La gestión de un hotel puede resultar abrumadora, pero un sistema de gestión hotelera (HMS) puede evitarle un estrés y un agotamiento importantes.
Si alguna vez se ha sentido abrumado al tener que hacer malabarismos con las reservas, el servicio de limpieza y las solicitudes de los huéspedes al mismo tiempo, seguramente no está solo.
Piense en HMS como su asistente digital, que se encarga de todo, desde las reservas hasta la facturación. Le permite centrarse únicamente en ofrecer a sus huéspedes estancias inolvidables.
Recuerde que la única forma de atraer clientes satisfechos es anticiparse a sus necesidades desde la reserva hasta el check-out y todo lo demás.
En este artículo te explicamos qué es un sistema de gestión hotelera y sus principales características. También aprenderás a elegir el HMS más adecuado para tu negocio hotelero.
¿Qué es un sistema de gestión hotelera?
Un sistema de gestión hotelera (HMS) es un software que optimiza las operaciones del hotel mediante la gestión de reservas, check-in, check-out, asignación de habitaciones, facturación y comunicaciones con los huéspedes. Se integra con herramientas como la gestión de propiedades, puntos de venta y sistemas de inventario, mejorando la eficiencia, optimizando las experiencias de los huéspedes y optimizando la gestión de ingresos.
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¿Cómo funciona el software de gestión hotelera?
El software de gestión hotelera funciona automatizando y centralizando las operaciones del hotel. Gestiona las reservas, las asignaciones de habitaciones, la facturación y las comunicaciones con los huéspedes a través de una plataforma integrada. Las funciones como el acceso a la nube, las actualizaciones en tiempo real y la sincronización de datos garantizan una coordinación perfecta entre los departamentos, lo que mejora la eficiencia, aumenta la satisfacción de los huéspedes y optimiza los ingresos.
Precios del sistema de gestión hotelera
Los precios de los sistemas de gestión hotelera varían según las características y la escala. Las soluciones basadas en suscripción suelen costar entre 50 y 500 dólares al mes por usuario, mientras que los sistemas empresariales con integraciones avanzadas cuestan entre 5000 y 50 000 dólares al año. Algunos proveedores ofrecen precios escalonados u opciones de pago por uso adaptadas al tamaño y los requisitos del hotel.
¿Por qué son necesarios los sistemas de gestión hotelera?
Los sistemas de gestión hotelera son esenciales porque ayudan a optimizar las operaciones al centralizar funciones como reservas, inventario de habitaciones, facturación, limpieza y servicio al cliente. Estos sistemas reducen los errores manuales, ahorran tiempo y permiten que el personal se concentre en brindar un servicio excepcional. Proporcionan información en tiempo real sobre la ocupación, los ingresos y las preferencias de los clientes para respaldar las decisiones basadas en datos. La integración con herramientas como PMS, administradores de canales y POS garantiza una coordinación perfecta. Las funciones como precios dinámicos y experiencias personalizadas ayudan a optimizar las operaciones, mejorar la rentabilidad y cumplir con las expectativas de los huéspedes modernos.
Beneficios de los sistemas de gestión hotelera
Los sistemas de gestión hotelera ofrecen numerosos beneficios, entre ellos, la optimización de las operaciones mediante la automatización de las reservas, la facturación y el servicio de limpieza. Mejoran las experiencias de los huéspedes mediante servicios personalizados y actualizaciones en tiempo real. La integración con otras herramientas mejora la coordinación, mientras que la información obtenida a partir de los datos facilita una mejor toma de decisiones. Estos sistemas también reducen los errores, ahorran tiempo y aumentan la rentabilidad.
A continuación se muestra una lista de ventajas que los sistemas de gestión hotelera ofrecen a los hoteleros:
Operaciones optimizadas: centraliza y automatiza tareas esenciales como reservas, asignaciones de habitaciones, facturación y mantenimiento de habitaciones, lo que reduce la carga de trabajo manual y los errores operativos.
