50+ Event Management Software Apps that You Need to Know

Por Hotel Tech Report

Última actualización Abril 25, 2022

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Ya sea que esté planeando un solo evento o organizando varias experiencias de eventos por día en un hotel de conferencias, no puede hacerlo solo. Además de su propio equipo y sus proveedores, hay otro socio para ayudar a los organizadores de eventos a lograr otra función de cinco estrellas: la tecnología de eventos (y específicamente las soluciones SaaS). Un segmento creciente de soluciones de gestión de eventos ofrece herramientas organizativas eficientes, estrategias de marketing automatizadas, sistemas de planificación de espacios digitales, soluciones de compromiso y más, todo con el objetivo de ayudar a que sus eventos se desarrollen sin problemas. O tal vez esté lidiando con el desafío de cambiar un evento en persona a un entorno virtual; adivina qué, ¡hay una aplicación para eso!

En este artículo, le presentaremos más de 50 sistemas y aplicaciones de gestión de eventos que pueden tener un impacto positivo en su evento, sus asistentes, sus proveedores e incluso su propia cordura durante todo el proceso de planificación del evento. ¡Vamos a sumergirnos!

Software de planificación y gestión de eventos

Los profesionales de eventos saben que el secreto para llevar a cabo una gran función es clavar los detalles, ¡y esos detalles son demasiado para que tu cerebro los maneje! El software de gestión y planificación de eventos organiza cada componente del proceso de planificación en un sistema optimizado que permite la colaboración de varios miembros del equipo, proveedores y, a veces, incluso clientes.

Plataformas de gestión de eventos todo en uno

¿Necesita una herramienta que lo haga todo? Deje que una de estas plataformas de planificación de eventos todo en uno haga el trabajo pesado. Son ideales para gerentes de ventas o personal de eventos en grandes hoteles, locales, restaurantes o casinos.

  1. Cvent: Como uno de los sistemas de gestión de eventos preferidos y galardonados más populares, Cvent ofrece soluciones para el proceso completo de eventos de principio a fin. La plataforma basada en la nube de Cvent incluye módulos para planificación, sitios web de eventos, marketing por correo electrónico, CRM de registro y marketing de ciclo de vida, encuestas de marketing de eventos y más, lo que la convierte en la favorita de los hoteleros y planificadores de eventos que desean la máxima funcionalidad en un solo sistema.

  2. Event Temple: este sistema es otro de los favoritos de los hoteleros y los equipos de ventas que desean transmitir procesos de prospección, contratación e informes, además de crear BEO y facturar a los clientes. El software basado en la nube de Event Temple alberga todas las herramientas que necesita, desde la cotización inicial hasta la factura final.

  3. Tripleseat: diseñado no solo para hoteles, sino también para restaurantes y locales, Tripleseat ofrece soluciones para capturar clientes potenciales, generar cotizaciones y contratos, y administrar eventos. Tripleseat ofrece integraciones con aplicaciones como Constant Contact y Fishbowl para aumentar la funcionalidad.

  4. Amadeus Sales & Catering: esta potencia basada en la nube ofrece un conjunto completo de funciones para la planificación de eventos, la contratación, la creación de diagramas, la facturación y la generación de informes. Amadeus ofrece tres niveles de funcionalidad (esencial, estándar y avanzada) para que cualquier organización, desde restaurantes hasta hoteles con casino, pueda encontrar la opción perfecta.

  5. Fonteva: al integrarse directamente con Salesforce, Fonteva utiliza los datos que ya tiene en Salesforce para planificar, promocionar y ejecutar eventos sin problemas. El software funciona con eventos virtuales y presenciales, y ofrece una aplicación móvil para una mayor interacción con los asistentes.

  6. Módulo de planificación: Diseñado específicamente para eventos virtuales y equipos remotos, esta herramienta de planificación de eventos incluye módulos para la planificación de eventos, el registro, la reserva de lugares, la facturación y el diseño de planos de planta.

