Le module de comptabilité d'Inn-Flow est conçu pour être une solution complète qui permet aux hôteliers de réussir parmi les défis uniques de la comptabilité et de la tenue de livres dans le secteur hôtelier. Et l’entreprise a récemment investi dans des fonctionnalités nouvelles et existantes qui offrent encore plus de valeur à ses clients – et continue d’innover et d’itérer. Jetons un coup d'œil aux principales fonctionnalités que vous trouverez dans Inn-Flow.

La gestion des comptes créditeurs est souvent une responsabilité fastidieuse et lourde, qui peut inclure de nombreuses saisies manuelles de données et communications avec les autres parties prenantes de l'hôtel. Inn-Flow possède quelques nouvelles fonctionnalités qui rationalisent le processus AP :

• Extraction des données de facture : après avoir numérisé ou téléchargé une facture, Inn-Flow extrait automatiquement les informations de la facture (telles que le numéro de facture, le montant dû et les descriptions des articles) et les associe à un fournisseur dans votre système. Votre équipe peut examiner ces entrées pour éviter les erreurs, ce qui prend beaucoup moins de temps que la saisie manuelle de tous les détails de la facture. Inn-Flow propose également un stockage gratuit de documents pour vos factures dans la « Bibliothèque » afin que vous puissiez y accéder facilement à l'avenir.

• Cartographie automatique du COA : la fonction d'extraction d'Inn-Flow attribue automatiquement les descriptions de facture reconnues à leurs entrées précédentes de plan comptable, rationalisant ainsi la catégorisation des dépenses. Pour les nouveaux articles, tapez simplement la description et le système suggérera le COA approprié en fonction de l'utilisation récente.

• Paramètres d'approbation des factures : en plus du processus standard d'approbation des factures par un superviseur AP, vous pouvez configurer des paramètres personnalisés qui invitent des approbateurs supplémentaires en fonction du fournisseur, du plan comptable ou du montant en dollars. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que votre directeur F&B approuve les factures F&B de plus de 5 000 $, mais il n'a pas besoin d'avoir une visibilité sur chaque petite facture. Tout cela est possible grâce aux paramètres personnalisés d’approbation des factures.

• ePay : payer les fournisseurs par voie électronique, plutôt que d'envoyer un chèque papier, est non seulement plus rapide et plus efficace, mais il est également plus sûr (il ne révèle pas vos numéros de compte, contrairement à un chèque papier) et ne comporte aucun frais de port ni de traitement. Inn-Flow prend en charge les paiements électroniques rapides ainsi que les options de paiement traditionnelles telles que l'ACH manuel, la carte de crédit et le chèque.

• Automatisation du rapprochement : le rapprochement des transactions peut être l'une des tâches les plus fastidieuses que le service financier doit effectuer. La fonctionnalité d'automatisation d'Inn-Flow réduit le travail manuel requis pour maintenir vos comptes en bon état – et le rapprochement quotidien est possible en quelques clics seulement au lieu de devoir vous connecter manuellement à chaque compte bancaire. Le rapprochement en temps aussi proche que possible permet aux responsables financiers de rechercher les incohérences immédiatement plutôt que d'attendre la clôture du mois.

Avoir toutes vos données financières au même endroit est formidable, mais la valeur est encore plus grande lorsque vous pouvez facilement générer des rapports, glaner des informations et comprendre ce qui se passe en temps réel. Un utilisateur d'Inn-Flow, directeur financier d'une grande société de gestion hôtelière, fait l'éloge de la fonctionnalité de reporting d'Inn-Flow, déclarant : « La possibilité d'explorer facilement la provenance d'un numéro en un seul clic de souris rend la révision très facile. »

• Rapports automatisés : ne vous souciez pas de générer manuellement des rapports chaque fois que vous souhaitez avoir un aperçu des finances de votre hôtel ; Inn-Flow peut générer et envoyer automatiquement des rapports par e-mail selon le calendrier que vous définissez.
• Conformité spécifique au secteur : tous les rapports financiers clés générés par Inn-Flow sont conformes à la 11e édition de l'USALi.
• Plusieurs hôtels dans un seul rapport : les chaînes et les groupes de direction apprécieront de pouvoir comparer les performances de plusieurs hôtels dans le même rapport plutôt que de devoir gérer plusieurs rapports et les combiner dans Excel. De nombreux systèmes de comptabilité spécifiques aux hôtels ne disposent pas de cette fonctionnalité, ce qui en fait un avantage concurrentiel d'Inn-Flow.

