Eine Angebotsanfrage (oder RFP) ist ein häufiges und bekanntes Tool, mit dem Angebote von einer Vielzahl von Anbietern eingeholt werden. Ziel ist es, Angebote von einer breiten Palette von Anbietern zu erhalten, damit Teams die einzelnen Angebote vergleichen und gegenüberstellen können. In einer idealen Welt hilft diese parallele Analyse den Teams, den Preis, die Parameter und die Spezifikationen jedes Angebots zu bewerten und schafft gleiche Wettbewerbsbedingungen, indem die Voreingenommenheit gegenüber einem einzelnen Anbieter reduziert wird.
Wie Sie vielleicht aus erster Hand wissen, ist der RFP-Prozess auch ein immenser Zeitaufwand. Zunächst müssen Sie die Ausschreibung so erstellen, dass genaue Gebote von den richtigen Anbietern angezogen werden. Als nächstes müssen Sie jedes Angebot bewerten und alle Bereiche, die einer Klärung bedürfen, nachverfolgen. Schließlich müssen Sie einen Anbieter auswählen und die endgültigen Bedingungen aushandeln.
Um diesen Prozess effektiver zu gestalten und die besten Gebote von den besten Hoteltechnologie-Anbieter möglich machen, haben wir einen Leitfaden erstellt, um die Ausschreibung einfacher und erfolgreicher zu gestalten. Sie lernen die Schritte kennen, die Sie zum Erstellen eines RFP-Prozesses ausführen müssen, der in mehreren Facetten des Prozesses Zeit spart.
Sie erfahren, wie Sie das Gesuchte besser verstehen, damit Sie nur Antworten von relevanten Anbietern erhalten;
Sie erfahren, wie Sie Verwirrung unter den wichtigsten internen Interessengruppen vermeiden können, sodass weniger E-Mails und sinnlose Besprechungen anfallen;
- Sie lernen, wie Sie Dynamik aufbauen können, damit Sie den RFP-Prozess schnell abschließen können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Am Ende des Leitfadens können Sie selbstbewusst RFPs erstellen, die Ihnen die benötigten Gebote einbringen ? ohne Zeit mit irrelevanten Antworten, unnötigen E-Mails, häufigen Besprechungen und langwierigen Zeitplänen zu verschwenden.
Wir haben führende RFP-Experten interviewt, um diesen Gui . zu untersuchen de
Die Durchführung eines RFP-Prozesses kann unglaublich komplex sein, weshalb große Marken es vorziehen, mit Beratern und fachkundigen Dritten zusammenzuarbeiten, um ihnen bei der Verwaltung des Prozesses zu helfen. Wir haben Dutzende der besten Berater der Branche interviewt, um Erkenntnisse für diesen Artikel zu gewinnen. Vor allem haben wir diese Top-Experten interviewt:
Loren Gray, Digitales Marketing im Gastgewerbe
Dan Wacksman, Sassato
Evelyne Oreskovich, Her Consulting
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Caryl Helsel, Dragonfly-Strategen
Anthony Gambini, Premiere Advisory Group
David Chestler, Provisionspartner
Benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung Ihrer nächsten Technologie y Ausschreibung? Wir haben ihre BIOS und Informationen unten eingefügt, damit Sie sie direkt erreichen können.
So schreiben Sie ein RFP (4-Schritte-Prozess)
Richten Sie Ihren RFP-Prozess auf Erfolg ein, indem Sie zwei Mantras im Hinterkopf behalten. p>
Die erste ist “sei genau.” Eine locker definierte Ausschreibung wird nie so gut abschneiden wie eine gut definierte. Legen Sie beim Darstellen Ihrer Anforderungen alle spezifischen Anforderungen (z. B. muss es mit einem vorhandenen POS-System funktionieren) sowie alle anderen Anforderungen (z. B. Angebote nur von Anbietern in den USA) klar dar. Halten Sie Ihre Fragen kurz und prägnant, um genaue und vergleichbare Antworten zu erhalten, die später objektive Vergleiche unterstützen.
Beispiele für offene Fragen:
Wie sieht Ihre Produkt-Roadmap aus?
Wie verhindert Ihr Unternehmen Cyber-Sicherheitsbedrohungen?
Was ist Ihrer Meinung nach der größte Bereich zur Verbesserung Ihrer Software basierend auf den Bewertungen des Hotel Tech Report?
Beispiele für quantifizierbare Fragen:
Integrieren Sie in meinen aktuellen Tech-Stack?
Haben Sie mehr als 95 % Betriebszeit?
Ist Ihr HotelTechScore über 90 p>
Hat Ihr Unternehmen die Hotel Tech Report’s Kundensupport-Zertifizierung?
Die zweitens ist „Vermeidung von Verzerrungen” Es ist sehr einfach, eine Ausschreibung zu erstellen die bereits auf eine spezifische Lösung abzielt. Achten Sie auf jede Sprache, die darauf hindeutet, dass Sie bereits eine Lösung, einen Ansatz, eine Technologie oder einen Anbieter ausgewählt haben. Wenn Sie eine leere Leinwand erstellen, die ein Anbieter für Sie bemalen kann, erlauben Sie dem RFP-Prozess, das zu tun, was er tun soll: die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden. Wenn Sie bereits einen Anbieter ausgewählt haben, ist das nutzlos!
Eine Möglichkeit, Voreingenommenheit zu reduzieren, besteht darin, mehrere Fragerunden durchzuführen, die den RFP-Prozess kurz halten und auf den Punkt. In jeder Phase grenzen Sie die Optionen ein. Wenn Sie weit und breit starten, vermeiden Sie es, mit einer Anfrage zu beginnen, die sich nur an eine kleine Anzahl von Anbietern richtet. Denken Sie daran: Ein RFP-Prozess mit einem vorherbestimmten Ergebnis ist Zeitverschwendung.
