Hauptmerkmale der Arbeitsmanagementsoftware Inn-Flow

Das Arbeitsmanagementmodul von Inn-Flow umfasst drei Hauptfunktionen: Arbeitsleistungsverfolgung, Zeit- und Anwesenheitserfassung sowie Gehaltsabrechnung. Innerhalb der Arbeitskomponente finden Sie Funktionen wie Planung und eine Stechuhr. Das Gehaltsabrechnungsmodul kümmert sich um Gehaltsabrechnungen und Analysen. Lassen Sie uns die einzelnen Funktionen etwas genauer betrachten.

On-Demand-Planung

Diese Art der Planung ist einzigartig für Hotels, und Inn-Flow verwendet Daten aus Ihrem PMS, um den Personalbedarf vorherzusagen. Das bedeutet, dass Sie sich Papierpläne und Gespräche über die Planung ersparen können. Das Analyse-Dashboard von Inn-Flow ist für GMs und Eigentümer von Nutzen, da es Ihnen einen Blick in die Zukunft bietet, sodass Sie sicher sein können, dass Sie aufgrund von Belegungsänderungen keine Überstunden oder Überbuchungen vornehmen. Die Software verfügt sogar über ein „Risiko“-Warnsystem, das automatisch verfolgt, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat, dies mit seinem Zeitplan vergleicht und Manager über potenzielle Überstundenrisiken informiert – was letztlich die Personalkosten senkt, indem es eine bessere Planung ermöglicht.

Inn-Flow ermöglicht es Ihnen, Standardschichtlängen nach Wochentag und die Stunden festzulegen, die Sie für jede Rolle basierend auf den unterschiedlichen Serviceleveln in einem bestimmten Objekt benötigen. Beispielsweise können Bankettkellner an Wochentagen 6 Stunden und am Wochenende 8 Stunden arbeiten. Für das Reinigungspersonal können Sie die Zeit festlegen, die zum Reinigen eines Übernachtungsgastes im Vergleich zu einem Abreisegast benötigt wird.

Zeit Uhr

Die biometrische Stechuhr von Inn-Flow dient zum Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter verwenden ein iPad mit der Technologie von Inn-Flow, um sich sicher ein- und auszustempeln. Die Mitarbeiter stempeln mithilfe der Gesichtserkennung und der Smile ID-Technologie ein, sodass sie keine Codes eingeben oder einen Fingerabdruck abgeben müssen. Mit dieser Methode wird die Möglichkeit ausgeschlossen, dass ein Mitarbeiter im Namen einer anderen Person stempelt. Manager können Einstellungen steuern, wie zum Beispiel, wie früh Mitarbeiter vor Beginn ihrer Schicht einstempeln können, um die Möglichkeit zu verringern, dass Mitarbeiter für Stunden bezahlt werden, die sie eigentlich nicht arbeiten.

Die Stempelungen der Mitarbeiter fließen in deren Arbeitszeitnachweise ein, die Sie bei Bedarf einsehen und bearbeiten können.

Prognose und Zeitplan

Wie hoch ist Ihr Personalbedarf für die kommende Woche? Inn-Flow zieht Daten aus Ihrem PMS, um Ihren Personalbedarf basierend auf der Auslastung vorherzusagen, wobei das Volumen der Ankünfte, Abreisen und Übernachtungen berücksichtigt wird. Mithilfe dieser Daten und der von Ihnen festgelegten Schichtmodelle können Sie Schichten ganz einfach per Drag & Drop in den Zeitplan ziehen. Inn-Flow benachrichtigt Sie, wenn Sie Überstunden machen, und Sie können den Zeitplan als Vorlage für zukünftige Wochen speichern. Wenn der Zeitplan eines bestimmten Mitarbeiters geändert werden muss, können Sie nur diesen Mitarbeiter per SMS oder E-Mail benachrichtigen, anstatt Benachrichtigungen an alle im Zeitplan aufgeführten Personen zu senden. Der Zeitplan kann auch mit nur zwei Klicks ausgedruckt werden!

Ein weiterer wichtiger Input für Ihren Zeitplan sind Urlaubsanträge. Inn-Flow verfolgt die PTO-Ansammlung für jeden Mitarbeiter und Urlaubsanträge. Sobald der Urlaubsantrag eines Mitarbeiters genehmigt wurde, erscheint dieser Mitarbeiter während der Abwesenheitsdauer nicht einmal auf der Liste der verfügbaren Mitarbeiter für Schichten.

Das Planungsmodul erhält begeisterte Kritiken von Hoteliers, darunter vom Chefingenieur eines großen Hotels in Chicago, der sagt: „Mir gefällt die Funktion zum Kopieren des Zeitplans und die Möglichkeit, zu sehen, wie viel bezahlten Urlaub jeder Mitarbeiter zur Verfügung hat. Mir gefällt auch die Funktion zum Drucken des Zeitplans.“

Lohn-und Gehaltsabrechnung

Mithilfe der Daten aus dem Arbeitsmodul, einschließlich der Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter, verarbeitet Inn-Flow die Gehaltsabrechnung und stellt die Zahlungen an Ihre Mitarbeiter aus. Die Gehaltsabrechnungsfunktion kann eine großartige Option für Hotels mit begrenzter Backoffice-Bandbreite sein; diese Funktion nimmt Ihnen den gesamten Prozess der Gehaltsscheckausstellung ab. Sobald die Schecks ausgestellt sind, übernimmt das System alle Ihre Gehaltsabrechnungsdaten und überträgt sie zurück in das Buchhaltungsmodul. Alles ist miteinander verbunden, sodass Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihren Personalbedarf, Ihre Ausgaben und Ihre Trends erhalten.

