Der schlagzeilenträchtige Zusammenschluss zweier führenden Technologieunternehmen ist fast zwei Jahre her. Cvent und Lanyon. Die Kühnheit des Augenblicks markierte einen Wandel für die Meeting- und Eventbranche und signalisierte die Stärke und Dynamik des Sektors.
Ein weiteres Gesundheitssignal für Events und Meetings ist seine Größe: Ein Meilenstein rForschungsbericht der Der Events Council bezifferte die Auswirkungen von Meetings und Events allein in den USA auf 845 Milliarden US-Dollar, was auf 1,6 Millionen Meetings mit 251 Millionen Teilnehmern zurückzuführen ist.
Wie CWT Meeting and Events VP Tony Wagner in CWTs 2019 Mega-Trends-Bericht übertrifft diese Nachfrage das Angebot an Veranstaltungsorten und Hotels und stellt die Hoteliers vor Herausforderungen:
“Dies verursacht Herausforderungen und wir’re Immer mehr Hotels reagieren nicht mehr auf Angebotsanfragen, was die Kunden dazu ermutigt, ihre Vorlaufzeiten zu verlängern, um die gewünschten Unterkünfte für ihre Veranstaltungen zu erhalten.”
Hotels konkurrieren daher härter zu längeren Vorlaufzeiten, was die Art und Weise ändert, wie der durchschnittliche Hotelier an die Erfassung seines Anteils an der Nachfrage herangehen muss. Die folgenden Trends sind Wegweiser für Hoteliers auf dem Weg durch das lukrative Versprechen des boomenden Segments.
Daten aus dem neuesten CWT-Meetings-Megatrend-Bericht.
Es geht nicht nur um den Besprechungsraum
Der Fokus auf das Erlebnis beginnt bei der Auswahl des Veranstaltungsortes. Die Teilnehmer sind mit einfachen Hotelzimmern und Standard-Konferenzräumen nicht mehr zufrieden, sagt CWT-Meetings und -Events’ Emma Chamberlain:
“Bei der Auswahl der Veranstaltungsorte im Jahr 2019 geht es darum, abenteuerlustig und kreativ zu sein und den Platz zu haben, um nicht den ganzen Tag auf einem Stuhl sitzen zu müssen. Die Teilnehmererfahrung trägt dazu bei, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer ein erfolgreiches, kreatives Meeting hat.”
Veranstaltungen mit Exklusivität sind gefragt, da die Teilnehmer bei der Auswahl der Veranstaltungen einzigartige und unvergessliche Erlebnisse priorisieren teilnehmen. Bei so vielen Veranstaltungen und Konferenzen weltweit sollten Hotels die Bedeutung der Destination und des Veranstaltungsortes für potenzielle Teilnehmer nicht unterschätzen.
Hoteliers ohne direkten Zugang zu historischen, kreativen oder anderen alternativen Räumen sollten sich mit attraktiven lokalen Veranstaltungsorten verbinden, um ein überzeugendes, vielfältiges Portfolio aufzubauen. Diese Optionen können für Hoteliers, die in einem dynamischen globalen Umfeld für Meetings und Events konkurrieren, zu Geheimwaffen der Wettbewerbsfähigkeit werden.