Schritt 1: Starten
Die Vorbereitung ist wohl der wichtigste Aspekt des RFP-Prozesses. Eine ordnungsgemäße Vorbereitung stellt sicher, dass die Ausschreibung die Bedürfnisse des Unternehmens genau widerspiegelt und daher Angebote von Anbietern einholt, die diesen Bedürfnissen besser entsprechen. Anbieter verwenden das RFP-Dokument (mehr zum Dokument selbst in Abschnitt 3 unten) ihre Antworten zu gestalten; sie können mit den falschen Eingaben einfach nicht präzise und genau sein. Wenn Sie beispielsweise Gebote für ein neues POS-System einholen, aber keine Anforderung für die Integration in das Buchhaltungssystem Ihrer Unterkunft hinzufügen, erhalten Sie eine Menge nutzloser Gebote.
Anstatt den Prozess zu überstürzen und zu versuchen, die Anfrage so schnell wie möglich an die Anbieter weiterzuleiten, konzentrieren Sie sich also darauf, Geschwindigkeit und Gründlichkeit in Einklang zu bringen.
Versammeln Sie die richtigen Leute
Alles beginnt mit dem Sammeln von Inputs von den richtigen Leuten. Sie brauchen von Anfang an die richtigen Leute im Raum, damit das RFP den aktuellen Bedarf genau widerspiegelt. Andernfalls läuft der Prozess ziemlich schnell aus den Fugen, wenn Sie nicht die richtigen Leute im Raum haben.
Sie müssen die Menschen, die nicht nur die Entscheidungsträger sind, sondern auch direkt von der Entscheidung betroffen sind. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit eines langwierigen Überprüfungsprozesses, der zu einer Entscheidung im Konsens wird. Wenn die richtigen Leute im Raum sind und die Anforderungen richtig erfassen, sollte der Bewertungsprozess relativ unkompliziert sein. Ein GM, der beispielsweise einen RFP-Ausschuss für ein neues Revenue-Management-System einrichtet, möchte möglicherweise Eigentümer, Revenue-Manager und Frontdesk-Agenten einbeziehen, da dies die Personen sind, die die Software täglich verwenden.
“Wir glauben, dass es notwendig ist, ein gut abgerundetes Team von Leuten zu haben, die in den Prozess eingebunden sind. Wichtige Interessengruppen sollten einbezogen werden. Wenn wir dies mit Kunden getan haben, setzen wir normalerweise einen Lenkungsausschuss ein, der verschiedene Abteilungen wie Operations, Revenue Management, Vertrieb, Marketing, Finanzen und einen Executive Sponsor repräsentiert. Wenn Sie zu viele Personen einbeziehen, kann es sein, dass Sie sehr lange brauchen, um eine Entscheidung zu treffen, und wenn Sie zu wenige Personen einbeziehen, bedeutet dies, dass Sie sich möglicherweise nicht mehr einkaufen, sobald eine Entscheidung getroffen wurde. Caryl Helsel, Dragonfly-Strategen
“Unabhängig von dem Projekt und der Lösung/Technologie, die beantragt wird, muss der Hauptsponsor sicherstellen, dass alle Beteiligten an der Prozess die Gesamtziele des Projekts verstehen und dass einzelne Ziele nicht im Widerspruch zu diesen Zielen stehen. Dazu gehört auch ein Verständnis dafür, wie eine Lösung mit dem gesamten Unternehmen verbunden ist. Zum Beispiel, wie viele Integrationen, Eingabevariablen und Datenpunkte von wie vielen Systemen benötigt werden. Ein klar definiertes Anforderungsdokument bietet die “One Source of Truth” dass alle Beteiligten auf die endgültigen Merkmale und Funktionen, ihre Unterstützbarkeit und die erwartete Nutzung verweisen können und diese bestimmen.” David Chestler, Provision Partners
Sie möchten nicht zu viele Köche in der Küche haben, aber es ist wichtig, die Anforderungen aller Beteiligten zu sammeln. „Erfolgreiche Immobilien werden von der Unternehmensleitung absolut akzeptiert. Eine vollständig etablierte SOP zu Verkaufsprozessen. Nämlich, dass sie Mitarbeiter haben, die für die Beantwortung von Ausschreibungen umfassend geschult sind und genau wissen, was sie vermitteln möchten und welche Alleinstellungsmerkmale für ihre Immobilie sich auf die Preisanfrage beziehen.” sagt Anthony Gambini von der Premiere Advisory Group.
Es gibt nichts Schlimmeres, als Software zu kaufen, um herauszufinden, dass die täglichen Benutzer es nicht können die Plattform effektiv nutzen und ihre Arbeit behindert wird. Vermeiden Sie dies, indem Sie relevante Stakeholder einbeziehen. Es kann auch hilfreich sein, gegebenenfalls Vertreter aus den Bereichen IT, Recht und Beschaffung zu haben. Diese Teilnehmer verhindern, dass der Prozess später auf Schwierigkeiten stößt, indem sie potenzielle Probleme und Bedürfnisse frühzeitig im Prozess aufdecken.
Definieren Sie die Parameter
Der RFP-Ausschuss ist dafür verantwortlich, die Anforderungen an die Software zu skizzieren, Identifizieren von Deal Breakern und ziehen dann alle diese Punkte in die RFP selbst ein. Klar formulierte Anforderungen strukturieren die Ausschreibung so, dass die Antworten auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Unterkunft zugeschnitten sind. Andernfalls müssen Sie möglicherweise Angebote von Anbietern durchsuchen, die Ihre spezifischen Anforderungen nicht erfüllen können.
