¿Qué es el software de gestión de albergues?

El software de gestión de albergues es una solución digital especializada diseñada para ayudar a los propietarios y gerentes de albergues a gestionar de manera eficiente las operaciones diarias de sus propiedades. Agiliza varias tareas, como la gestión de reservas, la asignación de habitaciones, el check-in y el check-out, la facturación y la comunicación con los huéspedes. El software suele incluir funciones de gestión de inventario, procesamiento de pagos, informes y análisis, que ayudan a los albergues a optimizar las tasas de ocupación y mejorar la experiencia de los huéspedes.

Los albergues tienen requisitos tecnológicos únicos que difieren de los hoteles tradicionales debido a su modelo de negocio específico y mercado objetivo. Un software de gestión de albergues que incluya funciones como sistema de gestión de propiedades, motor de reservas, sistema de reservas, administrador de canales y gestión de ingresos es esencial. Un sistema de recepción y registro fácil de usar y eficiente, estrategias de gestión de precios e ingresos, reservas directas, integración con OTA y funcionalidad de procesamiento de pagos y facturación también son componentes críticos. Los sistemas de gestión de albergues deben permitir oportunidades de venta adicional y brindar atención al cliente de alta calidad para mejorar la experiencia del huésped y garantizar la máxima rentabilidad.

En este artículo, le presentaremos las categorías esenciales de software para albergues que le permitirán llevar las operaciones de su albergue al siguiente nivel. Luego, utilizamos filtros avanzados en HotelTechReport.com para buscar en estas categorías las herramientas más populares y mejor calificadas por albergues específicamente.

Tipos de software de gestión de albergues

Sistema de gestión de propiedades de albergues

Cualquier búsqueda de software en el sector hotelero debe comenzar con un sistema de gestión de propiedades, o PMS, y esto también es válido para los albergues a pesar de sus características únicas (ocupación con varias camas y reservas). Este software es el "centro de control" de sus operaciones, con funciones para respaldar la creación y gestión de reservas, los detalles de los huéspedes, el estado de las habitaciones y las camas, la facturación y las integraciones con otras tecnologías locales.

Los sistemas de gestión de propiedades son comunes en la industria hotelera, pero no todos los PMS tienen la funcionalidad que necesitan los operadores de albergues. Un PMS que funcione para albergues, como Cloudbeds y WebRezPro, no solo admitirá el inventario de habitaciones, sino también el inventario de camas que puede designar como masculino, femenino o mixto. Esta funcionalidad del PMS para albergues le permitirá no solo controlar el inventario de habitaciones y camas disponibles, sino también realizar reservas para una cama específica.

Gerente de canal de albergue

La mayoría de los albergues reciben reservas a través de canales de terceros, como Booking.com o Expedia, también conocidos como agencias de viajes online (OTA). Es posible actualizar manualmente las tarifas y el inventario en estos sitios, pero esa no es la forma más eficiente de gestionar tu albergue. En su lugar, puedes utilizar un gestor de canales, como SiteMinder o RateGain, para enviar sin problemas tus datos de disponibilidad y tarifas a estos canales de terceros. Cuando recibes una reserva en un tercero, los datos de la reserva se enviarán a través de tu gestor de canales a tu PMS, sacando esa cama o habitación del inventario. También necesitarás conexiones a sitios web de reserva de albergues populares como Hostel Geeks y Hostelworld.

Software de reservas y reserva de albergues

Los canales de terceros pueden resultar caros y puede resultar difícil comunicar plenamente la singularidad de su establecimiento en estos sitios. Por ello, muchos albergues quieren conseguir más reservas directas, en las que los huéspedes reserven en su propio sitio web. Crear un sitio web puede ser bastante fácil, pero la clave es permitir que los huéspedes reserven en su sitio. La tecnología que hace posible estas reservas directas es un motor de reservas para albergues.

Un software de reservas para hostels muestra tus tarifas y disponibilidad (de tu PMS) y permite a los huéspedes introducir sus fechas, número de huéspedes, preferencias de cama y otros detalles relevantes, antes de mostrar las camas o habitaciones disponibles que se ajustan a los criterios de búsqueda. Los huéspedes pueden seleccionar la opción que desean reservar, introducir sus datos personales y de pago y hacer clic en "confirmar". La reserva se transmite a través de tu motor de reservas a tu PMS de hostels y ya has conseguido una reserva sin ninguna comisión de la OTA.

Los proveedores de motores de reservas invierten en hacer que su software sea fácil de usar para que su sitio web pueda beneficiarse de una alta tasa de conversión. Un motor de reservas de alta calidad también será compatible con dispositivos móviles para que los huéspedes puedan reservar fácilmente desde un teléfono inteligente o una tableta. Muchos sistemas de gestión de propiedades de albergues tienen motores de reservas integrados y creadores de sitios web que puede activar con solo unos pocos clics, mientras que otros admiten integraciones.