Herramientas de marketing y planificación de eventos

Perfectas para eventos más pequeños u organizaciones con presupuestos reducidos, estas herramientas flexibles de marketing y planificación de eventos incluyen una gran cantidad de funciones en un software fácil de usar.

  1. Bizzabo: esta herramienta de planificación todo en uno ofrece una lista repleta de funciones con un enfoque en la toma de decisiones basadas en datos y el aumento del ROI de su evento. Las características incluyen un creador de sitios web, automatización de marketing, encuestas y una aplicación móvil, y Bizzabo ofrece herramientas especiales para patrocinadores, informes y personalización.

  2. Splash: este sistema de planificación de eventos ofrece una potente funcionalidad que es agradable a la vista. En un conjunto de hermosos tableros, Splash brinda a los planificadores de eventos herramientas para diseñar atractivos colaterales, enviar ráfagas de marketing, realizar un seguimiento de las tareas, manejar el registro e interactuar con los asistentes durante el evento, además de herramientas de informes para cuantificar el impacto del evento.

  3. Wild Apricot: esta aplicación de gestión de membresía también incluye un módulo para la planificación y gestión de eventos, en el que los planificadores pueden gestionar un calendario de eventos, vender entradas, crear formularios de registro y registrar la asistencia.

  4. Gruupmeet: ¿Busca un software de planificación de eventos sin funciones adicionales que no vaya a utilizar? Gruupmeet es una herramienta optimizada que solo ofrece lo esencial, incluidos paneles para la programación de eventos, información de los asistentes y marketing.

  5. Whova: esta aplicación repleta de funciones ofrece prácticamente todas las herramientas necesarias para ejecutar una conferencia o función social, desde el registro de asistentes hasta la recopilación de clientes potenciales. Incluso ofrece una aplicación de eventos integrada y personalizable para albergar mapas, agendas y notas.

  6. Momice: ¿Quién dice que el registro de eventos tiene que ser aburrido? La hermosa interfaz de Momice lo ayuda a crear sitios web llamativos, materiales de marketing, formularios de registro, encuestas y más. Pero no es solo bonito; Momice le permite recopilar y analizar datos significativos de los asistentes o participantes.

  7. rsvpBOOK: la plataforma en línea de rsvpBOOK, que se especializa en la emisión de boletos y el registro, lo ayuda a promocionar su evento a través de un sitio web personalizable y redes sociales, luego administra el registro y el registro en el sitio o digital.

  8. Topi: Topi proporciona soluciones igualmente poderosas para planificadores y asistentes; la parte de planificación del software permite la venta de boletos y el registro sin esfuerzo, mientras que los módulos de creación de redes y recopilación de clientes potenciales ayudan a aumentar el ROI del evento para los asistentes y expositores.

  9. Eventbrite: uno de los favoritos de las organizaciones sociales y las escuelas, Eventbrite facilita que cualquier persona publique un evento y venda boletos.

Software de gestión de catering

¿Busca software específicamente para la industria de la restauración? Estas aplicaciones ofrecen funciones adaptadas a las necesidades de las empresas de catering y restaurantes.

  1. Caterease: este software de gestión y planificación de eventos está personalizado para la industria de la restauración con características especiales como un panel de recogida y entrega de pedidos. Caterease le permite reservar eventos, administrar detalles a través de recordatorios de tareas y compilar informes en una plataforma basada en la nube.

  2. BetterCater: BetterCater ofrece plantillas de propuestas, listas de empaque, herramientas de calendario, recetas, informes y más en una aplicación web basada en la nube adecuada para cualquier tipo de negocio de catering o eventos, desde camiones de comida hasta lugares.

  3. Foodstorm: esta herramienta de gestión de eventos y catering lo ayuda a aumentar las ventas, optimizar los procesos internos y automatizar tareas para liberar tiempo valioso. Las funciones específicas de catering en Foodstorm incluyen pedidos en línea, seguimiento de pedidos, facturación e informes.

