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Comment fonctionne un système de réservation d’hôtel ?

Dans cet article, nous expliquerons comment fonctionne un système de réservation d'hôtel et comment l'utiliser pour augmenter la satisfaction des clients.

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Jordan Hollander dans Gestion des revenus

Dernière mise à jour Décembre 04, 2024

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Avez-vous parfois l'impression que votre système de réservation d'hôtel travaille contre vous plutôt que pour vous ? Suivre un nombre incalculable de réservations provenant de plusieurs moteurs de réservation peut s'avérer une tâche écrasante.

Un système de réservation d'hôtel (HRS) est un outil utile pour automatiser les réservations et les préférences des clients afin de répondre à leurs besoins. Avec HRS en place, vous pouvez instantanément connaître l'occupation actuelle des chambres et gagner du temps dans la planification des tâches de votre personnel.

Dans cet article, nous expliquerons comment fonctionne un système de réservation d'hôtel et comment l'utiliser pour augmenter la satisfaction des clients.

Qu'est-ce qu'un système de réservation d'hôtel ?

Un système de réservation d'hôtel est une application logicielle qui permet aux clients de réserver des chambres directement auprès d'un hôtel en ligne. Il automatise la gestion des réservations, le contrôle des stocks et le traitement des paiements. Un système de réservation collabore avec des canaux de distribution tels que les OTA et les moteurs de réservation tiers pour offrir aux clients un processus de réservation transparent.

Vous pouvez également intégrer votre HRS à un système de gestion hôtelière, qui garantit que tout est mis à jour en temps réel, de la disponibilité des chambres aux préférences des clients. Pendant que HRS gère les tâches moins passionnantes, vous pouvez vous concentrer sur la satisfaction de vos clients.

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Comment fonctionne un système de réservation d'hôtel

Voici un aperçu étape par étape du fonctionnement du système de réservation d’hôtel.

Étape 1 : Réservation des invités

Les applications de réservation sont intuitives et faciles à utiliser. Les clients peuvent filtrer les options pour rechercher les fonctionnalités qui leur plaisent. Lorsque vous proposez à vos clients autant d'options de réservation que possible, vous augmentez leurs chances de réserver chez vous.

Votre personnel peut utiliser les informations de réservation automatisées pour réduire les erreurs manuelles et les répétitions lors de la préparation des hébergements. De plus, les équipes d'entretien ménager et de réception disposent d'informations sur l'occupation qui peuvent éviter les surréservations ou les ruptures de stock.

Étape 2 : Confirmation de réservation et paiement

Une fois que le client a réservé son séjour, HRS lui attribue la chambre idéale en fonction de ses préférences. Il calcule également le coût total de son séjour ou ajuste les prix en fonction des soldes et des promotions ou des demandes du marché.

HRS gère les paiements sécurisés et la facturation des clients, simplifiant ainsi le processus pour le personnel et les clients.

Étape 3 : Mises à jour sur la disponibilité des chambres

Après avoir confirmé la réservation, votre HRS se met immédiatement au travail pour mettre à jour l'occupation. Il synchronise les informations avec le channel manager au fur et à mesure qu'elles apparaissent. Ainsi, vos clients disposent d'informations précises sur les moteurs de réservation.

Mieux encore, le système vérifie en permanence la disponibilité des chambres. Si un client annule ou reprogramme son séjour, cette information s'affiche dans l'inventaire de votre chambre.

Étape 4 : Enregistrement et départ des clients

Lors de l'enregistrement des clients, HRS récupère automatiquement les données fournies lors de la réservation et les enregistre dans la chambre choisie. Même si des modifications de dernière minute surviennent, le personnel peut facilement les mettre en œuvre.

Il en va de même pour le check-out. HRS rappelle à vos clients l'heure de check-out lorsqu'ils se préparent à partir. S'ils ont besoin de quitter l'hôtel plus tard, le système vous avertira à l'avance afin que vous puissiez les satisfaire.

Quelles sont les principales caractéristiques d’un système de réservation d’hôtel ?

