Os hotéis sofrem muito desgaste. E, quando um quarto de hotel está fora de serviço para manutenção, uma propriedade corre o risco de perder muito em receitas – segundo uma estimativa, um hotel perde 17.653 dólares por cada dia em que o quarto está indisponível.
A manutenção é uma grande parte das operações hoteleiras e imobiliárias, mas recebe muito pouca atenção em comparação com outras funções da gestão de um negócio de hospitalidade. Como resultado, adicionar o software CMMS ao seu programa de manutenção preventiva pode melhorar drasticamente a eficiência das operações de manutenção e o serviço da sua propriedade hoteleira – e garantir que você não perca receita devido a um problema de manutenção não resolvido que leva à paralisação dos ativos. Aqui está o que procurar em um sistema de ordem de serviço, bem como algumas opções de software populares que vale a pena conferir.
O que é um sistema CMMS?
CMMS significa Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção.
Um CMMS é projetado para tarefas de manutenção em grandes empresas e, portanto, é frequentemente chamado de plataforma EAM (enterprise asset management). Como tal, eles têm recursos projetados para gerenciar equipes e processos de manutenção em toda a organização, do início ao fim.
As principais propostas de valor de um CMMS são: (1) otimizar a eficiência operacional por meio da simplificação das atividades de manutenção e (2) diminuir os custos de manutenção por meio de um gerenciamento de estoque mais eficaz.
Um CMMS é, em sua essência, um banco de dados SaaS (software). Além de digitalizar o processo de ordem de serviço descrito acima, o CMMS também terá a capacidade de rastrear recursos e disponibilidade de mão de obra, registrar ativos, automatizar o agendamento de manutenção preventiva, rastrear inventário e fornecer relatórios em todas as categorias de manutenção.
Aqui está uma lista de verificação rápida de recursos do CMMS para lhe dar uma ideia do que este software é capaz:
- Manutenção preditiva: use dados para recomendar automaticamente manutenções como manutenção de HVAC além dos cronogramas básicos de manutenção.
- Relatórios do gerente de manutenção: visibilidade em tempo real da saúde dos ativos em uma estrutura ou grupo de estruturas por meio de KPIs fáceis de entender. O desempenho dos ativos e o tempo de inatividade do equipamento devem ser fáceis de entender para qualquer pessoa em uma organização.
- Histórico de manutenção/rastrear ordens de serviço: Registros de todas as alterações ou tarefas concluídas relacionadas ao ciclo de vida de um ativo.
- Coaching de estratégia de manutenção: A maioria das empresas de software no setor de CMMS conta com dezenas ou centenas de outros proprietários de ativos e deve ser capaz de fornecer insights sobre processos de manutenção e melhores práticas.
Além de tornar o fluxo de trabalho de manutenção mais eficiente, as ferramentas CMMS fornecem tempo de atividade mais confiável, o que significa que ajudam sua equipe a manter as luzes acesas e a propriedade funcionando perfeitamente pelo maior tempo possível.
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Hotel Maintenance Software Shortlist
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Compreendendo os fundamentos do software de manutenção
O software de ordem de serviço é uma ferramenta que cria, organiza, atribui e rastreia solicitações de manutenção em uma propriedade hoteleira. Esse tipo de software geralmente é baseado em nuvem e pode encaminhar solicitações para dispositivos móveis ou estações próximas à sua propriedade. É mais eficiente e preciso do que gerenciar ordens de serviço por meio de papel e caneta ou e-mail.
Os sistemas de ordens de serviço podem fazer mais do que apenas enviar solicitações à equipe de manutenção certa. Essas ferramentas permitem rastrear o status da ordem de serviço em tempo real e também fornecem relatórios e análises para mostrar o desempenho de sua função de gerenciamento de manutenção. No geral, adicionar software de ordem de serviço à sua pilha de tecnologia permite simplificar o processo de ordem de serviço.
Geralmente, o processo da ordem de serviço acontece em três fases: criação, conclusão e registro.
A fase de criação inicia o processo da ordem de serviço. Quer uma tarefa de manutenção seja planejada (por exemplo, verificar o sistema de alarme de incêndio do hotel) ou não planejada (por exemplo, consertar um cano rompido), um gerente ou membro da equipe deve identificar a tarefa para que ela entre no sistema. Em seguida, a solicitação é criada com detalhes adicionais como nível de prioridade, responsável pela conclusão da tarefa, local onde a manutenção é necessária e – o mais importante – o prazo.
