Principales fonctionnalités du logiciel de gestion du travail Inn-Flow

Le module de gestion du travail d'Inn-Flow comprend trois fonctions principales : le suivi des performances du travail, le temps et les présences et la paie. Dans le composant main-d'œuvre, vous trouverez des fonctionnalités telles que la planification et une pointeuse. Le module de paie gère les chèques de paie et les analyses. Approfondissons un peu chacun d'entre eux.

Planification à la demande

Ce type de planification est propre aux hôtels et Inn-Flow extrait les données de votre PMS pour vous aider à prévoir les besoins en main-d'œuvre. Cela signifie que vous pouvez supprimer les plannings papier et les conversations sur la planification. Le tableau de bord analytique d'Inn-Flow offre de la valeur aux directeurs généraux et aux propriétaires en vous donnant un aperçu de l'avenir pour être assuré que vous n'aurez pas recours à des heures supplémentaires ou à des horaires excessifs en fonction des changements d'occupation. Le logiciel dispose même d'un système d'alertes « à risque » qui suit automatiquement le nombre d'heures travaillées par un employé, le compare à son emploi du temps et alerte les responsables des risques potentiels liés aux heures supplémentaires, réduisant ainsi les coûts de main-d'œuvre en facilitant une meilleure planification.

Inn-Flow vous permet de définir des durées de travail par défaut, par jour de la semaine, ainsi que les heures dont vous avez besoin pour chaque rôle en fonction des différents niveaux de service dans une propriété donnée. Par exemple, les serveurs de banquets peuvent travailler 6 heures en semaine et 8 heures le week-end. Pour le personnel d'entretien ménager, vous pouvez définir la durée nécessaire pour nettoyer un séjour par rapport à un départ.

Horloge

L'horloge biométrique d'Inn-Flow est l'endroit où le personnel peut pointer à l'arrivée et au départ. Les employés utilisent un iPad sur lequel est installée la technologie Inn-Flow pour entrer et sortir en toute sécurité. Grâce à la reconnaissance faciale, les employés pointent à l'aide de la technologie Smile ID, ce qui signifie qu'ils n'ont pas besoin de saisir de code ni d'empreinte digitale. Cette méthode élimine la possibilité qu’un employé intervienne au nom de quelqu’un d’autre. Les managers peuvent contrôler des paramètres tels que la date à laquelle les employés peuvent pointer avant le début de leur quart de travail, par exemple, pour réduire la possibilité de payer des heures que les employés ne travaillent pas réellement.

Les pointages des employés sont transférés dans leurs feuilles de temps, que vous pouvez consulter et modifier selon vos besoins.

Prévisions et calendrier

Quels sont vos besoins en main d’œuvre pour la semaine à venir ? Inn-Flow extrait les données de votre PMS pour prédire vos besoins en personnel en fonction de l'occupation, en examinant le volume d'arrivées, de départs et de séjours. À l’aide de ces données et des modèles d’équipes que vous définissez, vous pouvez facilement glisser-déposer des équipes sur le planning. Inn-Flow vous alertera si vous effectuez des heures supplémentaires et vous pourrez enregistrer le calendrier comme modèle à utiliser pour les semaines à venir. Si l'horaire d'un employé spécifique doit changer, vous pouvez avertir uniquement cet employé par SMS ou par e-mail, plutôt que d'envoyer des notifications à toutes les personnes inscrites à l'horaire. Il est également imprimable en seulement deux clics !

Les demandes de congés sont un autre élément important pour votre emploi du temps. Inn-Flow suit l'accumulation de prise de force pour chaque employé et les demandes de congés. Une fois la demande de congé d'un employé approuvée, cet employé n'apparaîtra même pas sur la liste des employés disponibles pour les quarts de travail pendant la période où il sera absent.

Le module de planification reçoit des critiques élogieuses de la part des hôteliers, notamment de l'ingénieur en chef d'un grand hôtel de Chicago, qui déclare : « J'aime la fonction de copie du calendrier et la possibilité de voir la quantité de prise de force dont dispose chaque employé. J’aime aussi la fonction de planification d’impression.

