Las consecuencias de un ciberataque o un fraude de pagos pueden ser catastróficas: agotar los recursos financieros de su empresa, retrasar los pagos a proveedores, provocar infracciones de cumplimiento normativo y dañar su reputación de maneras que tardarán años en repararse. Las medidas de seguridad tradicionales ya no son suficientes. Los atacantes son más sofisticados y utilizan deepfakes y otras estafas basadas en inteligencia artificial (IA), ingeniería social y tácticas avanzadas de phishing para evadir las defensas obsoletas.
Al comprender las amenazas cambiantes y adoptar las mejores prácticas, las empresas hoteleras pueden proteger de forma proactiva su departamento de cuentas a pagar (AP), minimizar el riesgo de fraude y agilizar los flujos de trabajo de pago, garantizando así que su negocio permanezca protegido en un panorama cada vez más riesgoso.
Los ciberataques y esquemas de fraude más comunes
Los estafadores y ciberdelincuentes se están volviendo cada vez más sofisticados y utilizan tácticas engañosas para infiltrarse en empresas hoteleras, manipular procesos de AP y desviar fondos de la empresa.
Correos electrónicos comprometidos (BEC). Los ciberdelincuentes pueden hacerse pasar por un proveedor, ejecutivo o empleado de confianza utilizando una dirección de correo electrónico aparentemente legítima para engañar a los equipos de cuentas por pagar y lograr que realicen pagos fraudulentos. Estos correos electrónicos suelen contener un lenguaje urgente, lo que presiona al personal para que eluda los procesos de verificación estándar. Dado que las estafas BEC imitan patrones de comunicación reales, pueden ser difíciles de detectar hasta que se haya procesado un pago.
Fraude de proveedores. Los estafadores pueden hacerse pasar por proveedores legítimos y presentar facturas falsas o solicitar cambios en los datos de las cuentas bancarias. Dado que los negocios de hostelería trabajan con múltiples proveedores para servicios de limpieza, suministro de alimentos y mantenimiento, puede ser difícil detectar solicitudes fraudulentas debido al volumen de transacciones. Si se procesan pagos fraudulentos, las empresas pueden tener dificultades para recuperar los fondos perdidos, lo que perjudica las relaciones con los proveedores legítimos.
Fraude con cheques. Los cheques en papel siguen siendo ampliamente utilizados en el sector hotelero, lo que expone a los negocios a falsificaciones, falsificaciones y robos. Los estafadores pueden interceptar cheques en tránsito, alterar la información del beneficiario o duplicarlos para desviar fondos. A diferencia de los pagos digitales, que cuentan con mecanismos de seguimiento integrados, el fraude con cheques suele pasar desapercibido hasta que un proveedor informa de un pago faltante o aparece un retiro no autorizado en los registros bancarios.
Ataques de phishing. Las estafas de phishing utilizan correos electrónicos fraudulentos para engañar a los empleados y conseguir que revelen información confidencial, como credenciales de inicio de sesión o datos bancarios. Estos ataques suelen presentarse como solicitudes rutinarias de departamentos de TI, bancos o proveedores, lo que dificulta que los empleados los reconozcan. Si un empleado proporciona acceso, los estafadores pueden infiltrarse en los sistemas financieros, redirigir pagos o instalar malware que comprometa los datos de la empresa.
Ataques de ransomware. En un ataque de ransomware, los ciberdelincuentes cifran los datos de la empresa y exigen un pago a cambio de restaurar el acceso. Los negocios hoteleros son particularmente vulnerables, ya que perder el acceso a reservas, registros de pago y contratos con proveedores puede paralizar sus operaciones. Pagar el rescate no garantiza la recuperación de datos, y las empresas que cumplen las exigencias pueden convertirse en objetivos recurrentes de futuros ataques.
Comprender estos métodos de ataque es el primer paso para proteger su negocio. Si no cuenta con medidas de seguridad, es solo cuestión de tiempo antes de que su empresa sea atacada.