Experiencia mejorada del huésped: mejora la satisfacción del cliente a través de servicios personalizados, check-in/out más rápidos y una comunicación fluida entre departamentos.
Mayor eficiencia: automatiza tareas repetitivas, ahorrando tiempo y permitiendo que el personal se concentre en actividades de mayor valor agregado, como la interacción con los huéspedes.
Actualizaciones en tiempo real: proporciona información en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones, las reservas y la asignación de recursos, lo que garantiza una mejor toma de decisiones y capacidad de respuesta.
Mejor gestión de ingresos: respalda estrategias de precios dinámicos mediante el análisis de la demanda, la ocupación y las tendencias del mercado, optimizando la generación de ingresos.
Características principales de los sistemas de gestión hotelera
Un sistema de gestión hotelera ofrece todo lo que necesita para gestionar las tareas diarias. Veamos las funciones específicas que le ayudarán a gestionar su hotel sin problemas.
Gestión de reservas y reservas
HMS gestiona las reservas de los huéspedes . Si no se gestionan adecuadamente, estas tareas pueden dar lugar a muchos problemas, desde overbooking y errores en los informes financieros hasta experiencias desagradables para los huéspedes.
HMS le ayuda a realizar un seguimiento de la ocupación de las habitaciones en tiempo real. Su equipo puede preparar y asignar a los huéspedes la habitación que prefieran, demostrando que le importa su experiencia. Sus huéspedes pueden tener múltiples opciones, desde habitaciones contiguas hasta pisos específicos y vistas de la habitación.
Registro de entrada y salida de los huéspedes
HMS ayuda a simplificar el check-in y el check-out de los huéspedes. Su personal recibe los datos de los huéspedes desde el motor de reservas para que usted pueda prepararse para su llegada. Esto ayuda a reducir los tiempos de espera y a garantizar la satisfacción tanto de los huéspedes como de los miembros del equipo.
HMS también ofrece check-in de autoservicio o check-out exprés a través de dispositivos móviles o quioscos de check-in, lo que permite a los huéspedes realizar estas tareas por su cuenta.
Gestión de habitaciones y limpieza
El sistema de gestión de su hotel supervisa las tareas de limpieza y organiza los horarios del equipo. También centraliza el control de inventario para que pueda asegurarse de que todas las habitaciones estén limpias, cómodas y equipadas con todas las comodidades.
El servicio de limpieza siempre está al tanto de las habitaciones vacías y ocupadas a través de HMS. Esto mejora la inteligencia empresarial del hotel al brindarles a los hoteleros información sobre el estado de las habitaciones. Los empleados pueden priorizar fácilmente las tareas de mantenimiento de las habitaciones según los horarios de entrada y salida que tengan. También puede evaluar la productividad del equipo en función de estas actualizaciones de HMS.
Procesamiento de facturación y pagos
HMS garantiza un procesamiento de pagos seguro y confiable en plataformas de terceros o en la caja. Integra múltiples opciones de pago para huéspedes nacionales e internacionales y facturación dividida para estadías grupales.
Con HMS, la facturación y el procesamiento de pagos son muy sencillos. Sus huéspedes reciben facturas instantáneas y los empleados pueden hacer un seguimiento de estos pagos para promover una gestión financiera transparente. Los hoteleros también tienen información sobre los cambios en los ingresos, de modo que pueden planificar métodos para aumentarlos.
Gestión de inventarios y activos
HMS administra los suministros de las habitaciones e informa sobre los cambios de inventario. Previene la falta de existencias y reduce el desperdicio para ayudar a los hoteleros a optimizar los gastos y hacer un seguimiento de la frecuencia de gasto en artículos como artículos de tocador, ingredientes de cocina y suministros de limpieza. También alerta al personal cuando el inventario disminuye para que puedan volver a realizar pedidos a tiempo.
El software hace un seguimiento de todo, desde los muebles hasta los electrodomésticos, lo que le ayuda a controlar las necesidades de reparación. Puede programar el mantenimiento preventivo de ascensores, sistemas de aire acondicionado y equipos de cocina, para que no tenga que preocuparse por ello.
Debido a que estos procesos están completamente automatizados, es más fácil para los miembros de su equipo concentrarse en brindar un servicio de alta calidad a los huéspedes.
Tipos de sistemas de gestión hotelera
El sector hotelero ofrece varios sistemas de gestión hotelera, incluidos los sistemas locales, los basados en la nube y los híbridos. Debe elegir el más adecuado en función del tamaño de su hotel, su modelo de negocio u otros criterios operativos.
En las siguientes subsecciones aprenderás sobre los beneficios de cada uno.
Sistemas de gestión hotelera local
El HMS local se instala y aloja localmente en los servidores del hotel. Mantener todo en la empresa le brinda más control, seguridad y personalización, lo que a muchos hoteleros les resulta tranquilizador.
HMS integra a la perfección herramientas como sistemas de tarjetas de acceso, seguimiento de inventario y programas de gestión de limpieza. Puede realizar un seguimiento del estado de las habitaciones, los niveles de inventario y el acceso de los huéspedes, todo a través de un único software.
Sistemas de gestión hotelera basados en la nube
El HMS basado en la nube es sumamente flexible y escalable, lo que significa que puede adaptar sus recursos para satisfacer las demandas rápidamente cambiantes de la industria hotelera sin gastar demasiado.
La ventaja más importante de una solución basada en la nube es la accesibilidad. Puede acceder al software desde cualquier lugar para ver las últimas actualizaciones de los equipos de recepción, limpieza y mantenimiento. Esto garantiza la precisión de sus informes y planificación futuros.
Sistemas híbridos de gestión hotelera
Un HMS híbrido le ofrece lo mejor de ambos mundos al combinar las características de las soluciones de gestión hotelera tanto locales como basadas en la nube. Es ideal para todos los hoteles, independientemente del tamaño o las preferencias de los huéspedes.
Con sistemas locales, tienes más control sobre las operaciones y puedes personalizar el alojamiento en función de las demandas de los huéspedes. Sin embargo, los sistemas basados en la nube son perfectos para controlar los gastos y escalar los recursos según sea necesario. También requieren una inversión inicial menor y menos costos de mantenimiento.
Hotel Management Software Shortlist
Here are 10 of the top Hotel Management Software:
- 1. Cloudbeds — Best for integrating multiple functions into a single, easy-to-use system.
- 2. Mews — Best for simplifying operations, managing bookings, and boosting your hotel's income.
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- 5. ThinkReservations — Best for improving guest experiences with easy-to-use management tools.
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- 10. Stayntouch — Best for integrating property management with third-party systems
Pasos para una implementación exitosa de HMS
Para implementar un sistema de gestión hotelera, es necesario planificarlo cuidadosamente. A continuación, le indicamos exactamente cómo hacerlo:
Define los requisitos: habla con tu equipo sobre sus desafíos diarios y cómo mejoran su trabajo.
Seleccione el sistema: en función de sus capacidades de investigación e integración, elija el HMS más adecuado.
Presupuesto y plan: Luego, evalúe los costos de implementación de HMS y establezca un plan para administrar las operaciones sin interrupciones.
Migrar datos: antes de publicarlos, organice sus bases de datos para garantizar la precisión.
Configurar y personalizar: después de eso, personalice las funciones de HMS para satisfacer las necesidades de su negocio de manera eficiente.
Pruebas y capacitación: debe probar el HMS antes de ponerlo en funcionamiento y capacitar a los empleados para usarlo.
Puesta en marcha: finalmente, después de completar las pruebas, puede implementar su nuevo HMS.
Cómo elegir el HMS adecuado
Al seleccionar un sistema de gestión hotelera (HMS), es esencial sopesar varios factores clave para garantizar que la solución se alinee con sus necesidades operativas y objetivos a largo plazo.
En primer lugar, elija un HMS que se ajuste a su presupuesto sin comprometer la calidad. Una solución económica debe ofrecer una excelente relación calidad-precio para su inversión, equilibrando la asequibilidad con una funcionalidad sólida.
