¿Alguna vez se ha sentido abrumado al tener que hacer malabarismos con las reservas, el servicio de limpieza y las solicitudes de los huéspedes al mismo tiempo? Si la respuesta es sí, no está solo. La gestión de hoteles puede ser abrumadora, pero un sistema de gestión hotelera (HMS) puede evitarle un estrés y un agotamiento importantes.
Piense en HMS como su asistente digital, que se encarga de todo, desde las reservas hasta la facturación. Le permite centrarse únicamente en ofrecer a sus huéspedes estancias inolvidables.
Recuerde que la única forma de atraer clientes satisfechos es anticiparse a sus necesidades desde la reserva hasta el check-out y todo lo demás.
En este artículo te explicamos qué es un sistema de gestión hotelera y sus principales características. También aprenderás a elegir el HMS más adecuado para tu negocio hotelero.
¿Qué es un sistema de gestión hotelera?
Un sistema de gestión hotelera es una herramienta para gestionar reservas, registro de entrada y salida de huéspedes, limpieza y facturación. Puede ayudarle a ahorrar tiempo y a tomar decisiones empresariales más inteligentes para atender a sus huéspedes.
El sistema HMS moderno permite a su personal gestionar las tareas diarias. Con acceso basado en la nube y actualizaciones inmediatas, estas funciones simplifican la gestión del hotel. El sistema HMS también proporciona datos directos sobre la satisfacción de los huéspedes y la productividad del equipo.
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Características principales de los sistemas de gestión hotelera
Un sistema de gestión hotelera ofrece todo lo que necesita para gestionar las tareas diarias. Veamos las funciones específicas que le ayudarán a gestionar su hotel sin problemas.
Gestión de reservas y reservas
HMS gestiona las reservas de los huéspedes . Si no se gestionan adecuadamente, estas tareas pueden dar lugar a muchos problemas, desde overbooking y errores en los informes financieros hasta experiencias desagradables para los huéspedes.
HMS le ayuda a realizar un seguimiento de la ocupación de las habitaciones en tiempo real. Su equipo puede preparar y asignar a los huéspedes la habitación que prefieran, demostrando que le importa su experiencia. Sus huéspedes pueden tener múltiples opciones, desde habitaciones contiguas hasta pisos específicos y vistas de la habitación.
Registro de entrada y salida de los huéspedes
HMS ayuda a simplificar el check-in y el check-out de los huéspedes. Su personal recibe los datos de los huéspedes desde el motor de reservas para que usted pueda prepararse para su llegada. Esto ayuda a reducir los tiempos de espera y a garantizar la satisfacción tanto de los huéspedes como de los miembros del equipo.
HMS también ofrece check-in de autoservicio o check-out exprés a través de dispositivos móviles o quioscos de check-in, lo que permite a los huéspedes realizar estas tareas por su cuenta.
Gestión de habitaciones y limpieza
El sistema de gestión de su hotel supervisa las tareas de limpieza y organiza los horarios del equipo. También centraliza el control de inventario para que pueda asegurarse de que todas las habitaciones estén limpias, cómodas y equipadas con todas las comodidades.
El servicio de limpieza siempre está al tanto de las habitaciones vacías y ocupadas a través de HMS. Esto mejora la inteligencia empresarial del hotel al brindarles a los hoteleros información sobre el estado de las habitaciones. Los empleados pueden priorizar fácilmente las tareas de mantenimiento de las habitaciones según los horarios de entrada y salida que tengan. También puede evaluar la productividad del equipo en función de estas actualizaciones de HMS.
Procesamiento de facturación y pagos
HMS garantiza un procesamiento de pagos seguro y confiable en plataformas de terceros o en la caja. Integra múltiples opciones de pago para huéspedes nacionales e internacionales y facturación dividida para estadías grupales.
Con HMS, la facturación y el procesamiento de pagos son muy sencillos. Sus huéspedes reciben facturas instantáneas y los empleados pueden hacer un seguimiento de estos pagos para promover una gestión financiera transparente. Los hoteleros también tienen información sobre los cambios en los ingresos, de modo que pueden planificar métodos para aumentarlos.
Gestión de inventarios y activos
HMS administra los suministros de las habitaciones e informa sobre los cambios de inventario. Previene la falta de existencias y reduce el desperdicio para ayudar a los hoteleros a optimizar los gastos y hacer un seguimiento de la frecuencia de gasto en artículos como artículos de tocador, ingredientes de cocina y suministros de limpieza. También alerta al personal cuando el inventario disminuye para que puedan volver a realizar pedidos a tiempo.
El software hace un seguimiento de todo, desde los muebles hasta los electrodomésticos, lo que le ayuda a controlar las necesidades de reparación. Puede programar el mantenimiento preventivo de ascensores, sistemas de aire acondicionado y equipos de cocina, para que no tenga que preocuparse por ello.
Debido a que estos procesos están completamente automatizados, es más fácil para los miembros de su equipo concentrarse en brindar un servicio de alta calidad a los huéspedes.
¿Por qué son necesarios los sistemas de gestión hotelera?
Gestionar un hotel conlleva muchos desafíos. Muchos hoteleros se sienten estresados y sobrecargados con las operaciones diarias.
Los sistemas de gestión hotelera son necesarios porque ayudan a simplificar las actividades y operaciones diarias. Al utilizar un HMS, lo que antes era una tarea ardua puede ser tan simple como hacer clic en algunos informes para ver las últimas novedades sobre reservas, facturación e inventario.