Em seguida, a pessoa designada para a tarefa (geralmente um engenheiro) conclui o trabalho solicitado. Isso pode ser tão simples quanto ler um medidor, verificar um equipamento ou tão complicado quanto consertar um vazamento na piscina de um hotel. Assim que o trabalho de manutenção for concluído, o técnico irá registrá-lo como tal no sistema de ordem de serviço. Um gerente assinará para validar a conclusão da tarefa ou ajudar a encontrar os recursos necessários se a tarefa estiver incompleta.
Depois que o gerente aprova a tarefa concluída, a ordem de serviço é registrada e arquivada para referência futura. Esse registro permite que os técnicos acompanhem os problemas no local ao longo do tempo. Por exemplo, se um sistema HVAC exigir manutenção regular, o sistema de ordem de serviço poderá informar ao técnico a última vez que o sistema foi reparado. Da mesma forma, também pode alertar o seu hotel quando for a hora de substituir equipamentos antigos ou desgastados.
15 melhores fornecedores de CMMS para hotéis em 2024
O melhor software de ordem de serviço combina gerenciamento de ativos e manutenção de registros com um sistema eficiente de tickets e relatórios poderosos. Aqui estão as dez principais plataformas de software de ordem de serviço de 2021.
gerenciamento de instalações hotelkit
Vencedor do HotelTechAward em 2024, o hotelkit é conhecido por sua plataforma de comunicação robusta e facilidade de uso. O software oferece suporte a uma série de necessidades operacionais de hotéis, incluindo ordens de serviço, inspeções e orientações. Os membros da equipe podem enviar ordens de serviço a partir de seus dispositivos móveis, além de fazer upload de fotos, e então a solicitação é automaticamente triada para a equipe certa e rastreada para prestação de contas e relatórios. Para operações fáceis de ponta a ponta, o hotelkit se integra a muitos sistemas de gerenciamento de propriedade, como protel, OPERA PMS da Oracle e Mews. O hotelkit oferece um teste gratuito de 30 dias, depois a taxa de assinatura mensal é cobrada por quarto, tornando-o adequado para hotéis de qualquer tamanho.
Manutenção Actabl (anteriormente ALICE e Transcendent)
O conjunto de serviços do ALICE inclui funcionalidades para todos os aspectos das operações do hotel, desde mensagens aos hóspedes até manutenção. O módulo Manutenção Preventiva permite que a equipe envie e atribua solicitações de manutenção, rastreie o uso ou problemas do equipamento e preencha listas de verificação passo a passo - tudo a partir de seus dispositivos móveis. ALICE visa minimizar as despesas de capital de um hotel, tornando a manutenção preventiva parte da rotina diária; por exemplo, ver leituras diárias de pressão da caldeira ou detectar tendências em solicitações de manutenção pode ajudá-lo a identificar sinais de alerta precoce de um problema maior na instalação, para que você possa resolver o problema antes que algo catastrófico aconteça. ALICE está disponível com assinatura mensal e oferece integrações com sistemas de gerenciamento de propriedades como OPERA e StayNTouch.
CMMS de logística
O Lodgistics CMMS simplifica o gerenciamento da manutenção do hotel, garantindo que as equipes trabalhem em uníssono para oferecer uma experiência incomparável aos hóspedes. Esta plataforma fácil de usar apresenta um registro de hotel para comunicação entre departamentos, manutenção preventiva para detecção e resolução de problemas e criação rápida de ordens de serviço com anexos de fotos e configurações de prioridade. Suas listas de verificação de turnos automatizam as operações diárias, enquanto o módulo de limpeza agiliza as atribuições e inspeções dos quartos. Além disso, a Lodgistics melhora a resposta do serviço com envios instantâneos de solicitações de hóspedes, gerencia reclamações de hóspedes e simplifica pedidos de compra e gerenciamento de chaves. Com suporte multilíngue, promove uma melhor comunicação interna, apoiada por rastreamento e análises abrangentes para melhorar a produtividade e a responsabilização.