Stellen Sie sicher, dass bei Must-haves und Nice-to-haves sind sich alle einig. Sie wollen später keine Überraschungen ? wie ein Housekeeping-Management-System, das keinen Offline-Modus für eine Unterkunft bietet, die nur in öffentlichen Bereichen über WLAN verfügt! In unserem Abschnitt unten finden Sie einige allgemeine Abschnitte, die Sie hinzufügen sollten.
"Käufer machen eine Reihe wichtiger Fehler im RFP-Prozess: Unterschätzen des Niveaus von Engagement und Detail, die erforderlich sind, um das Produkt im Vergleich zu anderen Wettbewerbsangeboten zu analysieren und zu bewerten. Die Must-Haves nicht von den Nice-to-Haves zu isolieren und wie die Technologie diese funktionalen Kriterien erfüllen kann, ist unerlässlich. Nicht zu wissen, wo die versteckten Fallen liegen können und welche Schritte ein Unternehmen unternommen hat, um ein Produkt zukunftssicher zu machen. Das Budget ist ein weiterer Bereich, der überprüft werden muss. Ich erinnere mich an einen lieben Freund, der immer bei jedem Geschäft nach BANT gefragt hat. Bank, Behörde, Bedarf und eine Zeitleiste ; Dies sind die Bereiche mit kritischen Fehlern bei der Koordinierung und Arbeit an einem Programm für Entwicklung und Bereitstellung. Aktivieren Sie diese Kästchen und ein Deal wird abgeschlossen", sagt David Chestler.
Eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu definieren, besteht darin, die „Jobs . zu definieren zu tun” durch die übersichtliche Abbildung der User Journey. Definieren Sie während Ihres Kickoff-Meetings für den Prüfungsausschuss die Hauptaufgaben, die die Software ausführen muss ? und legen Sie diese dann fest. Es geht weniger um eine Funktionsliste als vielmehr um die anstehenden Aufgaben und Probleme. Lassen Sie sich vom Anbieter erklären, wie seine Funktionen Ihnen das bieten, was Sie brauchen!
Deal Breaker sind ebenso wichtig, um sie im Voraus zu definieren. Einige Beispiele sind die Verwendung von Subunternehmern, ein Anbieter, der keine Verfügbarkeitsgarantien bietet, eine Software, die nicht den Sicherheitsstandards entspricht, oder ein Produkt, das eine kundenspezifische Entwicklung erfordert. Wenn Sie sich im Voraus auf die Deal Breaker einigen, bleiben alle ehrlich und vermeiden spätere Probleme.
Einige zögern, Budgetanforderungen zu stellen, und in dieser Phase . Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie unter einer bestimmten Zahl erscheinen müssen, geben Sie diese an. Dies hilft nicht nur Anbietern, sich von der Übermittlung von Antworten abzumelden, sondern kann Ihnen auch bei späteren Verhandlungen helfen. Beachten Sie, dass es ratsam ist, ein Budget anzugeben, wenn Sie eine Ausschreibung für digitale Marketingagenturen versenden. Andernfalls sind Sie anscheinend entweder desorganisiert oder suchen nach freien Ideen.
Setzen Sie eine realistische Zeitachse ein
Entwerfen Sie Ihren Zeitplan, einschließlich Einreichungsfristen, Entscheidungsdaten und wichtigen Meilensteinen wie der Implementierung. Dies richtet sich nicht nur nach Ihren Erwartungen, sondern gibt dem RFP-Komitee auch Klarheit und Struktur.
Und dann halten Sie sich an den Zeitplan! Nur unter extremen Umständen, wie z. B. einer sich dramatisch verändernden Geschäftsumgebung, die Ihre Anforderungen ändert, sollte dieser Zeitplan angepasst werden. Dringlichkeit ist hier der Name des Spiels; andernfalls kann sich der Prozess endlos hinziehen und nie zu einer Lösung führen. Eine gute Faustregel sind nicht weniger als 30 Tage, aber nicht mehr als 90. Es kommt wirklich auf die Komplexität der Lösungen an: Software ist oft einfacher als Hardware und Technologie, die mehrere Abteilungen betrifft, erfordert mehr Koordination und Zusammenarbeit.
Ihre Timeline sollte Folgendes enthalten:
RFP-Startdatum
Fälligkeitsdatum für Folgefragen von Anbietern
Fälligkeitsdatum für die Beantwortung dieser Fragen von Ihrem Team
Datum der Bieterkonferenz
RFP-Fälligkeitsdatum
Ankündigungsdatum der Finalisten
Datum der Finalisten-Präsentationen
Endgültiges Vergabedatum
Implementierungsdaten e
Dan Wacksman vom Technologieberatungsunternehmen Sassato sagte gegenüber Hotel Tech Report, dass die Zeitleiste tatsächlich der Ort ist, an dem viele Käufer durcheinander kommen unrealistische Erwartungen der Käufer an die Zeit vom RFP bis zum Implementierungsstart, alles dauert immer länger als erwartet. Die Erstellung des RFP, die Auswahl einer Shortlist von Anbietern, die Unterzeichnung von NDAs, das Erhalten von Antworten, Klärungsfragen, persönliche Präsentationen, Entscheidungen und Vertragsverhandlungen müssen vor dem Start stattfinden. Darüber hinaus müssen häufig viele Interessengruppen einbezogen werden, und oft gibt es eine interne Ressource, die das Projekt leitet, von der auch erwartet wird, dass sie ihre Vollzeittätigkeit ausführt, wodurch sich der Zeitplan möglicherweise noch weiter verzögert. Aus diesen Gründen kann es sinnvoll sein, einen Dritten zur Unterstützung des Prozesses hinzuzuziehen; Dies kann den Zeitplan oft um Wochen, wenn nicht sogar Monate verkürzen und zu einer erfolgreicheren Implementierung führen.”