Der Branchenverband Meeting Planners International unterstreicht die Bestrebungen der Meeting- und Veranstaltungsbranche. Um mehr Interaktivität in der Erfahrung zu erzielen, ergab eine Eventbrite-Umfrage, dass zunehmend mit Virtual Reality und Augmented Reality experimentiert wird. Diese beiden viel gepriesenen Technologien schaffen neue Möglichkeiten der Interaktion mit einer Veranstaltung und gehen über den bestehenden physischen Raum hinaus, um hybride Veranstaltungen zu schaffen. Virtuelle Realität (VR) bringt Remote-Teilnehmer näher an das reale Erlebnis und kann auch vor Ort eingesetzt werden, um die Conversions für Messeaussteller zu steigern. Destinationsvermarkter sind ein gutes Beispiel dafür; Durch das Angebot von VR-Funktionen vor Ort lösen Reiseziele emotionale Reaktionen aus, die den ROI der Teilnahme an messeähnlichen Veranstaltungen steigern. Augmented Reality (AR) schichtet Informationen buchstäblich über den physischen Raum. Ob für die Orientierung während einer Großveranstaltung, die Suche nach bestimmten Ausstellern oder den Bau neuer Werbetafeln für Sponsoren, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, AR erweitert die Möglichkeiten für Veranstaltungen und Meetings als Anker der Geschäftswelt. Noch vor wenigen Jahren schien Livestreaming erstklassig zu sein. Heutzutage sehen Events Livestreams als Tischeinsätze. Ob als zusätzliche Einnahmequelle für Remote-Teilnehmer oder als Mehrwert für Teilnehmer, die Inhalte flexibel konsumieren möchten, Live-Streaming ist beliebter denn je. In der Eventbrite-Umfrage planten 96 % der Veranstalter, 2019 einen Livestream zu starten. Ein weiterer Vorteil des Live-Streamings besteht darin, dass Videos in kleinere Clips für die Werbung in sozialen Medien, das Marketing nach der Veranstaltung für die Teilnehmer und sogar als eigenständiges ‘nur Video’ Paket. Für Hoteliers, die konkurrenzfähig sein möchten, sollten Sie unbedingt in Bandbreitenkapazität investieren, um die Anforderungen sowohl des Veranstalters als auch der Teilnehmer zu erfüllen. Es gibt wenig bis gar keine Geduld oder langsames Internet. Die jüngsten Umzüge von IHG, Hilton und Marriott Die Kürzung der Provisionen von 10 % auf 7 % in Nordamerika hat weitreichende Auswirkungen. Abgesehen von dem offensichtlichen Umsatzrückgang für Reisebüros und Tagungsplaner erfordert der Wandel eine größere Innovation des Erlebnisses. Innerhalb dieser sich wandelnden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ist die ‘Festivilisierung’ von Meetings und Events legt einen größeren Fokus auf ein starkes Publikumsengagement, das sowohl die Zufriedenheit der Teilnehmer als auch die Popularität der Veranstaltung steigert. Hoteliers sollten beispielsweise mit Veranstaltungsplanern an zusätzlichen Komponenten für Veranstaltungen zusammenarbeiten, die die Wirkung und den Umsatz steigern, wie z Angebot von Off-Site-Aktivitäten, Erweiterung der Menüoptionen um mehr Premium-Auswahlmöglichkeiten und Unterstützung neuer Technologien im Tagungsbereich Andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bestehen bei der Kuratierung von Unterhaltung, der Gestaltung von Bildern und der Planung des Layouts und Ablaufs einer Veranstaltung. Amex GBT gefunden, dass niedriger Provisionen sind für Planer oberstes Gebot. Jetzt muss jede Veranstaltung mehr denn je für sich allein stehen, ohne auf Hotelprovisionen als wichtigste Finanzierungsquelle. Hotels können diesen Wandel unterstützen, indem sie dazu beitragen, Veranstaltungen mit der gewünschten Wirkung und dem Erlebnis der Teilnehmer anzubieten. Gemurmel des Unmuts, der in den Buffetlinien zu hören ist, erinnern stark daran: Nur weil die Teilnehmer das Essen essen, heißt das nicht, dass sie das Essen mögen! Die kulinarischen Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer sind mit der Farm-to-Table-Bewegung gewachsen. Heutzutage müssen Hotels eine breite Abdeckung von Diäten und Vorlieben bieten, ohne auf Qualität zu verzichten oder die Preise dramatisch zu erhöhen. Diese Angebote steigern die Zufriedenheit der Teilnehmer, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, wiederzukommen