Che cos'è il software di gestione degli eventi nei ristoranti?

Il software di gestione degli eventi nei ristoranti è uno strumento digitale progettato per semplificare la pianificazione e l'esecuzione di eventi all'interno di un ambiente di ristorazione. Le sue funzioni principali includono:

• Gestione dei partecipanti: gestisci in modo efficiente gli elenchi degli invitati, le registrazioni, le risposte e le richieste speciali.

• Disposizione dei posti a sedere ai tavoli: ottimizza la disposizione dei posti a sedere in base alle dimensioni del gruppo e alla tipologia dell'evento, assicurando che gli ospiti siano sistemati comodamente e massimizzando l'uso dello spazio disponibile.

• Personalizzazione del menù: crea menù personalizzati che tengano conto delle tue preferenze e restrizioni alimentari.

• Elaborazione dei pagamenti: gestisci in modo sicuro i pagamenti e la fatturazione per gli eventi, semplificando le transazioni sia per il ristorante che per i suoi ospiti.

• Monitoraggio dei dati: monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI), come i tassi di partecipazione e i ricavi generati dagli eventi.

I 5 migliori software di gestione degli eventi nei ristoranti

Tra le varie piattaforme di gestione degli eventi nei ristoranti disponibili nel 2025, cinque si distinguono dalle altre.

Luogo perfetto

Perfect Venue offre una piattaforma user-friendly ideale per la gestione di eventi privati. Una delle sue caratteristiche distintive è una dashboard centralizzata che consente agli utenti di tenere traccia di tutte le richieste, disponibilità e comunicazioni in un unico posto.

Perfect Venue offre anche un'app mobile che consente agli organizzatori di eventi di gestire gli eventi in movimento. Offrono anche un'elaborazione dei pagamenti integrata, rendendo comodo per gli ospiti pagare direttamente tramite la piattaforma.

Triplo sedile

Tripleseat è noto per le sue funzionalità pensate appositamente per ristoranti e strutture ricettive. Una delle sue migliori funzionalità è un modulo lead personalizzabile che cattura in modo efficiente le informazioni essenziali dai potenziali clienti. Offre inoltre il monitoraggio della disponibilità in tempo reale, fornendo informazioni accurate per evitare doppie prenotazioni e altri inconvenienti.

Tripleseat include anche strumenti di marketing integrati che consentono ai ristoranti di promuovere eventi tramite campagne e-mail direttamente dalla piattaforma.

Pod di pianificazione

Planning Pod fornisce strumenti completi per la pianificazione di eventi che danno ai proprietari il controllo completo su un evento. Uno dei suoi principali vantaggi sono i suoi strumenti di registrazione degli eventi, che semplificano il processo di registrazione per gli ospiti con moduli facili da usare.

Offrono inoltre funzionalità di gestione dei contenuti che consentono ai ristoranti di creare siti web dedicati agli eventi, in cui vengono presentate le offerte e i dettagli degli eventi.

Sette stanze

SevenRooms si distingue per la sua piattaforma di marketing e operazioni all-in-one, progettata specificamente per le attività di ospitalità. Questa piattaforma offre più di una semplice pianificazione di eventi; si integra perfettamente con sistemi esistenti come piattaforme POS e CRM e automatizza le campagne di marketing per attrarre più ospiti tramite e-mail e SMS con contenuti personalizzati.

Eventi

Eventbrite è una piattaforma versatile adatta a vari tipi di eventi oltre alle semplici esperienze culinarie. La sua interfaccia intuitiva consente una facile configurazione delle pagine degli eventi che possono essere personalizzate per riflettere l'identità del marchio del ristorante.

Eventbrite offre anche strumenti promozionali che sfruttano l'integrazione dei social media per aumentare significativamente la visibilità dell'evento e le vendite dei biglietti.

Come un sistema di gestione degli eventi del ristorante aumenta le vendite degli eventi

Il software di gestione degli eventi può aumentare significativamente le vendite degli eventi semplificando le operazioni e migliorando la soddisfazione del cliente. Uno dei principali vantaggi risiede nell'automazione delle attività ripetitive per ridurre gli oneri amministrativi sugli organizzatori di eventi che altrimenti impiegherebbero tempo prezioso a gestire manualmente la logistica.

