Che cos'è un hotel PMS? Tutto quello che c'è da sapere sui sistemi di gestione della proprietà

Un PMS per hotel unisce molte funzioni principali della reception e del back office di un hotel in un unico sistema software per hotel. La maggior parte dei fornitori oggi pubblicizza il proprio "cloud PMS", ma la realtà è che il cloud computing è ormai una vecchia notizia anche nel settore alberghiero. Trovare il sistema PMS giusto per il tuo hotel è una sfida enorme, ma prima devi capire cos'è esattamente un sistema PMS per hotel ed è quello che tratteremo in questo articolo.

Coordinando prenotazioni, disponibilità, pagamenti e report in un punto vendita centrale, gli albergatori hanno una migliore comprensione della domanda in tempo reale e delle prestazioni delle operazioni alberghiere. Ecco perché la scelta di un PMS può essere una delle scelte più strazianti che un albergatore fa.

Se c'è un software per hotel che vorresti davvero capire è il PMS. Il PMS è il sistema operativo principale della tua struttura in grado di semplificare le operazioni sia che tu sia una casa vacanza a un enorme resort con dozzine di punti vendita. Di conseguenza, il software PMS scelto determina anche tutti gli altri sistemi che utilizzerai per gestire la tua attività.

Quando si valuta un sistema di gestione della proprietà per il settore dell'ospitalità, questo è ciò che devi sapere.

Che cos'è un sistema di gestione della proprietà alberghiera (PMS)?

Un sistema di gestione della proprietà (PMS) è una suite di software per la gestione dell'hotel che i proprietari di strutture e gli addetti alla reception utilizzano per gestire la propria attività coordinando le prenotazioni, la disponibilità delle prenotazioni online, i pagamenti e i rapporti in un'unica posizione centrale. Hotel PMS semplifica le operazioni per il personale di front office e i servizi per gli ospiti in un'azienda alberghiera per il check-in e il check-out degli ospiti, vedere la disponibilità delle camere, apportare modifiche alle prenotazioni esistenti e persino avere funzionalità di back office (programmare le pulizie o la manutenzione). Con un sistema centrale, gli albergatori possono gestire e monitorare meglio le metriche chiave necessarie per gestire la propria attività (ad es. tariffa media giornaliera, occupazione e RevPAR).

Ecco alcune delle cose che un hotel PMS può fare:

Check-in e check-out degli ospiti
Disponibilità delle camere
Gestione delle prenotazioni (sia OTA che prenotazioni dirette )
Gestione delle tariffe
Fatturazione e programmazione
Pulizie / manutenzioni
Gestione dei canali (es. canali di prenotazione come Expedia, GDS , ecc.)
Postazione check-in
Processo di pagamento

Interfaccia intuitiva che è facile da usare

Man mano che la tecnologia alberghiera matura, c'è meno differenziazione tra i fornitori; per quanto riguarda caratteristiche e funzionalità, almeno l'80% ha familiarità con i migliori fornitori di PMS per hotel . La vera differenziazione è nel design. Ecco perché i nostri due principali criteri nella scelta di un PMS sono basati sul design. Un'interfaccia intuitiva, oltre a un dashboard di facile lettura, contribuiscono notevolmente a incoraggiare l'adozione da parte dei dipendenti, ridurre i tempi di formazione e, in generale, migliorare la vita lavorativa di te stesso e del tuo team. L'ultima cosa che vuoi è la riluttanza a usare un particolare strumento software perché è brutto o difficile da usare.

Oltre all'interfaccia, una dashboard personalizzabile diventa il tuo assistente in tempo reale poiché molti lettori PMS per hotel offrono la gestione remota dell'hotel da un dispositivo mobile o smartphone. È estremamente prezioso disporre di un dashboard centralizzato che può essere regolato per riflettere le metriche più importanti di una singola proprietà. Questo potrebbe essere personalizzato solo per la gestione o potrebbe anche essere condiviso con il team come strumento motivante.

Un ottimo PMS è quello che il tuo team vorrà utilizzare. Poiché il "buon" design è negli occhi di chi guarda, cerca un sistema che bilancia la funzionalità con un'interfaccia che abbia senso per te.

Sicurezza informatica

Il software di gestione della proprietà dell'hotel si trova al centro dell'hotel. Il software stesso, insieme a eventuali integrazioni di terze parti, deve essere sicuro. Ecco alcuni aspetti di una solida sicurezza:

Conservazione dei dati personali conforme al GDPR
Elaborazione conforme a PCI-DSS e archiviazione su scheda
Diversità geografica dei server per ridurre il rischio di downtime
Crittografia a livello di banca di tutti i dati
Accesso controllato all'area fisica per eventuali server PMS locali

Un PMS desiderabile ha anche solidi controlli di accesso degli utenti. Per mantenere la privacy degli ospiti e la sicurezza dell'elaborazione dei pagamenti , l'accesso alle informazioni riservate degli ospiti deve essere limitato. Dovrebbe essere disponibile anche una traccia di controllo per tenere traccia di qualsiasi potenziale accesso di utenti non autorizzati.

In un mondo in cui le violazioni dei dati fanno notizia quotidianamente, le pratiche di sicurezza inadeguate dei fornitori possono essere una grossa responsabilità. Poni domande, sonda la debolezza e determina se ti fidi di questo fornitore come proxy della reputazione del tuo marchio.