Paie

En utilisant les données du module de main-d'œuvre, y compris la feuille de temps des employés, Inn-Flow traite la paie et émet les paiements à vos employés. La fonction de paie peut être une excellente option pour les hôtels dont la bande passante du back-office est limitée ; cette fonctionnalité vous libère de tout le processus d'émission des chèques de paie. Une fois les chèques émis, le système récupère toutes vos données de paie et les ramène dans le module de comptabilité. Tout est connecté afin que vous puissiez obtenir une vue globale de vos besoins en matière de main-d'œuvre, de vos dépenses et de vos tendances.

Inn-Flow s'intègre aux principaux fournisseurs de paie et agit comme une véritable extension de votre équipe hôtelière. Pour les hôtels frustrés par la mauvaise qualité du service proposé par les grandes sociétés de paie, Inn-Flow dispose de spécialistes dédiés au support de la paie parmi son personnel pour répondre à toutes questions ou besoins techniques.

Rapports et analyses

Comment vos dépenses salariales se sont-elles comparées au budget d’un jour donné ? Aucune feuille de calcul n'est nécessaire ; dans Inn-Flow, vous pouvez facilement voir vos totaux de main-d'œuvre pour n'importe quelle période dans le tableau de bord de reporting.

Un outil d'analyse populaire est le tableau de bord Daily Flash qui compare votre coût de main-d'œuvre réel à votre budget, ainsi que votre coût par chambre occupée, l'occupation, les revenus de la chambre et le coût de la main-d'œuvre en pourcentage des revenus. Dans le tableau de bord, vous pouvez même explorer par hôtel les départements, les postes et même les utilisateurs pour une visibilité et un contrôle complets.

Vous pouvez choisir parmi l'un des nombreux modèles de rapport d'Inn-Flow ou créer le vôtre à partir de zéro. Les rapports peuvent être envoyés par courrier électronique selon un calendrier ou exécutés à la demande.

Intégrations

Afin de tirer le meilleur parti des fonctionnalités de planification d'Inn-Flow, vous devrez le connecter à votre système de gestion immobilière. Inn-Flow propose des intégrations avec de nombreux PMS populaires, notamment les plateformes OnQ de Hilton, OPERA et Synxis de Sabre. Lorsque vous parlez avec un représentant commercial d'Inn-Flow, assurez-vous de confirmer que le système est compatible avec votre PMS.

En plus d'une intégration PMS, vous souhaiterez connecter Inn-Flow à votre institution financière pour un traitement transparent de la paie - ou si vous choisissez de ne pas utiliser Inn-Flow pour la paie, vous pouvez vous connecter à votre processeur de paie existant pour garantir que les données retourne dans le module d'analyse.

Interface utilisateur et expérience utilisateur

Les hôteliers des États-Unis sont satisfaits de l'expérience utilisateur offerte par le logiciel Inn-Flow. Un directeur général de San Jose, en Californie, déclare : « Très satisfait de tous les produits d'Inn-Flow : modules de comptabilité, de finance et de main-d'œuvre. J'ai utilisé de nombreux logiciels de comptabilité et de gestion hôtelière au fil des ans, et Inn-Flow est de loin supérieur à tous les autres avec lesquels j'ai travaillé. Et une assemblée générale annuelle à Raleigh mentionne qu'Inn-Flow est « très détaillé et convivial. Je l'utilise quotidiennement et même si vous êtes débutant, c'est très simple à naviguer.

Lorsque vous mettez en œuvre un nouveau système, en particulier un système doté de fonctionnalités aussi essentielles que la planification et une pointeuse, il est important de trouver un système intuitif afin que vous n'ayez pas besoin de vous appuyer autant sur la formation et la documentation pour que les employés puissent l'utiliser. l'outil de manière adéquate. De plus, étant donné que les employés utiliseront Inn-Flow quotidiennement, un système qui fonctionne correctement évitera la frustration qui peut survenir avec un logiciel encombrant ou criblé de problèmes.

Service client

Inn-Flow a obtenu la certification mondiale de support client d'HotelTechReport, ce qui signifie que vous pouvez vous attendre à un service de classe mondiale de la part de l'équipe d'assistance d'Inn-Flow. Inn-Flow dispose d'une base de connaissances en ligne pratique qui constitue un moyen pratique d'en savoir plus sur l'outil et de répondre en libre-service à toutes vos questions. Inn-Flow dispose également de représentants du support client disponibles par téléphone, e-mail et chat en direct pour une assistance plus personnalisée. Pour que les clients se sentent soutenus, Inn-Flow planifie également des enregistrements trimestriels pour s'assurer que tout se passe bien et fournir un forum pour les questions.