Flexkeeping (Manutenção)
Criada por uma ex-governanta, a Flexkeeping conhece os meandros das operações hoteleiras. Seu software de gerenciamento de manutenção segue quatro etapas: relatar, corrigir, analisar e prevenir. O aplicativo permite que qualquer membro da equipe envie uma solicitação de manutenção com fotos e capacidade de voz para texto e, em seguida, a equipe apropriada recebe uma notificação para que possa corrigir o problema o mais rápido possível. A Flexkeeping também oferece suporte a equipes de manutenção terceirizadas, para que você não precise se lembrar de pegar o telefone para ligar para um especialista. Todas as tarefas são monitoradas e relatórios e análises em tempo real ajudam os hoteleiros a identificar tendências e entender como os problemas de manutenção afetam os hóspedes e os orçamentos. Os hoteleiros podem experimentar o Flexkeeping gratuitamente por 30 dias; depois disso, há uma taxa de implementação e uma taxa de assinatura mensal.
Manutenção do sistema operacional central
Este software completo de gerenciamento de operações oferece suporte não apenas a solicitações de manutenção, mas também a tarefas de limpeza, solicitações de hóspedes, listas de verificação passo a passo e relatórios. O módulo de manutenção do hub OS permite que os hoteleiros criem e personalizem planos de manutenção completos, com indicadores preventivos e monitoramento de tendências para auxiliar na detecção de possíveis problemas. O aplicativo também cria um calendário de tarefas de manutenção programadas para cumprir os padrões da marca nas regulamentações locais, que então gera automaticamente ordens de serviço para as equipes relevantes. Como o aplicativo funciona até mesmo offline, é fácil usar o hub OS em qualquer lugar e a qualquer hora, e ele pode usar códigos QR para identificação rápida de ativos ou locais. O hub OS oferece suporte a integrações com muitos sistemas de gerenciamento de propriedade, como Mews e Protel.
CAMPEÕES CMMS
CHAMPS CMMS inclui funcionalidade fácil de arrastar e soltar para ajudar as equipes do hotel a agendar e gerenciar tarefas de manutenção. A compatibilidade móvel com esta solução baseada em nuvem permite que as equipes trabalhem com flexibilidade, fornecendo atualizações em tempo real de qualquer lugar da propriedade. CHAMPS também inclui inventário de ativos e capacidade de compra para que sua equipe possa criar pedidos de compra de novos materiais ou equipamentos.
Maxpanda CMMS
Maxpanda recebe notas altas dos revisores por ser uma solução CMMS flexível. O agendamento automatizado permite que as equipes configurem alertas para tarefas de manutenção recorrentes. Crie solicitações de ordem de serviço para qualquer tipo de solicitação de manutenção. Filtre relatórios usando diferentes métricas, incluindo número do trabalho, data de início e término, status de conclusão ou custo.
Hipopótamo CMMS
Hippo CMMS é uma das opções de software mais acessíveis do mercado. É um sistema relativamente simples que permite aos usuários acompanhar várias ordens de serviço durante todo o processo de ordem de serviço. O Hippo também oferece uma função onde os técnicos podem anexar fotos ou documentos ao registro do pedido para referência futura.
Limble CMMS
Limble CMMS é uma ferramenta premiada que afirma ajudar os clientes a obter um aumento de 30% na comunicação e produtividade geral. O aplicativo é compatível com iOS e Android e oferece recursos para agilizar ordens de serviço, melhorar a comunicação, gerenciar ativos e estoque e gerar relatórios.
Acréscimo
Accruent, anteriormente conhecido como Maintenance Connection, é uma das opções de CMMS mais bem avaliadas para hotéis. O CMMS móvel desta ferramenta permite que técnicos e gerentes realizem suas tarefas de gerenciamento em qualquer lugar – para que, em qualquer lugar da propriedade, uma ordem de serviço possa ser atribuída e aceita. Além disso, seu recurso de relatórios inclui mais de 200 tipos de modelos de relatórios para ajudar sua equipe a definir benchmarks, monitorar o trabalho e identificar obstáculos em seu fluxo de trabalho.
