Ne détestez-vous pas simplement quand vous avez trop de choses à faire et que vous manquez de temps ? Je peux vous aider à augmenter votre productivité. Ces conseils de gestion du temps accéléreront vos performances, et vous pouvez commencer dès maintenant.
Que vous soyez étudiant, professionnel ou femme au foyer, ces conseils vous aideront à gérer votre temps efficacement.
1. Mesurez votre utilisation du tempsRevenez à hier. Combien de temps avez-vous consacré aux tâches clés ? Où s'est passé le reste de la journée ?
Combien d'heures avez-vous passé à voyager ? Faire vos e-mails ? Assister à des réunions? Faire des pauses ? Faire face aux interruptions ? Faire des tâches clés ? Ou faire des choses qui vous tiennent occupé mais qui ne sont qu'une corvée ?
Tapez les informations dans un tableau dans Excel ou Numbers et dessinez un graphique à secteurs. Revenez sur les autres jours de la semaine dernière et voyez comment le profil change.
Si moins de la moitié de votre temps est consacré à des tâches clés, vous pouvez vous améliorer. Les conseils de cet article de blog sont faciles à appliquer et ils feront une grande différence.
Faites un journal plus détaillé pour les jours et semaines à venir et essayez de faire mieux.
2 . Fixez-vous des objectifsNous avons tous beaucoup d'objectifs dans nos vies. Être en bonne santê. Être riche. Être sage. Nous ne les admettons pas toujours aux autres, ni même à nous-mêmes ! Mais les chercheurs ont découvert que si vous écrivez un objectif, vous avez beaucoup plus de chances de l'atteindre.
Nous sommes tous différents. Vos objectifs sont différents des miens. Mais il peut y avoir des similitudes. Voici les miens, à titre d'exemple :
Soutenir ma familleConstruire mon entrepriseÊtre en bonne santéObtenir 100 000 lecteurs pour mon blogAmusez-vous chaque jourCertains objectifs sont flous et d'autres sont spécifiques et mesurables. C'est OK. Tout ce qui fonctionne pour vous. C'est ce que vous faites avec eux qui compte. Notez vos objectifs et travaillez pour les atteindre chaque jour.
3. Faites une liste de choses à faireAvez-vous beaucoup de post-it avec des rappels de choses à faire ? Une liste de tâches Outlook ? Une boîte de réception avec des tonnes d'e-mails sans réponse ? Une pile de papier en attente d'attention ? Votre messagerie vocale est pleine ? Si oui, tu es normal. Mais il ne doit pas en être ainsi. Il est maintenant temps de prendre le contrôle. Faites une liste.
Et faites-en une nouvelle liste. Ne vous contentez pas d'ajouter à une liste qui est déjà hors de contrôle. Commencez par lister ce que vous pensez. Videz tout de votre cerveau. Faites-lui confiance pour savoir ce qui compte vraiment. Ensuite, regardez votre message et ainsi de suite. Ajoutez-les à votre liste « mais seulement les plus vitaux.
Soyez honnête avec vous-même. Si vous n'arrivez jamais à faire une tâche, jetez-la.
Pour gérer votre liste de tâches, utilisez une bonne application comme TaskAngel. C'est un excellent organisateur de liste de tâches et gestionnaire de tâches, pour iPad, iPhone et Windows.
4. Décomposez vos tâches difficiles Certaines tâches sont petites et faciles « comme « Achetez des piles AA » » et d'autres sont beaucoup plus grandes et plus compliquées « comme « organiser la fête d'anniversaire de Fiona ». Certaines tâches sont si importantes qu'il est vraiment difficile de les comprendre.
Lorsque vous êtes confronté à une tâche importante, divisez-la en étapes gérables. Ou si vous ne pouvez pas voir jusqu'au bout, écrivez simplement la première étape, pour vous aider à démarrer.
5. Affrontez vos peursVous continuez à remettre à plus tard une tâche désagréable ? Certaines tâches peuvent être très stressantes. Vous devez peut-être vous plaindre d'un enseignant qui a traité votre enfant de manière injuste. Ou peut-être devez-vous corriger un membre de l'équipe qui a fait un mauvais travail.
