Des revenus de billets à la fidélisation des clients et à une prospection commerciale plus efficace, la gestion d'événements et les événements d'entreprise peuvent être extrêmement lucratifs pour les lieux d'accueil comme les hôtels et les restaurants. Des salons professionnels aux galas de collecte de fonds à but non lucratif, les événements sont la pierre angulaire de nombreuses entreprises hôtelières, mais ils peuvent aussi être assez stressants.  Ils drainent l'attention et les ressources de votre organisation d'une manière qui peut être contre-productive si vous ne planifiez pas correctement.  Les mariages sont le type d'événement le plus stressant car ils sont très sous pression - mais avec un grand risque vient de grandes récompenses. Pour éviter les chutes d'un événement mal produit, vous devez être organisé et minutieux, en utilisant tous les outils à votre disposition pour organiser un événement réussi.

Dans notre guide Event Planning 101, nous vous guiderons à travers un cadre pour lancer un événement incroyable. Cela peut sembler intimidant au début, mais la vérité réconfortante de la planification d'événements est que les compétences organisationnelles vont très loin.  Nous vous expliquerons tout, de l'embauche d'un gestionnaire d'événements à l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements, à la planification d'événements spéciaux et même à la manière d'aborder les grands événements.

Définissez vos buts et objectifs

Les objectifs de votre événement peuvent vous sembler évidents, mais ces objectifs peuvent en réalité être très différents parmi vos parties prenantes. Avant de commencer à planifier, vous devez réunir tout le monde dans une pièce et sur la même longueur d'onde. Questions à poser :

• Pourquoi organisons-nous cet événement ?

• Quelles sont nos attentes vis-à-vis de l'événement ?

• Comment allons-nous mesurer son succès ?

• Où y a-t-il des chevauchements ou des conflits quand il s'agit aux attentes et aux mesures du succès ?

• Y a-t-il quelqu'un d'autre dans cette salle qui devrait l'être ? p>

• Y a-t-il quelqu'un dans cette salle qui ne devrait pas l'être ?

En rassemblant les parties prenantes et en prenant le temps d'identifier vos principaux buts et objectifs, vous aurez une base solide qui mènera à un événement plus réussi. Sinon, vous risquez un événement confus qui essaie d'être trop de choses pour trop de gens - et finit par ne plaire à personne. 

Une fois que vous avez établi vos objectifs, écrivez-les pour plus de clarté. Ensuite, lorsque vous faites face à l'inévitable conflit sur toute la ligne, vous pouvez vous référer à vos objectifs convenus. Ils deviennent votre allié pour éviter que l'événement ne s'éloigne trop de ses objectifs. De plus, chaque objectif doit avoir une métrique quantifiable que vous pouvez utiliser pour évaluer le succès lors du débriefing post-événement.

Maintenant, avec les objectifs en main, vous pouvez travailler en arrière pour garantir l'événement est structuré pour offrir aux participants et aux parties prenantes de l'entreprise.

Attribuer les rôles et les responsabilités

Une fois les objectifs définis, il est temps d'attribuer les rôles et les responsabilités. La clarté est l'une des choses les plus précieuses qu'un organisateur d'événements puisse fournir. En fait, tout ce que vous faites doit être centré sur la réduction de l'ambiguïté ! Vous voulez que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, avec des attentes et des tâches claires afin qu'il n'y ait aucune confusion sur qui fait quoi et quand. 

Idéalement, ce sera hachés au cours de la même réunion de lancement afin que tout le monde soit aligné sur ses tâches à venir. En tant que responsable de la planification de l'événement, il est avantageux d'avoir ces missions afin que vous puissiez diffuser la solution de contournement et continuer à impliquer les parties prenantes dans le succès de l'événement.  

Selon le type d'événement et des ressources internes disponibles, vous pouvez envisager de créer des sous-comités, chacun ayant son propre responsable. Cela structure le processus de planification d'événements et clarifie les rôles :

Gestion des fournisseurs : Cette équipe gère tout ce qui concerne tiers, tels que la sécurisation d'un lieu, la recherche d'un traiteur et la gestion de l'audiovisuel, entre autres.

Programmation : Ce groupe est responsable de l'élaboration du programme de l'événement, y compris la création des sessions et des panels, la sélection des conférenciers, la recherche de divertissements et tout ce qui concerne le programme de l'événement.

