¿Qué es el software de gestión de recetas?

Primero, definamos qué es exactamente el software de gestión de recetas. En pocas palabras, el software de administración de recetas almacena y organiza recetas digitales para todo tipo de elementos del menú. El sistema conecta los ingredientes de cada receta con la gestión de inventario, para que pueda controlar los niveles de inventario en función del volumen de platos servidos, y también proporciona inteligencia sobre información nutricional, costos, alérgenos y modificaciones. El software de gestión de recetas es como la columna vertebral de cualquier restaurante eficiente; Los chefs ejecutivos, los cocineros, los gerentes de restaurantes y el personal de compras confían en él como una fuente de verdad, y hace muchos cálculos entre bastidores. Además, aunque el software de administración de recetas es esencial para los restaurantes independientes, también puede proporcionar una gran cantidad de beneficios para las operaciones de unidades múltiples o los restaurantes que se encuentran dentro de hoteles o complejos turísticos.

Características clave del software de gestión de recetas

Ahora que comprende los conceptos básicos del software de administración de recetas, profundicemos en los detalles. ¿Cuáles son las características y funciones más importantes del software de gestión de recetas?

• Creación de recetas: este es el núcleo del software de gestión de recetas; puede crear versiones digitales de sus recetas con los ingredientes precisos, las instrucciones y el equipo necesario para cada plato. Puede agregar campos como categoría, tipo de cocina, vida útil, temporada y etapa de desarrollo para que sus recetas sean fáciles de organizar y encontrar.

• Cambios en las recetas: las recetas cambian con el tiempo y su software de administración de recetas realiza un seguimiento de cada modificación para que pueda consultar versiones anteriores.

• Costo de recetas : después de ingresar los costos de los ingredientes crudos, el software de administración de recetas calculará el costo de cada plato en su menú.

• Escalado de recetas : ¿Necesita adaptar una receta para un banquete o evento más grande? ¿O reducir una receta del tamaño de un banquete? El escalado de recetas hace el trabajo pesado por usted y calcula nuevas medidas de ingredientes en función del resultado deseado.

• Alérgenos e intolerancias: después de crear sus recetas, el software de gestión de recetas identifica posibles alérgenos e interacciones con los alimentos.

• Información nutricional: el software puede analizar sus ingredientes crudos y cantidades para generar datos nutricionales para que los incluya en los menús o imprima las etiquetas nutricionales en los envases.

• Seguimiento de inventario: en lugar de depender de recuentos de inventario manuales ocasionales, el software de administración de recetas puede calcular el inventario en tiempo real según el uso de ingredientes en sus recetas. Cuando realiza un seguimiento de las recetas que se han producido, el sistema resta los ingredientes respectivos de su inventario disponible.

• Análisis de sustitución: ¿Qué sucede si se queda sin un ingrediente? El análisis de sustitución lo ayudará a planificar escenarios hipotéticos y adaptar recetas cuando cambien los parámetros o los ingredientes.

• Uso compartido de recetas: publique sus recetas en una biblioteca de recetas a la que puedan acceder varios miembros del equipo y que se pueda compartir entre puntos de venta dentro de una propiedad o restaurantes dentro de un grupo.

• Permisos de usuario: ¿No quiere que sus becarios culinarios tengan acceso a su receta de salsa secreta? El software de administración de recetas a menudo incluye permisos para que pueda crear cuentas de usuario que solo otorguen a los usuarios acceso a los módulos que necesitan.

Integraciones: un sistema de gestión de recetas no existe en el vacío; para obtener el máximo valor de su software, debe comunicarse sin problemas con otro software que utiliza su restaurante. Por ejemplo, una integración con su sistema de punto de venta le indicará al módulo de administración de inventario de su sistema de administración de recetas cuánto se vendió de cada elemento del menú. Otras integraciones útiles incluyen su contabilidad, inteligencia comercial y sistemas de personal.

Beneficios de usar el software de administración de recetas

Mantener un registro digital de sus recetas es solo una de las razones para usar el software de administración de recetas; los restaurantes de todos los tamaños pueden obtener varios beneficios interesantes después de implementar una herramienta de este tipo. Uno de los beneficios más convincentes es el ahorro de costos. El software de administración de recetas puede reducir el gasto en algunas áreas: una administración de recetas más eficiente reduce los costos administrativos, un seguimiento de inventario más preciso reduce el desperdicio y un análisis más inteligente de recetas y menús lo ayuda a identificar los elementos del menú que son más costosos o menos populares para que pueda determinar si quítelos o intercámbielos por ingredientes menos costosos.

Además de ahorrar costos, el software de administración de recetas ayuda a su equipo culinario a garantizar la consistencia en la comida que sirven. Al almacenar instrucciones y notas detalladas para cada receta, sus cocineros pueden replicar perfectamente cada receta cada vez. El monitoreo del inventario también ayuda a garantizar la consistencia: al saber exactamente cuánto de cada ingrediente usa, puede evitar platos innecesarios de 86 debido a un artículo agotado.

