La comptabilité hôtelière peut être très difficile. Entre le suivi des commissions des agences, les dépôts, les factures, les rétrofacturations et les rapprochements, nous, les humains, ne sommes tout simplement pas équipés pour gérer ce niveau de complexité. Un logiciel de comptabilité pour petites entreprises comme Xero facilite la comptabilité, mais compte tenu des exigences comptables très spécialisées de l'industrie hôtelière, même un excellent logiciel de comptabilité comme Xero peut échouer sans une intégration appropriée à votre système de gestion immobilière.

Qu'il s'agisse de suivre les commissions d'agence ou de configurer des politiques de paiement pour des groupes, il est vital pour les hôtels de toutes tailles d'avoir une intégration transparente entre leur système de gestion immobilière (PMS) et leur logiciel de comptabilité hôtelière. Pourquoi? Il permet d'économiser d'innombrables heures d'administration fastidieuse grâce à l'automatisation.

Dans cet article, nous allons vous guider à travers le processus de comptabilité hôtelière le plus simple que vous ayez jamais connu - alimenté par une intégration transparente entre PMS Preno et le logiciel de comptabilité Xero. Une intégration qui automatisera et simplifiera les activités financières de votre hôtel.

Prêt à mettre les maux de tête de la comptabilité hôtelière dans votre rétroviseur et à automatiser vos processus répétitifs ? Plongeons-nous !

Pourquoi utiliser Preno avec Xero ?

Vous avez des choses à faire et des endroits où aller ? Voici la version abrégée de notre plongée en profondeur dans l'intégration Preno + Xero :

• Preno génère automatiquement des factures dans Xero pour faciliter les rapprochements quotidiens, mensuels ou annuels.

• Xero peut gérer plusieurs comptes, flux de revenus, types de chambres, frais, etc.

• Preno et Xero sont l'équipe de rêve pour la gestion des acomptes et des réservations prépayées.

• Les fonctions d'automatisation de Xero peuvent faire gagner à votre personnel des heures de temps précieux chaque jour.

• L'intégration de Preno avec Xero est la plus complète de tous les PMS, et a obtenu la note parfaite de 5 étoiles sur 5 dans le Xero App Store.

Factures automatisées

Sans une intégration comme celle entre Preno et Xero, les hôteliers et le personnel comptable passent jusqu'à 10 heures par semaine à créer des factures et à rapprocher les comptes. Le personnel devrait généralement saisir manuellement les informations de paiement ou les dépôts dans leur PMS et leur système comptable, ce qui fait essentiellement le double du travail.

Si votre système de gestion immobilière ne communique pas avec votre logiciel de comptabilité, vous devez saisir manuellement des données telles que le nom du client, les dates de réservation, les tarifs des chambres, les frais, etc. Cela semble-t-il être le moyen le plus efficace de gérer les choses ?

Avec Preno et Xero travaillant ensemble, les données de réservation se synchronisent automatiquement avec le logiciel de comptabilité de Xero afin que les factures soient complètes et exactes sans aucun travail fastidieux. La seule chose que vous devrez faire est de vous assurer que votre ligne de relevé bancaire correspond à la facture de Xero. Assez facile!

Cependant, si vous souhaitez apporter des modifications à la facture automatisée, c'est également possible. Lorsque vous ouvrez une réservation dans Preno, cliquez simplement sur un lien pour accéder à la facture Xero, vous pouvez y apporter les modifications souhaitées et imprimer ou envoyer facilement la facture.

Dépôts et prépaiements

Votre hôtel exige-t-il des acomptes ou propose-t-il des options de prépaiement ? Lorsque vous utilisez un ancien PMS hérité (pas basé sur le cloud comme Preno), vous pouvez presque voir le système sur le point de geler ou de vous donner cette roue de la mort.

Preno, d'autre part, est conçu pour gérer les dépôts avec facilité et rapidité. Lorsqu'un client paie son acompte (ou prépaiement), le paiement est enregistré dans Preno, et une facture est générée automatiquement. Xero affecte automatiquement le paiement à la totalité de la facture.

Dans l'enregistrement de réservation de l'invité, un lien vers l'enregistrement dans Xero apparaît également pour une référence rapide. Au moment du départ, vous pouvez générer une facture complète pour le client qui détaille les paiements qu'il a effectués avant, pendant et après son séjour, et l'imprimer ou l'envoyer par e-mail en un clic.

Prise en charge de plusieurs comptes

Si l'idée de concilier plusieurs sources de revenus à la fin du mois vous inquiète, il est temps de mettre à niveau votre logiciel de comptabilité et de l'intégrer de manière transparente à votre PMS.

De nombreux hôtels travaillent avec une variété d'agences, d'agents de voyages individuels et d'autres comptes - et sans un système capable de tous les équilibrer, les rapports de fin de mois peuvent être une tâche ardue.

Preno et Xero rendent les comptes de facturation faciles (et amusants), car vous pouvez générer automatiquement des factures pour les réservations en quelques clics.

Il vous suffit de faire une réservation d'agence, d'ajouter un acompte ou un paiement et de choisir « Agent de facturation » comme mode de paiement. Une facture sera générée automatiquement ? ??le tour est joué !

Gain de temps

Preno et Xero feront gagner du temps à votre personnel chaque semaine - et parce que le temps, c'est de l'argent, votre hôtel aura un peu plus de moolah dans sa poche métaphorique après être passé à ces applications.

En réduisant les heures de tâches administratives répétitives, votre personnel peut consacrer plus de temps aux tâches qui améliorent l'expérience client. La réduction du temps consacré au travail « occupé » n'est pas le seul avantage, vous réduisez également le risque d'erreur humaine sur les factures et les paiements, réduisant ainsi le temps consacré à la récupération du service ou aux corrections.

La modernisation de votre processus comptable vous apportera également des informations intéressantes. Par exemple, l'intégration de Preno avec Xero inclut des détails tels qu'une ventilation des frais, des éléments du service d'étage et des suppléments pour offrir à votre hôtel une plus grande visibilité sur les tendances commerciales en temps réel. Les outils de génération de rapports automatisés de Preno et Xero peuvent révéler vos tarifs les plus populaires, les commandes de service en chambre moins populaires et offrir des opportunités de croissance supplémentaire des revenus.

Vous avez encore des questions sur l'intégration de Preno avec Xero ? Faites le nous savoir!

Ce contenu a été créé en collaboration par Preno et Hotel Tech Report.