¿Qué es una Carta de Bienvenida al Hotel?

Contrariamente al nombre, una carta de bienvenida no termina en los buzones de correo de los huéspedes. Una carta de bienvenida del hotel es un mensaje destinado a saludar al huésped y brindar información importante cuando el huésped comienza su estadía. Algunos hoteles optan por imprimir cartas de bienvenida y deslizarlas por debajo de las puertas de las habitaciones, mientras que otros hoteles envían sus cartas de bienvenida automáticamente (y digitalmente) activadas por funciones como una integración de PMS que envía un correo electrónico a través de Hotel CRM , SMS a través de software de mensajería para huéspedes o hardware a través de Hospitality . TV , aplicación para invitados o tabletas para habitaciones de invitados. ¡Algunos hoteles hacen ambas cosas!

Una carta de bienvenida es una excelente manera de mostrarles a sus invitados que está entusiasmado con su próxima estadía y que se preocupa por hacer que su experiencia sea positiva. Al comunicarse proactivamente con los huéspedes al comienzo de su estadía, idealmente puede comenzar con una primera impresión positiva que se extienda durante el tiempo que sus huéspedes permanezcan en la propiedad. Cuando se vayan, se irán con recuerdos felices y con la intención de quedarse contigo nuevamente.

Si aún no envía correos electrónicos de bienvenida, es posible que se pregunte si vale la pena dedicar tiempo a crear una plantilla, personalizarla para cada invitado y enviarla a cada invitado individualmente. La buena noticia es que la tecnología puede hacer el trabajo pesado por usted. Su sistema de administración de propiedades o herramienta de administración de relaciones con los clientes puede aplicar su plantilla de carta de bienvenida y enviarla a los huéspedes automáticamente. Todo lo que necesita hacer es crear la plantilla y el activador para que se envíe en el horario deseado.

¿Por qué debería enviar una carta de bienvenida a sus invitados?

Las cartas de bienvenida no son solo un gesto de buena voluntad, sino que tienen algunos beneficios tangibles que sus invitados y empleados pueden obtener. Enviar cartas de bienvenida (o correos electrónicos) puede ayudarlo a mejorar los puntajes de revisión de los huéspedes y aumentar la lealtad de los huéspedes. ¿Cómo logran exactamente estos resultados unos pocos párrafos simples?

Primero, las cartas de bienvenida lo ayudan a construir una conexión personal con sus invitados. Cuando un huésped lee una carta dirigida a él, comienza a generar afinidad con su marca. Imprimir su carta en papelería de marca de alta calidad puede hacer que la experiencia de la carta de bienvenida sea aún más tangible, pero si elige enviar un correo electrónico, incluir su logotipo y colores reiterará su imagen de marca. Además, si la carta de bienvenida está firmada por el gerente general u otro miembro de alto rango del equipo de liderazgo, los huéspedes estarán felices de saber que el equipo de administración realmente se preocupa por hacer que su estadía sea placentera. Incluir la dirección de correo electrónico o el número de teléfono directo del gerente general es una buena manera de demostrar que se toma en serio esta promesa.

Las cartas de bienvenida también lo ayudan a establecer expectativas claras y precisas para sus invitados. El idioma, el tono e incluso el tipo de papel que utilice pueden mostrar a los huéspedes si su hotel se centra más en la coherencia (ideal para viajeros de negocios) o más divertido y único (ideal para huéspedes de ocio). Si su hotel está en proceso de renovación, o si algunos puntos de venta están cerrados, es una buena idea mencionar estos cambios en la carta de bienvenida para que los huéspedes no se sorprendan. Es mejor ser sincero sobre las cosas que podrían afectar la estadía de un huésped en lugar de dejar que un huésped camine hasta el bar del vestíbulo y descubra que está cerrado por obras.

Finalmente, la carta de bienvenida es el lugar perfecto para iniciar el diálogo con sus invitados. Puede solicitar oportunidades para personalizar la estadía de un huésped, o puede compartir enlaces a sus páginas de redes sociales con una invitación para que los huéspedes publiquen sobre su estadía y usen sus hashtags. Tal vez incluso incluya un código QR o un enlace para completar una encuesta sobre su experiencia de check-in. Dar el primer paso, enviar la carta de bienvenida, puede indicarles a los invitados que desea mantener la conversación y escuchar sus comentarios, preguntas, críticas e inquietudes.

¿Qué contenido debe incluir en su carta de bienvenida?

