Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihr Hotelreservierungssystem gegen Sie arbeitet, anstatt für Sie? Den Überblick über endlose Reservierungen von mehreren Buchungsmaschinen zu behalten, kann eine überwältigende Aufgabe sein.
Ein Hotelreservierungssystem (HRS) ist ein hilfreiches Tool zur Automatisierung von Reservierungen und Gästepräferenzen, um deren Bedürfnisse zu erfüllen. Mit HRS können Sie sich sofort über die aktuelle Zimmerbelegung informieren und Zeit bei der Planung der Aufgaben Ihres Personals sparen.
In diesem Artikel erklären wir, wie ein Hotelreservierungssystem funktioniert und wie Sie es nutzen können, um die Gästezufriedenheit zu steigern.
Was ist ein Hotelreservierungssystem?
Ein Hotelreservierungssystem ist eine Softwareanwendung, mit der Gäste Zimmer direkt online bei einem Hotel buchen können. Es automatisiert das Reservierungsmanagement, die Bestandskontrolle und die Zahlungsabwicklung. Ein Reservierungssystem arbeitet mit Vertriebskanälen wie OTAs und Buchungsmaschinen von Drittanbietern zusammen, um Gästen einen nahtlosen Reservierungsprozess zu bieten.
Sie können Ihr HRS auch in ein Hotelmanagementsystem integrieren, das dafür sorgt, dass alles in Echtzeit aktualisiert wird, von der Zimmerverfügbarkeit bis zu den Gästepräferenzen. Während HRS weniger spannende Aufgaben übernimmt, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Gäste zufriedenzustellen.
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Wie funktioniert ein Hotelreservierungssystem
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Übersicht über die Funktionsweise des Hotelreservierungssystems.
Schritt 1: Gästebuchung
Buchungs-Apps sind intuitiv und einfach zu bedienen. Gäste können Optionen filtern, um nach Funktionen zu suchen, die ihnen gefallen. Wenn Sie Ihren Gästen so viele Buchungsoptionen wie möglich anbieten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie bei Ihnen buchen.
Ihr Personal kann automatisierte Reservierungsinformationen nutzen, um manuelle Fehler und Wiederholungen bei der Vorbereitung von Unterkünften zu reduzieren. Darüber hinaus haben Housekeeping- und Rezeptionsteams Einblick in die Belegung, wodurch Überbuchungen oder Bestandsengpässe vermieden werden können.
Schritt 2: Reservierungsbestätigung und Zahlung
Sobald der Gast seinen Aufenthalt gebucht hat, weist HRS ihm das perfekte Zimmer entsprechend seinen Präferenzen zu. Außerdem berechnet es die Gesamtkosten seines Aufenthalts oder passt die Preise basierend auf Verkäufen und Sonderangeboten oder der Marktnachfrage an.
HRS kümmert sich um die sichere Zahlung und Rechnungsstellung für Gäste und optimiert so den Prozess sowohl für das Personal als auch für die Gäste.
Schritt 3: Updates zur Zimmerverfügbarkeit
Nach der Bestätigung der Reservierung beginnt Ihr HRS sofort mit der Aktualisierung der Belegung. Die Informationen werden sofort mit dem Channel Manager synchronisiert. So erhalten Ihre Gäste genaue Informationen auf Buchungsmaschinen.
Und was noch besser ist: Das System prüft kontinuierlich die Zimmerverfügbarkeit. Wenn ein Gast seinen Aufenthalt storniert oder verschiebt, wird diese Information in Ihrem Zimmerbestand angezeigt.
Schritt 4: Check-In und Check-Out der Gäste
Beim Einchecken der Gäste ruft HRS automatisch die Daten ab, die sie bei der Buchung angegeben haben, und checkt sie in das gewünschte Zimmer ein. Selbst wenn es in letzter Minute zu Änderungen kommt, kann das Personal diese problemlos umsetzen.
Dasselbe gilt für das Auschecken. HRS erinnert Ihre Gäste bei der Abreise an die Check-out-Zeit. Wenn ein späterer Check-out erforderlich ist, benachrichtigt Sie das System im Voraus, damit Sie dies berücksichtigen können.
Was sind die Hauptfunktionen eines Hotelreservierungssystems?
Lassen Sie uns die wichtigsten Funktionen durchgehen, die das Hotelreservierungssystem zu einem bahnbrechenden System für die Reservierungsabwicklung machen.