und eine Veranstaltung erfolgreicher zu machen. Außerhalb des Konferenzplans ist auch ein kulinarischer Hotspot innerhalb eines Hotels attraktiv. Als Veranstaltungsort für Abendveranstaltungen, Lunch-Meetings oder Cocktails nutzen viele Hotels das von Küchenchefs geleitete F&B als wichtiges Verkaufsargument. Und da die Technologie die Effizienz im Hotelbetrieb erleichtert, erstrecken sich diese kulinarischen Erwartungen auch auf den Zimmerservice. "Mit mehr Veranstaltungsangeboten denn je ist das Erlebnis der Teilnehmer zu einem Unterscheidungsmerkmal und einem entscheidenden Faktor geworden bei der Erreichung der Tagungs- oder Veranstaltungsziele." -Amex GBT Global Meetings and Events Forecast Eine Event-App ist nicht mehr optional. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, die Investition an die spezifischen Bedürfnisse jeder Veranstaltung anzupassen. Eine Web-App kostet beispielsweise viel weniger als eine eigenständige Event-App. Und obwohl die eigenständige App eine höhere Investition erfordert, kann sie das integrierte Rückgrat des Veranstaltungsbetriebs sein und eine Vielzahl von Aufgaben von CRM über Networking bis hin zur Registrierung abwickeln. Die Event-App vereint soziales Engagement, indem sie es einfach, Inhalte von der Veranstaltung zu teilen. Diese Funktion fördert das Engagement sowohl der Teilnehmer als auch der Zuschauer aus der Ferne. “Die Art und Weise, wie wir soziale Medien in unserem Privatleben nutzen, wird in unserem Geschäftsleben immer häufiger genutzt. Dabei geht es nicht darum, einem Meeting einen Hashtag hinzuzufügen, sondern darüber nachzudenken, wie wir soziale Medien während einer Veranstaltung nutzen, um eine größere Wirkung zu erzielen, und sie viel mehr für die Interessenvertretung der Delegierten verwenden.” -Perinalla Andren, CWT-Meetings & Events Die Event-App nutzt auch die Welle der künstlichen Intelligenz, wobei Chatbots, die durch maschinelles Lernen angetrieben werden, 2019 allgegenwärtig werden. Veranstalter und Hotels können die Popularität der Event-App nutzen, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren und Gäste auf neue Art und Weise. Da sie bei der Bereitstellung von Informationen über Konversationsschnittstellen nützlicher ist, etabliert sich die App weiter als unverzichtbares Kommunikationstool. Meetings und Events sind nicht nur Massenangelegenheiten. Tatsächlich ist eines der am schnellsten wachsenden Segmente von Meetings und Events eher kleiner. Dies sind im Allgemeinen Mitarbeiter außerhalb des Standorts und kleine Besprechungen, die nicht viele Personen haben, aber dennoch eine durchdachte Durchführung erfordern. Dieser Trend ist aus der Einführung von Remote-Arbeit hervorgegangen, die den Mitarbeitern eines Unternehmens geografische Flexibilität bietet verringert jedoch die Möglichkeiten für persönliche Interaktionen. Für einige Unternehmen sind vierteljährliche Off-Site-Buchungen zur Norm geworden. Technologie für Selbstbedienungs-Gruppenbuchungen a> hat sich in den letzten Jahren vermehrt. Unternehmen wie Breather und Bizly bieten eine vereinfachte Benutzeroberfläche, um ein kleines Meeting schnell und effizient zu organisieren. Die Bedeutung kleiner Meetings und Off-Sites wird bis 2019 zunehmen. *** Da Hotels beginnen, auf RFPs für Veranstaltungen bis weit in das Jahr 2019 und darüber hinaus zu reagieren, ist dies nicht der Fall leicht vorherzusagen, wie die Welt aussehen wird, wenn sich ein Ereignis nähert. Der beste Ansatz besteht darin, die Geschwindigkeit aktueller Trends zu berücksichtigen, um die wahrscheinlichen Auswirkungen auf ein zukünftiges Ereignis zu verstehen. Dennoch ist es unmöglich, die Zukunft vorherzusagen, daher müssen Hotels mit ihren Angeboten flink sein. Hotels, die sich dynamisch anpassen, sind am besten geeignet, um mehr von dem wertvollen Meeting- und Veranstaltungsgeschäft zu erfassen.
Mainstreaming von VR- und AR-Technologien
Streaming ist jetzt ein Muss
Die sich ändernde Provisionsdynamik fördert die Feierlichkeiten
Volle Bäuche täuschen keine kulinarische Zufriedenheit
Die integrierte Event-App
Kleine Meetings und Off-Sites