Marketing : Cette équipe s'occupe du marketing et des relations publiques de l'événement, ce qui comprend la sensibilisation de la presse, la gestion des médias sur place, les médias sociaux, etc. .

Parrainages : Ce groupe fera appel à des sponsors externes qui peuvent aider à réduire les coûts de l'événement .

Définissez votre budget2>

Une fois que vous aurez les paramètres de l'événement et un aperçu des rôles et responsabilités de chacun, vous serez mieux en mesure d'établir le budget de l'événement. Vous serez en mesure d'identifier les opportunités de sponsoring, ainsi que d'autres sources de revenus qui peuvent aider à couvrir les coûts de l'événement. Certains peuvent être monétaires et d'autres peuvent être «en nature» contributions qui échangent de la publicité contre des dons de biens et de services.

Certaines dépenses à inclure dans votre budget :

Lieu. Incluez ici tous les coûts associés, pas seulement les frais de location du lieu : toute assurance requise, les frais A/V... tout ce qui a à voir avec le lieu. Si vous organisez une exposition, répartissez également ces coûts.

Design. Chaque lieu vient avec les coûts de conception associés : chaises, tables, fleurs, etc. C'est là que vous mettez de l'argent de côté pour embellir le lieu afin de créer une atmosphère qui correspond à votre événement.    

Programmation. Est-ce que vous paierez des conférenciers invités ? Que diriez-vous d'un groupe pour l'animation du soir ? Tenez compte de tous les coûts liés à l'exécution de votre calendrier de programmation souhaité.

F&B. Les participants doivent être nourri et bien arrosé ! Vous voudrez aligner vos dépenses ici sur le style et l'ambiance de l'événement afin de ne pas en faire trop (ou pire, de ne pas répondre aux attentes). Bien sûr, si vous organisez un événement virtuel, l'un des avantages est que vous pouvez supprimer cet élément de campagne.

Branding et Marketing. Chaque événement nécessite des participants. Que ferez-vous pour créer le buzz et vendre des billets ? Votre investissement ici peut également inclure un publiciste, un marketing payant et un marketing organique sur vos propres canaux de médias.

Frais de personnel. Qu'il s'agisse de barmans et de serveurs ou des frais de déplacement et d'hébergement de votre personnel de soutien, vous devez budgétiser tous vos frais de personnel. Vous pouvez également inclure le coût relatif de votre propre personnel interne ; cela dépend simplement si vous voulez avoir une véritable comptabilité analytique de l'événement.

Contingence.  Allez-y et ajoutez un tampon de 5 à 10 % à votre budget pour les coûts imprévus qui surviennent toujours...

Vous pouvez également inclure tout revenu attendu afin que vous puissiez évaluer rentabilité (ou, pour un événement d'entreprise, votre seuil de rentabilité). Même si vous proposez des billets gratuits, mettez un prix sur ces billets pour mettre un prix sur la valeur de l'événement pour les participants. Cela fournit un compte rendu complet de l'événement afin que vous sachiez où vous en êtes.

Envisagez les options virtuelles

Comme nous le savons tous, la pandémie mondiale a bouleversé l'industrie de l'événementiel. Mais il y a eu une doublure argentée : les organisateurs d'événements se sont concentrés sur l'amélioration de l'expérience virtuelle, ce que la plupart des événements avaient laissé en veilleuse.

Aujourd'hui, les organisateurs d'événements doivent se demander si (et ensuite comment) intégrer une composante virtuelle dans leurs événements. Ainsi, qu'il s'agisse d'un événement uniquement virtuel ou d'un événement hybride qui mélange en personne et en ligne, vous disposez d'une variété d'outils. En voici deux à considérer, chacune vous permettant d'intégrer de manière transparente un composant virtuel dans votre stratégie événementielle :

Cvent. Les événements virtuels font désormais partie intégrante du portefeuille d'hôtellerie Cvent. La plate-forme d'événements virtuels comprend un hub de participants pour une mise en réseau améliorée, la planification de réunions, des salles de réunion vidéo et du contenu téléchargeable. 

Bizzaboo. Cette plate-forme prend en charge les événements virtuels, hybrides et en personne, ce qui signifie que vous pouvez développer une large gamme de types d'événements sans avoir à dépenser pour de nouveaux outils. Bizzaboo propose également de nombreuses intégrations pour que vous puissiez personnaliser votre expérience.

