No hace falta decir que la inflación está desenfrenada y los gastos de hotel están aumentando en todos los aspectos, desde la mano de obra y los salarios hasta los costos de construcción/remodelación.

Comprender los gastos en un estado de pérdidas y ganancias es crucial para que los hoteleros de la industria hotelera administren de manera efectiva sus resultados y mantengan la rentabilidad. El estado de pérdidas y ganancias describe todos los gastos comerciales, incluidos los costos fijos, como la administración de la propiedad, y los costos variables, como los costos de mano de obra, los costos de servicios públicos y los gastos de viaje. Al monitorear de cerca los gastos, la gerencia del hotel puede identificar áreas donde los costos pueden optimizarse, como las comisiones de las tarjetas de crédito y los agentes de viajes, y mantener bajo control los gastos variables.

Una métrica clave que los hoteleros deben vigilar son las tasas de ocupación, que impactan directamente en los ingresos del hotel. Las estrategias de precios y las técnicas de gestión de ingresos pueden ayudar a optimizar los ingresos de cada habitación ocupada. Al mantener bajo control los gastos operativos del hotel, como los gastos relacionados con la nómina y las tarifas de administración, los hoteleros pueden maximizar los márgenes de ganancias y garantizar una experiencia positiva para los huéspedes.

Con la ayuda de los sensores de ocupación y los sistemas de administración de propiedades (PMS), la gerencia del hotel puede medir y pronosticar con precisión las tasas de ocupación y los ingresos por habitación, lo que les permite ajustar los precios y los niveles de personal para satisfacer la demanda. Los recursos humanos y la dotación de personal también son componentes esenciales para que todas las demás operaciones del hotel funcionen sin problemas, incluida la recepción, el check-in y los servicios para huéspedes.

Al comprender los ingresos totales y los costos totales, la gerencia del hotel puede tomar decisiones informadas sobre gastos y reembolsos, como viáticos y gastos de viaje. En última instancia, vigilar de cerca el estado de pérdidas y ganancias es clave para mantener un resultado final saludable y garantizar la rentabilidad en la industria hotelera competitiva.

En la mayoría de los hoteles, los gastos de las habitaciones serán uno de los segmentos de costos más grandes, ya que esta categoría incluye no solo los gastos de nómina y de personal para los miembros del equipo de habitaciones, sino también las tarifas del sistema de reserva, las comisiones de los agentes de viajes y de terceros, y cualquier otro gasto asociado con habitaciones y reservas. El departamento de habitaciones a menudo tiene la mayor cantidad de miembros del equipo de cualquier departamento de hotel, incluidos los agentes de recepción, los auditores nocturnos, el personal de limpieza, los asistentes de lavandería y los gerentes. Las oportunidades para reducir los gastos de las habitaciones abundan cuando considera la tecnología que puede automatizar tareas y eliminar el trabajo manual. Por ejemplo, las herramientas de comunicación que automatizan los correos electrónicos de confirmación de reserva o los mensajes de texto previos a la llegada pueden ahorrarle horas al equipo de recepción, mientras que los chatbots con tecnología de inteligencia artificial pueden incluso manejar consultas y responder preguntas frecuentes.

Para los hoteles de servicio completo con F&B que no está a cargo de un proveedor, los gastos de F&B pueden ser otro gran costo en el P&L. El segmento de costos de F&B incluye costos de alimentos y costos de bebidas, además de sueldos, salarios y gastos de nómina para los miembros del equipo de F&B. Los márgenes son generalmente más bajos en F&B que en otros departamentos que generan ingresos, especialmente en un mercado que enfrenta costos crecientes de alimentos, por lo que cualquier oportunidad de ahorro de costos puede ser muy beneficiosa para sus resultados. Si bien los costos de los alimentos están en gran medida fuera de su control, puede encontrar ahorros potenciales con la tecnología. Las aplicaciones de pedidos móviles facilitan que los clientes realicen sus propios pedidos y agilizan la comunicación entre el frente y el back-of-house. Y los sistemas de vanguardia facilitan que los clientes paguen mediante pagos móviles y dejen propinas, al tiempo que permiten a sus gerentes de F&B desembolsar propinas sin esfuerzo y cerrar al final de la noche.