Inn-Flow lässt sich mit führenden Lohnabrechnungsanbietern integrieren und fungiert als echte Erweiterung Ihres Hotelteams. Für Hotels, die mit der schlechten Servicequalität bei größeren Lohnabrechnungsunternehmen unzufrieden sind, hat Inn-Flow engagierte Lohnabrechnungs-Supportspezialisten im Personal, die bei allen Fragen oder technischen Anforderungen behilflich sind.

Reporting und Analysen

Wie hoch waren Ihre Lohnkosten im Vergleich zum Budget an einem bestimmten Tag? Keine Tabellenkalkulationen erforderlich; in Inn-Flow können Sie Ihre Arbeitskosten für jeden beliebigen Zeitraum ganz einfach im Berichts-Dashboard einsehen.

Ein beliebtes Analysetool ist das Daily Flash Dashboard, das Ihre tatsächlichen Arbeitskosten mit Ihrem Budget vergleicht, plus Ihre Kosten pro belegtem Zimmer, Belegung, Zimmerumsatz und Arbeitskosten als Prozentsatz des Umsatzes. Im Dashboard können Sie sogar nach Hotels aufschlüsseln, in Abteilungen, Positionen und sogar Benutzer, um vollständige Transparenz und Kontrolle zu erhalten.

Sie können eine der zahlreichen Berichtsvorlagen von Inn-Flow auswählen oder Ihre eigene von Grund auf neu erstellen. Berichte können nach einem Zeitplan per E-Mail versendet oder auf Anfrage ausgeführt werden.

Integrationen

Um die Planungsfunktionen von Inn-Flow optimal nutzen zu können, müssen Sie es mit Ihrem Immobilienverwaltungssystem verbinden. Inn-Flow bietet Integrationen mit vielen beliebten PMSs, darunter Hiltons OnQ, OPERA und Sabres Synxis-Plattformen. Wenn Sie mit einem Vertriebsmitarbeiter von Inn-Flow sprechen, vergewissern Sie sich unbedingt, dass das System mit Ihrem PMS kompatibel ist.

Zusätzlich zur PMS-Integration möchten Sie Inn-Flow für eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Ihrem Finanzinstitut verbinden. Wenn Sie Inn-Flow nicht für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden möchten, können Sie eine Verbindung zu Ihrem vorhandenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessor herstellen, um sicherzustellen, dass die Daten zurück in das Analysemodul fließen.

Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung

Hoteliers in den gesamten USA sind mit der Benutzerfreundlichkeit der Inn-Flow-Software sehr zufrieden. Ein General Manager in San Jose, Kalifornien, sagt: „Sehr zufrieden mit allen Produkten von Inn-Flow – Buchhaltungs-, Finanz- und Arbeitsmodulen. Ich habe im Laufe der Jahre viele Buchhaltungssoftware- und Hotelmanagementprogramme verwendet, und Inn-Flow ist allen anderen, mit denen ich gearbeitet habe, weit überlegen.“ Und ein General Manager in Raleigh erwähnt, dass Inn-Flow „sehr detailliert und benutzerfreundlich ist. Ich verwende es täglich und selbst für Anfänger ist die Navigation sehr einfach.“

Wenn Sie ein neues System implementieren, insbesondere eines mit so wichtigen Funktionen wie Zeitplanung und Zeiterfassung, ist es wichtig, ein intuitives System zu finden, damit Sie sich nicht so stark auf Schulungen und Dokumentation verlassen müssen, damit die Mitarbeiter das Tool angemessen nutzen können. Da die Mitarbeiter Inn-Flow außerdem täglich verwenden, verhindert ein reibungslos funktionierendes System Frustrationen, die durch schwerfällige oder fehlerbehaftete Software entstehen können.

Kundendienst

Inn-Flow hat die Global Customer Support Certification von HotelTechReport erhalten, was bedeutet, dass Sie vom Supportteam von Inn-Flow erstklassigen Service erwarten können. Inn-Flow verfügt über eine praktische Online-Wissensdatenbank, in der Sie bequem mehr über das Tool erfahren und Fragen selbst beantworten können. Inn-Flow verfügt auch über Kundendienstmitarbeiter, die per Telefon, E-Mail und Live-Chat für eine persönlichere Unterstützung erreichbar sind. Damit sich die Kunden unterstützt fühlen, plant Inn-Flow auch vierteljährliche Check-ins, um sicherzustellen, dass alles gut läuft, und um ein Forum für Fragen bereitzustellen.