Il est tentant de remettre ce genre de choses à demain, surtout si vous êtes occupé aujourd'hui. Mais le retard ne facilite jamais un problème difficile. Respirez profondément et faites-le maintenant.
6. Planifiez votre journée L'heure est votre ressource la plus précieuse. Au début de votre journée, il y a 8 heures ou plus de temps inutilisé devant vous, comme de la neige non foulée. Vous pouvez faire ce que vous voulez avec. Prenez quelques minutes pour réfléchir à la meilleure façon de l'utiliser.
Révisez votre calendrier et votre liste de tâches. Pensez à vos objectifs. Quelles seront les principales réalisations d'aujourd'hui ?
J'aime esquisser une carte mentale rapide, sur une feuille de papier vierge. N'utilisez pas celui d'hier, même si celui d'aujourd'hui est assez similaire. Apprenez-en et passez à autre chose.
Stefan James a un excellent article de blog sur la façon de planifier votre journée pour une productivité optimale.
7. Revoyez votre routine Faites-vous certaines choses régulièrement ? Tous les jours ou toutes les semaines ? Pouvez-vous les faire d'une meilleure façon? Ou à un meilleur calendrier ?
Au cours de mon mandat de directeur de programme, les rapports d'avancement étaient une source constante de frustration. J'ai dû en écrire un pour mes supérieurs, et mes chefs de projet ont dû écrire le leur pour moi. Et à leur tour, ils ont dû rassembler les données de progrès dont nous avions tous besoin pour suivre. Il a fallu du temps pour que toutes ces informations soient filtrées, et pourtant tout le monde voulait les rapports d'état les plus à jour. Et souvent, les directeurs principaux insistaient pour voir les informations dans leur propre format spécial, ce qui en faisait encore plus un cauchemar pour tout le monde.
Ma solution était d'établir un calendrier de rapport d'avancement et de l'approuver avec tous les participants ? contributeurs et évaluateurs. Et j'ai créé un format de rapport d'avancement simple d'une page, facile à lire en un coup d'?il et beaucoup moins fastidieux à mettre en place.
8. Protégez votre temps Ces jours-ci, nous pouvons tous partager nos calendriers. C'est super pour l'efficacité. Mais cela signifie aussi que tout le monde peut voir quand vous êtes libre. Avant que vous ne vous en rendiez compte, ils ont organisé une réunion et vous y ont invité.
Prenez rendez-vous avec vous-même. Bloquez le temps dont vous avez besoin pour effectuer vos tâches clés. Rendez-les privés afin que personne ne puisse voir ce que vous faites. Mais laissez quand même du temps libre pour que les personnes qui ont besoin de vous puissent vous contacter.
9. Consacrez la moitié de votre temps aux tâches clés Lorsque vous travaillez sur quelque chose d'important, la pression de tout le reste continue de monter. Gardez un ?il sur votre emploi du temps et assurez-vous de consacrer au moins la moitié de votre temps à vos tâches clés de la journée.
Regroupez toutes les autres activités dans l'autre moitié. Ne les laissez pas s'enfuir avec la journée.
10. Commencez par quelque chose de facile Lorsque vous commencez une nouvelle journée de travail, il faut du temps pour que votre esprit se mette à l'ouvrage. C'est plein d'autres pensées « l'automobiliste qui a failli vous heurter, ou la dernière crise à la maison, ou le match de football d'hier soir.
Réchauffez votre cerveau. Terminez quelques tâches rapides avant de vous lancer dans une tâche plus charnue. C'est le bon moment pour passer quelques appels ou pour discuter avec quelques personnes de la façon dont les choses se passent.
11. Horaires des interruptionsLa gestion du temps est un art, pas une science. Peu importe à quel point vous êtes organisé, des choses inattendues sont inévitables. Et ces e-mails et appels ne peuvent pas être ignorés pour toujours.
Prenez-les en compte dans votre plan quotidien. Le temps dont vous avez besoin pour vos tâches clés prendra plus de temps que vous ne le pensez. Vous avez besoin de beaucoup d'espace blanc dans votre journée.
12. Faites des pausesVotre cerveau est un athlète. Il ne peut pas continuer à fonctionner à pleine vitesse pour toujours. Après avoir fourni des performances optimales pendant une heure, il commence à faiblir. Vous commencez à perdre votre concentration. Faites une courte pause pour recharger vos batteries.
