Vamos começar do começo: o que é um formulário de autorização de cartão de crédito? Se um hóspede reservar um quarto para si mesmo em seu site, ele poderá inserir o número de seu próprio cartão de crédito na tela de checkout, e esse número de cartão será criptografado e passado com segurança para seu sistema de processamento de pagamentos. Mas e uma reserva que precisa ser dividida entre dois cartões de crédito ou uma reserva feita em nome de outra pessoa? Sempre que seu hotel precisar coletar informações de cartão de crédito manualmente, você precisará enviar um formulário de autorização de cartão de crédito porque os padrões de segurança do setor proíbem a equipe de coletar informações de cartão de crédito de maneira não segura, como por telefone ou e-mail. Um formulário de autorização de cartão de crédito é uma forma segura de coletar informações de cartão de crédito para minimizar o risco de fraude ou violação de segurança e proteger os dados pessoais dos hóspedes. No passado, os formulários CCA eram enviados por e-mail ou fax, mas nos últimos anos os formulários digitais CCA se tornaram mais populares.

O formulário CCA deve coletar todas as informações que sua equipe de Reservas ou Contabilidade precisa para cobrar pela reserva corretamente. Essas informações incluem detalhes sobre o titular do cartão de crédito, o próprio cartão e os tipos de cobranças a serem feitas no cartão. Um formulário CCA eficaz deve incluir:

• Dados do titular do cartão: Como, em muitos casos, a pessoa que envia o CCA não é a mesma pessoa do titular da reserva, é importante coletar o nome completo do titular do cartão, bem como o nome do hóspede no formulário do CCA. Por exemplo, a pessoa que envia o formulário CCA e paga pela reserva pode ser um planejador de reuniões, enquanto a pessoa que está realmente hospedada na sala pode ser um palestrante da conferência.

• Categorias de cobrança : às vezes, os pagamentos de reserva são divididos entre vários cartões, portanto, você deve incluir uma seção em seu formulário CCA onde os hóspedes (ou pessoas que pagam por reservas) possam especificar quais tipos de cobrança devem ser feitos em seus cartões de crédito. As categorias podem incluir taxa de quarto e impostos, minibar, serviço de quarto, serviços de spa, estacionamento e muito mais. Por exemplo, a empresa de um hóspede pode pagar pela tarifa do quarto, impostos e estacionamento, mas não pelo frigobar ou pelo serviço de quarto.

• Detalhes do cartão de crédito: Claro, seu formulário CCA deve incluir uma seção para inserir detalhes do cartão de crédito, incluindo o nome do titular do cartão, tipo de cartão (Visa, Mastercard, etc.), número do cartão de crédito, CVV, data de validade e endereço de cobrança.

• Assinatura do titular do cartão : Na parte inferior do seu formulário CCA, certifique-se de incluir uma caixa de assinatura onde o titular do cartão pode autorizar o seu hotel a debitar o cartão.

Se o seu hotel tem enviado formulários de autorização de cartão de crédito em formato PDF por e-mail, ou talvez por fax, por que mudar? Existem alguns riscos sérios no uso de formulários CCA em PDF ou papel, e todo o processo CCA é menos eficiente quando você usa esses tipos de formulários. Formulários em papel e PDF apresentam uma oportunidade para possíveis ladrões de identidade roubarem números de cartão de crédito porque o número do cartão é visível sem qualquer tipo de criptografia. Mesmo que você armazene os formulários CCA preenchidos em um arquivo seguro ou em uma pasta em um computador, ainda há o risco de que os dados pessoais sobre seus convidados caiam em mãos erradas.

Além disso, esses formulários de entrada manual não oferecem autorização de cartão de crédito ou recurso de verificação, então alguém poderia, teoricamente, escrever um número de cartão “1111 1111 1111 1111” em um formulário e enviá-lo, criando trabalho extra para sua equipe. Mas mesmo que um hóspede ou contato de cobrança insira as informações corretas do cartão de crédito na primeira vez, o processo ainda não é ideal para sua equipe, porque eles precisam transferir manualmente o número do cartão e os detalhes de cobrança para seu PMS ou sistema de processamento de pagamentos, o que leva tempo e tem a possibilidade de erros manuais. Também não é uma ótima experiência para seus convidados, que não querem gastar seu tempo preenchendo a papelada e tentando descobrir como enviar o formulário preenchido de volta para você.

Se o envio de formulários CCA em PDF ou papel não for o ideal, qual é a solução? Nos últimos anos, os formulários digitais do CCA ganharam força como uma alternativa atraente às versões da velha escola. Com um processo totalmente digital, seus agentes de reservas podem enviar um link exclusivo para o contato de cobrança que os direciona a uma página compatível com dispositivos móveis, onde eles podem inserir os detalhes de pagamento com segurança. As informações do cartão de crédito são criptografadas e passadas para o seu sistema de processamento de pagamentos de forma totalmente compatível com PCI, o que diminui significativamente o risco de violação de segurança. Os sistemas CCA digitais podem até mostrar quais formulários CCA foram enviados, mas não concluídos, ajudando a economizar o tempo de sua equipe na busca de pagamentos. E alguns fornecedores oferecem um serviço integrado de detecção de fraudes que trabalha proativamente para reduzir cartões de crédito inválidos e estornos.

Os hotéis devem aproveitar o software para executar check-ins sem contato para hóspedes com formulários digitais de autorização de cartão de crédito, em vez de processos manuais e em papel, pois fornecem uma maneira mais eficiente e segura de lidar com as informações dos hóspedes e autorizações de pagamento.

Um formulário de autorização de cartão de crédito é um documento que permite que um hotel debite do cartão de crédito do hóspede despesas extras e quaisquer cobranças pendentes incorridas durante a estadia. Normalmente inclui o nome do hóspede, datas de chegada e partida, número de confirmação, detalhes da reserva do hotel, tipo de cartão de crédito (Visa, Mastercard, Amex), número do cartão de crédito, data de validade, código de segurança, endereço de cobrança e número de telefone.

Tradicionalmente, os hotéis exigem que os hóspedes preencham um formulário de autorização de cartão de crédito em papel e forneçam a assinatura do titular do cartão no check-in. No entanto, esse processo é demorado e aumenta o risco de erros e fraudes.

Aproveitando o software, os hotéis podem agilizar o processo de check-in e reduzir a necessidade de manipulação manual de informações de cartão de crédito. Os hóspedes podem preencher o formulário digitalmente, incluindo caixas de seleção para cobranças extras, como serviço de quarto e frigobar, e enviá-lo on-line com segurança. O formulário preenchido pode então ser armazenado e acessado eletronicamente pela recepção.

Os formulários digitais de autorização de cartão de crédito também fornecem uma camada adicional de segurança, eliminando a necessidade de documentos em papel que podem ser perdidos ou roubados. Eles permitem a autorização de pagamento único, reduzindo o risco de cobranças não autorizadas na conta do cartão de crédito do hóspede.

Aproveitar o software para executar check-ins sem contato com formulários de autorização de cartão de crédito digital fornece uma maneira mais eficiente e segura para os hotéis lidarem com as informações dos hóspedes e autorizações de pagamento, melhorando a experiência geral dos hóspedes.