Software de mensajería para huéspedes de albergues

Una forma fantástica de aprovechar la tecnología para eliminar el trabajo manual es automatizar la comunicación con los huéspedes con un sistema de mensajería para los albergues. De nuevo, algunos PMS tienen esta función incorporada, pero otros proveedores, como ALICE y Whistle, se especializan en la mensajería para los huéspedes. En el panel de control de su software, puede configurar plantillas de mensajes para enviar según un cronograma establecido por correo electrónico o SMS.

También puedes hacer un seguimiento de las tasas de apertura y de la interacción para controlar si los huéspedes reciben y leen tus mensajes. Por ejemplo, es posible que quieras enviar un correo electrónico de confirmación automático después de realizar una reserva. Luego, el día antes del check-in, es posible que quieras enviar un SMS con instrucciones detalladas de llegada. Tal vez incluso quieras enviar un mensaje de texto a los huéspedes la tarde del check-in para invitarlos a tu happy hour nocturno.

Sin un software de mensajería para albergues, usted o su equipo de recepción tendrían que enviar estos mensajes manualmente. El software de mensajería alivia esta carga manual y fortalece sus relaciones con sus huéspedes.

Sistemas de gestión de ingresos de albergues

Si bien hay muchas superposiciones en la gestión de ingresos entre los albergues y los hoteles tradicionales, los albergues tienen diferentes necesidades de sistemas de gestión de ingresos en comparación con los hoteles tradicionales debido a sus diferentes estrategias de precios, demografía de los huéspedes, tipos de habitaciones y patrones de reserva. Los albergues requieren sistemas de gestión de ingresos que puedan adaptarse a la demanda cambiante, administrar el inventario de manera eficaz y fijar el precio de las habitaciones de manera adecuada para atraer a huéspedes sensibles al precio y, al mismo tiempo, generar ingresos.

Check-in sin contacto y con llave móvil

Las llaves móviles son cada vez más esenciales para los albergues debido a su gran volumen de huéspedes y a la menor cantidad de personal, lo que genera más congestión en los horarios de entrada y salida. A diferencia de los hoteles tradicionales, los albergues pueden tener varios huéspedes que llegan en horarios diferentes, lo que puede causar congestión en la recepción. La tecnología de llave móvil permite a los huéspedes saltarse la recepción e ir directamente a sus habitaciones usando sus dispositivos móviles, lo que reduce los tiempos de espera y minimiza la congestión.

Esta característica es particularmente importante para los albergues con una gran cantidad de habitaciones compartidas y baños compartidos, ya que reduce la necesidad de que el personal controle el acceso a estas áreas. Además, con menos miembros del personal disponibles para administrar el acceso de los huéspedes, las llaves móviles ofrecen una solución segura y conveniente para el acceso de los huéspedes a sus habitaciones. Las llaves móviles brindan una forma rápida, conveniente y segura para que los huéspedes del albergue accedan a sus habitaciones, lo que es fundamental para garantizar una experiencia positiva en un entorno de alto tráfico.

Procesador de pagos y software de contabilidad para albergues

Ahora que está recibiendo reservas, ¿cómo recauda los pagos? Si su PMS no incluye uno, deberá configurar un procesador de pagos para recaudar fondos de las tarjetas de crédito de los huéspedes y transferir esos fondos a su cuenta bancaria. Los procesadores de pagos, como Stripe, Planet y Adyen, pueden integrarse con su PMS o POS para realizar cobros con tarjeta de crédito sin esfuerzo. Luego, una vez que haya recaudado los fondos, debe realizar un seguimiento de dónde va ese dinero. Algunos programas de contabilidad, como QuickBooks, son independientes de la industria, mientras que otros, como Xero o Inn-Flow, son específicos para el sector hotelero. Dentro de su herramienta de contabilidad, puede redactar facturas, facturar a los proveedores y ejecutar informes financieros.

Sistema de punto de venta

Además de un PMS para hostels, si tu hostel vende cualquier tipo de comida, bebida, mercancía o entradas, o cobra tarifas por ropa de cama, lavandería o taquillas, entonces querrás utilizar un sistema de punto de venta para gestionar la facturación y cobrar los pagos. Algunos sistemas de gestión de propiedades tienen un POS integrado, mientras que otros admiten integraciones de POS. Con una integración de PMS y POS, tienes la opción de añadir cargos a la cuenta de un huésped para que pueda pagar todas las compras (tarifa de la habitación, comida y bebida, mercancía y más) en una sola transacción al finalizar la compra. Muchos POS modernos, como Micros y Clover, no solo aceptan tarjetas de crédito, sino también opciones de pago sin contacto como ApplePay y Google Pay, para que los huéspedes puedan pagar con su método preferido.

Aunque estos son los programas más importantes para gestionar albergues, la lista de soluciones tecnológicas no termina aquí. Otras herramientas de software comunes incluyen quioscos de check-in sin contacto, cerraduras inteligentes sin llave, sistemas de gestión de reputación, sistemas de gestión de limpieza y más. Pero no se trata de la cantidad de sistemas en su conjunto tecnológico, sino de cómo los usa. Su tecnología debe mejorar la experiencia de los huéspedes de su albergue, no complicarla demasiado.