  4. PerfectTablePlan: si lo único que le falta a su pila de tecnología de planificación de eventos es una excelente herramienta de planificación de mesas, entonces PerfectTablePlan llenará ese vacío. Esta aplicación simple y directa le permite administrar planos de planta y planos de asientos con facilidad por solo una tarifa plana.

  5. Social Tables: para los equipos de ventas que trabajan en estrecha colaboración con los planificadores de eventos, Social Tables ofrece herramientas de colaboración perfectas que permiten a ambas partes proporcionar información sobre planos de planta, diagramas y listas de invitados.

Herramientas de gestión de proyectos

¿Se pregunta cómo rastrear quién es responsable de qué tarea? ¿Cómo responsabilizar a todos? Estas herramientas de gestión de proyectos facilitan la colaboración.

  1. Monday.com: diseñado para ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos, Monday.com ofrece herramientas para crear, planificar y realizar el seguimiento de tareas en una variedad de plantillas de "espacio de trabajo" personalizables. Monday.com se integra con aplicaciones como Stripe, Mailchimp y Twitter para una colaboración aún más poderosa.

  2. Trello: esencialmente un tablero Kanban digital, Trello le permite crear tareas, asignar propietarios de tareas, agregar comentarios, cargar archivos y más mientras mantiene las tareas organizadas por categoría o etapa. Trello también tiene una aplicación móvil y se integra con otras herramientas como Slack y Dropbox.

Software de marketing de eventos

La planificación del evento es solo una parte del proceso; ¡usted también necesita correr la voz! Estas herramientas de marketing lo ayudan a promocionar su evento, mantenerse en contacto con los asistentes, distribuir boletos y albergar información del evento.

Redes Sociales y Herramientas Promocionales

Una de las formas más eficientes y atractivas de promocionar su evento es a través de las redes sociales. Pero dominar las redes sociales no tiene por qué ser un desafío o llevar mucho tiempo si usa una de estas aplicaciones.

  1. Hootsuite: use este panel de redes sociales para ver todas sus fuentes en un solo lugar, programar y automatizar publicaciones, colaborar con compañeros de equipo y analizar su compromiso.

  2. MeetEdgar: esta herramienta de programación de redes sociales lo ayuda a ahorrar tiempo al automatizar y reciclar publicaciones en Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y Pinterest.

  3. Everwall: muestre sus feeds de redes sociales en tiempo real para fomentar la participación en su evento, incluidas no solo las publicaciones de Twitter e Instagram, sino también los mensajes de Slack, correo electrónico y SMS.

Otras herramientas de marketing

A veces, el software no encaja bien en una categoría, ¡pero eso no significa que no sea útil!

  1. Ticketbud: ¿Está planeando un evento con boleto? Ticketbud es ideal para conferencias o festivales con características para promocionar el evento, vender boletos, escanear o vender boletos en el evento y conciliar e informar los ingresos.

  2. Avochato: si sus asistentes, proveedores o expositores están sobrecargados con demasiados correos electrónicos, los mensajes de texto pueden ser una mejor manera de mantenerse en contacto. La plataforma de mensajes de texto de Avochato le permite automatizar campañas de mensajes de texto y realizar un seguimiento de todo a través de Salesforce, Slack o Zapier.

Software de participación y operaciones de eventos

¡Es la hora del espectáculo! Estos sistemas y aplicaciones lo ayudan a ejecutar un gran evento desde el registro hasta la recaudación de fondos y las encuestas.

Registro

Olvídese de los bolígrafos y el papel; Los sistemas de registro digital hacen que registrarse o iniciar sesión sea más fácil que nunca.

  1. Regpack: esta solución organizativa incluye un generador de formularios, procesamiento de pagos, capacidad de cupones y descuentos, y páginas de registro personalizables para cualquier tipo de evento o función.

  2. Member Solutions: Ideal para eventos recurrentes o eventos que atraen a los mismos asistentes una y otra vez, Member Solutions ofrece una herramienta de formulario de registro, funciones de marketing por correo electrónico, un procesador de pagos, códigos promocionales e integración con su sitio web y redes sociales.