Attendify. Avec des capacités de streaming complètes basées sur un navigateur intégrées, la plate-forme Attendify rend la partie virtuelle de votre événement tout aussi attrayante que la partie en personne. Il y a une page d'accueil de la communauté de marque, des sessions interactives et un réseautage robuste, qui donnent tous vie à un événement virtuel.

Verrouiller la logistique

Même le planificateur d'événements le plus accompli a besoin de temps pour planifier un événement réussi. Accordez-vous un délai d'au moins 3 mois, avec une fenêtre idéale d'environ 6 mois. Lorsque vous fixez votre date, ne vous précipitez pas. Considérez attentivement les jours fériés (à la fois dans votre pays d'accueil et ceux dont les participants peuvent provenir), regardez les événements concurrents de l'industrie et jetez également un ?il aux calendriers scolaires. Vous voudrez également toucher vos piliers de programmation, tels que les conférenciers et les animations au centre de votre événement. 

Ensuite, une fois que vous avez quelques dates en tête ( une cible et deux sauvegardes), contactez votre liste de sites. Vous constaterez peut-être que la date vous aide réellement à affiner vos choix. Si vous constatez que votre lieu de prédilection ne peut pas accueillir vos dates préférées, vous pouvez soit chercher ailleurs, soit revenir avec vos parties prenantes pour voir s'il y a de la flexibilité. Bien que vous deviez décider vous-même, il est souvent préférable de choisir la date idéale plutôt que le lieu idéal, car il est presque impossible d'aligner parfaitement les horaires !

Faites votre plan directeur

Ceci est votre “bible.” C'est le document incontournable qui devrait répondre aux questions de chacun. C'est la seule source de vérité. Il peut être mis à jour au fil du temps, alors assurez-vous que les noms de fichiers reflètent la dernière mise à jour et que vous avez des rappels périodiques pour que les gens accèdent à la dernière version

Votre plan directeur s'appuiera sur toutes les parties de votre événement :

• Lieu, restauration et logistique des fournisseurs

• Gestion des haut-parleurs et des divertissements, y compris les contrats, les voyages et autres logistiques

• Calendrier estimé, ventilé par livrable et propriétaire de la tâche

• Gestion des inscriptions (à la fois avant le spectacle et sur place)

• Impression et signalétique

• Plan marketing et relations publiques

• Programmation, activités et animations

• Contact informer ation pour les fournisseurs externes

Considérez cela comme votre «gagnez du temps à répondre aux e-mails sur chaque détail» document. Pas qu'il n'y aura pas beaucoup d'emails ! C'est juste que vous voulez offrir autant de «libre-service» informations que possible afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses importantes.

Construisez votre marque 

Le branding vous aide à définir ce que représente l'événement, à qui il s'adresse et ce que les participants peuvent en attendre. Assurez-vous de refléter toutes ces choses dans la marque de votre événement ! Vous voulez avoir quelque chose qui soit à la fois unique et pertinent, une marque qui résonne avec votre public et qui s'adapte à la voix et à la mission globales de la marque de votre entreprise.

Quand vous vous débrouillez bien, un L'image de marque de l'événement peut résister à l'épreuve du temps et devenir une institution. Pensez à Dreamforce à San Francisco ou SXSW à Austin. Une conférence peut devenir un pilier de toute la stratégie de marketing, de branding et de fidélisation de votre entreprise. Bien sûr, même les plus petits événements bénéficient de l'image de marque, ce qui peut rendre les événements plus premium, exclusifs et intimes. Utilisez judicieusement le pouvoir de la marque !

Identifiez les partenaires pour amplifier le succès

Une fois que vous avez marqué votre événement, vous pouvez vous adresser à des partenaires et des sponsors qui peuvent le rendre encore plus réussi. Cette approche dépend de votre type d'événement. Avec les événements à but lucratif, les sponsors peuvent être des générateurs de revenus. Ou, avec des conférences client d'entreprise, ils pourraient simplement aider l'événement à atteindre le seuil de rentabilité. Pour les organisateurs d'événements qui travaillent avec plusieurs entreprises, des partenariats locaux avec d'autres petites entreprises peuvent améliorer vos marges, rendre votre marketing plus efficace et/ou améliorer la qualité globale de vos offres d'événements.

