Dove dovrebbe trovarsi il team finanziario del tuo hotel in questo momento della stagione del budget

di Jill Wilder, Presidente di Aptech

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È quel periodo dell'anno, la stagione del budget. "Budget" - anche la parola suona scoraggiante per la maggior parte delle persone. La buona notizia è che il processo di budgeting per il tuo hotel non deve essere eccessivamente difficile. Le risorse chiave quando si crea un budget per la tua azienda alberghiera sono:

 Organizzazione

 Lavoro di squadra: tutti i reparti forniscono il loro contributo e le loro informazioni senza ritardi.

 Software specifico per hotel: per aiutare il tuo team finanziario a raccogliere dati accurati su tutto il tuo portafoglio e a fornire facilmente il budget consigliato nei tempi previsti.

Cominciamo dalle basi

Un budget alberghiero è essenzialmente un piano finanziario e una strategia per il prossimo anno fiscale. Offre uno sguardo dall'interno alla salute finanziaria dell'organizzazione e offre proiezioni per entrate, spese e performance generali. Una nota però: il monitoraggio dei budget non si ferma all'approvazione alla fine della stagione di budget; i team finanziari devono monitorare costantemente le performance dell'hotel durante tutto l'anno rispetto al budget, poiché il settore alberghiero è facilmente influenzato da fattori economici e dai risultati della domanda degli ospiti in diversi periodi dell'anno.

Il passo più importante è assicurarsi di avere dati accurati: il budget può essere utile e accurato solo quanto i dati che hai. Dati storici accurati, inclusi ricavi e spese, sono la chiave per identificare gli obiettivi per l'anno a venire, nonché le tendenze di occupazione e la valutazione delle prestazioni della proprietà. Le soluzioni software odierne aiutano ad automatizzare molti processi e ad accedere ai dati applicabili su un'unica dashboard. I team finanziari non devono creare manualmente report come facevano in passato e, per questo motivo, queste soluzioni aiutano a ridurre gli errori e forniscono informazioni preziose.

Sebbene il tuo team finanziario sia molto probabilmente nel bel mezzo della stagione di budget, ora è il momento di porsi alcune domande: mentre lavori durante la stagione di budget, hai coinvolto tutti i responsabili di reparto del tuo hotel? Hanno tutti inviato i compiti assegnati entro le scadenze richieste? C'è qualcuno che potrebbe aver bisogno di una guida extra dal tuo team? Un budget solido richiede il contributo di più reparti e alcuni potrebbero aver bisogno dell'aiuto del team finanziario per le proiezioni dell'anno prossimo.

La tua struttura o il tuo gruppo alberghiero utilizza ancora le analisi relative al COVID?

Statista stima che le dimensioni del mercato mondiale del settore alberghiero e dei resort abbiano raggiunto 1,5 trilioni di dollari USA nel 2023, con tassi di occupazione in ripresa ai livelli pre-pandemia. È fondamentale che gli hotel abbandonino le analisi incentrate sul COVID e lavorino con nuovi modelli e nuovi dati. È ora!

Nel primo trimestre di quest'anno, c'erano 6.195 hotel in costruzione, con 3.840 proprietà la cui costruzione è prevista per i prossimi 12 mesi. Con tassi di occupazione fino ai livelli pre-pandemia e la costruzione a pieno regime, il tuo team finanziario dovrebbe guardare ai dati recenti e non basarsi sui numeri pre-pandemia e pandemici. È tempo di andare avanti e utilizzare dati accurati e recenti per iniziare a far progredire le prestazioni della tua proprietà e smettere di guardarti indietro.

Cosa sta raccogliendo il tuo team finanziario per il budget 2025 del tuo hotel

Un budget alberghiero dipende da stime accurate di spese, ricavi e obiettivi finanziari. Ciò include ricavi stimati come:

 vendite delle camere (in base ai tassi di occupazione e ADR/tariffa media giornaliera)

 vendita di cibo e bevande, compresi gli eventi

 entrate accessorie come spa, golf, vendite di conferenze

Le spese previste includono:

 costi fissi

 costi variabili

 spese operative

 vendite e marketing

 costo dei beni venduti (comprese le spese per cibo e bevande)

 spese in conto capitale, nonché eventuali spese per la sostituzione delle apparecchiature (inclusi i miglioramenti della proprietà)

Ad esempio, le camere tendono a generare la maggior parte dei ricavi per un hotel e la manodopera tende a essere la spesa maggiore. Raccogliendo queste informazioni e completando correttamente un budget, il tuo team finanziario dell'hotel può concentrarsi sulla redditività, l'efficienza operativa e garantire la salute finanziaria complessiva dell'azienda.

Analizzando i dati sulle prestazioni, i dati finanziari di diversi dipartimenti e le condizioni di mercato, il tuo team può esaminare le tendenze che sono preziose per creare il budget e le previsioni finanziarie della tua proprietà. In poche parole, l'obiettivo più importante di un budget, o del piano che il tuo team finanziario mette in atto, è garantire che le prestazioni finanziarie siano in linea con gli obiettivi aziendali dell'organizzazione.

Guardando avanti

Prima che tu te ne accorga, sarà di nuovo la stagione del budget nel 2025. Assicurati di seguire il nostro blog per i punti salienti degli aggiornamenti inclusi nel nuovo USALI 12. La scadenza per gli hotel per adottare queste modifiche è il 1° gennaio 2026, quindi molte organizzazioni alberghiere molto probabilmente incorporeranno questi aggiornamenti entro agosto dell'anno prossimo per includerli nei loro budget del 2026.

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Informazioni su Jill Wilder

Jill Wilder è la presidente di Aptech, un fornitore leader di soluzioni di contabilità aziendale, business intelligence, budgeting e previsione per il settore alberghiero. Lavora nel settore alberghiero da oltre 40 anni, 38 dei quali con Aptech. Wilder gestisce tutte le funzioni di sviluppo quotidiane, nonché i team finanziari, amministrativi e di assistenza clienti. Lei, così come il team Aptech, è nota per la sua grande attenzione ai dettagli e per la priorità che attribuisce alle relazioni con i clienti. Durante il suo mandato, Wilder ha creato il reparto di assistenza clienti di Aptech e ne ha raddoppiato le dimensioni, e ha contribuito a creare le certificazioni di formazione e i programmi di implementazione dell'azienda. Prima di entrare in Aptech, Wilder faceva parte del team di contabilità del Longue Vue Club, dove supervisionava la rendicontazione finanziaria per il country club di Pittsburgh. Wilder è attiva presso l'Hotel Financial and Technology Professionals' (HFTP) Pittsburgh Chapter, dove ha avuto un ruolo determinante nell'aiutare a costruire i reparti di sviluppo dei soci e programmi. Wilder ha conseguito una laurea in Economia aziendale con specializzazione in Gestione e Contabilità presso il Robert Morris College e risiede nella zona di Pittsburgh.

Informazioni Aptech

Aptech è un fornitore leader di soluzioni di business intelligence aziendale, pianificazione finanziaria e gestione per il settore alberghiero. Le sue soluzioni pluripremiate, che includono PVNG, Execuvue® e Targetvue, formano un ecosistema tecnologico integrato progettato per aiutare gli albergatori sia a livello aziendale che di proprietà a comprendere i propri dati finanziari e operativi e fornire informazioni fruibili. Con oltre 50 anni di esperienza nel settore alberghiero, le soluzioni all'avanguardia di Aptech sono utilizzate da oltre 3.500 proprietà in tutto il Nord America.