Pero los sistemas de gestión de recetas no solo benefician a los restauradores y chefs. Gracias a las herramientas de adquisición intuitivas, puede construir relaciones más sólidas con los proveedores. Además, puede estar seguro de que solo está ordenando lo que necesita para no terminar con un exceso de oferta.

¿Cuáles son los principales sistemas de gestión de recetas?

Si las características y los beneficios del software de administración de recetas despiertan su interés, es posible que se pregunte cómo comenzar a investigar los sistemas que podría usar en su negocio. Permítanos darle un buen comienzo: aquí hay tres de los sistemas de administración de recetas más populares (y mejor calificados) en el mercado actual.

BirchStreet es uno de los principales sistemas de adquisición y gestión de recetas en la industria hotelera. Marcas como Hyatt, Montage y Peninsula usan BirchStreet, lo que debería dar un gran impulso a la confianza en las capacidades del sistema. Este software ha ayudado a los usuarios de hostelería a ahorrar entre un 2 % y un 5 % en costes de comida y un 20 % en costes administrativos con su sólido conjunto de funciones. El módulo de gestión de recetas ofrece todas las características estándar que esperarías, como escalado de recetas y cálculo de nutrición. La funcionalidad de compras de BirchStreet es especialmente sólida, con potentes herramientas de gestión de inventario y facturación, lo que la hace adecuada para grandes cadenas hoteleras o grupos de restaurantes. BirchStreet también ofrece un catálogo de materiales de capacitación y recursos continuos para el éxito del cliente.

Con la confianza de grandes nombres de la industria como Sodexo y CitizenM, Apicbase ofrece mucho más que solo administración de recetas. Es un conjunto completo de funciones de gestión de F&B, desde la creación y organización de recetas hasta la gestión y análisis de inventario. Los módulos de contabilidad y adquisiciones conectan su back-of-house con otros departamentos y proveedores. Además, una lista masiva de integraciones con sistemas como Micros, Revel y Xero hacen que Apicbase sea especialmente poderoso. Apicbase funciona bien no solo para restaurantes independientes, sino también para cadenas de restaurantes, cocinas fantasma, hoteles y más. Apicbase comienza en $ 149 por mes y el precio varía según la cantidad de funciones y ubicaciones.

Aunque está diseñado para la industria manufacturera, MasterControl también es una solución sólida para restaurantes. Se esfuerza por automatizar los procesos y garantizar una calidad constante a través de la creación, organización y modificación de recetas sofisticadas. Si su negocio de alimentos y bebidas fabrica productos para la venta, entonces MasterControl puede ofrecerle un valor adicional, ya que su plataforma excelente del ciclo de vida del producto lo ayuda a cumplir con la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria de la FDA. MasterControl podría no ser la mejor opción para los restaurantes que usan punto de venta, contabilidad u otros sistemas complementarios, ya que no ofrece mucho en términos de integración. Pero puede ser un fuerte competidor para un sistema de administración de recetas que funcione independientemente de otro software.

Cómo elegir el software de administración de recetas adecuado para su restaurante

¿Ha reducido su lista a algunos de los principales contendientes? Antes de tomar la decisión final de compra, querrá estar totalmente seguro de su elección. Es una buena idea configurar una demostración con un sistema que esté considerando seriamente para que pueda tener una idea de cómo funciona realmente el sistema. Un sistema puede parecer excelente en papel y en los materiales de marketing del vendedor, pero nunca sabrá realmente si funcionará para usted hasta que pueda iniciar sesión y jugar por su cuenta.

Si la demostración va bien y puede imaginar que el software funciona bien en su establecimiento, querrá aclarar cómo funcionarán los procesos de implementación, facturación y soporte. ¿Cuánto tiempo toma la implementación? Si ya utiliza un sistema de gestión de recetas, ¿cómo puede transferir sus datos al nuevo sistema? También querrá hablar sobre la capacitación de los empleados actuales y futuros. ¿Existen recursos de capacitación que el proveedor de software pueda proporcionar o necesitará crear sus propios materiales de capacitación?

También recuerde discutir cómo funcionará la relación continua con el proveedor. ¿Tendrá un representante de soporte dedicado o las consultas de soporte van a una cola general? ¿El soporte está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana o solo durante horas específicas? Según su nivel de comodidad con el sistema (y el de sus empleados), es posible que desee una opción para obtener un soporte más práctico y receptivo. Otros temas a tratar son el proceso de facturación (¿facturación automática o tendrá que pagar una factura manualmente?), la renovación del contrato (¿cuánto tiempo tiene el mismo precio?) y las opciones de rescisión del contrato (¿qué sucede si el software no ¿No te funciona bien después de unos meses?). Una vez que esté satisfecho con el plan de implementación y la relación de soporte, estará listo para comprometerse.

Ejecutar una operación interna fluida es complicado, pero el software de administración de recetas puede optimizar muchos procesos para que su personal pueda concentrarse en responsabilidades más importantes, como crear experiencias deliciosas y memorables para sus clientes para que regresen una y otra vez.