Das Buchhaltungsmodul von Inn-Flow ist als umfassende Lösung konzipiert, die es Hoteliers ermöglicht, die einzigartigen Herausforderungen der Buchhaltung und Buchhaltung im Gastgewerbe zu meistern. Und das Unternehmen hat kürzlich in einige neue und bestehende Funktionen investiert, die seinen Kunden noch mehr Mehrwert bieten – und arbeitet weiterhin an Innovationen und Iterationen. Werfen wir einen Blick auf die Hauptfunktionen, die Sie in Inn-Flow finden.

Die Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung ist oft eine mühsame und umständliche Aufgabe, die viele manuelle Dateneingaben und die Kommunikation mit anderen Beteiligten im Hotel umfassen kann. Inn-Flow verfügt über einige neue Funktionen, die den AP-Prozess rationalisieren:

• Extraktion von Rechnungsdaten: Nach dem Scannen oder Hochladen einer Rechnung ruft Inn-Flow automatisch Informationen aus der Rechnung ab (z. B. Rechnungsnummer, fälliger Betrag und Einzelpostenbeschreibungen) und ordnet sie einem Lieferanten in Ihrem System zu. Ihr Team kann diese Eingaben überprüfen, um Fehler zu vermeiden, was viel weniger Zeit in Anspruch nimmt als die manuelle Eingabe aller Rechnungsdetails. Inn-Flow bietet außerdem eine kostenlose Dokumentenspeicherung für Ihre Rechnungen in der „Bibliothek“, damit Sie in Zukunft problemlos darauf zugreifen können.

• Automatische COA-Zuordnung: Die Extraktionsfunktion von Inn-Flow ordnet erkannte Rechnungsbeschreibungen automatisch den vorherigen Kontenplaneinträgen zu und optimiert so die Ausgabenkategorisierung. Für neue Artikel geben Sie einfach die Beschreibung ein und das System schlägt basierend auf der letzten Verwendung den entsprechenden Echtheitszertifikat vor.

• Rechnungsgenehmigungseinstellungen: Zusätzlich zum Standardprozess, bei dem ein Kreditorenbuchhalter Rechnungen genehmigt, können Sie benutzerdefinierte Einstellungen konfigurieren, die zusätzliche Genehmiger auf der Grundlage von Kreditor, Kontenplan oder Dollarbetrag auffordern. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass Ihr F&B-Direktor F&B-Rechnungen über 5.000 US-Dollar genehmigt, aber er benötigt nicht Einblick in jede einzelne kleinere Rechnung. Dies alles ist mit benutzerdefinierten Rechnungsfreigabeeinstellungen möglich.

• ePay: Die elektronische Bezahlung von Lieferanten anstelle des Versendens eines Papierschecks ist nicht nur schneller und effizienter, sondern auch sicherer (im Gegensatz zu einem Papierscheck werden Ihre Kontonummern nicht preisgegeben) und es fallen keine Porto- oder Bearbeitungsgebühren an. Inn-Flow unterstützt schnelle elektronische Zahlungen sowie herkömmliche Zahlungsoptionen wie manuelle ACH-Zahlung, Kreditkarte und Scheck.

• Automatisierung der Abstimmung: Die Abstimmung von Transaktionen kann eine der mühsamsten Aufgaben sein, die die Finanzabteilung zu erledigen hat. Die Automatisierungsfunktion von Inn-Flow reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um Ihre Konten in gutem Zustand zu halten – und der tägliche Abgleich ist mit nur wenigen Klicks möglich, anstatt sich manuell bei jedem Bankkonto anmelden zu müssen. Der Abgleich möglichst in Echtzeit ermöglicht es Finanzmanagern, Inkonsistenzen sofort zu untersuchen, anstatt bis zum Monatsende zu warten.

Es ist großartig, alle Ihre Finanzdaten an einem Ort zu haben, aber noch wertvoller wird es, wenn Sie ganz einfach Berichte erstellen, Einblicke gewinnen und in Echtzeit verstehen können, was vor sich geht. Ein Inn-Flow-Benutzer, ein CFO eines großen Hotelmanagementunternehmens, lobt die Berichtsfunktion von Inn-Flow und sagt: „Die Möglichkeit, mit einem Mausklick einfach herauszufinden, woher eine Zahl stammt, macht die Überprüfung supereinfach.“

• Automatisierte Berichte: Machen Sie sich keine Gedanken darüber, jedes Mal manuell Berichte erstellen zu müssen, wenn Sie einen Einblick in die Finanzdaten Ihres Hotels erhalten möchten. Inn-Flow kann nach jedem von Ihnen festgelegten Zeitplan automatisch Berichte erstellen und per E-Mail versenden.
• Branchenspezifische Compliance: Alle wichtigen Finanzberichte, die Inn-Flow erstellt, entsprechen der 11. Ausgabe von USALi.
• Mehrere Hotels in einem Bericht: Ketten und Managementgruppen werden es zu schätzen wissen, die Leistung mehrerer Hotels im selben Bericht vergleichen zu können, anstatt sich den mühsamen Workaround leisten zu müssen, mehrere Berichte zu erstellen und diese in Excel zu kombinieren. Vielen hotelspezifischen Buchhaltungssystemen fehlt diese Funktion, was sie zu einem Wettbewerbsvorteil von Inn-Flow macht.

