Hotelbuchhaltung kann sehr schwer sein. Zwischen der Verfolgung von Agenturprovisionen, Einzahlungen, Rechnungen, Rückbuchungen und Abstimmungen ? wir Menschen sind einfach nicht für diese Komplexität gerüstet. Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie Xero macht die Buchhaltung zum Kinderspiel, aber angesichts der sehr speziellen Buchhaltungsanforderungen in der Hotelbranche kann selbst eine großartige Buchhaltungssoftware wie Xero ohne eine ordnungsgemäße Integration in Ihr Hausverwaltungssystem zu kurz kommen.
Ob Sie Agenturprovisionen verfolgen oder Zahlungsrichtlinien für Gruppen konfigurieren ? für Hotels jeder Größe ist eine nahtlose Integration zwischen ihrem Property Management System (PMS) und der Hotelbuchhaltungssoftware von entscheidender Bedeutung. Warum? Es erspart unzählige Stunden mühsamer Administration durch Automatisierung.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den einfachsten Hotelabrechnungsprozess, den Sie je erlebt haben ? unterstützt durch eine nahtlose Integration zwischen PMS Preno und der Buchhaltungssoftware Xero. Eine Integration, die die Finanzaktivitäten Ihres Hotels automatisiert und vereinfacht.
Sind Sie bereit, die Kopfschmerzen der Hotelbuchhaltung in den Rückspiegel zu nehmen und Ihre sich wiederholenden Prozesse zu automatisieren? Tauchen wir ein!
Warum Preno mit Xero verwenden?
Haben Sie Dinge zu tun und Orte zu besuchen? Hier ist die gekürzte Version unseres tiefen Einblicks in die Preno + Xero-Integration:
Preno erstellt automatisch Rechnungen in Xero, um tägliche, monatliche oder jährliche Abstimmungen zu einem Kinderspiel zu machen.
Xero kann mehrere Konten, Einnahmequellen, Zimmertypen, Gebühren und mehr verwalten.
Preno und Xero sind das Dreamteam für die Verwaltung von Einzahlungen und vorausbezahlten Reservierungen.
Die Automatisierungsfunktionen von Xero können Ihren Mitarbeitern täglich wertvolle Stunden sparen.
Die Integration von Preno mit Xero ist die umfassendste aller PMS und wird im Xero App Store mit perfekten 5 von 5 Sternen bewertet.
Automatisierte Rechnungen
Ohne eine Integration wie die zwischen Preno und Xero verbringen Hoteliers und Buchhaltungsmitarbeiter jede Woche bis zu 10 Stunden damit, Rechnungen zu erstellen und Konten abzustimmen. Die Mitarbeiter müssten normalerweise Zahlungsinformationen oder Einzahlungen manuell in ihr PMS und ihr Buchhaltungssystem eingeben ? was im Wesentlichen die doppelte Arbeit bedeutet.
Wenn Ihr Hausverwaltungssystem nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware kommuniziert, müssen Sie Daten wie den Namen des Gastes, Buchungsdaten, Zimmerpreise, Gebühren und mehr manuell eingeben. Klingt das nach der effizientesten Art, Dinge zu erledigen?
Da Preno und Xero zusammenarbeiten, werden Reservierungsdaten automatisch mit der Buchhaltungssoftware von Xero synchronisiert, sodass Rechnungen ohne viel Arbeit vollständig und korrekt sind. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihre Kontoauszugszeile mit der Rechnung von Xero übereinstimmt. Leicht genug!
Wenn Sie jedoch Anpassungen an der automatisierten Rechnung vornehmen möchten, ist dies ebenfalls möglich. Wenn Sie eine Reservierung in Preno öffnen, klicken Sie einfach auf einen Link, um auf die Xero-Rechnung zuzugreifen, dort können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen und die Rechnung einfach ausdrucken oder per E-Mail versenden.
Anzahlungen und Vorauszahlungen
Benötigt Ihr Hotel eine Anzahlung oder bietet es Vorauszahlungsoptionen an? Wenn Sie ein altes Legacy-PMS (nicht Cloud-basiert wie Preno) verwenden, können Sie das System fast am Rande des Einfrierens sehen oder Ihnen das sich drehende Todesrad geben.
Preno hingegen ist für die einfache und schnelle Abwicklung von Einzahlungen ausgelegt. Wenn ein Gast seine Anzahlung (oder Vorauszahlung) leistet, wird die Zahlung in Preno erfasst und automatisch eine Rechnung erstellt. Xero ordnet die Zahlung automatisch der vollständigen Rechnung zu.
Im Reservierungsdatensatz des Gastes wird auch ein Link zum Datensatz in Xero zur schnellen Bezugnahme angezeigt. Beim Check-out können Sie eine vollständige Rechnung für den Gast erstellen, in der die Zahlungen vor, während und nach dem Aufenthalt aufgeführt sind, und die Sie mit einem Klick ausdrucken oder per E-Mail senden können.
Unterstützung mehrerer Konten Account
Wenn Ihnen der Gedanke, am Ende des Monats mehrere Einnahmequellen in Einklang zu bringen, Angst macht, dann ist es an der Zeit, Ihre Buchhaltungssoftware zu aktualisieren und nahtlos in Ihr PMS zu integrieren.
Viele Hotels arbeiten mit einer Vielzahl von Agenturen, einzelnen Reisebüros und anderen Konten zusammen ? und ohne ein System, das alle ausgleichen kann, kann das Berichtswesen zum Monatsende eine gewaltige Aufgabe sein.
Preno und Xero machen die Rechnungsstellung einfach (und macht Spaß), da Sie mit wenigen Klicks automatisch Rechnungen für Reservierungen erstellen können.
Rufen Sie einfach eine Agenturreservierung auf, fügen Sie eine Anzahlung oder Zahlung hinzu und wählen Sie ?Rechnungsstelle? als Zahlungsmethode. Eine Rechnung wird automatisch erstellt ? voila!
Zeitsparende Vorteile
Preno und Xero sparen Ihren Mitarbeitern jede Woche Stunden an Zeit ? und weil Zeit Geld ist, hat Ihr Hotel nach der Umstellung auf diese Apps etwas mehr Moolah in seiner metaphorischen Tasche.
Durch die Reduzierung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben können Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für Aufgaben widmen, die das Gasterlebnis verbessern. Die Reduzierung des Zeitaufwands für ?beschäftigte? Arbeiten ist nicht der einzige Vorteil, Sie reduzieren auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei Rechnungen und Zahlungen und reduzieren so den Zeitaufwand für die Wiederherstellung oder Korrektur von Diensten.
Auch die Modernisierung Ihres Rechnungslegungsprozesses bringt interessante Erkenntnisse. Die Integration von Preno mit Xero umfasst beispielsweise Details wie eine Aufschlüsselung von Gebühren, Zimmerservice-Artikeln und Zuschlägen, um Ihrem Hotel einen besseren Einblick in Echtzeit-Geschäftstrends zu bieten. Die automatisierten Berichtstools in Preno und Xero können Ihre beliebtesten Gebühren und weniger beliebten Zimmerservice-Bestellungen aufdecken und Möglichkeiten bieten, um inkrementelles Umsatzwachstum zu erzielen.
Haben Sie noch Fragen zur Integration von Preno mit Xero ? Lass uns wissen!
Dieser Inhalt wurde in Zusammenarbeit von Preno und Hotel Tech Report erstellt.