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Cómo los enfoques de AP convencionales crean vulnerabilidades
Los procesos de AP obsoletos son una mina de oro para los estafadores, ya que crean puntos débiles que pueden explotar para desviar fondos, manipular pagos y paralizar empresas antes de que nadie se dé cuenta de lo que ha sucedido.
Procesamiento manual de facturas. Muchos negocios de hostelería aún dependen de facturas en papel y aprobaciones por correo electrónico, lo que crea oportunidades para que los estafadores presenten facturas falsas y se filtren en los procesos de aprobación. Sin validación automatizada, el personal de cuentas por pagar puede procesar pagos duplicados o pagar facturas por servicios nunca prestados. Los procesos manuales también ralentizan la conciliación, lo que crea más oportunidades para que los estafadores cometan delitos sin ser detectados.
Falta de verificación de la titularidad de la cuenta bancaria. El fraude en los pagos a proveedores suele ocurrir cuando un estafador engaña al personal de cuentas por pagar o compras para que actualice los datos de la cuenta bancaria y redirigir los fondos. Sin un proceso sólido de verificación de la titularidad de la cuenta bancaria, las empresas corren el riesgo de enviar grandes pagos a cuentas no autorizadas. Una vez transferidos los fondos, recuperarlos es prácticamente imposible, lo que deja al sector hotelero con una pérdida financiera significativa.
Flujos de trabajo de aprobación deficientes. Muchos departamentos de cuentas por pagar aún utilizan procesos de aprobación informales, como confirmaciones por correo electrónico o aprobaciones verbales, que pueden ser fácilmente manipulados por estafadores. El personal puede aprobar pagos sin verificar exhaustivamente la legitimidad de las facturas, lo que aumenta el riesgo de transacciones fraudulentas. Los flujos de trabajo de aprobación deficientes también dificultan el seguimiento de quién autorizó el pago, lo que dificulta las auditorías y las investigaciones de fraude.
Dependencia de los cheques en papel. Los cheques en papel siguen siendo un método de pago preferente en el sector hotelero, a pesar de ser uno de los más vulnerables al fraude. Las estafas con cheques, como la falsificación y la alteración, pueden pasar desapercibidas durante semanas, lo que provoca retiros no autorizados. Los cheques también pueden ser interceptados en tránsito, lo que retrasa los pagos a los proveedores y deteriora las relaciones con ellos.
Visibilidad limitada. Muchas empresas hoteleras carecen de seguimiento financiero en tiempo real, lo que dificulta la detección de irregularidades. Cuando la detección de fraudes se basa en auditorías periódicas en lugar de un monitoreo continuo, los pagos fraudulentos pueden no identificarse hasta que se hayan producido pérdidas significativas. La limitada capacidad de generación de informes también impide que los equipos de cuentas por pagar reconozcan patrones sospechosos, como múltiples pagos al mismo proveedor en un corto período.
Sin protecciones modernas, estas vulnerabilidades dejan expuesta a una empresa hotelera, convirtiendo a AP de una función financiera rutinaria en una puerta abierta para el fraude, la pérdida financiera y el caos operativo.
Mejores prácticas para mitigar los ciberataques y el fraude en los pagos
La mejor defensa contra los ciberataques y el fraude de pagos no es esperar que no lo ataquen. Es fortalecer proactivamente sus procesos con automatización, controles más estrictos y capacitación en seguridad.
Automatice los procesos de AP. El procesamiento automatizado de facturas elimina errores manuales y reduce la probabilidad de pago de facturas fraudulentas. Estos sistemas proporcionan aprobaciones automatizadas, garantizan el cumplimiento de las políticas de gasto e identifican transacciones sospechosas en tiempo real. Las herramientas de detección de fraude basadas en IA analizan los patrones de facturas y pagos para detectar cambios en el importe promedio de las facturas y otras anomalías, y así prevenir transacciones no autorizadas.