Gardez à l'esprit que les bons partenariats peuvent amplifier votre succès d'autres manières. Les partenaires peuvent également devenir des défenseurs de votre événement au sein d'autres communautés. Par exemple, vous pourriez vous associer à l'un de vos plus gros clients pour participer à votre événement annuel de marque, ce qui amplifie les opportunités de marketing croisé. Le critère principal lors de la sélection des partenaires de votre événement est l'alignement : assurez-vous que la marque que vous choisissez correspond à la voix de votre propre marque et s'aligne sur l'objectif et le ton de votre événement.

Élaborez vos plans de relations publiques et de marketing

Une fois que votre événement a un objectif défini, un plan directeur clair, une marque solide et une liste de co-partenaires et/ou sponsors, vous êtes prêt à élaborer vos plans de relations publiques et de marketing. Voici les principaux éléments à inclure :

Médias acquis. Ceci est votre plan de relations avec les médias et le public . Comment allez-vous contacter les médias et les impliquer dans votre événement ? Allez-vous héberger les médias sur place ? Quelles histoires pertinentes pouvez-vous utiliser comme accroches d'histoire ? Comment pouvez-vous engager des intervenants pour amplifier vos efforts de relations publiques ?

Médias détenus. Ceci est le blog de votre entreprise , les identifiants des réseaux sociaux, les newsletters par e-mail, les listes de clients et tous les réseaux internes d'employés. Quel contenu allez-vous créer avant, pendant et après l'événement ? Comment exploiterez-vous ce contenu dans des médias gagnés et payants ?

Médias payants. Tout est payant activités de marketing. Quels canaux vos participants cibles utilisent-ils le plus ? Où pouvez-vous trouver le meilleur rapport qualité-prix ? Qui gérera la création, la copie et les emplacements d'annonces ?

Augmenter la fréquence des réunions à l'approche de l'événement

Les réunions sont le moyen le plus efficace de réunir l'équipe et de régler les problèmes de dernière minute. Augmentez la fréquence de vos rendez-vous à l'approche de l'événement pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Voir le point suivant.

Définissez votre journée de processus et de présentation

Au fur et à mesure que vous augmentez la fréquence des réunions, vous souhaiterez également définir clairement vos processus quotidiens. Cette planification préalable réduit les surprises, augmente la clarté et réduit le stress (en quelque sorte). En cas de doute, reportez-vous au run-of-show !

Votre run-of-show doit décrire tous les détails pertinents, en mettant toutes les informations essentielles en un seul endroit afin que vous puissiez vous concentrer moins sur la transmission d'informations et plus sur la gestion de l'événement. Les choses peuvent et vont mal tourner ; vous devez automatiser tout ce que vous pouvez pour vous donner le temps et l'espace nécessaire pour affronter l'inévitable courbe.

Un run-of-show a quelques incontournables :

 Utilisez la page d'accueil pour mettre en évidence les coordonnées des chefs d'équipe. Identifiez clairement qui est responsable de quoi afin que la bonne personne obtienne la requête en premier, sans avoir à poursuivre quelqu'un d'autre.

Calendrier. Une ventilation horaire de ce qui se passe, où, qui est responsable et ce qui doit être fait et à quel moment. C'est le rêve organisationnel d'un chef de projet ! 

Répartition. La fin de l'événement marque rarement la fin des travaux. Décrivez tout ce qui se passe après la fin du spectacle pour vous assurer que la panne se produit de manière ordonnée et opportune. 

Selon la complexité de votre événement, vous voudrez peut-être faire une course -de-spectacle pour chaque salle/scène qui comprend une ventilation de tout ce qui se passe chaque jour. Ensuite, rassemblez ces documents individuels dans un master run-of-show qui facilite le jour de l'événement.

Ne balayez pas le post-mortem

Réussir un événement est stressant --  et enrichissant ! Même ainsi, aucun événement n'est sans défauts. Ne négligez pas la réunion d'équipe post-événement pour discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré. Vous devez le faire pendant qu'il est frais ; sinon, les gens oublieront et les idées s'estomperont. 

Questions à poser à votre équipe :

• Qu'est-ce qui s'est bien passé ?

• Qu'est-ce qui s'est mal passé ? p>

• Si nous devions recommencer, qu'est-ce qui changerait et qu'est-ce qui ne changerait pas ?

Un bon post-mortem inclut également les commentaires des participants. Vous découvrirez peut-être des domaines que vous n'aviez pas pris en compte auparavant ou des problèmes qui ont été négligés. Vous obtiendrez également de nombreuses informations précieuses pour rendre le prochain événement encore meilleur !