Erstellen der Bewertungsmatrix
Warten Sie nicht, bis Angebote eingehen, um zu entscheiden, wie Sie die Fähigkeit eines Anbieters bewerten, Ihre Anforderungen zu erfüllen. Sorgen Sie für Transparenz und funktionsübergreifende Ausrichtung, indem Sie die Bewertungsmatrix gleichzeitig mit der Angebotserstellung erstellen. Indem Sie der Scorecard im Voraus zustimmen, können Sie sicherstellen, dass die Ausschreibung so strukturiert ist, dass alle Vorschläge mit Ihrer Bewertung übereinstimmen.
Da Ihre Scorecard auf objektiven Messungen basieren muss, nehmen Sie in Ihrem Vorschlag nur quantifizierbare Fragen auf. Dies sind Fragen, die nicht viele Grauzonen hinterlassen. Anstatt beispielsweise zu fragen &b;was’sind Ihre Servicephilosophie” formulieren Sie es als Ja/Nein-Frage: „Haben Sie rund um die Uhr Support?” Die Verwendung von Multiple-Choice-Fragen innerhalb des Vorschlags ist auch eine großartige Möglichkeit, die Bewertung zu optimieren.
Zwei mögliche Ansätze sind qualitativ und gewichtet. Der qualitative Ansatz bewertet Anbieter nach Ihren wichtigsten Kriterien. Die Antworten werden danach bewertet, wie gut sie Ihren Anforderungen entsprechen, wobei höhere Punktzahlen für eine bessere Ausrichtung gelten. Jeder Punktzahl wird dann eine klare qualitative Grundlage für die Punktzahl gegeben. Diese Scorecard-Vorlage von Smartsheet verwendet beispielsweise acht Kriterien auf einer qualitativen Bewertungsgrundlage:
Einhaltung der RFP-Anweisungen
Unternehmensinformationen
Projektverständnis
Anforderungen
Produktfähigkeit & Verlauf
Bedingungen & Bedingungen
Lieferantenvorführung
Gebührenübersicht
Sie können auch den gewichteten Ansatz in Betracht ziehen, bei dem die Bewertungen basierend auf ihrer relativen Bedeutung für Ihr Hotel angepasst werden. Dieser Bewertungsansatz ist definitiv komplizierter, kann aber eine viel genauere Möglichkeit sein, die Ausrichtung zu messen. Ohne Gewichtung schenken Sie den wichtigsten Kriterien für Ihr Hotel möglicherweise keine größere Aufmerksamkeit.
Zwei Vorlagen, die Sie berücksichtigen sollten, sind die Weighted Decision Analysis von Expert Program Management und den Matrix gewichteter Kriterien von GoLeanSixSigma. Diese Beispiele sind großartig, um zu sehen, wie Sie Ihre einzigartigen Kriterien effektiv gewichten und Ihre Lieferanten richtig bewerten.
Expertentipps zum Erstellen Ihrer Bewertungsmatrix: p>
Loren Gray: Identifizieren Sie die aktuelle Nutzung / aktuelle wahrgenommene Probleme / identifizieren Sie die aktuelle Version / Identifizieren Sie die aktuelle Schulung, (Bewusstsein der aktuellen Plattformfunktion nicht wahrgenommene Funktion) / Identifizieren des aktuellen Dialogs mit dem aktuellen Dienstleister (sind sie sich der Frustration ihres Kunden bewusst und haben alle Lösungsmöglichkeiten ausgeschöpft)
Dan Wacksman: Dies ist ein so kritischer Schritt und sollte im Voraus erfolgen (zumindest der Entwurf). Wie oben erwähnt, erkennen viele Unternehmen nicht vollständig, für welche Geschäftsprobleme sie zu lösen versuchen und welche Schlüsselfunktionen und -funktionen sie benötigen. Hier spielt der Projektleiter/Berater eine entscheidende Rolle, um dies zu konkretisieren. Das Treffen mit den wichtigsten Stakeholdern und das Verständnis ihrer Schwachstellen, Herausforderungen und Chancen ist von größter Bedeutung. Außerdem ist es wichtig zu verstehen, wie andere Unternehmen die Technologie nutzen, da die Leute in vielen Fällen möglicherweise nicht den vollen Umfang/die verfügbaren Fähigkeiten kennen. Im Idealfall wird die Scoring-Matrix von allen wichtigen Stakeholdern überprüft. Die Matrix ist sehr wichtig und hilft bei der Entscheidungsfindung. Aber die Realität ist, dass es nicht möglich ist, alles perfekt zu gewichten, um einen Gewinner numerisch zu bestimmen, die Punktzahl wird ein Aspekt der Entscheidung sein.
Evelyne Oreskovich: Ich beginne jedes Projekt mit einer vollständigen Überprüfung nicht nur, wie sie jetzt Geschäfte machen, sondern auch was sie tun müssen oder können ( Wunschliste), sind aber durch ihre Technologie eingeschränkt. Viele Unternehmen tun Dinge manuell oder manipulieren Funktionen ihrer aktuellen Technologie, um ihre Anforderungen zu erfüllen. Ich kategorisiere und gewichte die Anforderungen in 3 Kategorien: Must have, möchte gerne (um SOP-Änderungen oder innovative Ansätze zu ermöglichen), nice to have (aber nicht unbedingt notwendig). Auf diese Weise kann das Team feststellen, wie gut die Lösung jedes Anbieters seine Anforderungen tatsächlich erfüllt oder ihm hilft, das nächste Level zu erreichen.