Da Inn-Flow wahrscheinlich nicht die einzige Software ist, die Ihr Hotel verwendet, sollten Sie sicherstellen, dass es in andere Systeme vor Ort integriert werden kann, insbesondere in Ihr PMS. Inn-Flow unterstützt Integrationen mit vielen Systemen:

• PMS-Integrationen: Stellen Sie mit einer PMS-Integration eine nahtlose Datenpipeline zu und von Ihrem PMS sicher. Inn-Flow lässt sich in PMS wie das OnQ-System von Hilton und die Synxis- Plattform von Sabre integrieren.
• Finanz-App-Integrationen: Sie können Inn-Flow ganz einfach mit Ihrer Bank verbinden, um alle Ihre Transaktionen in Echtzeit zu synchronisieren. Dies macht den Abgleich in Echtzeit zum Kinderspiel und ermöglicht eine bessere Transparenz der Salden und Transaktionen. Darüber hinaus lässt sich Inn-Flow in Betrugserkennungssoftware und mehrere Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren.

• Weitere Integrationen: Ergänzen Sie die Servicepalette von Inn-Flow durch Integrationen mit Reputationsmanagement-Software wie Medallia und Branchen-Benchmark-Datenquellen.

Inn-Flow investiert in die größtmögliche Benutzerfreundlichkeit seines Systems und es ist klar, dass das Unternehmen bei Produktverbesserungen auf das Feedback von Hoteliers gehört hat. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und über die Menüleiste auf der linken Seite leicht zu navigieren. Auch beim Hochladen von Dokumenten wie Rechnungen bleibt der Bildschirm relativ aufgeräumt. Anstatt Dokumente in neuen Fenstern zu öffnen, wird Ihre hochgeladene Rechnung in einem Bereich an der Seite desselben Fensters angezeigt, sodass Sie nicht in mehreren Registerkarten oder Fenstern arbeiten müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. In Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit von Inn-Flow erwähnt ein Buchhaltungskoordinator in einem großen Resort in Richmond, VA, dass es „einfach ist, diese Software zu erlernen und zu verwenden“. Es ist einfach, anderen den Umgang mit der Software beizubringen.“ Und Eigentümer und Betreiber von Ketten oder Hotelgruppen werden sich darüber freuen, dass Inn-Flow den Betrieb mehrerer Hotels in einem System unterstützt; Wechseln Sie einfach zwischen Hotels oder erstellen Sie sogar Berichte, die Daten von mehreren Unterkünften enthalten. Während Inn-Flow derzeit für die Desktop-Nutzung optimiert ist, ist es über mobile Browser zugänglich. Bleiben Sie außerdem auf dem Laufenden – eine spezielle mobile App, die Ihre Verwaltung unterwegs verbessern soll, befindet sich in der Entwicklung und wird bald in die Funktionssuite von Inn-Flow aufgenommen.

Inn-Flow-Kunden können während der gesamten Nutzung der Software von einem hochwertigen Support profitieren. Nachdem Sie die Global Customer Support-Zertifizierung von HotelTechReport erhalten haben, können Sie von den Supportmitarbeitern von Inn-Flow erstklassigen Service erwarten. Für Self-Service-Ressourcen bietet Inn-Flow in der gesamten Web-App eine Online-Wissensdatenbank, Schulungsvideos und hilfreiche Tooltips. Für einen persönlicheren Support stehen Ihnen die Mitarbeiter von Inn-Flow per Telefon, E-Mail und Live-Chat zur Verfügung. Um den Kunden das Gefühl zu geben, unterstützt zu werden, plant Inn-Flow außerdem vierteljährliche Check-ins, um sicherzustellen, dass alles gut läuft, und um ein Forum für Fragen zu bieten.

Darüber hinaus hört Inn-Flow ständig den Kunden zu, bezieht dieses Feedback in ihre Roadmap ein und führt neue Funktionen ein, die einen Mehrwert schaffen. Ein Inn-Flow-Kunde, Finanzdirektor eines Boutique-Hotels in Seattle, sagt: „Mir gefällt wirklich, dass das Unternehmen ständig aktualisiert und neue Funktionen hinzufügt.“ Kunden können Funktionsanfragen jederzeit über das Help Center einreichen.

Wenn Sie nach einer Hotelbuchhaltungssoftware mit der Option suchen, umfassende Buchhaltungsdienste einzubeziehen, die manuelle Arbeit reduzieren, das Risiko menschlicher Fehler verringern und Finanzabläufe zentralisieren kann, ist Inn-Flow eine gute Wahl für Einzelhotels und wachsende Hotelgruppen . Die beeindruckenden Automatisierungsfunktionen und die Vielzahl an Integrationen machen Inn-Flow zu einer soliden Ergänzung Ihres Tech-Stacks. Obwohl es möglicherweise nicht so beliebt ist wie einige namhafte branchenunabhängige Systeme, kann die hotelspezifische Funktionalität von Inn-Flow einen großen Unterschied bei der Bewältigung der einzigartigen Herausforderungen machen, mit denen Hotels im Finanzbereich konfrontiert sind.

Dieser Artikel wurde gemeinsam von Inn-Flow und HotelTechReport erstellt