Passons en revue les principales fonctionnalités qui font du système de réservation d’hôtel un outil révolutionnaire pour la gestion des réservations.

Logiciel de réservation en ligne

La gestion des listes de chambres sur plusieurs canaux de réservation peut être longue et complexe. Elle garantit que seules les chambres disponibles sont présentées aux clients potentiels.

Les avantages des logiciels de réservation en ligne vont bien au-delà de la prévention des erreurs critiques. Les équipes marketing suivent les tendances de réservation et conçoivent des campagnes marketing pour cibler les clients. Les équipes commerciales proposent des ajustements de prix et des promotions pour fidéliser les clients tout en augmentant les revenus.

Gestion de la réception

Le personnel de la réception doit souvent gérer de nombreuses tâches simultanément, comme les demandes de réservation spéciales et les modifications de dernière minute. HRS effectue la majeure partie du travail, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur la fourniture d'une expérience satisfaisante à chaque client.

HRS rassemble toutes les données de réservation dans un seul tableau de bord auquel le personnel de l'hôtel a accès. Il peut vérifier et prendre en compte les préférences des clients, traiter les paiements et planifier le ménage en fonction des besoins des clients. Avec le bon système, vous pouvez gérer davantage de réservations avec moins de situations stressantes.

Gestionnaire de chaînes

Un gestionnaire de canaux garantit la cohérence entre les différentes plateformes de réservation et dans vos dossiers. Cela signifie que si vos clients réservent une chambre via Booking , Expedia ou un autre canal, la chambre est immédiatement répertoriée comme occupée dans votre système. Considérez un gestionnaire de canaux comme un assistant personnel qui fait de la surréservation une chose du passé.

Maintenant que vous avez découvert les fonctionnalités, voyons comment fonctionne HRS à travers un exemple pratique.

Exemple d'un système de réservation d'hôtel

Pour comprendre comment les systèmes de réservation d'hôtel vous simplifient la vie, consultez le processus de SiteMinder ci-dessous :

  1. Réservation et réservation : Vos invités réservent leur séjour dans votre hôtel via SiteMinder, en détaillant leurs préférences.

  2. Confirmation et préparation : SiteMinder envoie une confirmation automatique aux clients et met à jour les listes de chambres dans votre logiciel de propriété.

  3. Processus d'enregistrement : Avant l'arrivée, vos invités s'enregistrent via le site Web SiteMinder et accèdent à la chambre avec une clé numérique.

  4. Services supplémentaires : Ensuite, des équipements et services, tels que le room service ou le spa de l'hôtel, sont ajoutés à la facture des clients sur SiteMinder.

  5. Processus de départ : les clients peuvent quitter automatiquement la chambre via le site Web tandis que HRS répertorie la chambre pour le ménage.

  6. Communication post-séjour : Enfin, SiteMinder envoie aux clients un e-mail de remerciement automatique et les invite à évaluer leur séjour.

Outre SiteMinder, savez-vous quel HRS sera leader en 2025 ? Notre guide des meilleurs systèmes de réservation d'hôtels vous fournira tous les détails pour vous aider à décider quel HRS choisir.

Passons maintenant en revue les avantages des systèmes de réservation d’hôtel pour vos opérations commerciales.

Avantages de l'utilisation d'un système de réservation d'hôtel dédié

Voici les avantages de HRS pour vos opérations hôtelières.

Obtenir un avantage concurrentiel

HRS ne se contente pas de vous permettre de rester à flot pendant les périodes de stress, c'est sa principale caractéristique. Un autre avantage encore plus important est de vous permettre de devancer la concurrence.

Un système de réservation d'hôtel analyse les tendances de réservation pour vous aider à créer des promotions et des ventes attrayantes qui attirent les clients. L'ajustement de vos tarifs à des moments précis vous permet de mettre en valeur votre hôtel dans la mer des autres et de gagner plus de clients.

Améliorer l'efficacité opérationnelle

HRS contribue à améliorer l'efficacité du personnel grâce à l'automatisation et à la planification des tâches. Le système suit les tâches des membres de l'équipe et en attribue de nouvelles pour atteindre une productivité optimale. En améliorant la communication et la collaboration, HRS réduit le stress lié à vos responsabilités de gestion.