David Chestler: Dies ist ein einfacher methodischer Ansatz, der Gewichtung und Durchschnittswerte verwendet, um neben anderen Variablen die Priorität von Features, Funktionen, Support, Bedienungsfreundlichkeit und Schulung zu bestimmen. Den Antworten und Merkmalen wird ein numerischer Wert in einer Mehrpunktmatrix zugewiesen, und die Mathematik erledigt den Rest, wenn die richtigen Fragen und Annahmen gestellt und bewertet werden. Das Wichtigste, was wir als Experten tun können, ist, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen, seine Kundenbedürfnisse zu interpretieren und zu klären und dann einen Entwurf vorzulegen, der schnell einen ROI bei der Auswahl einer Lösung liefert. Wir sollten dem Kunden nicht sagen, was wichtig ist; wir sollten ihnen helfen, herauszufinden, was ihre Kunden für wichtig halten.
- Schreiben Sie Ihre Ausschreibung
Jetzt ist es an der Zeit, alles, was Sie gesammelt haben, in Ihrem RFP zusammenzustellen, dem Dokument, das Anbietern bei ihren Antworten hilft. Eine schlecht formulierte, hastig strukturierte oder schlecht definierte Ausschreibung führt in der Regel zu ähnlich schwachen Antworten.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Apfel- to-apples-Vergleiche ist es hilfreich, eine vertraute Vorlage für RFPs im gesamten Unternehmen zu haben. Andernfalls wird jedes einzelne Team etwas finden, das für sie funktioniert, und dies wird für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verwirrend.
Die Vorlage sollte enthalten eine kurze Beschreibung des vorliegenden Projekts und eine klare Liste der wichtigsten Anforderungen an die Software. Haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie zu viele Vorschriften machen oder jedes „nice to have”; Fügen Sie einfach die wichtigsten Funktionen hinzu und lassen Sie die Anbieter von dort aus weitermachen.
Ein Beispiel wäre: “Wir sind ein Anwesen mit 500 Zimmern in einem Ferienort, der Upsells und Zusatzverkäufe in 18 Monaten um 100 % steigern möchte. Wir suchen nach Upselling-Software, um dieses Ziel zu erreichen.”
Ihre Vorlage sollte in bestimmte Abschnitte unterteilt werden:
Überblick: Hintergrundinformationen zu Ihrer Organisation, einschließlich einer Problembeschreibung oder der “zu erledigenden Aufgaben”
Zeitplan: der gesamte RFP-Prozess und die eventuelle Implementierung
Budget: wie viel Sie ausgeben möchten
Technische Daten: alles, was Sie von der Software brauchen
Anforderungen an den Anbieter: Geografie, Dokumentation/Zertifizierungen, Versicherung p>
Prozessrichtlinien: wer und wie man mit Ihrem Team kommuniziert
Schauen Sie sich als Inspiration diese nützlichen Ressourcen für RFP-Vorlagen an. HubSpot empfiehlt, einen Abschnitt für potenzielle Hindernisse einzufügen. Template Lab bietet über ein Dutzend verschiedene RFP-Beispiele, um Ihre eigene RFP-Vorlage zu erstellen. SmartSheet bietet eine Reihe nützlicher RFP-bezogener Vorlagen zum Anfordern, Verfolgen, Bewerten und Vergleichen verschiedener Anbieter.
Anbieter einladen
Jetzt ist es an der Zeit, Anbieter zur Teilnahme einzuladen. Wir empfehlen auch, nach Referenzen und Fallstudien zu fragen ? entweder als Teil des formalen Ausschreibungsprozesses oder vor der Auswahl der einzuladenden Anbieter. Es kann hilfreich sein, Fallstudien zu lesen oder mit bestehenden Kunden zu sprechen, bevor Sie entscheiden, welcher Anbieter überhaupt in den Trichter der Überlegungen aufgenommen werden soll.
One Eine einfache Möglichkeit, die Qualität sicherzustellen, besteht darin, mit den Top-Anbietern in Ihrer Zielkategorie zu beginnen. auf HotelTechReport. Auf diese Weise wissen Sie, dass diese Anbieter gut bewertet und im Gastgewerbe aktiv sind. HTR-Bewertungen sind auch eine wertvolle Quelle für Herausforderer im Verkauf, da Sie Anbieter bitten können, direkt auf alle in Bewertungen erwähnten Probleme zu reagieren.
Haben Sie immer sie unterschreiben im Voraus ein NDA! Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie im Rahmen des Prozesses vertrauliche Informationen offenlegen müssen.
Starten Sie den Bieterprozess
Eine Bieterkonferenz ist der letzte Schritt in der Einführungsphase. Laden Sie Ihre Lieferanten zu einem Gruppenanruf ein, damit die Lieferanten abschließende Fragen stellen können. Das Telefonkonferenzformat stellt sicher, dass jeder auf dieselben Informationen zugreifen kann und vermeidet, dass ein Anbieter gegenüber einem anderen bevorzugt wird.
“Einige Käufer glauben, dass Sie keine detaillierten Fragen stellen müssen. Oft gehen Unternehmen davon aus, dass jeder Tech-Anbieter die Grundlagen im Griff hat. Das ist nicht immer der Fall. Ob Funktionalität, Geschäftsprozess, Account Management oder Migration – Details sind wichtig und zeigen die Stärken und Schwächen jedes Anbieters auf” sagt Caryl Helsel, RFP-Expertin von Dragonfly Strategists.
Denken Sie daran, dass alle Antworten, die Sie einzelnen Anbietern geben, allen Anbietern zur Verfügung gestellt werden sollten, um alle zu behalten ausgerichtet und arbeiten mit den gleichen Informationen. Aus diesem Grund möchten Sie alle eingehenden Fragen von Anbietern an dieselbe Person weiterleiten. Wenn der GM eine E-Mail beantwortet und der Director of Operations eine andere beantwortet, gibt es’s Informationsasymmetrie, die gleiche Wettbewerbsbedingungen stört.
Schritt 2: Auswerten
Während dieser Phase den RFP-Prozess zügig vorantreiben. Allzu oft bleibt der Prozess an den Bewertungskriterien hängen. Es gibt viele Meinungen, die zu navigieren sind, und normalerweise kommen andere Interessengruppen aus dem Holz, um zu kommentieren. Es ist auch eine schwere Last, alle Antworten zu bewerten und zu bewerten.