HMS apoya sus objetivos, cualesquiera que sean: desde atraer huéspedes satisfechos hasta aumentar los ingresos.
Tipos de sistemas de gestión hotelera
El sector hotelero ofrece varios sistemas de gestión hotelera, incluidos los sistemas locales, los basados en la nube y los híbridos. Debe elegir el más adecuado en función del tamaño de su hotel, su modelo de negocio u otros criterios operativos.
En las siguientes subsecciones aprenderás sobre los beneficios de cada uno.
Sistemas de gestión hotelera local
El HMS local se instala y aloja localmente en los servidores del hotel. Mantener todo en la empresa le brinda más control, seguridad y personalización, lo que a muchos hoteleros les resulta tranquilizador.
HMS integra a la perfección herramientas como sistemas de tarjetas de acceso, seguimiento de inventario y programas de gestión de limpieza. Puede realizar un seguimiento del estado de las habitaciones, los niveles de inventario y el acceso de los huéspedes, todo a través de un único software.
Sistemas de gestión hotelera basados en la nube
El HMS basado en la nube es sumamente flexible y escalable, lo que significa que puede adaptar sus recursos para satisfacer las demandas rápidamente cambiantes de la industria hotelera sin gastar demasiado.
La ventaja más importante de una solución basada en la nube es la accesibilidad. Puede acceder al software desde cualquier lugar para ver las últimas actualizaciones de los equipos de recepción, limpieza y mantenimiento. Esto garantiza la precisión de sus informes y planificación futuros.
Sistemas híbridos de gestión hotelera
Un HMS híbrido le ofrece lo mejor de ambos mundos al combinar las características de las soluciones de gestión hotelera tanto locales como basadas en la nube. Es ideal para todos los hoteles, independientemente del tamaño o las preferencias de los huéspedes.
Con sistemas locales, tienes más control sobre las operaciones y puedes personalizar el alojamiento en función de las demandas de los huéspedes. Sin embargo, los sistemas basados en la nube son perfectos para controlar los gastos y escalar los recursos según sea necesario. También requieren una inversión inicial menor y menos costos de mantenimiento.
Pasos para una implementación exitosa de HMS
Para implementar un sistema de gestión hotelera, es necesario planificarlo cuidadosamente. A continuación, le indicamos exactamente cómo hacerlo:
Define los requisitos: habla con tu equipo sobre sus desafíos diarios y cómo mejoran su trabajo.
Seleccione el sistema: en función de sus capacidades de investigación e integración, elija el HMS más adecuado.
Presupuesto y plan: Luego, evalúe los costos de implementación de HMS y establezca un plan para administrar las operaciones sin interrupciones.
Migrar datos: antes de publicarlos, organice sus bases de datos para garantizar la precisión.
Configurar y personalizar: después de eso, personalice las funciones de HMS para satisfacer las necesidades de su negocio de manera eficiente.
Pruebas y capacitación: debe probar el HMS antes de ponerlo en funcionamiento y capacitar a los empleados para usarlo.
Puesta en marcha: finalmente, después de completar las pruebas, puede implementar su nuevo HMS.
Cómo elegir el HMS adecuado
A la hora de elegir un HMS potencial, tenga en cuenta lo siguiente:
Seleccione un HMS que se ajuste a su presupuesto.
Asegúrese de que las características se ajusten a su plan de negocio.
Asegúrese de que el sistema sea fácil de usar.
Elija una solución de software flexible y escalable para mejorar las operaciones.
Asegúrese de que el HMS se integre con sus sistemas existentes.
Implementar un HMS que proporcione datos precisos, seguros e instantáneos para requisitos previamente establecidos.
Puntos clave
El estrés de gestionar las operaciones diarias del hotel afectará negativamente su bienestar.
Usted merece trabajar de forma más inteligente, no más dura, y un sistema de gestión hotelera puede proporcionarle exactamente eso.
Implemente HMS a su propio ritmo y tómese el tiempo para aprender sobre sus numerosas funciones útiles.
Invierta en el futuro de su hotel agilizando las operaciones que aumentarán sus ingresos y atraerán más huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Es un sistema de gestión hotelera seguro para los datos de los huéspedes?
Sí, un sistema de gestión hotelera es seguro para los datos de los huéspedes si incluye medidas de seguridad sólidas . Estas medidas incluyen protocolos de cifrado, cortafuegos y procesamiento de pagos seguro. Sin embargo, los HMS corren el riesgo de sufrir fugas de datos, por lo que, si esto es importante para usted, es posible que desee invertir más en un software con medidas de seguridad avanzadas.
¿Es un sistema de gestión hotelera rentable para hoteles pequeños?
Sí, un sistema de gestión hotelera es rentable para los hoteles pequeños. El HMS mejora la eficiencia de las tareas diarias para atraer más clientes. El software de gestión hotelera genera mayores ingresos, lo que compensa los costos de implementación del HMS.
¿Un sistema de gestión hotelera admite actualizaciones en tiempo real?
Sí, un sistema de gestión hotelera admite actualizaciones en tiempo real. Con HMS, los hoteleros obtienen actualizaciones automáticas sobre la disponibilidad de habitaciones, el inventario y la información de limpieza, lo que aumenta la eficiencia general del hotel. HMS es una solución perfecta para hoteles de todos los tamaños que buscan mejorar las operaciones y aumentar los ingresos.