Rationalisation des tâches administratives

En rationalisant vos tâches administratives avec HRS, vous bénéficiez d'une équipe disponible 24h/24 et 7j/7 qui travaille pour vous en coulisses pour vous faciliter la vie. En fonction des données d'occupation, HRS crée des rapports précieux sur les revenus, les tendances de réservation et la disponibilité.

Améliorer l'expérience client

L'amélioration de l'expérience client doit être au cœur du succès de chaque hôtel. C'est le début et la fin de tous vos efforts en matière de gestion hôtelière.

Nous avons surtout parlé de la façon dont HRS aide les hôteliers, mais examinons la question du point de vue du client. Lorsqu'un client réserve un séjour, il souhaite que ce soit simple et rapide. L'enregistrement doit être fluide et les paiements doivent être instantanés. Le client doit obtenir sa chambre préférée, avec vue et numéro d'étage si possible.

Avec HRS, votre personnel peut personnaliser l'hébergement de chaque client en fonction de ses préférences. Le plus intéressant est que plus le client fournit de détails, plus il sera facile de l'accueillir.

Quelle est la différence entre un système de réservation d’hôtel et un système de gestion immobilière ?

La principale différence entre un système de réservation d'hôtel et un système de gestion immobilière (PMS) réside dans leur champ de fonctionnalités. Un système de réservation d'hôtel se concentre sur la réservation de chambres en ligne, la gestion des stocks et le traitement des paiements. En revanche, un PMS gère des tâches opérationnelles plus larges, notamment les opérations de réception, le ménage et l'enregistrement/le départ des clients.

Voici un aperçu des différences entre un système de réservation d’hôtel et un système de gestion immobilière :

 

Point de comparaison

Système de réservation d'hôtel

Système de gestion immobilière

Se concentrer

Réservations de chambres

Gestion des opérations quotidiennes

Interactions

Avec des invités

Avec le personnel de l'hôtel

Utilisateurs

Agences de voyages, OTA, voyageurs individuels

Réception, ménage, comptables

Communication

Communication et confirmations externes avant l'arrivée

Communication interne entre les services

Gestion des stocks

Disponibilité des chambres et réservations

Statut de la chambre (occupée, vacante, en maintenance)

Un HRS gère les réservations avec les clients et les agences, tandis qu'un PMS coordonne les tâches entre le personnel de l'hôtel, comme la réception, le ménage et la maintenance.

Principaux points à retenir

  • Améliorer l’efficacité de la gestion hôtelière grâce à HRS améliore vos opérations et votre bien-être.

  • En utilisant un HRS, votre hôtel peut gérer plus de réservations et vous aider à les gérer.

  • L’amélioration de l’expérience client commence par un processus de réservation simplifié.

  • Questions fréquemment posées

    Un système de réservation d’hôtel peut-il s’intégrer à d’autres logiciels hôteliers ?

    Oui, un système de réservation d'hôtel peut s'intégrer à d'autres logiciels hôteliers. Il est conçu pour fonctionner lorsqu'il est mis en œuvre avec des systèmes de gestion d'établissements et d'autres systèmes hôteliers. L'intégration permet à HRS de fournir au personnel de l'hôtel des informations précises sur les clients et les réservations.

    Dans quelle mesure un système de réservation d’hôtel est-il sécurisé pour la gestion des paiements ?

    Un système de réservation d'hôtel est hautement sécurisé pour gérer avec succès les paiements au nom des clients. La plupart des HRS mettent en œuvre des protocoles de cryptage et d'authentification et des réglementations strictes GDPR et PCI DSS pour protéger les données sensibles.

    Les petits hôtels ont-ils besoin d’un système de réservation ?

    Oui, les petits hôtels peuvent bénéficier d'un système de réservation. Quelle que soit la taille de l'hôtel, son personnel et ses clients ont tout intérêt à utiliser HRS pour gérer les réservations.

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Jordan Hollander
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.