Si vous avez besoin de vous concentrer pendant une période prolongée, essayez la technique Pomodoro. Utilisez le minuteur de tomates de votre cuisine pour vous forcer à faire une pause. Simple mais efficace, surtout si vous écrivez un article de blog
13. Prévoyez du temps pour apprendre Vous travaillerez plus intelligemment si vous savez ce que vous faites et vous perdrez moins de temps à corriger les erreurs.
Nous le savons tous, mais il n'est pas si facile de trouver du temps pour apprendre. Le gouvernement britannique a récemment interrogé 91 000 employeurs et a découvert que 48 % de leurs employés manquaient de compétences ou de connaissances spécialisées et que 59 % avaient besoin d'améliorer leur capacité à gérer leur temps et à hiérarchiser les tâches.
Nous apprenons tous sur le tas, mais vous avez également besoin d'un temps d'apprentissage dédié. Essayez de réserver au moins une demi-journée par mois pour apprendre quelque chose de nouveau.
14. Fixer des prioritésVous ne pouvez pas tout faire. Établissez des priorités pour décider de l'importance de vos tâches, pour vous et les personnes qui attendent que vous les accomplissiez.
Vous utilisez les priorités pour vous aider à faire des choix « quoi faire et ne pas faire. Vous exercez ces choix lorsque vous faites votre plan quotidien. C'est votre décision « qu'est-ce que je vais faire aujourd'hui ?
Qu'en est-il des choses que vous n'allez pas faire ? Les ferez-vous jamais ? Sinon, tuez-les maintenant.
Ne soyez pas trop compliqué lors de la définition des priorités. Vous essayez juste de prendre une décision. J'utilise simplement High, Medium et Low, et j'essaie d'en mettre un tiers dans chacun.
Si tout est de haute priorité, c'est comme si tout était de basse priorité. Rien n'est fait.
15. Ne faites pas plusieurs tâches à la fois Vous ne pouvez vous concentrer que sur une chose à la fois. Votre flux de conscience est un peu comme une chaîne de télévision. Passer d'un canal à l'autre est inefficace et perturbateur. Oui, vous pouvez marcher et mâcher du chewing-gum, mais vous ne pouvez pas jouer du violon et battre du tambour en même temps.
Et ne vous asseyez pas en réunion pour écrire vos e-mails. Beaucoup de gens le font, mais vous ne pouvez pas être présent aux deux endroits en même temps. Fermez votre ordinateur portable ou quittez la réunion.
16. Désactiver les e-mails indésirables Les e-mails peuvent vous faire perdre beaucoup de temps. Si vous recevez des e-mails dont vous ne voulez pas, désactivez-les à la source.
Si vous recevez à plusieurs reprises des e-mails indésirables de la même source, ajoutez-les à votre filtre anti-spam si vous en avez un. S'ils ont un lien de désabonnement au bas de l'e-mail, utilisez-le. (Mais méfiez-vous des spammeurs qui exploitent le « désabonnement » pour vous faire accéder à leur site Web.)
Certaines sources de courrier électronique contiennent des messages que vous souhaitez voir et d'autres non. Par exemple, Amazon vous envoie un reçu si vous achetez quelque chose, mais ils vous envoient également de nombreux éléments marketing dont vous pourriez ne pas vouloir. J'ai contacté leur service d'assistance et je leur ai demandé de me désinscrire de tous leurs e-mails marketing. Ils m'envoient toujours les e-mails que je veux voir, comme les reçus et les informations sur mes commandes.
Tous les bons fournisseurs de messagerie peuvent bloquer automatiquement les e-mails indésirables pour vous. Voici un bon article sur la façon de bloquer les e-mails indésirables sur Gmail
17. Videz votre boîte de réception Si vous prenez du retard sur vos e-mails, vous vous donnez moins de temps pour effectuer les actions qui en découlent. Disciplinez-vous pour remettre votre boîte de réception à zéro tous les jours.
La boîte de réception est destinée aux nouveaux e-mails que vous n'avez pas encore lus. Lorsque vous avez lu un e-mail, retirez-le de votre boîte de réception. Sinon, vous vous retrouverez à lire les mêmes e-mails encore et encore. Pas bien !