Características principales de un sistema de gestión de albergues

Un sistema de gestión integral de albergues ofrece una variedad de funciones diseñadas para optimizar las operaciones, mejorar la experiencia de los huéspedes y simplificar las tareas administrativas. Estas son algunas de las características clave que debe buscar:

Gestión de reservas y reservas

Esta característica principal permite a los albergues gestionar las reservas de forma eficiente, ofreciendo un calendario unificado para realizar un seguimiento de la disponibilidad, las reservas y las cancelaciones. Se integra con múltiples canales de reserva, como las OTA (por ejemplo, Booking.com, Hostelworld) para actualizar la disponibilidad en tiempo real y evitar el overbooking.

Gestión de check-in/check-out de huéspedes

La automatización de los registros de entrada y salida ayuda al personal del albergue a reducir el esfuerzo manual y mejora la experiencia de los huéspedes. Muchos sistemas admiten el registro digital de los huéspedes, los quioscos de autoservicio y las confirmaciones automáticas, lo que proporciona un proceso fluido y eficiente.

Gestión de dormitorios y camas

Los albergues suelen ofrecer alojamiento en dormitorios compartidos, en los que se reservan camas individuales en lugar de habitaciones enteras. El software de gestión de albergues permite a los operadores asignar camas fácilmente a los huéspedes y hacer un seguimiento de los niveles de ocupación en los dormitorios compartidos.

Gestión de canales

Las herramientas de gestión de canales conectan a los albergues con varias plataformas de reserva en línea simultáneamente. Esta función sincroniza el inventario y los precios en varios canales, lo que garantiza la precisión de los listados y evita las reservas duplicadas.

Procesamiento de pagos y facturación

Las pasarelas de pago integradas facilitan a los albergues el procesamiento de pagos y la generación de facturas. Esta función también admite múltiples monedas y métodos de pago, lo que satisface las necesidades de una base de huéspedes internacional.

Gestión de mantenimiento y limpieza

Un sistema de gestión de albergues puede realizar un seguimiento de las tareas de limpieza, las solicitudes de mantenimiento y los horarios de limpieza de las habitaciones. Esto garantiza que las habitaciones y las áreas comunes se mantengan limpias y bien cuidadas, mejorando la experiencia de los huéspedes.

Acceso móvil

El software de gestión de albergues basado en la nube suele incluir aplicaciones móviles o portales compatibles con dispositivos móviles, lo que permite al personal acceder al sistema de forma remota. Esto proporciona flexibilidad a los administradores para supervisar y gestionar las operaciones del albergue desde cualquier lugar.

¿Cómo gestionar eficazmente un albergue?

Administrar un albergue conlleva una serie de desafíos únicos, desde gestionar distintos perfiles de huéspedes hasta garantizar el buen funcionamiento diario. Una gestión eficaz de un albergue requiere un equilibrio entre hospitalidad, organización y el uso de las herramientas adecuadas para crear una gran experiencia para los huéspedes y, al mismo tiempo, mantener la eficiencia operativa. A continuación, se ofrecen algunos consejos para ayudar a los propietarios y administradores de albergues a gestionar sus propiedades de forma más eficaz:

Aproveche el software de gestión de albergues

Una de las formas más eficientes de gestionar tu albergue es mediante un software de gestión de albergues. Este software ayuda a automatizar tareas clave como reservas, check-ins, asignaciones de habitaciones y pagos. Con un sistema confiable, puedes reducir los errores humanos, evitar overbooking y ofrecer una experiencia perfecta a los huéspedes.

Mantener una comunicación clara con los huéspedes

Una buena comunicación es fundamental para ofrecer una gran experiencia. Asegúrate de que tu equipo esté disponible para responder las consultas de los huéspedes con prontitud. Utiliza la mensajería automática para enviar confirmaciones de reserva, instrucciones de check-in y actualizaciones importantes para que los huéspedes se sientan informados y bienvenidos.

Centrarse en la limpieza y el mantenimiento

Mantener el albergue limpio y bien cuidado es fundamental. Establece un cronograma para la limpieza regular de los dormitorios, las áreas comunes y los baños. Asegúrate de que las solicitudes de mantenimiento se gestionen con prontitud para evitar inconvenientes que puedan afectar negativamente la satisfacción de los huéspedes.

Optimice su estrategia de precios

Ajustar las tarifas de las habitaciones de forma dinámica en función de la demanda puede ayudarle a maximizar los ingresos. Utilice los análisis de su software de gestión para comprender los patrones de reserva y las tendencias de ocupación, y ajuste su estrategia de precios en consecuencia. Ofrecer ofertas especiales durante las horas de menor afluencia o para estancias más prolongadas también puede ayudar a llenar las camas.

Gestione sus finanzas de manera eficiente

Controle de cerca su presupuesto, sus costos operativos y sus flujos de ingresos. Utilice el software de gestión de albergues para realizar un seguimiento de sus finanzas en tiempo real y generar informes. Esto le ayudará a tomar decisiones informadas sobre dónde asignar recursos o cómo recortar costos innecesarios.