Automazione del processo

Hai bisogno di un PMS che si adatti alla tua attività, non viceversa. Una moderna soluzione di gestione della proprietà deve evolversi insieme alle aspettative degli ospiti. Quando rimani bloccato con il software legacy "congelato nel tempo", limita il modo in cui puoi adattarti alle tendenze di vendita al dettaglio e gestione della proprietà del giorno. Lo scenario peggiore è quando le operazioni sono vincolate, anziché autorizzate, dal software.

Un ottimo esempio di ciò è la capacità di automatizzare le attività ripetitive. I moderni PMS basati su cloud sono in grado di automatizzare alcune attività di back-office (come i rapporti, di cui abbiamo discusso in precedenza). Anche qualcosa di semplice come far sapere automaticamente alle pulizie quando un ospite ha effettuato il check-out può avere un enorme impatto sull'efficienza operativa e sulla sanità mentale della gestione.

Integrazioni di sistemi

Dai channel manager e revenue management alla business intelligence, CRS , booking engine e hotel CRM la sfilata di acronimi (e vendor) esaurisce anche l'albergatore più stagionato. Dato il gran numero di soluzioni tecnologiche alberghiere, la facilità di integrazione è una priorità per molti albergatori.

Il PMS giusto è quello che funziona bene con il tuo stack tecnologico esistente. Senza le necessarie integrazioni, un PMS non può svolgere correttamente le sue funzioni. Può anche ostacolare la produttività del personale e influire sull'esperienza degli ospiti. Ad esempio, se il personale deve estrarre manualmente i dettagli della prenotazione dal software di gestione del canale e inserirli nel sistema di gestione della proprietà, si verificheranno errori che influiranno sui tuoi ospiti.

L'aggiunta di integrazioni personalizzate può essere costosa, complicata e dispendiosa in termini di tempo. Punta a un PMS che si integri immediatamente con tutti i software mission-critical. Quando ciò non è realistico, dovrai preventivare l'assistenza di un integratore di sistemi per hotel che fornisce integrazioni PMS profonde come servizio. Saranno più veloci e precisi rispetto alle personalizzazioni una tantum di molti fornitori di PMS, garantendo al contempo una connettività bidirezionale che mantiene i record aggiornati su tutti i sistemi senza interruzioni.

Reportistica e analisi

Uno dei motivi per cui le integrazioni sono così importanti è che un PMS scarsamente integrato impedisce una corretta segnalazione. Certo, puoi estrarre report dall'interno del sistema, ma vuoi anche risparmiare tempo fornendo uno stack tecnologico completamente integrato che riduce (o elimina!) il tempo speso per generare report manuali.

Il reporting semplificato consente al management di dedicare tempo a priorità più urgenti. Come tutti gli albergatori sanno, sembra che non ci siano mai abbastanza minuti nell'ora o ore nella giornata. Desideri un PMS che renda la creazione di report semplice e diretta, in modo da poterti concentrare sulle attività che generano entrate.

Quanto costa un sistema di gestione della proprietà alberghiera?

Mettiamo questo ultimo per incoraggiare l'inversione del processo quando si tratta di selezione PMS. Tutto il budget conta certamente, non dovrebbe essere il primo criterio. È molto più efficace valutare le potenziali soluzioni in base alla funzionalità e alle impostazioni prima, quindi valutarle. Potresti scoprire che la soluzione più costosa offre maggiori funzionalità e maggiori opportunità di entrate incrementali. Molto spesso, queste soluzioni si ripagano da sole in modi inaspettati.

Come regola pratica con i prezzi, non esiste più una regola pratica! Alcuni fornitori addebitano in base alla funzione e altri addebitano in base alla stanza. Le integrazioni personalizzate aggiungono rapidamente dei costi. Per confrontare fornitori con diversi modelli di business, ti consigliamo di calcolare il tuo prezzo per camera per un confronto mele-mele.

C'è anche un fattore nascosto nel prezzo: il servizio clienti. Quando un fornitore gestisce un prezzo interessante, ma senza un supporto affidabile, di solito non vale i piccoli risparmi. Inevitabilmente, i sistemi si interrompono e spesso l'interruzione si verifica durante il picco di utilizzo. Il compromesso tra risparmi a breve termine raramente vale il danno reputazionale a lungo termine, lo stress del personale e le opportunità di guadagno mancate legate al servizio clienti scadente e ai tempi di fermo.

Quando il tuo hotel è un piccolo pesce in un grande stagno, potresti essere trascurato dal tuo venditore - questo è particolarmente acuto con alcuni venditori più grandi. D'altra parte, il tuo hotel potrebbe essere un importante account per i fornitori emergenti, creando il rischio che un fornitore non possa rimanere a galla senza la tua attività. La migliore pratica è trovare un fornitore incentrato sul cliente con scala sufficiente e trazione sul mercato che mantenga comunque una forte relazione con il cliente.

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Quando inizi a valutare diversi fornitori di PMS, visualizza il tuo stack tecnologico e come ogni pezzo si collega all'altro. Workshop su questo con i tuoi collaboratori diretti su una lavagna o in uno strumento per mappe mentali. Questo processo allinea il team, scopre eventuali falsi presupposti o bisogni trascurati e discute un processo complicato. Quindi hai un quadro chiaro di eventuali sovrapposizioni potenziali che potrebbero far risparmiare denaro, espandere le opportunità di guadagno o migliorare l'esperienza complessiva degli ospiti.

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