Reforzar la verificación de proveedores. Las empresas hoteleras deberían integrar la verificación de proveedores directamente en su proceso de pago. La verificación de la titularidad de la cuenta bancaria, por ejemplo, garantiza que los pagos solo se realicen a proveedores legítimos, lo que reduce el riesgo de cambios fraudulentos en las cuentas. La autenticación multipaso para las actualizaciones de las cuentas bancarias de los proveedores ofrece una protección adicional, garantizando que los cambios se verifiquen antes de transferir los fondos.
Mejore la seguridad de los pagos. Los negocios hoteleros deben migrar de los cheques en papel a pagos electrónicos seguros como ACH, tarjetas virtuales, tarjetas fantasma y pagos en red. Las tarjetas virtuales, el método de pago más seguro, generan números únicos de un solo uso, lo que reduce el riesgo de fraude y transacciones no autorizadas. La tokenización y el cifrado de pagos seguros evitan que la información financiera confidencial quede expuesta a los ciberdelincuentes.
Capacite y eduque a sus empleados. La capacitación periódica sobre ataques de phishing, BEC y estafas de ingeniería social ayuda a los empleados a reconocer y reportar actividades sospechosas. Las empresas también pueden implementar avisos automatizados de prevención del fraude que requieran que los empleados verifiquen las solicitudes de pago de alto valor antes de procesarlas. Por ejemplo, algunas plataformas de gestión financiera ofrecen alertas de seguridad integradas y módulos de capacitación sobre concientización sobre el fraude para el personal.
Fortalecer los controles internos. Es fundamental que ningún empleado tenga control absoluto sobre los pagos. Los flujos de trabajo de doble aprobación requieren múltiples niveles de autorización para transacciones de alto valor, lo que reduce el riesgo de pagos no autorizados. Además, los registros de acceso en tiempo real ayudan a supervisar la actividad de los usuarios y a detectar comportamientos sospechosos antes de que se produzcan fraudes.
Supervise y audite las transacciones de cuentas por pagar. La monitorización de transacciones en tiempo real en un sistema de gestión financiera proporciona una supervisión continua de la actividad financiera. Las herramientas de generación de informes automatizada detectan tendencias de pago inusuales, como transacciones duplicadas o pagos justo por debajo de los umbrales de aprobación. Las auditorías periódicas generadas por el sistema ayudan a los equipos financieros a identificar inconsistencias en los historiales de pago de proveedores, lo que permite tomar medidas correctivas inmediatas.
Prepare un plan de respuesta. Los protocolos de respuesta a incidentes facilitan que los equipos de cuentas por pagar tomen medidas inmediatas en caso de fraude. Contar con un plan de respuesta al fraude bien documentado garantiza que los negocios hoteleros puedan actuar con rapidez para contener y mitigar las pérdidas financieras.
Al modernizar las operaciones de AP, integrar seguridad en cada transacción y equipar a su equipo con las herramientas y la capacitación adecuadas, las empresas hoteleras pueden mitigar su riesgo de fraude en los pagos.
Conclusión
Ante el aumento de las ciberamenazas y el riesgo de fraude en los pagos, las empresas hoteleras ya no pueden permitirse depender de procesos de cuentas por pagar obsoletos que las exponen a pérdidas financieras, interrupciones operativas y daños a la reputación. Una sola transacción fraudulenta o una brecha de seguridad puede drenar los fondos de la empresa, retrasar los pagos a proveedores, provocar infracciones de cumplimiento normativo y minar la confianza de los huéspedes; consecuencias que pueden tardar años en recuperarse. Al automatizar los flujos de trabajo, implementar controles internos y aprovechar herramientas integradas de prevención del fraude, las empresas hoteleras pueden proteger sus activos financieros, prevenir ataques y garantizar la continuidad del negocio en un entorno digital de creciente riesgo.
