Manutenção preventiva é o agendamento proativo de manutenção para evitar avarias, em vez de reagir com reparos quando surgem problemas. Um estudo de hotéis de Hong Kong mostrou que os hotéis gastaram 48% mais em manutenção corretiva do que em manutenção preventiva, muitas vezes levando a gastos excessivos. Para gerenciar custos de forma eficaz, os hotéis devem encontrar um nível de manutenção ideal, onde as medidas preventivas superem os custos financeiros e de reputação das ações corretivas.

Programas de manutenção preventiva ajudam proprietários de propriedades e ativos a evitar tempo de inatividade ao programar sistematicamente ordens de serviço e verificações antes que ocorram falhas no equipamento. A manutenção preventiva, em última análise, aumenta a vida útil de qualquer equipamento ou ativo crítico em relação à manutenção reativa que ocorre depois que o equipamento já tem problemas que precisam ser corrigidos. Os planos de manutenção preventiva são principalmente desenvolvidos e executados por equipes de manutenção em qualquer organização e ajudam a reduzir os custos de manutenção da mesma forma que a assistência médica preventiva economiza em despesas médicas de longo prazo. Para certos ativos, como uma unidade de ar condicionado de hotel no pico do verão, o tempo de inatividade não planejado pode levar à perda de receita. Ao longo do ciclo de vida do equipamento crítico, o pessoal de engenharia e manutenção deve realizar verificações de monitoramento de condições ao longo do ciclo de vida de cada ativo .

Tarefas de manutenção diária

Incorporar tarefas de manutenção diária pode ser uma maneira eficaz de detectar sinais precoces de desgaste. As tarefas de manutenção diária podem incluir a verificação de unidades HVAC, a inspeção de aparelhos de quartos de hóspedes e a verificação de que os sistemas de filtragem da piscina estão funcionando perfeitamente. Pequenas verificações de rotina realizadas diariamente previnem problemas maiores e mais caros no futuro.

Grande parte da manutenção preventiva mais valiosa se concentra em sistemas elétricos e mecânicos, que têm um custo relativamente alto de substituição em comparação com sua manutenção contínua. Mas há muitas áreas em sua propriedade que podem se beneficiar de manutenção preventiva regular, algumas das quais têm um impacto direto na experiência do hóspede caso parem de funcionar.

Alguns outros exemplos de manutenção preventiva em propriedades com alto tráfego, como hotéis, estabelecimentos de varejo, centros de transporte e edifícios de escritórios, incluem:

• Sistemas de encanamento e esgoto

• Aquecedores de água quente

• Bombas de piscina

• Sistemas elétricos

• Computadores e software no local

• Refrigeração na sua cozinha, restaurante e bar

• Máquinas de café expresso no seu lobby café

• Caixas de gordura e ralos de piso

• Tapetes em corredores e quartos de hóspedes

• Medidas de controle de pragas

• Aparar galhos e outros danos paisagísticos potencialmente prejudiciais

• Troca de filtros em sistemas de água e bebedouros

• Limpeza de calhas

• Inspecionando telhados

• Sistemas de sprinklers de emergência

Cada um desses itens tem uma vida útil que abrange uma série de anos. Ao programar inspeções regulares e otimizar a manutenção do seu hotel , você obterá mais dos seus investimentos e continuará usando esses ativos em direção à faixa superior de sua utilidade.

Manutenção do quarto e impacto nos hóspedes

A manutenção preventiva também se estende aos quartos de hóspedes. As tarefas de manutenção dos quartos devem incluir a inspeção das unidades de HVAC no quarto, integridade dos móveis, iluminação e comodidades para hóspedes. Essas inspeções não apenas prolongam a vida útil dos ativos, mas também melhoram a experiência do hóspede, garantindo conforto e confiabilidade.