  3. Attendify: Attendify le permite crear páginas de registro personalizadas y aplicaciones móviles para cualquier tipo de evento, además de una base de datos de asistentes y funcionalidad de generación de informes.

  4. Brushfire: este software de administración de eventos le permite administrar y personalizar todo el proceso de registro y registro de eventos en línea, incluido el soporte para quioscos y asignaciones de asientos, en un lugar central. Brushfire también ofrece una aplicación móvil y una plataforma para transmisión digital.

  5. Smartwaiver: elimine los portapapeles y los formularios en papel y use Smartwaiver para digitalizar las exenciones que los asistentes deben completar. Smartwaiver ofrece una aplicación para tabletas e integración con su sitio web.

  6. Rastreador de conferencias: este registro basado en la nube facilita el inicio de sesión, con funcionalidad para la impresión de credenciales, registro en línea, certificados de asistencia y una variedad de funciones de informes.

Herramientas de interacción con los asistentes

¿Quiere aumentar la participación de los asistentes? ¡Pregúntales qué están pensando! Estas aplicaciones de encuestas interactivas son divertidas y fáciles de usar.

  1. Kahoot: cree sus propios cuestionarios o encuestas interactivas con esta herramienta basada en la nube. Los participantes pueden acceder a la sesión a través de cualquier navegador web y hay disponible una impresionante variedad de opciones de personalización.

  2. Slido: adecuado para encuestas y preguntas y respuestas en vivo, Slido se integra muy bien en presentaciones en persona o virtuales. El público puede participar abriendo un enlace en cualquier navegador web y el presentador puede mostrar los resultados en tiempo real.

Creadores de aplicaciones de eventos

¡Centralice la información de su evento en una aplicación móvil a la que los asistentes puedan acceder sobre la marcha sin necesidad de codificación!

  1. CrowdCompass: como parte de la familia Cvent, CrowdCompass es un buen complemento para el software de gestión y planificación de eventos de Cvent. El creador de aplicaciones de CrowdCompass ofrece una biblioteca de plantillas, muchas opciones de personalización, una guía dinámica de eventos, herramientas de interacción y redes, e integraciones con herramientas de registro y emisión de boletos como Eventbrite.

  2. EventMobi: esta herramienta de aplicación de eventos personalizable le permite crear una aplicación para albergar toda la información que los asistentes necesitan saber, desde mapas hasta agendas. EventMobi también ofrece soluciones de registro digital y soporte para eventos virtuales.

  3. Generador de aplicaciones para eventos de AppInstitute: elija una de las plantillas de AppInstitute para diseñar eficientemente su aplicación de eventos personalizada, cargue y edite su contenido y póngalo en manos de sus asistentes. La aplicación incluso admite la venta de boletos y alertas automáticas.

  4. Guidebook: la sencilla plataforma de creación de aplicaciones de Guidebook funciona para eventos virtuales o en persona con muchas opciones de personalización y marca, herramientas de participación como encuestas y mapas, e integraciones con herramientas como Salesforce y Mailchimp.

recaudación de fondos

¿Está planeando una subasta silenciosa o un evento benéfico? Utilice estas herramientas para gestionar de forma fácil y segura las actividades de recaudación de fondos.

  1. GiveSmart: esta aplicación de recaudación de fondos es ideal para eventos virtuales y en persona, con una funcionalidad que incluye soporte para subastas silenciosas, ofertas móviles, emisión de boletos y donaciones.

  2. OneCause: con un conjunto completo de herramientas de planificación de eventos, OneCause tiene todo lo que necesita para planificar una recaudación de fondos, desde herramientas promocionales hasta emisión de boletos. Puede administrar subastas, ofertas en línea, recaudación de fondos entre pares y más en la misma plataforma.