Gerente Plus
Gerenciando a manutenção em várias propriedades? ManagerPlus pode ser a opção certa para o seu hotel. O recurso de gerenciamento de ativos do ManagerPlus permite rastrear equipamentos em vários locais – portanto, se uma propriedade pegar emprestada uma ferramenta de outra, ela não desaparecerá. Essa ferramenta poderosa também fornece uma maneira de gerenciar fornecedores e outros prestadores de serviços diretamente no software, mantendo as comunicações em um só lugar para que não haja confusão ou trocas adicionais por e-mail.
eMaint CMMS
eMaint é ótimo para marcas hoteleiras internacionais; oferece suporte multilíngue em português, espanhol, francês, holandês, alemão, húngaro, polonês, italiano e inglês. Se você estiver trabalhando em um grande projeto de manutenção, considere aproveitar as vantagens da funcionalidade de armazenamento de documentos desta ferramenta. O editor de PDF online do eMaint armazena suas autorizações de trabalho, registros de ordens de serviço, perfis de ativos e muito mais.
Manutenção
Os revisores dizem que o Upkeep CMMS é uma ferramenta simples e completa de gerenciamento de ordens de serviço. Ele fornece tudo que você precisa para agilizar a manutenção em seu hotel: criação, gerenciamento e armazenamento de ordens de serviço com processos automatizados integrados e diversas ferramentas de relatórios diferentes. Também permite enviar notificações push e alertas se houver necessidade urgente de manutenção no local.
ManterX
O KeepX oferece a oportunidade de experimentar a ferramenta gratuitamente, então, se você não tiver certeza se o CMMS é adequado para o seu hotel, comece aqui. Além dos recursos padrão de ordem de serviço, o KeepX possui uma ferramenta de mensagens integrada que permite comentar, enviar mensagens e salvar comunicações sobre uma solicitação de ordem de serviço específica. Você também pode fazer upload de fotos para verificar a conclusão do trabalho – um recurso interessante se você não tiver um gerente disponível para verificar se o trabalho foi concluído.
Fiix
Fiix é outra opção de CMMS que oferece uma versão gratuita. Os usuários dizem que o Fiix CMMS facilita o rastreamento de manutenção e ordens de serviço, e que é fácil ver qual é o status de cada tarefa. A versão gratuita dá acesso ao aplicativo móvel com integração, marcação de ativos e notificações push. Ele também fornece um calendário e um painel para monitorar a manutenção contínua.
Saiba mais sobre software de manutenção preventiva e como os sistemas de ordens de serviço podem ser integrados à tecnologia do seu hotel em nosso guia de software de manutenção preventiva .
Numa era em que tanto a experiência dos hóspedes como a preservação dos activos são fundamentais, os proprietários e gestores de hotéis não podem dar-se ao luxo de ignorar a importância de um Sistema Informatizado de Gestão de Manutenção (CMMS) robusto. Este poderoso software transcende meras tarefas de manutenção, incorporando uma filosofia de manutenção preventiva e preditiva que garante a saúde do edifício e a longevidade dos ativos. Ao implementar uma solução CMMS, as equipes de manutenção obtêm acesso em tempo real às operações de manutenção, gerenciamento de ordens de serviço, gerenciamento de estoque e dados abrangentes de manutenção. Essa abordagem proativa não apenas minimiza o tempo de inatividade, mas também otimiza os custos de manutenção, melhora o desempenho dos ativos e garante a conformidade regulatória. A integração de aplicativos móveis CMMS agiliza ainda mais os fluxos de trabalho, permitindo que os profissionais de manutenção automatizem atividades de manutenção, rastreiem ordens de serviço e tomem decisões informadas em qualquer lugar. Os benefícios de um CMMS vão além da eficiência operacional para impactar significativamente os resultados financeiros do hotel, preservando os valores dos ativos, reduzindo o tempo de inatividade do equipamento e aumentando a satisfação dos hóspedes. Como tal, investir no fornecedor de CMMS certo torna-se um movimento estratégico para alcançar uma estratégia de manutenção superior, onde o foco muda da manutenção reativa para a preditiva, sustentada por insights e análises em tempo real. Concluindo, adotar um CMMS não significa apenas adotar novas tecnologias; trata-se de revolucionar a forma como os hotéis abordam a gestão de manutenção para salvaguardar o seu futuro numa indústria competitiva.