Existem quatro tipos de ações em qualquer lista de verificação de manutenção preventiva: inspeção, detecção, correção e proteção. A inspeção detecta quaisquer problemas emergentes em potencial para que eles possam ser corrigidos o mais rápido possível. A prevenção previne problemas em primeiro lugar, como a limpeza de filtros de fiapos de lavanderia para evitar risco de incêndio e reduzir o uso de energia.

As tarefas em uma lista de verificação de manutenção preventiva podem ser baseadas em tempo (por exemplo, limpar filtros de fiapos toda segunda-feira) ou baseadas em uso (limpar os filtros após 1.000 cargas de roupa). Para hotéis, geralmente é muito mais fácil fazer inspeções baseadas em calendário, o que reduz a confusão e aumenta a consistência. Caso contrário, a equipe pode não saber realmente onde está em uma lista de verificação baseada em uso e, portanto, sentir menos urgência sem um prazo baseado em tempo. Algumas exceções notáveis ​​são quaisquer veículos ou equipamentos com rastreamento de uso integrado.

Propriedades de alto tráfego compartilham alguns itens comuns que absolutamente devem estar na lista de verificação de manutenção preventiva. Aqui está uma lista de verificação de amostra para seu hotel, dividida por área de foco e incluindo alguma sobreposição entre as principais tarefas de “limpeza profunda” que também funcionam como manutenção preventiva.

Lista de verificação de manutenção de hotel para impressão: para facilitar o uso, aqui está um formato de lista de verificação para download ou impressão . Isso ajuda a equipe a verificar rapidamente as tarefas concluídas e garantir que nenhum item crítico seja esquecido.

Você pode baixar o modelo de lista de verificação de manutenção de hotel interativo gratuito do HotelTechReport no Google Docs,
Formatos PDF e Excel

Cada propriedade é única. Então, além desses itens de manutenção preventiva padrão, reúna sua equipe de gestão e ande pela propriedade. Documente cuidadosamente qualquer coisa que você veja que possa se beneficiar de manutenção contínua. Procure não apenas o óbvio, mas também coisas que tenham um impacto direto na experiência do hóspede. Independentemente de essas coisas serem visíveis para o hóspede médio, seu objetivo deve ser desenvolver uma lista abrangente de tudo o que deve ser mantido em toda a propriedade.

Em seguida, pegue essa lista e combine-a com as janelas de manutenção recomendadas para todos os sistemas mecânicos, elétricos e de encanamento. Por fim, desenvolva seu cronograma de manutenção preventiva com base no cronograma de manutenção recomendado e na visibilidade dos hóspedes. Itens que podem potencialmente prejudicar sua reputação devem ser priorizados em relação a outros que são menos visíveis e/ou menos impactantes para as operações normais.

Um CMMS (Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado) é uma ferramenta de software que organiza e automatiza tarefas de manutenção para garantir que os ativos permaneçam em boas condições de funcionamento. O software CMMS é essencial em ambientes complexos como hotéis, onde vários sistemas e equipamentos exigem manutenção regular. Este software centraliza cronogramas de manutenção, ordens de serviço e históricos de ativos, permitindo que a equipe do hotel rastreie e gerencie a saúde do equipamento de forma eficiente.

Embora o termo "computadorizado" possa parecer ultrapassado no mundo digital de hoje, o CMMS é amplamente usado em todos os setores, desde hospitalidade e apartamentos até fábricas. As ferramentas CMMS dão suporte a programas de manutenção preventiva, fornecendo lembretes automatizados e rastreando o histórico de serviço de cada ativo, o que ajuda a reduzir o tempo de inatividade e evitar reparos dispendiosos.

Os membros da equipe de planejamento de manutenção usam software para obter uma visão em tempo real da saúde dos ativos sem todas as tarefas demoradas necessárias para isso. Por exemplo, anteriormente, um engenheiro de hotel precisaria manter um registro detalhado das datas de compra e problemas da unidade HVAC. Hoje, o software faz tudo isso para eles, onde eles carregam cada nova unidade no sistema e o software então monitora a saúde média para dar alertas automatizados.