Además de F&B, su hotel puede tener otros departamentos operativos, como spa, golf o estacionamiento. Los gastos de estos departamentos aparecen en el P&L en sus propias categorías o agrupados en la categoría “Otros Departamentos Operativos”. Estos departamentos operativos tienen gastos de nómina y sueldos/sueldos además de cualquier otro costo asociado con las operaciones, como el costo de los bienes vendidos (minoristas, por ejemplo) y el mantenimiento del campo (para campos de golf).

La categoría Administrativa y general incluye sueldos y salarios de los empleados que trabajan en departamentos como seguridad y recursos humanos, además de los gastos de nómina correspondientes. Este grupo de costos también incluye las comisiones de las tarjetas de crédito, que generalmente se aplican a todas las transacciones con tarjeta de crédito que procesa el hotel, como los pagos de reserva y las cuentas de restaurantes.

Hace décadas, esta categoría de gastos podría haber incluido solo las tarifas del servicio telefónico, pero hoy en día no es raro que los hoteles incurran en costos por Internet, teléfono, entretenimiento en la habitación, señalización digital y otro software utilizado en todo el hotel. A medida que su hotel agregue más tecnología, su partida de gastos de TI podría crecer, pero vale la pena señalar que esta tecnología probablemente reduzca los costos en otra parte de su P&L. Por ejemplo, si cambia a un proveedor de señalización digital, entonces no necesita incurrir en costos de personal por las horas que un empleado habría dedicado a actualizar manualmente su señalización no digital.

Los gastos de mantenimiento e instalaciones se incluyen en este segmento de costos, que incluye sueldos, salarios y gastos de nómina, además de cualquier otro gasto relevante, como repuestos o proveedores que prestan servicios como pruebas de alarmas o limpieza profunda de alfombras. Es posible reducir los costos de propiedad y mantenimiento al aprovechar un sistema de administración de edificios que lo ayudará a controlar el ciclo de vida de los electrodomésticos y las bombillas para que pueda realizar el reemplazo de manera proactiva y asegurarse de tener el stock necesario de piezas cuando las necesite.

Al igual que otros segmentos de costos, los gastos de ventas y marketing incluyen salarios, sueldos y gastos de nómina que se aplican a los miembros de su equipo de ventas y marketing. Pero este segmento de costos también incluye las tarifas de franquicia, si su hotel es una franquicia, y las tarifas del programa de fidelización si su hotel está afiliado a un programa de fidelización de terceros. Otros gastos de ventas y marketing podrían incluir gastos de publicidad, tarifas de asistencia a conferencias o eventos y costos colaterales de marketing. La tecnología puede ser un activo real para el equipo de ventas y marketing y puede ayudar a reducir los costos. Un moderno sistema de gestión de eventos basado en la nube puede reducir el tiempo necesario para redactar contratos y crear BEO, mientras que las aplicaciones web económicas como Canva pueden ayudarlo a crear material de marketing por una fracción del precio que pagaría a un diseñador gráfico.

Al igual que en su propia casa, su hotel incurre en tarifas de servicios públicos: electricidad, gas, agua, alcantarillado y recolección de basura, todos caen en el cubo de costos de servicios públicos. Los servicios públicos son esenciales para el funcionamiento de su hotel, entonces, ¿cómo puede reducir estos costos? Un sistema de administración de edificios le dará una idea de cuánta energía está utilizando su hotel para que pueda encontrar oportunidades para reducir el uso de servicios públicos, lo que posteriormente reducirá sus costos de servicios públicos. Por ejemplo, si algunas áreas de su hotel no se utilizan durante ciertas horas del día (como su espacio de oficina durante la noche), entonces puede programar las luces y el HVAC en esas áreas para que se apaguen cuando no sean necesarios.