Hoteliers legen großen Wert auf den Check-in-Prozess, denn es ist wichtig, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Und obwohl an dieser Logik nichts auszusetzen ist, ist es auch erwähnenswert, dass auch der letzte Eindruck zählt. So wie Sie ein gutes Essen mit einem köstlichen Dessert ausklingen lassen möchten, möchten Sie auch, dass der Checkout-Prozess in Ihrem Hotel genauso reibungslos verläuft wie der Rest Ihres Gästeerlebnisses. Nichts hinterlässt einen schlechten Geschmack im Mund eines Gastes, als wenn ihm der falsche Betrag berechnet wird oder er an der Rezeption in der Schlange steht, wenn er einen Flug erwischen muss!

Neben der Sicherstellung, dass der Checkout-Prozess schnell, effizient und fehlerfrei abläuft, besteht eine weitere Herausforderung darin, sicherzustellen, dass Gäste die Schritte kennen, die sie während des Check-in-Prozesses befolgen müssen. Wie erfahren Gäste die Check-in-Zeit? Viele Gäste verlassen einfach zum letzten Mal ihr Zimmer und gehen an der Rezeption vorbei. Woher wissen Sie in diesem Fall, dass das Zimmer frei und zur Reinigung bereit ist? Wenn der Gast physische Gegenstände, wie zum Beispiel einen Zimmerschlüssel, zurückgeben muss, woher weiß er dann, wo er ihn ablegen muss? Der Einsatz von Technologie, um den Prozess zu vereinfachen und so viele Hürden wie möglich zu beseitigen, kann Ihren Checkout-Prozess von umständlich zu bequem machen.

Der Checkout-Prozess beginnt, bevor Ihre Gäste tatsächlich auschecken. Wenn Gäste ankommen oder ihr Zimmer buchen, sollten Sie sie deutlich über die Check-out-Zeit und alle relevanten Check-out-Verfahren informieren. Viele Hoteliers geben die Check-out-Zeiten und -Richtlinien auf ihrer Website, in der Buchungsmaschine und in Bestätigungs-E-Mails bekannt. Mit OTA-Einträgen können Sie auch Ihre Checkout-Richtlinien beschreiben. Aber Gäste schauen sich diese Touchpoints normalerweise nur einmal an, daher ist Ihre Hotel-App ein weiterer toller Ort, um Checkout-Details zu erwähnen. Anpassbare, gastorientierte Apps wie Duve dienen als digitale Versionen des traditionellen Informationsblatts oder Ordners, den Sie möglicherweise in einem Gästezimmer finden. Diese Apps stellen sicher, dass Gäste jederzeit bequemen Zugriff auf alles haben, was sie über Ihr Hotel wissen müssen. Noch besser: Sie können Ihre App ganz einfach aktualisieren, wenn sich eine Richtlinie ändert. Anstatt ein Zimmerschild mit Angabe der Check-out-Zeit erneut ausdrucken und ersetzen zu müssen, können Sie die Check-out-Richtlinien in Ihrer Hotel-App mit nur wenigen Klicks sofort aktualisieren.

Was ist, wenn ein Gast etwas länger bleiben möchte? Wenn Ihr Gast einen späten Check-out oder eine oder zwei zusätzliche Nächte in Ihrem Hotel benötigt, muss er Ihre Rezeption anrufen und mit einem Mitarbeiter sprechen, möglicherweise nachdem er einige Minuten in der Warteschleife gewartet hat. Ihre Hotel-App kann es Gästen ermöglichen, diese Anfragen selbst zu bearbeiten, oder Sie können mit speziell entwickelter Upselling-Software wie Oaky oder Nor1 zusammenarbeiten, um Late-Check-out- und Verlängerungsangebote zu bewerben. Diese Funktionen machen es für Gäste bequemer, auf ihre Wünsche einzugehen, und generieren zusätzliche Einnahmen für Ihr Hotel, während Ihr Personal nur wenig zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Checkout-Prozesses ist die Begleichung der Schlussrechnung. Im Idealfall können Gäste eine detaillierte Aufschlüsselung der während ihres Aufenthalts angefallenen Kosten einsehen, ihre bevorzugte Zahlungsmethode auswählen und eine Quittung im gewünschten Format (z. B. per E-Mail) erhalten. Üblicherweise wird den Gästen am Abend vor dem Auschecken eine ausgedruckte Rechnung unter der Tür durchgeschoben, aber das führt zu Papierverschwendung und mindestens einer Stunde Zeit, um diese Papierblätter auszudrucken und zu verteilen. Mit einer robusten Hotel-App können Gäste ihre Unterlagen stattdessen jederzeit während ihres Aufenthalts digital überprüfen. Wenn etwas nicht stimmt, kann der Gast mithilfe eines integrierten Gast-Messaging-Tools effizient eine Nachricht an Ihre Mitarbeiter senden, sodass Ihr Team Nachrichten von einer zentralen Plattform aus selektieren und beantworten kann. Außerdem können Gäste in der App ihre Kontaktinformationen aktualisieren, ihr Empfangsziel auswählen und ihre Zahlungsmethoden verwalten. Beim Auschecken können Gäste sicher sein, dass ihre Rechnungen korrekt sind, die Quittungen in ihren Posteingängen sind und die Karten ordnungsgemäß belastet werden.

