich für ein System entscheiden, das nicht speziell für die Hotellerie entwickelt wurde, sollte ein generisches Workplace-Management-System Vorlagen für eine Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen, einschließlich Hotels, enthalten. Mit diesen Vorlagen sparen Sie Zeit bei der Konfiguration des Systems.

  • Welche Berichterstattung wird bereitgestellt? Administratoren sollten in der Lage sein, Berichte mit Echtzeitdaten anzupassen und zu planen.

Sind Sie bereit, die Arbeitskosten zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung in Ihrem Hotel zu verbessern? Workforce-Management-Software kann eine hervorragende Möglichkeit sein, den Betriebsgewinn zu steigern, die Produktivität zu steigern und den Wert für die Eigentümer zu steigern.