“Einige Käufer sind vom Schnickschnack begeistert. Tech-Anbieter werden die “coolen” Innovationen, unabhängig davon, ob sie den tatsächlichen Bedürfnissen des potenziellen Kunden entsprechen oder nicht. Ein weiteres Thema ist der Preis… Sie kennen den Satz „Sie bekommen, wofür Sie bezahlen” Die Wahl der Technologie nach dem Preis ist, als würde man sich selbst in den Fuß schießen. Die Einkaufs- oder Beschaffungsabteilungen werden unweigerlich eingebunden, aber sie sollten nicht den Entscheidungsprozess laufen lassen,” sagt Evelyne Oreskovich von Her Consulting.
Passen Sie während des Prozesses genau auf den Ansatz jedes Anbieters auf. Nehmen Sie Hinweise aus ihrem Verhalten: Reagieren sie langsam? Sind sie freundlich? Stellen sie intelligente Folgefragen? Während dieses Prozesses können Sie viel über potenzielle Anbieter erfahren. Passen Sie auf, wenn sie Ihnen ihre Streifen zeigen!
Teilen Sie Vorschläge und bewerten Sie sie im Voraus. person review
Der größte Haken hier ist die Zeit, die für die Auswertung der Antworten benötigt wird. Beziehen Sie sich auf Ihren ursprünglichen Zeitplan, um Ihren RFP-Ausschuss an die Erwartungen zu erinnern. Vor allem in der Gastronomie hat der Tagesbetrieb Vorrang vor längerfristigen Projekten.
Um diesem Sog zu widerstehen, sollten Sie ein optimiertes Scoring und Bewertungsvorgang. Senden Sie alle Vorschläge in einem einzigen Stapel an das RFP-Bewertungskomitee. Bitten Sie sie, Vorschläge zu überprüfen und zu bewerten. Wenn es Folgefragen gibt, fassen Sie diese in einem einzigen freigegebenen Dokument zusammen, um es an die Lieferanten zu senden. Sie können diese Antworten dann zu Ihrem persönlichen Besprechungsgespräch mitbringen.
Eine weitere gute Möglichkeit, Antworten zu organisieren, ist die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Airtable. Diese Tools bieten interaktive Checklisten, damit Sie sicher sein können, dass der Ausschuss Vorschläge auf dieselbe Weise prüft. Dies können auch praktische Möglichkeiten sein, um Feedback in einer einzigen Ansicht zusammenzufassen.
Kündigen Sie Ihre Auswahlliste an
Berufen Sie das Komitee ein, nachdem alle die Möglichkeit hatten, es zu überprüfen wählen Sie die Auswahlliste aus. Scores sind offensichtlich die wichtigsten Kriterien; Verwenden Sie eine Gruppenabstimmung als Tiebreaker. Halten Sie Ihre Liste idealerweise auf nicht mehr als vier Anbieter, aber diese Zahl könnte mit einer ausreichend großen Basis an qualifizierten Anbietern wachsen. Es hängt alles von Ihren individuellen Bedürfnissen ab.
Planen Sie Präsentationen in der engeren Auswahl und wählen Sie den Finalisten aus
Laden Sie Ihre Shortlist zu einer letzten Runde ein. Diese Präsentationen geben Ihrem Team die Möglichkeit, tiefer in die Einzelheiten einzutauchen (siehe „Schwerpunkte” unten). Sie können viel darüber lernen, wie Anbieter diese Präsentationen angehen. wer es nicht ernst nimmt, sollte sofort eliminiert werden. Dies ist die Zeit, es zu verstärken, und jeder Anbieter, der dies nicht kann, ist das Risiko nicht wert!
Wenn es um die Länge geht, 20 Minuten pro Verkäufer sind ausreichend. Lassen Sie mehr Zeit für Fragen als für eine formelle Präsentation. Bitten Sie jeden Anbieter, eine 5-minütige Präsentation zu halten, die darauf ausgerichtet ist, was er in Ihr Hotel einbringen kann, und konzentrieren Sie sich dann die meiste Zeit darauf, spezifische Fragen zu beantworten, die sich auf Ihre Bedürfnisse beziehen.
Verzögere deine endgültige Entscheidung nicht. Das Komitee sollte die beiden besten Finalisten unmittelbar nach den Shortlist-Präsentationen auswählen. Dadurch bleibt das Thema aktuell und wird vorangetrieben.
Schritt 3: Verhandeln
Sobald das Team die letzten beiden Optionen ausgewählt hat, ist es Zeit zu verhandeln. Wir empfehlen Ihnen, in dieser Phase zwei Anbieter auszuwählen, damit Sie Verträge und Preise vergleichen und gegenüberstellen können.
“Fragen für BANT in jedem Deal. Bank, Behörde, Bedarf und eine Zeitleiste. Dies sind die Bereiche mit kritischen Fehlern bei der Koordinierung und Arbeit an einem Programm für Entwicklung und Bereitstellung. Aktivieren Sie diese Kästchen und ein Deal wird abgeschlossen.” sagt David Chestler von Provision Partners.
Achten Sie bei der Überprüfung von Verträgen, Preisen und Arbeitsumfang auf Warnsignale wie “Köder und Wechsel” Preise, die nicht mit dem übereinstimmen, was während des RFP-Prozesses versprochen wurde. Sie sollten auch nach belastenden Begriffen oder vagen Zusagen zu Kennzahlen Ausschau halten. Der Vertrag sollte die Verpflichtungen des Anbieters in Bezug auf Leistung, Sicherheit, Servicezuverlässigkeit und Implementierung klar festlegen.