La comunicazione personalizzata con i clienti migliora anche l'engagement tenendo informati i partecipanti in ogni fase del processo di pianificazione dell'evento. Ciò può portare a elevati tassi di soddisfazione e a più attività ripetute da parte di clienti soddisfatti che apprezzano la fornitura di un servizio attento.

L'analisi degli eventi in tempo reale può anche aiutare i ristoratori a prendere decisioni informate basate sulle performance passate. Ciò consente una migliore pianificazione degli eventi futuri, concentrandosi sulla massimizzazione della soddisfazione e della fedeltà del cliente.

Caratteristiche principali da ricercare nel software di gestione degli eventi per ristoranti

Quando si sceglie un software di gestione degli eventi specificamente pensato per le attività di ristorazione, i proprietari dei ristoranti dovrebbero considerare le seguenti caratteristiche:

• Interfaccia intuitiva: il software dovrebbe avere un design intuitivo che consenta una navigazione semplice senza una formazione approfondita. Ciò aiuta il personale a sentirsi a proprio agio nell'utilizzare il sistema immediatamente dopo l'implementazione.

• Opzioni di personalizzazione: cerca un software che offra funzionalità su misura per soddisfare i requisiti specifici della tua struttura. La personalizzazione assicura il massimo valore dal tuo investimento.

• Capacità di integrazione: verifica la compatibilità con i sistemi esistenti, come point-of-sale (POS) e gestione dell'inventario. L'integrazione senza soluzione di continuità facilita transizioni fluide tra i diversi reparti coinvolti nella gestione degli eventi.

• Strumenti di reporting completi: assicurati che il software fornisca parametri di prestazione dettagliati che consentano ai manager di monitorare efficacemente i progressi e di identificare le aree che necessitano di miglioramenti in base al feedback degli ospiti.

• Supporto clienti affidabile: dare priorità ai venditori che offrono un supporto clienti affidabile. L'accesso all'assistenza per la risoluzione dei problemi garantisce che le operazioni fluide siano mantenute in modo coerente, indipendentemente da circostanze impreviste.

Come scegliere il software di gestione eventi giusto per i ristoranti

Scegliere il software di gestione della sede giusto significa considerare diversi fattori importanti. Ecco come scegliere il software per eventi giusto per la tua struttura:

Valuta le esigenze del tuo ristorante per gli eventi

Valuta ciò di cui il tuo ristorante ha bisogno per organizzare eventi di successo durante tutto l'anno. Considera fattori come le dimensioni e il tipo del tuo ristorante, quante prenotazioni di eventi accetti all'anno e come opera il tuo staff durante un evento. Questi fattori ti aiuteranno a identificare quali funzionalità ti servono di più per soddisfare al meglio le esigenze di una prenotazione di un evento.

Confronta i prezzi e le funzionalità del software

Confronta le strutture di prezzo e le funzionalità offerte da diversi software per eventi. Determina quale opzione fornisce il miglior valore, adattandosi alle tue esigenze specifiche per evitare di pagare troppo per funzionalità non necessarie. Analizzare le strutture di prezzo può aiutarti a rispettare il budget, massimizzando al contempo il ritorno sull'investimento.

Controllare l'integrazione del software con i sistemi esistenti

Assicurati che qualsiasi software tu stia considerando possa integrarsi facilmente con i sistemi esistenti nel tuo ristorante. Questo può includere la compatibilità con i sistemi POS, i sistemi di gestione dei ristoranti o le app di gestione dell'inventario che hai già.

Quali integrazioni dovrebbe supportare il software per eventi incentrato sulla ristorazione?

Un buon software di gestione eventi dovrebbe essere in grado di integrarsi con i sistemi esistenti per migliorare la funzionalità. Ecco le integrazioni che dovresti cercare:

• Sistemi POS: un software per eventi che si integra con il tuo sistema POS esistente può semplificare l'elaborazione dei pagamenti, monitorando al contempo i dati di vendita correlati agli eventi. Ciò garantisce metriche di reporting accurate per tutti gli eventi ospitati.

• Customer Relationship Management (CRM): l'integrazione CRM consente al software per eventi nei ristoranti di migliorare la soddisfazione del cliente attraverso comunicazioni personalizzate e strategie di marketing.

• Piattaforme di posta elettronica: la connessione a una piattaforma di posta elettronica consente al software di gestione degli eventi di rispondere automaticamente alle richieste di informazioni e di prenotazione, mantenendo elevata la fidelizzazione dei clienti.