Was muss ein Gast noch tun, bevor er Ihr Hotel verlässt? Einige Hotels verfügen über physische Zimmerschlüssel – Schlüsselkarten oder altmodische Schlüssel –, die Gäste zurücklassen müssen oder sollten. Aber wie Sie wissen, befolgen Gäste diese Anweisungen nicht immer. Wenn Ihr Hotel unbedingt physische Schlüssel verwenden muss (z. B. um sich an ein historisches Thema anzupassen), empfiehlt es sich, Ihren Gästen eine Erinnerungstextnachricht zu senden, in der sie sie anweisen, den Schlüssel an einem bestimmten Ort abzugeben oder eine Gebühr für „Schlüsselverlust“ zu zahlen. Ihre Gast-Messaging-App kann diese Kommunikation automatisieren, um Zeit für Ihre Mitarbeiter zu gewinnen.

Aber wenn physische Schlüssel für Ihre Marke nicht entscheidend sind oder Sie vielleicht ein altes Schlüsselkartensystem übernommen haben, gibt es keinen besseren Zeitpunkt für ein Upgrade auf ein modernes mobiles Schlüsselsystem . Bei mobilen Schlüsseln bzw. digitalen Schlüsseln handelt es sich gar nicht um echte Schlüssel, sondern um Bluetooth-fähige Türschlösser, die Gästen den Zutritt ermöglichen, indem sie mit ihrem Smartphone gegen das Schloss winken oder klopfen. Die Technologie hinter diesen Schlössern kommuniziert mit Ihrem PMS, Ihrer Hotel-App oder Ihrem kontaktlosen Check-in-System , um jeden einzelnen Gast während seines Aufenthalts zu autorisieren. Digitale Schlüssel rationalisieren nicht nur den Checkout-Prozess, sondern machen auch den Check-in reibungsloser und sparen Geld für physische Schlüssel oder Schlüsselkarten. Auch das Personal an der Rezeption ist von digitalen Schlüsseln begeistert, da diese nicht wie Schlüsselkarten entmagnetisiert werden oder verloren gehen!

Angenommen, Ihr moderner Checkout-Prozess verläuft reibungslos und der Gast muss nicht an der Rezeption vorbeischauen. Wie können Sie dann wissen, wann Gästezimmer frei sind, damit Ihr Housekeeping-Team mit der Reinigung beginnen kann? Sie haben mehrere Möglichkeiten. Sie können eine automatisierte Textnachricht an Gäste senden und sie fragen, ob sie abgereist sind, oder Sie können Gäste bitten, auf eine Schaltfläche in Ihrer Hotel-App zu tippen, um Sie zu benachrichtigen, dass sie abgereist sind. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein kontaktloses Check-in-System wie Canary zu nutzen, das das Reinigungspersonal automatisch benachrichtigt, wenn ein Check-out in der App verarbeitet wird. All diese diskreten Optionen helfen Ihrem Team dabei, Räume schneller zu reinigen, ohne Gäste zu stören, die sich noch im Haus aufhalten.

Auch wenn ein Gast Ihr Anwesen verlassen hat, können Sie diesen Gast weiterhin an dem Erlebnis nach seinem Aufenthalt beteiligen. Die Stunden und Tage nach dem Auschecken sind die besten Zeiten, um Ihre Hotelumfrage zu versenden, um Tripadvisor- oder Google-Bewertungen zu bitten und für Ihr Treueprogramm oder Stammgastrabatte zu werben. Das Einholen von Gästefeedback, solange es aktuell ist, kann Ihrem Hotel helfen, sich kontinuierlich zu verbessern, und eine Reputationsmanagement-App wie TrustYou oder Revinate kann den Prozess der Einholung von Bewertungen automatisieren.