  3. Donorbox: Donorbox es una plataforma de donación recurrente que brinda a las organizaciones sin fines de lucro un mejor proceso de pago de donaciones. Nuestro objetivo es ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a conectarse más estrechamente con sus donantes y voluntarios mediante la creación del mejor sistema de gestión de donantes de la industria.

Recopilación de plomo

Deja las tarjetas de presentación en la década anterior; estas aplicaciones de recopilación de clientes potenciales lo ayudarán a recopilar y tomar medidas sobre la información de contacto para clientes o socios potenciales.

  1. Akkroo: diseñado para ferias comerciales y conferencias B2B, Akkroo lo ayuda a capturar clientes potenciales, convertir ventas y calcular el ROI de eventos a través de sus integraciones con Salesforce, HubSpot y más.

  2. Encuesta QuickTap: Piense en esta aplicación como su asistente personal durante una feria comercial o evento de networking. Anote fácilmente la información de contacto de los clientes potenciales que conozca, luego exporte los datos a Salesforce, Mailchimp y más para tomar medidas.

Plataformas de eventos virtuales

Si se siente abrumado por la idea de planificar un evento completamente virtual, ¡no está solo! A medida que los eventos cambian a formatos socialmente distantes, un segmento creciente de software de eventos virtuales trabaja con usted para hacer que los eventos digitales sean tan poderosos y significativos como los de la vida real.

  1. Boomset: Ideal para eventos híbridos o virtuales, Boomset ofrece plantillas de página de registro, una herramienta de tarjeta de presentación digital, funcionalidad de red y soporte para transmisión en vivo, preguntas y respuestas, sesiones de trabajo y más.

  2. Highfive: este software de videoconferencia funciona igualmente bien para reuniones internas y grandes eventos virtuales. Highfive permite a los presentadores compartir sus pantallas, transmitir un evento o presentación en vivo, o simplemente usar conferencias de audio. La aplicación se integra con Slack, Google Calendar y más.

  3. Hubb: Hubb le permite producir eventos virtuales sorprendentes con tanto brillo como las funciones en persona a través de su lobby de eventos virtuales. La aplicación incluye una gran cantidad de opciones de personalización, automatización de tareas, informes y soporte para contenido en vivo y bajo demanda.

  4. Accelevents: Centrada más en "experiencias" virtuales que en eventos tradicionales sin inspiración, la solución de eventos virtuales de Accelevents admite transmisión en vivo y contenido a pedido, además ofrece un creador de sitios web, venta de boletos, estrategias de marketing, herramientas de recaudación de fondos, asignación de asientos, informes y más.

  5. Big Marker: esta aplicación de conferencia virtual basada en la web hace que los seminarios web sean fáciles de organizar y asistir. Las herramientas de participación de Big Marker también ayudan a los asistentes a mantenerse comprometidos a través de preguntas y respuestas en vivo, encuestas y comentarios, además de que las herramientas de automatización del sistema le permiten ejecutar el mismo seminario web muchas veces.

  6. WorkCast: Adecuada para webinars, webcasts y cualquier otra conferencia o evento virtual que se le ocurra, la solución de WorkCast ofrece una plataforma de contenido virtual para hasta 50.000 asistentes. Las herramientas de participación incluyen sondeos y encuestas, y WorkCast incluye funciones de generación de informes para ayudarlo a maximizar el ROI del evento.

  7. On24: como uno de los sistemas de eventos virtuales más interactivos del mercado, On24 ofrece más de 20 opciones de participación para mantener a los asistentes interesados y análisis de alta tecnología que lo ayudan a comprender sus pensamientos y comportamiento.

  8. vFairs: si desea que sus asistentes tengan una experiencia lo más cercana posible a una conferencia en persona o una feria comercial, vFairs ofrece la solución perfecta. El software ofrece un espacio de evento virtual similar a Sims donde los avatares de los asistentes pueden mezclarse y establecer contactos. Los proveedores pueden incluso configurar cabinas virtuales personalizadas y organizar seminarios web atractivos.

¿Tiene una aplicación de gestión de eventos favorita que no mencionamos aquí? ¡Haznos saber!