Riflettori puntati sul Sistema uniforme di contabilità per l'industria alberghiera (USALI) – 12a edizione rivista

Uno degli eventi più importanti nel settore dell'ospitalità si è verificato quest'estate all'HITEC. HFTP (Hospitality Financial and Technical Professionals) ha pubblicato l'attesissimo Uniform System of Accounts for the Lodging Industry – 12th Revised Edition. Il Global Finance Committee (GFC), un comitato congiunto di HFTP e AHLA (American Hotel and Lodging Association) fondato nel 2018, ha creato questa versione aggiornata di USALI ed è responsabile del contenuto nelle successive edizioni riviste.

Come affermato nel documento, "Per la 12a edizione rivista, la GFC ha ribadito che lo scopo principale dell'USALI è quello di fornire rendiconti operativi formattati per fornire ai proprietari di hotel, ai gestori e ad altre parti interessate informazioni e dati pertinenti all'ambiente operativo unico del settore alberghiero... L'USALI viene periodicamente rivista per riflettere i cambiamenti nelle pratiche del settore e per affrontare i problemi che emergono con lo sviluppo del settore".

Di seguito è riportata una descrizione generale di alcune delle modifiche descritte nella 12a edizione riveduta; per informazioni più dettagliate, leggere il rapporto completo su usali.hftp.org. Consiglio vivamente agli albergatori e ai loro team finanziari di esaminare il documento completo e di parlare con i loro fornitori di back office e contabilità per iniziare i passaggi per adottare gli standard aggiornati in esso contenuti. La scadenza per le organizzazioni alberghiere per aggiornare i propri conti utilizzando questa nuova serie di linee guida è il 1° gennaio 2026. Molti vorranno avere tutti gli aggiornamenti in atto prima di iniziare la stagione di bilancio 2026 nell'autunno del 2025.

Come indicato nell'edizione più recente, "Un sistema uniforme di conti stabilisce formati standardizzati e classificazioni di conti per guidare gli individui nella preparazione e presentazione di rendiconti operativi e finanziari. Un sistema come questo è stato distribuito per la prima volta per il settore alberghiero nel 1926, noto come Uniform System of Accounts for Hotels. (Queste linee guida consentono) agli utenti interni ed esterni di rendiconti operativi e finanziari di confrontare la posizione finanziaria e le prestazioni operative di una particolare proprietà con tipi simili di proprietà nel settore alberghiero."

Come potete vedere, per coloro che si concentrano su soluzioni di back office e contabilità per gli hotel, la più recente revisione USALI è molto importante per noi e per i nostri clienti alberghieri. Questa edizione più recente è divisa in sei parti nel seguente ordine: Rendiconti operativi; All-inclusive (nuova sezione); Altre linee guida di reporting; Rendiconti finanziari; Metriche, indici e programmi opzionali; e Revenue and Expense Directory.

La Parte I delinea i report finanziari, inclusi il formato e le voci di reparto richieste da una proprietà alberghiera per analizzare le operazioni e produrre report accurati. (Una nota: le dichiarazioni nella Parte I si riferiscono a proprietà alberghiere con servizi completi, inclusi locali di ristorazione e altre offerte. Tuttavia, le proprietà con servizi limitati possono facilmente adattarsi eliminando qualsiasi programma che non si applica a loro o qualsiasi voce di riga non correlata, oppure, se sono necessari maggiori dettagli, possono preparare sottoconti o sottoprogrammazioni e registrarli nelle voci di riga correlate delineate da USALI.)

La Parte II è una nuova sezione, incentrata specificamente sulle proprietà all-inclusive, mentre la Parte III è incentrata sulla rendicontazione e offre raccomandazioni per la rendicontazione lorda e netta; supplementi, mance e spese di servizio e come gestirli; contabilità di locazione; e sussidi governativi. La Parte IV delinea i formati di rendiconto e fornisce ulteriori dettagli sulle voci di bilancio nei rendiconti finanziari generali prodotti per utenti esterni come creditori e azionisti. In base al rapporto completo, i rendiconti includono: Bilancio, Rendiconto di reddito complessivo, Rendiconto dei flussi di cassa, Rendiconto di reddito, Rendiconto del patrimonio netto e Note ai rendiconti finanziari.

Le restanti due parti includono la Parte V, una revisione dettagliata delle metriche, dei rapporti e delle tabelle facoltative utilizzate per l'analisi dei rendiconti finanziari e operativi nelle Parti I, II e IV; e la Parte VI, un ampio glossario di termini che rientrano nelle voci ricavi e spese.

Ancora una volta, per una panoramica più completa di USALI 12, è meglio consultare il rapporto completo su usali.hftp.org, ma di seguito sono riportati solo alcuni degli aggiornamenti più recenti del rapporto.

Innanzitutto, alcuni cambiamenti che abbiamo notato subito: le utenze sono state modificate in Energia, acqua e rifiuti; e la spesa per i sistemi di intrattenimento in camera è stata spostata in Sistemi informativi e di telecomunicazione. Inoltre, la rimozione dei rifiuti è stata spostata nel nuovo programma Energia, acqua e rifiuti; mentre le voci di spesa per cibo e bevande del minibar sono state spostate nel reparto Altri gestiti.

Per quanto riguarda i redditi vari, le tariffe resort sono cambiate in tariffe di destinazione, resort e urbane; sono state fornite ulteriori indicazioni per una corretta classificazione dei ricavi da locazione dei punti di ristorazione e di aree quali le tariffe per pulizie straordinarie, i guadagni (perdite) dalle transazioni in valuta estera relative agli ospiti, i crediti promozionali e l'affitto e le concessioni di spazi.

Inoltre, Lease Income è stato al centro dell'attenzione in Nonoperating Income and Expense, così come chiarimenti in Cost Recovery Income e Business and Occupation Taxes. In HR, sono stati aggiunti due nuovi account: Human Resources – Recruitment/Relocation e Human Resources – Employee Relations; e in Annual Mandatory Brand and Operator Costs, è stato aggiunto un nuovo programma per chiarire meglio i costi richiesti da un brand o da un operatore, inclusi programmi, sistemi e servizi obbligatori.

In riferimento a Sales and Marketing, sono stati aggiunti paid search, display e social per identificare ulteriormente gli strumenti utilizzati per commercializzare le proprietà alberghiere. Mentre Loyalty Programs è stato ridefinito, il nuovo Loyalty Programs – Promotion è stato creato per catturare meglio i punti fedeltà correlati alle promozioni. Sempre in questa categoria, Media è stato modificato in Advertising – Print, Radio, and TV.

Oltre a questi aggiornamenti, troverete diverse definizioni e chiarimenti migliorati, nonché sottoprogrammi aggiunti e altri aggiornamenti nel rapporto completo. Il team Aptech ha trovato molto utili diversi aggiornamenti nella 12a edizione riveduta completa e ha iniziato a lavorare con i nostri clienti alberghieri per preparare la scadenza del 1° gennaio 2026. È difficile credere che saranno passati 100 anni dalla prima versione dell'Uniform System of Accounts for Hotels pubblicata dall'Hotel Association of New York City. Siamo grati a organizzazioni come HFTP e AHLA che offrono risorse, supporto e formazione continui al settore alberghiero. Per maggiori informazioni su USALI 12, visita usali.hftp.org. Se sei un cliente Aptech e hai domande su USALI 12, contatta il nostro team al numero +1 412-963-7450 o all'indirizzo [email protected].