Während der Checkout-Prozess normalerweise nur einen Teil der Zeit eines jeden Gastes in Ihrem Hotel ausmacht, ist er doch ein wichtiger Vorgang und kann das Erlebnis für den Gast entscheidend beeinflussen oder beeinträchtigen, je nachdem, wie bequem und effizient er ist. Die Zusammenarbeit mit Software, die Teile dieses Prozesses automatisieren, Reibungsverluste beseitigen und Ihren Gästen sofortige Antworten liefern kann, kann nicht nur die Gästezufriedenheit steigern, sondern auch die Kosten und den manuellen Zeitaufwand für die Abwicklung des Checkouts reduzieren. Sind Sie bereit, Ihren Checkout-Prozess auf die nächste Stufe zu heben? Lesen Sie zunächst die Bewertungen der führenden Software für Gästeerlebnisse .

Im Gastgewerbe sind die Check-in- und Check-out-Prozesse entscheidende Momente im Erlebnis eines Hotelgastes. Da Hotelketten wie Hilton, Marriott und Hyatt hart um Gäste konkurrieren, ist die Optimierung des Hotel-Checkout-Prozesses aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. Erstens kann ein reibungsloser Checkout-Prozess einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen, den Hotelaufenthalt insgesamt angenehmer machen und zu Wiederholungskäufen anregen.

Herkömmliche Checkout-Verfahren mit langen Schlangen an der Rezeption und Ärger über Unstimmigkeiten in der Endabrechnung können das Erlebnis eines Gastes beeinträchtigen. Daher setzen Hotels PMS (Property Management Systems) ein, um diese Abläufe zu rationalisieren. Das PMS kann alles verfolgen, vom Zimmerservice und der Minibar-Nutzung bis hin zu Weckrufen. So wird sichergestellt, dass die Endabrechnung korrekt ist und Gäste ihre Gebühren nicht noch einmal überprüfen müssen.

Mit der heutigen Technologie ermöglichen der Online-Check-in und die Nutzung mobiler Apps den Gästen, ihren Aufenthalt effizient zu verwalten – von der Auswahl von Vergünstigungen bis zur Beantragung eines späten Check-outs –, ohne an der Rezeption warten zu müssen. Schlüsselkarten können jetzt über eine mobile App als Zimmerschlüssel aktiviert werden, was den Check-in-Prozess beschleunigt und Gästen die Freiheit gibt, ihr Hotelzimmer ohne unnötige Warteschlangen zu betreten.

Auch Hoteliers erkennen, wie wichtig es ist, vielfältige Checkout-Optionen anzubieten. Beispielsweise könnte ein Gast in einem Hotel in Las Vegas, der sich für den Zimmerservice entschieden hat, einen schnellen Check-out bevorzugen, um die Stadt optimal genießen zu können. Durch die bequeme Verwendung einer Kredit- oder Debitkarte über die sichere Website oder mobile App eines Hotels zum Bezahlen können Gäste sicherstellen, dass ihre Minibar- und Zimmerservicegebühren mit wenigen Klicks beglichen werden, sodass sie eher mit dem Gefühl einer „sicheren Reise“ abreisen können als Frust über die Checkout-Zeit.

Neben der Bequemlichkeit ist die Bereitstellung eines effizienten Checkout-Prozesses auch eine Frage der betrieblichen Effizienz für das Hotelpersonal. Durch die Verkürzung der Zeit, die für das Auschecken jedes Gastes aufgewendet wird, können sich die Mitarbeiter an der Rezeption um die Bedürfnisse der ankommenden Gäste kümmern oder sich auf den nächsten Gast vorbereiten, indem sie sicherstellen, dass die Zimmernummernzuweisungen bereitstehen und alle Anfragen nach einem Weckruf oder Kenntnisnahme berücksichtigt werden lokales Know-how wird effektiv kommuniziert.

Da Gäste zunehmend nahtlose Erlebnisse erwarten, ist der Checkout-Prozess für Hoteliers auch eine Gelegenheit, Feedback zu sammeln und einen Kommunikationskanal zu eröffnen, der zu verbesserten Dienstleistungen führen kann. Dieser kontinuierliche Verbesserungszyklus ist in einem wettbewerbsintensiven Markt, in dem Hotelketten nicht nur ein Hotelzimmer, sondern ein unvergessliches Erlebnis vom Check-in bis zum Check-out anbieten möchten, von entscheidender Bedeutung.

Bei der Optimierung des Hotel-Checkout-Prozesses geht es darum, die Zufriedenheit der Gäste, die betriebliche Effizienz und den Wettbewerbsvorteil zu steigern. Durch den Einsatz von Technologie, das Verständnis der Gästepräferenzen und die Gewährleistung eines problemlosen Endes eines Hotelaufenthalts können Hotelketten sicherstellen, dass ihre Gäste einen positiven letzten Eindruck hinterlassen, der genauso wichtig ist wie der erste.