Trier vos e-mails par date de réception & ; temps, avec les plus récents en haut. Ensuite, même si vous avez un énorme arriéré dans votre boîte de réception, vous verrez toujours les plus récents « peut-être urgents » en premier.
La plupart des e-mails ont une durée de vie limitée, de sorte que vous reculez moins dans le temps et moins d'entre eux sont pertinents. Après que vous soyez revenu quelques semaines en arrière, la plupart des gens vous auront abandonné, vous pouvez donc tout aussi bien déplacer tous les anciens e-mails vers les archives ou les supprimer.
18. Ne regardez pas vos e-mails pendant que vous travaillez. Ne soyez pas accro aux e-mails. Pendant que vous vous concentrez, rangez vos e-mails.
Certaines personnes semblent passer chaque minute libre à faire leurs e-mails. Ce n'est pas une façon de vivre. Allouez un peu de temps pour regarder votre boîte de réception. Peut-être 30 minutes en début de journée, 15 minutes après le déjeuner et 30 minutes en fin de journée. Parcourez vos e-mails aussi rapidement que possible, en vous rappelant que la plupart des e-mails sont des déchets. Mais occasionnellement, quelque chose de vital arrivera. Concentrez-vous pour ne rien manquer !
19. Mettez votre téléphone en mode silencieux Ne laissez personne interrompre votre concentration pendant que vous travaillez sur une tâche clé. Mettez un autocollant sur votre téléphone pour vous rappeler de le rallumer.
Ou faites-le taire automatiquement à l'aide d'une application comme AutoSilent pour iPhone ou Silent Time pour Android.
20. Utiliser les alarmes Lorsque votre téléphone n'est pas en mode silencieux, utilisez son alarme. C'est un outil parfait pour vous rappeler de faire les choses à temps.
C'est une excellente application pour la reconnaissance vocale sur votre téléphone. Je peux dire "Hey Siri, mets une alarme à 11 heures", ou "Hey Siri, réveille-moi dans une demi-heure", et c'est le cas ! Je dois dire "Hey Siri", sinon mon patron pense que je lui parle, et me dit de me remettre au travail.
21. Refuser les réunions non désiréesLes réunions peuvent vraiment vous gêner. N'assistez pas à ceux qui ne sont pas absolument essentiels.
Si quelqu'un vous invite à une réunion, votre premier réflexe devrait être de le remettre en question. Quel est son but ? A-t-il un ordre du jour ? Que se passe-t-il si je n'y assiste pas ?
S'il s'agit d'une longue réunion, voyez si vous pouvez vous en sortir en n'y assistant qu'en partie. Ou téléphonez.
22. Laissez des espaces entre les réunions Les réunions consécutives sont les pires de toutes. Vous avez besoin d'espace pour réfléchir. Traitez le résultat d'une réunion avant de vous lancer dans la suivante.
Une fois la réunion terminée, passez en revue toutes les actions sur vous et ajoutez-les à votre liste de tâches, ou effectuez-les immédiatement si elles le sont. rapide.
Avant de vous rendre à la prochaine réunion, réfléchissez à son objectif, à vos contributions et aux résultats que vous souhaitez. Ensuite, prenez le temps de vous préparer et assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin avant d'entrer.
23. Arrivez à l'heure aux réunions Attendre que les gens arrivent en retard à une réunion fait perdre du temps à tout le monde. Cela devient vite une habitude pour tout le monde.
J'ai travaillé dans des entreprises où il semble presque impoli d'arriver à l'heure à une réunion. C'est comme si vous vous présentiez tôt pour une fête et que vous surpreniez les hôtes toujours en attente.
Si vous organisez une réunion, commencez toujours à l'heure et terminez-la à l'heure, peu importe qui est en retard. Obtenez suffisamment d'alliés pour arriver à temps avec vous. Il est difficile de démarrer une réunion par vous-même.
24. Utilisez des outils de réunion à distance Si vous ne pouvez pas éviter une réunion, appelez. Cela réduira votre temps perdu et aidera à la discipline des réunions.
Il y a des années, les grandes entreprises dépensaient une fortune dans des suites de vidéoconférence élaborées. De nos jours, la plupart utilisent uniquement des systèmes de conférence téléphonique. Personnellement, je trouve que Skype fonctionne aussi bien que tout.