Die Verhandlungsphase dauert auch in der Regel länger als erwartet. Halten Sie den Druck aufrecht, damit Sie die Ziellinie erreichen und zu Ihrem endgültigen Angebot gelangen, um den Beschaffungsprozess abzuschließen!
Schritt 4: Implementieren
Der RFP-Prozess endet offiziell, sobald die Verhandlungen abgeschlossen und ein Vertrag unterzeichnet ist. Wir empfehlen jedoch eine vierte Phase, die die Implementierung beinhaltet. Auch wenn andere operative Teams die Ausführung übernehmen, sollte das RFP-Team auf dem Laufenden gehalten werden. Warum ist das wichtig? Weil es bei der Implementierung Erkenntnisse gibt.
Hat der Anbieter beispielsweise etwas versprochen, das er nicht geliefert hat? Gab es Lücken oder Dinge, die wir übersehen haben und die während des RFP-Prozesses hätten behoben werden können? Die Implementierung kann Feedback geben, um in den RFP-Prozess zurückzukehren. Bleiben Sie also während der gesamten Implementierung auf dem Laufenden und identifizieren Sie alle Verbesserungen für das nächste Mal.
Schwerpunkte bei der Bewertung von Anbieter-RFP-Antworten
Beim Erstellen Ihrer RFPs sind hier einige potenzielle Bereiche zu berücksichtigen:
Produktsicherheits-, Betriebszeit- und Service-Level-Agreements: Off-Premise gehostete Technologie hat andere Anforderungen, da es weniger direkte Kontrolle über Zugriff und Betriebszeit gibt. Sie müssen sich also über die Verantwortung des Anbieters in Bezug auf die Qualität und Verfügbarkeit seiner Dienste klar sein. Verlassen Sie sich dabei auf Ihre technischen/rechtlichen Vertreter im RFP-Ausschuss, damit Sie die zuverlässigste Software erhalten können.
Zu einem Muss in einem SLA gehören eine “Zeit für die Benachrichtigung” Klausel, die festlegt, wie schnell der Anbieter Sie über Verstöße benachrichtigt, sowie die Serviceverfügbarkeitsmetriken, die eine bestimmte Verfügbarkeit garantieren. Hier ein Boilerplate-SLA zu Vergleichszwecken.
Kontoverwaltung und -implementierung : Was ist der Plan, um Sie nach der Vertragsunterzeichnung in Betrieb zu nehmen? Und was passiert nach der Implementierung beim Übergang zum Account Management? Machen Sie sich über den Implementierungsprozess klar, damit Sie den versprochenen Zeitplan des Anbieters verstehen können. Sie möchten auch wissen, wer auf Anbieterseite für die Umsetzung des Vertrags verantwortlich ist, damit Sie wissen, was Sie erwartet.
Integrationen & Verbindungen zu bestehenden Systemen: Sie suchen eine ganzheitliche Lösung oder eine Lösung, die sich mit mehreren Plattformen verbindet? Sie müssen verstehen, dass Ihr neuer Anbieter in Ihren bestehenden Technologie-Stack passt.
Spezifische Merkmale und Funktionen: Das kann nicht gesagt werden genug: Stellen Sie sicher, dass das System das tut, was Sie brauchen! Fragen Sie den RFP-Prüfungsausschuss: Wird das Gesamtproblem gelöst, das wir anzugehen versuchen? Scope Creep ist ein Problem für jedes Projekt; Lassen Sie den RFP-Prozess nicht von der Lösung Ihrer Kernanforderungen abschweifen.
Offene Anwendungsfälle: Schauen Sie schließlich über Ihren bestehenden Tech-Stack hinaus und denken Sie darüber nach Ihr idealer Arbeitsablauf. Erfüllt das Produkt diesen Workflow? Oder wird diese neue Software einen technischen Workflow weiter verkalken, der unerwünscht ist? Jetzt ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass alle neue Software in den längerfristigen Technologieplan für Ihre Immobilie passt.
Fragen für Hardwareanbieter
Hardware hat ganz andere Anforderungen als Software. Sie möchten, dass Ihre RFPs diese Tatsache widerspiegeln. Andernfalls verbringen Sie viel Zeit damit, Anfragen nach weiteren Informationen von Anbietern zu beantworten, den Prozess in die Länge zu ziehen und Zeit zu verschwenden. Hier sind vier Fragen, die Sie potentiellen Hardwareanbietern stellen sollten:
Wie oft empfehlen Sie Ihre Hardware aufzurüsten? Hardware-Upgrades sind teuer und potenziell destruktiv. Verschaffen Sie sich vorab Klarheit darüber, wie oft der Anbieter Hardware-Upgrades empfiehlt.
Wie gehen Sie mit Hardware-Upgrades um? Einer der schlimmsten Aspekte von Hardware ist, dass sie teuer zu aktualisieren ist. Und es kann während dieser Ausfallzeiten zu Störungen führen. Sie möchten ein klares Verständnis der Risiken, Verantwortlichkeiten und Kosten im Zusammenhang mit zukünftigen Upgrades haben.
Was ist mit den Software auf Ihrer Hardware? In den meisten Fällen kaufen Sie nicht nur Hardware; eher Es ist mit Software gekoppelt. Sie möchten ein klares und detailliertes Verständnis davon haben, wie Software-Upgrades gehandhabt werden, insbesondere in Bezug auf zusätzliche Kosten und Ausfallzeiten. Wenn Sie Hardware kaufen, zukünftige Software-Updates jedoch zusätzliche Kosten verursachen, müssen Sie dies bei Ihrer Bewertung berücksichtigen.
Was ist die Installation? Kosten? Hardware ist teuer. Und ein Großteil dieser Kosten kommt von der Installation. Es ist wichtig, diese Informationen im Vorfeld und nicht später im Prozess zu haben.