Online-Buchungssoftware
Die Verwaltung von Zimmerlisten auf mehreren Buchungskanälen kann zeitaufwändig und komplex sein. Dadurch wird sichergestellt, dass potenziellen Gästen nur die verfügbaren Zimmer angezeigt werden.
Die Vorteile einer Online-Buchungssoftware gehen weit über die Vermeidung kritischer Fehler hinaus. Marketingteams verfolgen Buchungstrends und entwickeln Marketingkampagnen, um gezielt Gäste anzusprechen. Vertriebsteams schlagen Preisanpassungen und Sonderangebote vor, um die Gäste bei der Stange zu halten und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.
Rezeptionsleitung
Mitarbeiter an der Rezeption müssen oft viele Aufgaben gleichzeitig erledigen, wie etwa spezielle Buchungsanfragen und kurzfristige Änderungen. HRS übernimmt den Großteil der Arbeit, sodass sich Ihr Team darauf konzentrieren kann, jedem Gast ein zufriedenstellendes Erlebnis zu bieten.
HRS fasst alle Reservierungsdaten in einem einzigen Dashboard zusammen, auf das das Hotelpersonal Zugriff hat. Sie können die Präferenzen der Gäste prüfen und berücksichtigen, Zahlungen verarbeiten und den Reinigungsservice entsprechend den Bedürfnissen der Gäste planen. Mit dem richtigen System können Sie mehr Reservierungen mit weniger Stresssituationen abwickeln.
Kanalmanager
Ein Channel Manager garantiert Konsistenz über mehrere Buchungsplattformen hinweg und in Ihren Aufzeichnungen. Das bedeutet, dass das Zimmer in Ihrem System sofort als belegt aufgeführt wird, egal ob Ihre Gäste ein Zimmer über Booking , Expedia oder einen anderen Kanal buchen. Stellen Sie sich einen Channel Manager als persönlichen Assistenten vor, der dafür sorgt, dass Überbuchungen der Vergangenheit angehören.
Nachdem Sie nun die Funktionen kennengelernt haben, sehen wir uns anhand eines praktischen Beispiels an, wie HRS funktioniert.
Beispiel für ein Hotelreservierungssystem
Um zu verstehen, wie Hotelreservierungssysteme Ihr Leben einfacher machen, sehen Sie sich unten den Prozess von SiteMinder an:
Reservierung und Buchung: Ihre Gäste reservieren ihren Aufenthalt in Ihrem Hotel über SiteMinder und geben dabei ihre Präferenzen an.
Bestätigung und Vorbereitung: SiteMinder sendet eine automatische Bestätigung an die Gäste und aktualisiert die Zimmerlisten in Ihrer Unterkunftssoftware.
Check-in-Prozess: Vor der Ankunft checken Ihre Gäste über die SiteMinder-Website ein und erhalten mit einem digitalen Schlüssel Zugang zum Zimmer.
Zusatzleistungen: Anschließend werden Annehmlichkeiten und Leistungen wie Zimmerservice oder Hotel-Spa auf SiteMinder zur Rechnung des Gastes hinzugefügt.
Check-out-Prozess: Die Gäste können automatisch über die Website auschecken, während HRS das Zimmer für den Housekeeping auflistet.
Kommunikation nach dem Aufenthalt: Abschließend sendet SiteMinder den Gästen eine automatisierte Dankes-E-Mail und lädt sie ein, ihren Aufenthalt zu bewerten.
Wissen Sie, welches HRS im Jahr 2025 – abgesehen von SiteMinder – führend sein wird? Unser Ratgeber zu den besten Hotelreservierungssystemen liefert Ihnen alle Details, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, welches HRS Sie wählen sollten.
Lassen Sie uns nun die Vorteile von Hotelreservierungssystemen für Ihren Geschäftsbetrieb betrachten.
Vorteile der Verwendung eines dedizierten Hotelreservierungssystems
Hier sind die Vorteile von HRS für Ihren Hotelbetrieb.
Einen Wettbewerbsvorteil erlangen
HRS hilft Ihnen nicht nur dabei, in stressigen Zeiten den Kopf über Wasser zu halten – das ist nur seine Hauptfunktion. Ein weiterer, wichtigerer Vorteil besteht darin, dass Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sind.