O gerenciamento eficaz de ativos e a prevenção de falhas de ativos/tempo de inatividade do equipamento podem ser grandes impulsionadores da lucratividade, portanto, investimentos em CMMS e software de manutenção preventiva tendem a fornecer ROIs muito fortes. Não há nada pior do que ter uma quebra crítica de equipamento quando ele é mais necessário.

Manutenção sazonal e de eficiência energética

Tarefas de manutenção sazonal, como preparar canos de água para o inverno ou verificar unidades de ar condicionado antes do pico do verão, podem evitar reparos caros. Além disso, a manutenção preventiva pode contribuir para a eficiência energética ao garantir que os sistemas HVAC e a iluminação operem de forma ideal, o que pode reduzir os custos de energia e beneficiar seus resultados financeiros.

Conformidade de segurança

A manutenção preventiva também dá suporte à conformidade com os regulamentos de segurança. Por exemplo, inspeções regulares de extintores de incêndio, iluminação de emergência e portas de saída garantem que os hotéis atendam aos padrões de segurança. Esse aspecto da manutenção pode proteger sua equipe e seus hóspedes, evitando multas.

Manutenção preventiva vs. manutenção prescritiva

O melhor software de gerenciamento de manutenção oferece manutenção preditiva e prescritiva. A manutenção preditiva usa o histórico e a condição do equipamento para prever problemas potenciais, enquanto a manutenção prescritiva aproveita a análise para revelar ações de manutenção específicas antes que os problemas surjam. Essa abordagem proativa pode ser especialmente valiosa durante a alta temporada, quando o tráfego mais alto pode estressar os sistemas do hotel.

Gerenciar a manutenção preventiva em hotéis rapidamente se torna complexo com o vasto número de tarefas e a frequência específica necessária para cada uma delas. Confiar apenas em um calendário pode levar à supervisão e ao deslizamento, onde apenas algumas tarefas perdidas podem interromper o cronograma de manutenção. Com o tempo, esse deslizamento faz com que sua manutenção preventiva se afaste das melhores práticas, deixando seus ativos vulneráveis ​​a quebras e sua equipe sobrecarregada por correções reativas.

Para evitar esses problemas, muitos hotéis agora contam com software de manutenção preventiva . Essas ferramentas ajudam gerentes e equipes de manutenção a permanecerem no caminho certo, centralizando todas as tarefas de manutenção, cronogramas e subtarefas em um painel. O software atribui tarefas automaticamente com base em intervalos predefinidos e atualiza o progresso em tempo real. Com essa abordagem centralizada, todos permanecem na mesma página, e as tarefas de manutenção são distribuídas uniformemente e rastreadas de forma consistente.

Um fluxo de trabalho automatizado de manutenção preventiva da Upkeep

Esses fluxos de trabalho automatizados podem ser aprimorados com o que é chamado de manutenção prescritiva. É aqui que o sistema analisa o uso e traz à tona potenciais problemas de manutenção antes que eles ocorram.

A manutenção prescritiva é especialmente poderosa na alta temporada, com tráfego maior que o normal. Como gerentes de hotéis, sabemos o que acontece quando as coisas ficam movimentadas: os cronogramas de manutenção nem sempre se ajustam e os sistemas quebram -- inevitavelmente no pior momento! O melhor software de gerenciamento de manutenção aproveita a análise inteligente para evitar esses cenários de pesadelo.

Dois outros recursos de ajuda que você deve procurar são a integração com sua plataforma de mensagens para hóspedes, para que reparos urgentes sejam rapidamente encaminhados para a pessoa certa, e uma biblioteca de ativos que centraliza manuais e treinamentos associados aos sistemas de sua propriedade.

Aqui estão as cinco principais ferramentas de software para manutenção preventiva de hotéis, conforme classificadas por usuários verificados do HTR: