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¿Cómo funciona un sistema de reservas de hotel?

En este artículo explicaremos cómo funciona un sistema de reservas de hotel y cómo utilizarlo para aumentar la satisfacción de los huéspedes.

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Jordan Hollander en Gestión de ingresos

Última actualización Diciembre 04, 2024

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¿Alguna vez ha tenido la sensación de que el sistema de reservas de su hotel está trabajando en su contra en lugar de a su favor? Llevar un registro de las infinitas reservas de varios motores de reservas puede ser una tarea abrumadora.

Un sistema de reservas de hotel (HRS) es una herramienta útil para automatizar las reservas y las preferencias de los huéspedes para satisfacer sus necesidades. Con HRS, puede conocer al instante la ocupación actual de las habitaciones y ahorrar tiempo en la programación de las tareas de su personal.

En este artículo explicaremos cómo funciona un sistema de reservas de hotel y cómo utilizarlo para aumentar la satisfacción de los huéspedes.

¿Qué es un sistema de reservas de hotel?

Un sistema de reservas de hotel es una aplicación de software que permite a los huéspedes reservar habitaciones directamente en un hotel en línea. Automatiza la gestión de reservas, el control de inventario y el procesamiento de pagos. Un sistema de reservas colabora con canales de distribución como las OTA y los motores de reservas de terceros para ofrecer a los huéspedes un proceso de reserva sin inconvenientes.

También puede integrar su sistema de gestión de recursos humanos con un sistema de gestión hotelera, lo que garantiza que todo esté actualizado en tiempo real, desde la disponibilidad de las habitaciones hasta las preferencias de los huéspedes. Mientras HRS se encarga de tareas menos interesantes, usted puede centrarse en hacer felices a sus huéspedes.

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¿Cómo funciona un sistema de reservas de hotel?

A continuación se muestra una descripción paso a paso de cómo funciona el sistema de reservas de hotel.

Paso 1: Reserva del huésped

Las aplicaciones de reserva son intuitivas y fáciles de usar. Los huéspedes pueden filtrar las opciones para buscar las funciones que les gustan. Cuando ofreces a tus huéspedes tantas opciones de reserva como sea posible, aumentas sus posibilidades de reservar contigo.

Su personal puede utilizar la información de reservas automatizada para reducir los errores manuales y la repetición al preparar el alojamiento. Además, los equipos de limpieza y recepción tienen información sobre la ocupación que puede evitar la sobreventa o la escasez de inventario.

Paso 2: Confirmación de reserva y pago

Una vez que el huésped reserva su estancia, HRS le asigna la habitación perfecta según sus preferencias. También calcula el coste total de su estancia o ajusta los precios en función de las ofertas y promociones o de las demandas del mercado.

HRS gestiona los pagos seguros y la facturación de los huéspedes, agilizando el proceso tanto para el personal como para los huéspedes.

Paso 3: Actualizaciones sobre la disponibilidad de habitaciones

Tras confirmar la reserva, tu HRS se pondrá inmediatamente a trabajar para actualizar la ocupación. Sincroniza la información con el channel manager a medida que va surgiendo. Como resultado, tus huéspedes disponen de información precisa en los motores de reservas.

Lo mejor es que el sistema verifica continuamente la disponibilidad de las habitaciones. Si un huésped cancela o reprograma su estadía, esta información se muestra en el inventario de habitaciones.

Paso 4: Registro de entrada y salida de los huéspedes

Cuando los huéspedes se registran, HRS obtiene automáticamente los datos que proporcionaron durante la reserva y los registra en la habitación elegida. Incluso si surgen cambios de último momento, el personal puede implementarlos fácilmente.

Lo mismo se aplica al momento de realizar el check out. HRS les recuerda a sus huéspedes la hora de check out cuando se preparan para irse. Si necesitan realizar el check out más tarde, el sistema le notificará con anticipación para que pueda atenderlos.

¿Cuáles son las características clave de un sistema de reservas de hotel?

Repasemos las características clave que hacen que el sistema de reservas de hotel sea un elemento innovador en la gestión de reservas.

Software de reserva en línea

Gestionar listados de habitaciones en varios canales de reserva puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Esto garantiza que solo se muestren las habitaciones disponibles a los huéspedes potenciales.

Las ventajas del software de reservas online van mucho más allá de evitar errores críticos. Los equipos de marketing siguen las tendencias de reservas y diseñan campañas de marketing dirigidas a los huéspedes. Los equipos de ventas proponen ajustes de precios y promociones para mantener a los huéspedes interesados ​​y, al mismo tiempo, aumentar los ingresos.

Gestión de recepción

El personal de recepción suele tener que gestionar muchas tareas a la vez, como solicitudes de reservas especiales y cambios de último momento. HRS se encarga de la mayor parte del trabajo pesado, lo que permite que su equipo se concentre en ofrecer una experiencia satisfactoria a cada huésped.

HRS reúne todos los datos de reservas en un único panel al que puede acceder el personal del hotel. Pueden comprobar y atender las preferencias de los huéspedes, procesar los pagos y programar el servicio de limpieza en función de sus necesidades. Con el sistema adecuado, puede gestionar más reservas con menos situaciones estresantes.

Administrador de canales

Un administrador de canales garantiza la coherencia en las distintas plataformas de reserva y en sus registros. Esto significa que, independientemente de si sus huéspedes reservan una habitación a través de Booking , Expedia u otro canal, la habitación aparece inmediatamente como ocupada en su sistema. Piense en un administrador de canales como un asistente personal que hace que la sobreventa sea cosa del pasado.

Ahora que conoces las características, veamos cómo funciona HRS a través de un ejemplo práctico.

Ejemplo de un sistema de reservas de hotel

Para comprender cómo los sistemas de reserva de hoteles le facilitan la vida, consulte el proceso de SiteMinder a continuación:

  1. Reserva y contratación: Tus huéspedes reservan su estancia en tu hotel a través de SiteMinder, detallando sus preferencias.

  2. Confirmación y preparación: SiteMinder envía una confirmación automática a los huéspedes y actualiza los listados de habitaciones en el software de su propiedad.

  3. Proceso de check-in: Antes de su llegada, sus huéspedes realizan el check-in a través del sitio web de SiteMinder y acceden a la habitación con una llave digital.

  4. Servicios adicionales: Luego, las comodidades y servicios, como el servicio de habitaciones o el spa del hotel, se agregan a la factura de los huéspedes en SiteMinder.

  5. Proceso de check-out: Los huéspedes pueden realizar el check-out automáticamente a través del sitio web mientras HRS lista la habitación para su limpieza.

  6. Comunicación posterior a la estadía: finalmente, SiteMinder envía a los huéspedes un correo electrónico automático de agradecimiento y los invita a calificar su estadía.

Además de SiteMinder, ¿sabes qué HRS será el líder en 2025? Nuestra guía de los mejores sistemas de reservas de hotel te proporcionará todos los detalles para ayudarte a decidir qué HRS elegir.

Ahora, revisemos los beneficios de los sistemas de reserva de hoteles para las operaciones de su negocio.

Beneficios de utilizar un sistema de reservas de hotel dedicado

Aquí te contamos las ventajas de HRS para las operaciones de tu negocio hotelero.

Ganando una ventaja competitiva

HRS hace más que mantenerte a flote durante momentos de estrés: esa es solo su característica principal. Otro beneficio más importante es que te adelanta a la competencia.

Un sistema de reservas de hotel analiza las tendencias de reservas para ayudarle a crear promociones y ventas atractivas que atraigan a los huéspedes. Ajustar sus tarifas en momentos específicos le permite destacar su hotel entre los demás y ganar más clientes.

Mejorando la eficiencia operativa

HRS ayuda a mejorar la eficiencia del personal mediante la automatización y la programación de tareas. El sistema realiza un seguimiento de las tareas de los miembros del equipo y les asigna otras nuevas para lograr una productividad óptima. Al mejorar la comunicación y la colaboración, HRS reduce el estrés de sus responsabilidades de gestión.

Agilización de tareas administrativas

Agilizar las tareas administrativas con HRS es como tener un equipo disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que trabaja para usted entre bastidores para facilitarle la vida. En función de los datos de ocupación, HRS crea valiosos informes sobre ingresos, tendencias de reservas y disponibilidad.

Mejorando la experiencia del huésped

Mejorar la experiencia de los huéspedes debería ser el eje del éxito de cualquier hotel. Es el principio y el fin de todos los esfuerzos en la gestión hotelera.

Hablamos principalmente de cómo HRS ayuda a los hoteleros, pero veámoslo desde el punto de vista del huésped. Cuando alguien reserva una estancia, quiere que sea fácil y rápida. El check-in debe ser sencillo y los pagos deben ser instantáneos. El huésped debe recibir la habitación que prefiera, con vistas y número de piso, si es posible.

Con HRS, su personal puede personalizar el alojamiento para cada huésped en función de sus preferencias. Lo mejor es que cuantos más detalles proporcione el huésped, más fácil será atenderlo.

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de reservas de hotel y un sistema de gestión de propiedades?

La principal diferencia entre un sistema de reservas de hotel y un sistema de gestión de propiedades (PMS) es su alcance de funcionalidad. Un sistema de reservas de hotel se centra en la reserva de habitaciones en línea, la gestión de inventario y el procesamiento de pagos. Por el contrario, un PMS se encarga de tareas operativas más amplias, incluidas las operaciones de recepción, el servicio de limpieza y el registro de entrada y salida de los huéspedes.

A continuación se presenta una descripción general de las diferencias entre un sistema de reservas de hotel y un sistema de gestión de propiedades:

 

Punto de comparación

Sistema de reserva de hoteles

Sistema de gestión de propiedades

Enfocar

Reservas de habitaciones

Gestión de operaciones diarias

Interacciones

Con invitados

Con el personal del hotel

Usuarios

Agencias de viajes, OTAs, viajeros individuales

Recepción, servicio de limpieza, contables.

Comunicación

Comunicaciones y confirmaciones externas previas a la llegada

Comunicación interna entre departamentos

Gestión de inventario

Disponibilidad de habitaciones y reservas

Estado de la habitación (ocupada, vacante, en mantenimiento)

Un HRS gestiona las reservas con huéspedes y agencias, mientras que un PMS coordina tareas entre el personal del hotel, como recepción, limpieza y mantenimiento.

Puntos clave

  • Mejorar la eficiencia de la gestión hotelera a través de HRS mejora sus operaciones y su bienestar.

  • Con un HRS, su hotel puede gestionar más reservas y ayudarle a gestionarlas.

  • Mejorar la experiencia del huésped comienza con un proceso de reserva optimizado.

  • Preguntas frecuentes

    ¿Puede un sistema de reservas de hotel integrarse con otro software hotelero?

    Sí, un sistema de reservas de hotel se puede integrar con otro software hotelero. Está diseñado para funcionar cuando se implementa con sistemas de gestión de propiedades y otros sistemas hoteleros. La integración permite a HRS proporcionar al personal del hotel información precisa sobre los huéspedes y las reservas.

    ¿Qué tan seguro es un sistema de reservas de hotel para gestionar pagos?

    Un sistema de reservas de hotel es sumamente seguro para gestionar con éxito los pagos en nombre de los huéspedes. La mayoría de los sistemas de reservas de hotel implementan protocolos de cifrado y autenticación y estrictas normas GDPR y PCI DSS para proteger los datos confidenciales.

    ¿Los pequeños hoteles necesitan un sistema de reservas?

    Sí, los hoteles pequeños pueden beneficiarse de un sistema de reservas. Independientemente del tamaño del hotel, su personal y sus huéspedes se benefician del uso de HRS para gestionar las reservas.

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Jordan Hollander
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.