Ein Hotelreservierungssystem analysiert Buchungstrends und hilft Ihnen, attraktive Angebote und Sonderangebote zu erstellen, die Gäste anziehen. Durch die Anpassung Ihrer Preise zu bestimmten Zeiten können Sie Ihr Hotel aus der Masse der anderen Hotels hervorheben und mehr Kunden gewinnen.
Verbesserung der betrieblichen Effizienz
HRS trägt durch Automatisierung und Aufgabenplanung zur Verbesserung der Mitarbeitereffizienz bei. Das System verfolgt die Aufgaben der Teammitglieder und weist ihnen neue Aufgaben zu, um optimale Produktivität zu erreichen. Durch die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit reduziert HRS den Stress bei Ihren Managementaufgaben.
Rationalisierung administrativer Aufgaben
Die Rationalisierung administrativer Aufgaben mit HRS ist, als ob Sie rund um die Uhr ein Team hätten, das hinter den Kulissen für Sie arbeitet und Ihnen das Leben erleichtert. Basierend auf Belegungsdaten erstellt HRS wertvolle Berichte zu Umsatz, Buchungstrends und Verfügbarkeit.
Verbesserung des Gästeerlebnisses
Die Verbesserung des Gästeerlebnisses sollte der Kern des Erfolgs eines jeden Hotels sein. Sie ist der Anfang und das Ende aller Ihrer Bemühungen im Hotelmanagement.
Wir haben hauptsächlich darüber gesprochen, wie HRS Hoteliers hilft, aber betrachten wir es einmal aus der Sicht des Gastes. Wenn jemand einen Aufenthalt bucht, möchte er, dass dies einfach und schnell geht. Der Check-in sollte reibungslos ablaufen und die Zahlungen sollten sofort erfolgen. Der Gast sollte sein bevorzugtes Zimmer bekommen, wenn möglich sogar mit der Aussicht und der Etagennummer.
Mit HRS kann Ihr Personal die Unterbringung jedes Gastes auf Grundlage dieser Präferenzen individuell gestalten. Das Beste daran ist: Je mehr Details der Gast angibt, desto einfacher ist es, ihn unterzubringen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Hotelreservierungssystem und einem Property-Management-System?
Der Hauptunterschied zwischen einem Hotelreservierungssystem und einem Property-Management-System (PMS) liegt in ihrem Funktionsumfang. Ein Hotelreservierungssystem konzentriert sich auf die Online-Zimmerbuchung, Bestandsverwaltung und Zahlungsabwicklung. Im Gegensatz dazu übernimmt ein PMS umfassendere Betriebsaufgaben, darunter den Empfang, die Zimmerreinigung und das Ein- und Auschecken der Gäste.
Hier ein Überblick über die Unterschiede zwischen einem Hotelreservierungssystem und einem Property-Management-System:
Ein HRS verwaltet Buchungen bei Gästen und Agenturen, während ein PMS Aufgaben des Hotelpersonals, wie etwa an der Rezeption, im Housekeeping und bei der Instandhaltung, koordiniert.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Die Verbesserung der Effizienz des Hotelmanagements durch HRS verbessert Ihren Betrieb und Ihr Wohlbefinden.
Mithilfe eines HRS kann Ihr Hotel mehr Reservierungen bearbeiten und Sie bei der Verwaltung unterstützen.
Die Verbesserung des Gästeerlebnisses beginnt mit einem optimierten Buchungsprozess.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Hotelreservierungssystem in andere Hotelsoftware integriert werden?
Ja, ein Hotelreservierungssystem lässt sich in andere Hotelsoftware integrieren. Es ist für die Integration mit Immobilien- und anderen Hotelmanagementsystemen konzipiert. Durch die Integration kann HRS dem Hotelpersonal genaue Gäste- und Buchungsinformationen bereitstellen.
Wie sicher ist ein Hotelreservierungssystem für die Zahlungsabwicklung?
Ein Hotelreservierungssystem bietet hohe Sicherheit für die erfolgreiche Zahlungsabwicklung im Namen der Gäste. Die meisten HRS-Systeme implementieren Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokolle sowie strenge DSGVO- und PCI-DSS -Vorschriften zum Schutz sensibler Daten.
Brauchen kleine Hotels ein Reservierungssystem?
Ja, auch kleine Hotels können von einem Reservierungssystem profitieren. Unabhängig von der Größe des Hotels profitieren Mitarbeiter und Gäste von der Nutzung von HRS für die Reservierungsabwicklung.