Considere si las características del sistema se alinean con su plan de negocios. Cada hotel opera de manera diferente, por lo que es fundamental asegurarse de que el HMS respalde sus prioridades operativas únicas, desde la gestión de habitaciones hasta los servicios para huéspedes y más allá.
La facilidad de uso es otro factor fundamental. Un HMS fácil de usar puede ahorrarle a su equipo un tiempo valioso y reducir la curva de aprendizaje, lo que permite que el personal se concentre en brindar experiencias excepcionales a los huéspedes en lugar de solucionar problemas de software complejos.
Además, priorice la flexibilidad y la escalabilidad. Su HMS debe poder adaptarse a sus necesidades cambiantes, ya sea que esté ampliando su cartera de propiedades o introduciendo nuevos servicios. Una solución escalable garantiza que sus operaciones se mantengan sin problemas a medida que su negocio crece.
La integración del sistema es otro factor crítico. El HMS debe integrarse sin problemas con su conjunto de tecnologías existentes, incluidos los sistemas de pago, los motores de reservas y otras herramientas esenciales, para agilizar las operaciones y eliminar los silos de datos.
Por último, busque un sistema que proporcione datos precisos, seguros e instantáneos. La capacidad de acceder a información en tiempo real y cumplir con los requisitos predefinidos permite a su equipo tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia operativa.
Si tiene en cuenta estas consideraciones, podrá seleccionar un HMS que no solo respalde sus operaciones actuales, sino que también posicione su negocio para el éxito a largo plazo.
Puntos clave
Gestionar las operaciones diarias de un hotel puede ser abrumador y el estrés constante puede afectar tu bienestar. Sin embargo, no tiene por qué ser así.
Usted merece trabajar de forma más inteligente, no más arduamente. Un sistema de gestión hotelera (HMS) está diseñado para simplificar su carga de trabajo, brindándole las herramientas y el apoyo que necesita para administrar su propiedad con facilidad.
¿La mejor parte? Puede implementar un HMS a su propio ritmo, lo que le permitirá explorar gradualmente sus numerosas funciones y comprender cómo pueden satisfacer mejor las necesidades de su negocio. Desde la automatización de tareas rutinarias hasta la mejora de la satisfacción de los huéspedes, un HMS es un cambio radical.
Al invertir en un HMS confiable, no solo está optimizando las operaciones diarias, sino que también está preparando a su hotel para un futuro más brillante. Una mayor eficiencia aumentará los ingresos, mientras que una mejor experiencia para los huéspedes atraerá a más visitantes y generará lealtad. Es hora de dar el primer paso hacia un negocio exitoso y sin estrés.
Preguntas frecuentes
¿Es un sistema de gestión hotelera seguro para los datos de los huéspedes?
Sí, un sistema de gestión hotelera es seguro para los datos de los huéspedes si incluye medidas de seguridad sólidas . Estas medidas incluyen protocolos de cifrado, cortafuegos y procesamiento de pagos seguro. Sin embargo, los HMS corren el riesgo de sufrir fugas de datos, por lo que, si esto es importante para usted, es posible que desee invertir más en un software con medidas de seguridad avanzadas.
¿Es un sistema de gestión hotelera rentable para hoteles pequeños?
Sí, un sistema de gestión hotelera es rentable para los hoteles pequeños. El HMS mejora la eficiencia de las tareas diarias para atraer más clientes. El software de gestión hotelera genera mayores ingresos, lo que compensa los costos de implementación del HMS.
¿Un sistema de gestión hotelera admite actualizaciones en tiempo real?
Sí, un sistema de gestión hotelera admite actualizaciones en tiempo real. Con HMS, los hoteleros obtienen actualizaciones automáticas sobre la disponibilidad de habitaciones, el inventario y la información de limpieza, lo que aumenta la eficiencia general del hotel. HMS es una solución perfecta para hoteles de todos los tamaños que buscan mejorar las operaciones y aumentar los ingresos.