Étant donné qu'Inn-Flow n'est probablement pas le seul logiciel utilisé par votre hôtel, vous devez vous assurer qu'il peut s'intégrer à d'autres systèmes sur site, en particulier votre PMS. Inn-Flow prend en charge les intégrations avec de nombreux systèmes :

• Intégrations PMS : assurez un pipeline transparent de données vers et depuis votre PMS avec une intégration PMS. Inn-Flow s'intègre aux PMS comme le système OnQ de Hilton et la plateforme Synxis de Sabre.
• Intégrations d'applications financières : vous pouvez facilement connecter Inn-Flow à votre banque pour une synchronisation en temps réel de toutes vos transactions. Cela facilite le rapprochement en temps réel et permet une plus grande visibilité sur les soldes et les transactions. De plus, Inn-Flow s'intègre à un logiciel de détection de fraude et à plusieurs systèmes de traitement de la paie .

• Autres intégrations : complétez la suite de services d'Inn-Flow avec des intégrations avec des logiciels de gestion de réputation, tels que Medallia, et des sources de données de référence du secteur.

Inn-Flow investit pour rendre son système aussi convivial que possible, et il est clair qu'ils ont écouté les commentaires des hôteliers lors de l'amélioration des produits. L'interface est claire et facilement navigable depuis la barre de menu sur le côté gauche. L'écran reste relativement épuré, même lors du téléchargement de documents comme des factures. Au lieu d'ouvrir les documents dans de nouvelles fenêtres, votre facture téléchargée apparaît dans un volet sur le côté de la même fenêtre, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de travailler dans plusieurs onglets ou fenêtres pour accomplir une tâche. Parlant de la convivialité d'Inn-Flow, un coordinateur comptable dans un grand complexe hôtelier à Richmond, en Virginie, mentionne qu'il est « facile d'apprendre et d'utiliser ce logiciel. Il est facile d’enseigner aux autres comment utiliser le logiciel. Et les propriétaires et exploitants de chaînes ou de groupes hôteliers seront heureux de savoir qu'Inn-Flow prend en charge les opérations de plusieurs hôtels au sein d'un seul système ; basculez simplement entre les hôtels ou même exécutez des rapports incluant les données de plusieurs propriétés. Bien qu'Inn-Flow soit actuellement optimisé pour une utilisation sur ordinateur, il est accessible sur les navigateurs mobiles. De plus, restez à l'écoute : une application mobile dédiée conçue pour améliorer votre gestion en déplacement est en cours de développement et rejoindra bientôt la suite de fonctionnalités d'Inn-Flow.

Les clients Inn-Flow peuvent bénéficier d'un accompagnement de haute qualité tout au long de leur utilisation du logiciel. Ayant reçu la certification mondiale de support client d'HotelTechReport, vous pouvez vous attendre à un service de premier ordre de la part des représentants d'assistance d'Inn-Flow. Pour les ressources en libre-service, Inn-Flow propose une base de connaissances en ligne, des vidéos de formation et des info-bulles utiles dans l'ensemble de l'application Web. Pour une assistance plus personnalisée, les représentants Inn-Flow sont disponibles par téléphone, e-mail et chat en direct. Pour que les clients se sentent soutenus, Inn-Flow planifie également des enregistrements trimestriels pour s'assurer que tout se passe bien et fournir un forum pour les questions.

De plus, Inn-Flow est constamment à l'écoute de ses clients, intègre ces commentaires dans sa feuille de route et lance de nouvelles fonctionnalités qui ajoutent de la valeur. Un client d'Inn-Flow, directeur financier d'un hôtel-boutique à Seattle, déclare : « J'aime vraiment le fait que l'entreprise mette constamment à jour et ajoute de nouvelles fonctionnalités. » Les clients peuvent soumettre des demandes de fonctionnalités à tout moment via le centre d'aide.

Si vous recherchez un logiciel de comptabilité hôtelière avec la possibilité d'inclure des services de comptabilité complets capables de réduire le travail manuel, de réduire le risque d'erreur humaine et de centraliser les opérations financières, Inn-Flow est un excellent choix pour les hôtels individuels et les groupes hôteliers en pleine croissance. . Les fonctionnalités d'automatisation impressionnantes et l'étendue des intégrations font d'Inn-Flow un ajout solide à votre pile technologique. Bien qu'elle ne soit peut-être pas aussi populaire que certains grands systèmes indépendants du secteur, la fonctionnalité spécifique aux hôtels trouvée dans Inn-Flow peut faire une énorme différence en surmontant les défis uniques auxquels les hôtels sont confrontés dans l'espace financier.

Cet article a été créé en collaboration par Inn-Flow et HotelTechReport