RFP Expert Bios
Digitales Marketing im Gastgewerbe (Loren Gray): Marketing "bezahle nur für das, was du brauchst" Wir sind ein vollständig skalierbarer Dienstleister, der die besten Talente der Branche (adhoc) einbringt, um direkt an jedem angegebenen Ziel zu arbeiten und dann verlässt einmal vollendet. Ich nenne ein Beispiel: Wir hielten die ganze Zeit ein Hotel mit 67 % Auslastung mitten in einer großen U-Bahn, während fast das gesamte Compset aus Mangel an Geschäften geschlossen wurde. Du denkst es - wir schaffen es, "das Unmögliche dauert nur länger" - ich weiß, es klingt arrogant, aber im Ernst, wir haben noch keinen Kampf verloren. Jeder im Gastgewerbe, wir helfen jedem, große kleine Marken ohne Marken, F&B, Spa, Golf, Multi-Unit, Service-to-Market, wir haben buchstäblich alle gemacht.
Sassato (Dan Wacksman): Wir helfen Hotels, Entscheidungen zu treffen und Scheiße zu erledigen. Mit über 20 Jahren Erfahrung auf Senior-Ebene direkt in der Hotel- und Reisebranche mit Fokus auf Marketing, Vertrieb und Technologie helfe ich, die Lücke zu schließen, die viele Unternehmen haben, schnell fähige "ready to run"-Führungskräfte für die Bewertung einstellen zu müssen , empfehlen und führen wichtige Initiativen durch, um ihre Leistung in Marketing, Vertrieb, Technologie und Implementierungen schnell zu verbessern. Sassato ist das Seal Team 6 für Gastgewerbe und Reisen (aber viel geekiger), das schnell Löcher füllt, Probleme löst und Projekte rettet, aber ohne die Kosten für zusätzliches Personal.
Her Consulting (Evelyne Oreskovich): Mit jahrzehntelanger Erfahrung im Immobilien- und Hauptsitz in den Bereichen Reservierung, Verkauf, Umsatz & Channel Management, CRM und Systemintegration werden Projekte mit den Augen des Hoteliers angegangen. Kein Cookie-Cutter-Ansatz wird Ihre Ziele erreichen; Wir nehmen uns die Zeit, um zu verstehen, wo Sie stehen und wohin Sie wollen. Ihr Erfolg ist unser Erfolg.
Dragonfly-Strategen (Caryl Helsel): Unsere Zielkunden sind kleine bis mittelgroße Hotelgruppen, neue Hotelbesitzer, unabhängige Hotels, Boutique-Hotels und neue Marken. Wir fungieren als ausgelagerte Unternehmenszentrale für Hotelunternehmen, die entweder zusätzliche Ressourcen benötigen, da ihre Teams begrenzt sind, oder als qualifizierte Ressource, die sie nicht haben. Ein Teil unseres Teams ist günstiger als ein weniger erfahrener Vollzeitmitarbeiter und bietet mehr Wert, weil wir wissen, was wir tun. Normalerweise arbeiten wir nicht mit großen Marken zusammen. Sie haben ihre eigenen Teams – Wir sind gerne das Team für die kleineren Gruppen und Eigentümer. Wir bieten speziell einen erfahrenen kaufmännischen, IT & Betriebsstrategie-Team einschließlich Vertrieb, Marketing, Umsatzstrategie und Umsatz für Vermietung, Vertrieb, Reservierungen, Verbesserung der betrieblichen Prozesse und IT-Planung, Strategie und Einführung.
Premiere Advisory Group (Anthony Gambini) : Als Beratungsunternehmen sind wir auf Vertrieb, Umsatz & Verteilungsoptimierung. Wir arbeiten mit Hotelbetreibern und Verwaltungsgesellschaften zusammen, um den Umsatz zu maximieren und den Marktanteil über alle Buchungskanäle zu steigern. Mit einem umfassenden Blick auf das Vertriebs-Ökosystem der Hoteliers identifizieren wir Bereiche mit Verbesserungspotenzial und geben strategische Empfehlungen, wie Sie Ihre Gesamtrendite erhöhen und Ihre Kundenakquisitionskosten senken können. Zu unserem Kundenportfolio zählen SH Group, Dream Hotel Group, Sixty Hotels, Warwick Hotels, Hard Rock Hotels… Was PAG von anderen Dienstleistern unterscheidet, ist unser proaktiver Kundenservice und Support. Unser Führungsteam besteht aus Spezialisten für Reisevertrieb und Systemkonnektivität mit langjähriger Erfahrung im Account-Management und der Implementierung kundenspezifischer Lösungen für Unternehmen des Technologie- und Gastgewerbes. Immobilien haben das ganze Jahr über uneingeschränkten Zugang zu unserem Team von Vertriebsexperten.
Bereitstellungspartner (David Chestler): Ein ergebnisbasierter und ausführungsorientierter Ansatz zur Lösung der kritischen geschäftlichen Herausforderungen unserer Reise und Gastgewerbekunden. Wir sind einzigartig positioniert, um Einblicke zu bieten, die aus tiefer Industrie- und Berufserfahrung resultieren. Unser Fokus liegt darauf, umsetzbare, messbare Empfehlungen zu geben. Dies sind Taktiken, die unmittelbare Auswirkungen haben sollen.
Wann Sie RFQs und RFIs verwenden sollten
Eine Anfrage für Informationen (RFI) werden verwendet, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie wissen, was Sie wollen, aber weitere Informationen von den Anbietern benötigen. Normalerweise folgt eine Angebotsanfrage oder eine Angebotsanfrage.
Eine Angebotsanfrage (RFQ) wird häufig verwendet, wenn Sie wissen, was Sie wollen, aber Informationen darüber benötigen, wie Anbieter Ihre Anforderungen erfüllen und/oder wie viel es kostet.
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