Plus de 3 millions d'employés utilisent HotSchedules dans le monde. Explorons comment les employés interagissent avec le logiciel dans le cadre de leurs routines de travail.

Vérification de l'horaire

Avec HotSchedules en place, l'époque de la vérification d'un horaire papier affiché à l'extérieur des vestiaires des employés est révolue depuis longtemps. Au lieu de cela, HotSchedules fait entrer les horaires de votre organisation dans l'ère moderne avec une interface numérique entièrement réactive, de sorte qu'elle fonctionne bien sur n'importe quel appareil. Un employé peut se connecter à HotSchedules sur son smartphone pour voir son emploi du temps à tout moment, et il peut voir qui d'autre travaille en même temps. L'application dispose même d'une intégration de Google Calendar, afin que le personnel puisse ajouter son horaire de travail à son agenda personnel. Les employés n'ont pas à se soucier de vérifier fréquemment l'horaire pour détecter tout changement de quart de travail; ils recevront une notification si un changement d'horaire les affecte.

Modification de l'horaire

Parfois, un employé ne peut pas travailler le quart de travail auquel il est affecté ou peut-être veut-il travailler quelques heures supplémentaires. Avec HotSchedules, il est facile pour les employés d'échanger des quarts de travail, de demander des congés, de libérer des quarts de travail ou de prendre des quarts de travail qui nécessitent une couverture. Les employés peuvent effectuer toutes ces actions dans l'application HotSchedules ; les employés n'ont pas besoin de vous envoyer un e-mail ou d'attendre pour apporter des modifications jusqu'à la prochaine fois qu'ils travaillent. Par exemple, si un employé souhaite échanger des quarts de travail, il sélectionne simplement les deux quarts de travail qu'il souhaite échanger, et l'application envoie une demande à l'employé avec qui il souhaite échanger et une demande d'approbation au responsable. Les modifications et les demandes peuvent être soumises à tout moment, et le responsable peut approuver ou refuser les demandes au moment qui vous convient le mieux.

Coup de poing dedans et dehors

En plus d'utiliser HotSchedules pour gérer leurs futurs quarts de travail, les employés peuvent pointer leurs arrivées et leurs départs dans l'application HotSchedules sur leur appareil mobile. L'application utilise la géolocalisation pour permettre aux employés de pointer uniquement s'ils sont réellement sur place, et l'horloge n'est disponible que dans les 5 minutes suivant l'heure de début du quart de travail d'un employé.

Les employés tirent beaucoup de HotSchedules, mais les managers aussi. Examinons toutes les façons dont HotSchedules facilite la vie d'un gestionnaire.

Création d'horaires

La caractéristique fondamentale de HotSchedules est la planification, naturellement. La création d'horaires dans l'application est un jeu d'enfant ; vous pouvez soit recommencer à zéro, utiliser un modèle d'horaire personnalisé ou même copier l'horaire d'une semaine précédente. Une fois l'horaire en place, vous pouvez affecter des employés en quelques clics de souris. Si vos niveaux d'activité sont dynamiques par saison, par mois ou même par jour de la semaine, vous pouvez tirer parti des tendances des ventes passées pour prévoir le nombre d'équipes dont vous aurez besoin, afin de réduire le risque de sur ou sous-planification. Une fois qu'un planning a été finalisé, le rapport Roster est un moyen pratique de vérifier qui doit travailler un jour donné.

Approbation des demandes

HotSchedules permet aux employés de soumettre des demandes de congés et d'échange, de libération ou de reprise de quarts de travail. Les gestionnaires doivent approuver ces demandes pour que les changements apparaissent sur le calendrier. Dans le module d'approbation, les responsables peuvent voir les raisons fournies par les employés lors de la soumission de leurs demandes et approuver ou refuser les demandes. Les employés sont automatiquement informés du résultat des demandes, vous n'avez donc pas besoin de les envoyer manuellement par e-mail ou de les appeler lorsque des modifications sont apportées.

Gestion du temps et des présences

Lorsque les employés utilisent la fonction d'horodateur de HotSchedules, les responsables peuvent également examiner et approuver les feuilles de temps dans l'application HotSchedules. Le module de temps et de présence indique clairement les heures régulières, les heures supplémentaires et les congés payés, afin que vous puissiez vous assurer que les chèques de paie sont exacts avant qu'ils ne soient versés.

Mesurer et analyser les performances

Planifiez-vous efficacement vos employés ? Les employés utilisent-ils efficacement HotSchedules ? Vous pouvez plonger dans les détails dans le tableau de bord des rapports du système, où vous pouvez extraire plus de 40 types de rapports différents qui montrent les performances des ventes, les tendances de la main-d'?uvre et les interactions des employés. Les sujets de rapport populaires incluent les heures prévues par rapport aux heures planifiées, les avertissements d'heures supplémentaires et les demandes de congés. Si vous vous référez fréquemment à certains rapports, vous pouvez les enregistrer en tant que favoris pour un accès facile.

Comme nous l'avons mentionné, HotSchedules est facile à utiliser et peut éliminer une grande partie du travail manuel de planification pour les entreprises de l'industrie hôtelière. Mais ce n'est pas là que s'arrête la valeur. HotSchedules vous aide à gérer votre entreprise plus efficacement, ce qui peut réduire les coûts et augmenter la satisfaction des employés, en particulier si la planification est un problème.

HotSchedules est fier de sa capacité à vous aider à créer des horaires plus efficaces. Non seulement vous pouvez affiner vos calendriers à l'aide des données de ventes historiques et prévues, mais vous pouvez également gagner du temps en créant le calendrier réel en tirant parti des modèles et en dupliquant les calendriers antérieurs. Lorsque vous consacrez moins de temps à la planification, vous pouvez consacrer plus d'énergie et de ressources aux tâches qui améliorent plus directement l'expérience client. Et avec des niveaux de dotation plus précis, vous pouvez éviter des dépenses salariales inutilement élevées, des heures supplémentaires et des primes destinées à inciter le personnel à couvrir les quarts de travail à la dernière minute.

La satisfaction des employés peut également être stimulée grâce à la fonctionnalité mobile à la demande et aux fonctionnalités de demande que HotSchedules apporte à votre organisation. Chaque employé sera heureux de connaître son futur emploi du temps dès qu'il sera disponible, et les employés apprécieront de pouvoir demander des congés ou échanger des quarts de travail d'une simple pression du doigt. Le marché de l'embauche d'aujourd'hui est difficile, donc tout ce que vous pouvez faire pour augmenter la satisfaction des employés vous aidera à retenir votre personnel et à réduire le besoin de recrutement.

Que vous dirigiez un restaurant, un bar, un lieu ou un hôtel, HotSchedules peut transformer votre processus de planification en un processus fluide et indolore pour les responsables et les employés. Couplé à des avantages tels que la satisfaction des employés et la réduction des dépenses salariales, HotSchedules peut être un véritable atout pour les entreprises hôtelières de toutes sortes. Si vous êtes curieux d'apporter HotSchedules à votre organisation, vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 14 jours pour essayer le logiciel par vous-même.