Ahora viene la parte práctica: ¿cómo redactas tu carta de bienvenida? Comencemos desde arriba. Para involucrar a los invitados desde el principio, es una buena idea llamarlos por su nombre, como "Estimado [Invitado]". Según la voz de la marca de su hotel, puede optar por usar el título y el apellido de un huésped o simplemente su nombre. Y si es un invitado habitual, obtendrá puntos de bonificación por decir "¡Bienvenido de nuevo, [Invitado]!"

A continuación, comparta una cálida bienvenida y agradezca a su huésped por elegir quedarse en su hotel. Es posible que desee mencionar algunos detalles sobre su hotel, como una oración sobre su historia. Por ejemplo, "Nuestro hotel es el único hotel con certificación LEED en el área y estamos emocionados de que disfrute de nuestras comodidades ecológicas". Las primeras impresiones lo son todo y una carta de bienvenida al huésped es una oportunidad para dar lo mejor de sí, resaltar los mayores activos de su hotel y educarlos para evitar errores comunes recurrentes en la estadía. Mostrar lo que es único en su hotel y resolver sus problemas antes de que los tengan (la hospitalidad se trata de anticiparse a las necesidades) a través de una carta de bienvenida es uno de los trucos más antiguos de los hoteleros, pero puede ser crucial para brindar experiencias memorables.

Gran parte del contenido de la carta de bienvenida se puede dedicar a la información que el huésped necesita saber para disfrutar de una estancia agradable. Es posible que desee mencionar los eventos locales que se llevan a cabo cerca, las ofertas especiales en su restaurante o un aviso para traer un paraguas porque hay pronóstico de lluvia. Si no tiene el ancho de banda para editar su plantilla regularmente, querrá mantener esta sección bastante estandarizada, tal vez solo señalando las comodidades en el lugar o las atracciones imperdibles en el vecindario.

Asegúrese de incluir información de contacto en su carta de bienvenida para que los invitados sepan cómo comunicarse con usted si tienen comentarios o inquietudes. Algunos hoteles eligen incluir una dirección de correo electrónico para un conserje o el gerente general. Además, puede incluir identificadores (y enlaces) de redes sociales para que los huéspedes puedan interactuar fácilmente con su contenido de redes sociales o etiquetar su hotel en sus publicaciones.

Por último, pero quizás lo más importante, su carta de bienvenida debe contener palabras concisas y un formato fácil de leer. Ciertamente, no desea que los invitados necesiten un diccionario para descifrar su carta de bienvenida, ni desea un formato elegante para que su bienvenida sea ilegible en los dispositivos móviles.

Con estas mejores prácticas en mente y nuestras prácticas plantillas, su hotel puede obtener puntajes de revisión de huéspedes más altos y aumentar la lealtad de los huéspedes cuando implementa cartas de bienvenida informativas y bien pensadas.

Plantilla #1

Estimado nombre de invitado,

Es un placer darle la bienvenida a (el nombre de su hotel). Ya sea que viaje por negocios o por placer, sabemos que tiene una variedad de hoteles para elegir. Nos esforzamos por brindarle una habitación limpia y cómoda, con un servicio amable y atento a un precio asequible.

Si en algún momento tiene alguna sugerencia sobre cómo mejorar nuestro servicio, háganoslo saber. (¡No nos importaría que reconociera a alguno de nuestros artistas estrella!) Si tiene algún problema durante su estadía con nosotros, comuníquese conmigo directamente a mi extensión "99" de inmediato para que tengamos la oportunidad de corregir la situación.

Queremos que disfrute cada día de cada estadía por lo que nos comprometemos con su garantía de nuestro servicio. El personal amable y profesional de (Your Hotel Name) está comprometido a hacer que su estadía sea placentera y cómoda.

Gracias por elegir (Your Hotel Name) nuevamente. Confiamos en que su estadía sea placentera y esperamos que continúe utilizando nuestro Hotel para sus necesidades de alojamiento en un futuro cercano. Esperamos poder servirle en su próximo viaje. ¡Gracias!

Sinceramente,

Tu nombre completo

Gerente de recepción

Nombre de su hotel

Plantilla #2

Estimado señor/señora (nombre del huésped)

Una cálida bienvenida a (mencione el nombre de su hotel). De hecho, es un placer que se quede con nosotros.

La gerencia y el personal se complacen en ser sus anfitriones. Espero poder demostrar los servicios y habilidades distintivos y especiales de (mencione el nombre de su hotel), que está totalmente equipado con excelentes restaurantes e instalaciones de negocios para atender a nuestros huéspedes.

Nuestro personal bien capacitado espera ansiosamente para servirle y brindarle una estadía verdaderamente memorable en nuestro hotel.

Permítame aprovechar esta oportunidad para agradecerle por haber elegido (Nombre del hotel) para su estadía actual en (Ciudad).

Tuyo sinceramente,

Gerente general