PC Mag a une excellente critique des meilleurs logiciels de visioconférence de 2016.
25. Évitez de voyagerIl est facile de prendre l'habitude de voyager à répétition, lorsque votre entreprise possède plusieurs sites ou lorsque vous devez constamment conduire pour voir un client ou un fournisseur.
Pensez à qui vous devez voir en face à affronter le plus souvent. Pouvez-vous vous déplacer pour être près d'eux? Et gérer des contacts moins fréquents par téléphone ?
Lorsque vous avez besoin de parler à quelqu'un à proximité, allez le voir. Lorsque vous avez besoin de voir quelqu'un de loin, appelez-le. Ou faites-les venir à vous.
26. Travail à domicileLe trajet domicile-travail est la forme de déplacement la plus coûteuse. Selon un rapport du Statistic Brain Research Institute, 128 millions d'Américains font la navette chaque jour, et 3 millions d'entre eux parcourent au moins 80 kilomètres dans chaque sens. Les trois quarts conduisent seuls.
Si votre rythme de travail le permet, le travail à domicile peut vous faire économiser des heures de voyage chaque jour, et il fera des merveilles pour votre concentration.
27. Travail à distanceLorsque vous devez vous rendre au travail, essayez de faire un court trajet. Si votre entreprise travaille sur plusieurs sites, utilisez le site le plus proche de chez vous. Si l'un de vos clients ou fournisseurs dispose d'un site pratique, il sera peut-être ravi de vous prêter un bureau.
Lorsque je dirigeais le projet Westminster Wireless City, je travaillais souvent depuis un banc de parc près de Buckingham Palace, quand le temps était bon. Les jours froids et humides, j'utilisais Starbucks.
28. Organisez votre espace de travail Assurez-vous que les choses dont vous avez le plus besoin sont toujours à portée de main. De nos jours, nous n'avons plus besoin d'autant qu'avant. Lors de ma dernière mission en tant que directeur de programme, j'ai pu apporter mon iPad et l'utiliser sur le réseau de l'entreprise (sous réserve des politiques et outils de sécurité). Cela signifiait que je n'avais pas besoin d'apporter mon ordinateur portable. Et je n'avais pas besoin de mallette. Juste un petit sac à main.
Et je n'avais pas besoin d'un bureau ! La plupart des gens utilisent simplement leur bureau comme endroit pour garer leur ordinateur portable pendant qu'ils rédigent leurs e-mails. Et trouver un bureau chaud peut être pénible. J'ai donc abandonné le mien et pris la direction en me promenant. Et la gestion en partageant le café. Et à chaque réunion, j'avais tout avec moi.
29. Débarrassez-vous du fouillis de papierLes piles de papier sur votre bureau peuvent contenir toutes vos informations clés, mais vous passez trop de temps à les parcourir. Jetez ce dont vous n'avez pas besoin et scannez le reste.
Utilisez le système TRAF " Corbeille, Référez, Action, Fichier. La poubelle est tout ce que vous pouvez jeter maintenant. Référer est tout ce que vous devez transmettre à quelqu'un d'autre. L'action est quelque chose sur lequel vous devez agir. Le fichier est quelque chose que vous devez conserver.
Prenez vos morceaux de papier une poignée à la fois et répartissez-les en quatre piles pour la corbeille, la référence, l'action et le fichier. Faites-le rapidement, comme si vous étiez le croupier dans un jeu de cartes.
Jetez la corbeille et transmettez le parrainage. Ajoutez des actions à votre liste de tâches et placez-les dans la pile de fichiers. Ensuite, classez-les dans des dossiers ou des fichiers de boîte, ou encore mieux, numérisez-les et jetez le papier.
Si vos fichiers de boîte sont trop pleins, choisissez-en un chaque semaine et TRAFEZ-le.
30. Mesurez votre améliorationAvez-vous trouvé ces conseils utiles ? Vous n'êtes pas obligé de tous les faire à la fois. Essayez peut-être l'un d'entre eux chaque semaine et voyez si vous pouvez gagner en efficacité de manière permanente dans votre vie.
Chacun de ces conseils vous aidera à en faire plus en moins de temps.