• Software per prenotazioni e liste d'attesa: un buon sistema di gestione degli eventi dovrebbe essere in grado di connettersi al software per le prenotazioni dei ristoranti e al software per le liste d'attesa per facilitare le prenotazioni e renderle più efficienti.

Quanto costa un sistema di gestione degli eventi per ristoranti?

Il costo associato all'acquisizione di sistemi di gestione degli eventi incentrati sulla ristorazione può variare notevolmente in base a diversi fattori:

• Modelli di prezzo: la maggior parte dei fornitori di software per eventi di ristoranti offre una gamma di prezzi diversi, con piani che vanno da circa $ 59 a $ 159 al mese per sede. Molti di questi fornitori offrono anche demo o funzionalità gratuite per consentire agli utenti di provare i loro servizi prima di impegnarsi in un acquisto.

• Set di funzionalità: più funzionalità ti servono per i tuoi eventi, più costerà. A seconda del piano che acquisti, questi software possono offrire strumenti di base per il monitoraggio degli eventi, come portali per gli ospiti e moduli di registrazione, fino a funzionalità avanzate come la pianificazione dei piani e la gestione delle attività.

• Scala degli eventi: gli eventi più piccoli avranno bisogno di meno funzionalità per funzionare in modo efficace, mentre quelli su larga scala potrebbero aver bisogno di più strumenti per far sì che tutto proceda senza intoppi.

Verdetto finale: il miglior software di gestione degli eventi nei ristoranti

Delle cinque opzioni discusse sopra, Perfect Venue è la migliore soluzione di gestione eventi disponibile. Ha un piano di pagamento flessibile, con un livello gratuito che fornisce strumenti di base per la gestione degli eventi in cambio di una commissione di elaborazione dell'1,9% sui pagamenti effettuati tramite la piattaforma.

Mentre l'opzione gratuita di Perfect Venue può essere ottima per ristoranti o locali più piccoli, i suoi piani migliori offrono funzionalità più avanzate, come calendari degli eventi, gestione di più locali e monitoraggio delle attività del personale. Anche l'adattamento alla piattaforma è facile, con supporto telefonico 24 ore su 24 e formazione disponibili per i piani di livello superiore.

Inoltre, questo software offre l'integrazione con una varietà di sistemi POS e altri servizi, come Google Tag Manager, che consente a proprietari e gestori di monitorare con precisione e all'istante i numeri delle presenze, il ROI pubblicitario e le analisi dei social media.

Perfect Venue offre persino una tecnologia di automazione delle e-mail assistita dall'intelligenza artificiale, aumentando la fidelizzazione dei clienti tramite risposte rapide e pianificazione automatica, riducendo il carico di attività amministrative per proprietari e personale.

Domande frequenti

Un software per la gestione degli eventi può gestire sia le prenotazioni che le richieste di catering?

Sì, il software di gestione eventi integrato può gestire prenotazioni e servizi di catering fornendo una piattaforma centralizzata per gestire tutti i dettagli in modo efficiente. Ciò semplifica la comunicazione tra i membri dello staff che gestiscono diversi aspetti di un evento.

Esistono soluzioni convenienti per ristoranti piccoli o indipendenti?

Sì, molte soluzioni di gestione degli eventi offrono modelli di prezzi scalabili che si rivolgono a ristoranti piccoli o indipendenti. Queste opzioni spesso includono prove gratuite o piani tariffari entry-level progettati per adattarsi a budget limitati che forniscono comunque le funzionalità essenziali necessarie per gestire un evento in modo efficace.

Il software per la gestione degli eventi è adatto solo ai grandi ristoranti?

No, il software di gestione degli eventi non è solo per i grandi ristoranti. Gli stabilimenti di tutte le dimensioni che ospitano eventi possono trarre vantaggio da questo software, consentendo a qualsiasi ristorante di mantenere le operazioni efficienti e migliorare le esperienze degli ospiti.

Un software per la gestione degli eventi può monitorarne la redditività?

Sì, la maggior parte dei moderni sistemi di gestione degli eventi sono dotati di funzionalità che consentono di tracciare metriche finanziarie relative ai singoli eventi. Questa capacità consente ai gestori dei ristoranti di analizzare la redditività monitorando il reddito generato e confrontandolo con le spese sostenute per un evento.